Méthodes pour vérifier l'identité de personnes et d'entités


Juin 2021

Cette directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

L'exigence relative à la vérification de l'identité d'une personne ou d'une entité au titre de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes s'applique à toutes les entités déclarantes (ED). La présente directive explique les méthodes qui peuvent être utilisées pour vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité. Pour obtenir des renseignements sur les circonstances dans lesquelles vous devez vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité (exigence en matière de délais), consultez la directive À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités se rapportant à votre secteur d'entités déclarantes.

Cette directive répond aux questions suivantes :

  1. En quoi consiste la vérification de l'identité d'une personne ou d'une entité?
  2. Comment vérifier l'identité d'une personne?
    1. Méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement
    2. Méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit
    3. Méthode d'identification à processus double
    4. Méthode d'identification liée aux entités du même groupe ou entités financières membres
    5. Méthode d'identification consistant à se fier aux renseignements fournis par une autre entité
  3. Puis-je faire appel à un agent ou un mandataire pour vérifier l'identité d'une personne en mon nom?
  4. Dois-je vérifier l'identité d'une personne si je l'ai déjà vérifiée antérieurement?
  5. Comment vérifier l'identité d'un enfant?
  6. Comment vérifier l'identité d'une entité?
    1. Méthode d'identification à l'aide de la confirmation de l'existence
    2. Méthode d'identification consistant à se fier aux renseignements fournis par une autre entité
    3. Méthode d'identification simplifiée
  7. Dois-je vérifier l'identité d'une entité si je l'ai déjà vérifiée antérieurement?
  8. Existe-t-il des restrictions à l'utilisation de renseignements personnels?

**Remarque : Dans la présente directive, les références aux entités déclarantes visées aux alinéas 5(a) à (g) de la Loi comprennent : les banques, les banques étrangères autorisées, les sociétés coopératives de crédit, les caisses d'épargne et de crédit, les caisses populaires, les sociétés d'assurance-vie, les sociétés de fiducie, les sociétés de fiducie non réglementées, les sociétés de prêt et les firmes de courtage.

La présente directive contient cinq annexes :

1. En quoi consiste la vérification de l'identité d'une personne ou d'une entité?

Il s'agit d'utiliser les méthodes décrites dans la présente directive pour s'assurer que les renseignements contenus dans un document d'identification ou provenant d'autres sources de renseignements correspondent aux renseignements fournis par la personne ou l'entité.

La vérification de l'identité est un élément fondamental du régime canadien de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, et un aspect clé de la relation entre une entité déclarante et ses clients. Elle vous aide à les connaître et à comprendre et évaluer tout risque pouvant être associé à leurs opérations ou activités.

2. Comment vérifier l'identité d'une personne?

Vous pouvez utiliser l'une des 5 méthodes décrites ci-dessous pour identifier une personne.

a. Méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement

Vous pouvez vérifier l'identité d'une personne en vous référant à un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement.Note de bas de page 1 Pour ce faire, le document doit :

Les documents d'identification avec photo délivrés par des administrations municipales, qu'elles soient canadiennes ou étrangères, ne sont pas acceptés. Voir l'annexe 4 pour des exemples de documents d'identification avec photo acceptables émis par un gouvernement.

Vous pouvez vérifier si un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement est authentique, valide et à jour en le consultant en personne et en examinant les caractéristiques du document original et ses éléments de sécurité (ou tout signe distinctif) en présence de la personne concernée. Vous aurez ainsi la certitude que le document est authentique tel qu'il a été délivré par l'autorité compétente (gouvernement fédéral, provincial ou territorial), qu'il est valide (non modifié ni contrefait) et à jour (non expiré).

Puis-je utiliser la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement si une personne n'est pas physiquement présente?

Vous pouvez utiliser la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement si une personne n'est pas physiquement présente, mais vous devez avoir un processus en place pour authentifier ce type de document. Par exemple, vous pourriez évaluer le caractère authentique d'un document en utilisant une technologie capable de déterminer son authenticité. Vous pouvez également :

Lorsqu'une personne n'est pas physiquement présente, vous devez quand même déterminer si le document d'identité avec photo délivré par un gouvernement dont vous avez vérifié le caractère authentique est valide et à jour et si le nom et l'apparence de la personne qui a fourni le document correspondent au nom et à la photo de la personne figurant sur le document. Vous pouvez également :

**Remarque : Le fait de voir une personne munie de son document d'identité avec photo délivré par un gouvernement dans une séance de clavardage vidéo ou au moyen d'un autre type d'application virtuelle n'est pas suffisant en soi.

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre pour vérifier (en personne ou non) le caractère authentique de documents d'identité avec photo délivrés par un gouvernement et pour confirmer que les documents sont valides et à jour. Elles doivent également décrire les étapes à suivre pour vérifier que le nom et la photo sont ceux de la personne. Les processus consistant à vérifier, d'une part, si le document d'identité avec photo délivré par un gouvernement est authentique, valide et à jour, et d'autre part, si le nom et la photo correspondent au nom et au visage de la personne n'ont pas à être menés simultanément. C'est à vous de déterminer quand vous effectuerez ces deux étapes obligatoires.

Quels sont les exigences en matière de tenue de documents lorsque j'utilise la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement?

Si vous utilisez la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, vous devez consigner les éléments suivants :Note de bas de page 3

b. Méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit

Vous pouvez vérifier l'identité d'une personne en vous référant aux renseignements contenus dans son dossier de crédit.Note de bas de page 4 Pour ce faire, le dossier de crédit doit :

Les dossiers de crédit contiennent des évaluations sur la capacité des personnes à rembourser leurs emprunts. Toutefois, il est possible de demander un dossier de crédit pour vérifier les informations d'identification d'une personne, sans évaluation de crédit. Vous n'avez pas besoin d'une évaluation de crédit pour vérifier l'identité d'une personne. Les bureaux de crédit Equifax Canada et TransUnion Canada fournissent des renseignements sur le dossier de crédit à des fins de vérification de l'identité.

Pour que la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit puisse être utilisée, vous devez effectuer la recherche au moment où vous vérifiez l'identité de la personne. Vous ne pouvez pas utiliser un dossier de crédit si ce dernier a été obtenu à une date antérieure ou si une copie vous a été fournie par la personne qui y est rattachée.

Il est permis d'utiliser un système automatisé pour comparer les renseignements fournis par la personne avec ceux figurant dans son dossier de crédit. Vous pouvez également obtenir des renseignements valides et à jour contenus dans le dossier de crédit de la personne auprès d'un tiers fournisseur. Un tiers fournisseur est une entité autorisée par un bureau de crédit canadien à fournir des renseignements sur les dossiers de crédit canadiens.

Si les renseignements fournis par la personne (nom, adresse ou date de naissance) ne concordent pas avec les renseignements figurant dans le dossier de crédit, vous ne pouvez pas utiliser ce dernier pour vérifier l'identité de la personne. Vous devrez utiliser un dossier de crédit provenant d'une autre source (bureau de crédit ou tiers fournisseur) ou utiliser une méthode différente (par exemple, la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement ou la méthode d'identification à processus double) pour vérifier l'identité de la personne.

Occasionnellement, les renseignements contenus dans le dossier de crédit, tels que le nom ou l'adresse, comportent de légères variantes par rapport aux renseignements fournis par la personne. Dans ce cas, vous devez alors déterminer si les renseignements contenus dans le dossier de crédit concordent avec les renseignements fournis par la personne. Voici des exemples :

Quels sont mes exigences en matière de tenue de documents lorsque j'utilise la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit?

Si vous utilisez la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit, vous devez consigner les éléments suivants :Note de bas de page 6

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre pour vérifier l'identité de personnes avec la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit et pour confirmer que les renseignements sont valides et à jour. Elles devraient également préciser les mesures à prendre dans le cas de renseignements qui ne sont ni valides ni à jour (p. ex. chercher dans un autre dossier de crédit, utiliser une autre méthode, interrompre l'opération).

c. Méthode d'identification à processus double

Vous pouvez vérifier l'identité d'une personne en utilisant la méthode d'identification à processus double, qui consiste à effectuer deux des actions suivantes :Note de bas de page 7

Les renseignements auxquels vous vous référez doivent être valides et à jourNote de bas de page 8 et provenir de deux sources fiables différentes. Ces renseignements peuvent être obtenus dans des relevés, des lettres, des certificats, des formulaires ou autres sources d'information dans leur format original, ou dans un autre format (p. ex. télécopie, photocopie, version numérisée ou image électronique). Autrement dit, une de vos deux sources fiables requises pour vérifier l'identité de personnes peut être une télécopie, une photocopie, une version numérisée ou une image électronique d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement.

Vous ne pouvez pas utiliser la même source pour les deux catégories de renseignements utilisées pour vérifier l'identité de la personne.Note de bas de page 9 Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser deux relevés de compte provenant de la banque A et contenant respectivement le nom et l'adresse de la personne, et le nom et la confirmation que la personne détient un compte de dépôt, puisque la banque A serait la source d'origine pour les deux catégories de renseignements. Vous pouvez cependant vérifier le nom et l'adresse de la personne avec une image électronique d'un permis de conduire et utiliser un relevé de compte de la banque A contenant le nom de la personne et une confirmation que celle-ci détient un compte de dépôt.

Pour plus de précision, les combinaisons possibles pour cette méthode sont les suivantes :

Vous consultez une source fiable pour vérifier le nom et l'adresse de la personne et confirmer que ces renseignements correspondent aux renseignements fournis par la personne, et vous consultez une source fiable différente pour vérifier le nom et la date de naissance de la personne et confirmer que ces renseignements correspondent aux renseignements fournis par la personne.

OU

Vous consultez une source fiable pour vérifier le nom et l'adresse de la personne et confirmer que ces renseignements correspondent aux renseignements fournis par la personne, et vous consultez une source fiable différente pour vérifier le nom de la personne et un compte financier (plus précisément un compte de dépôt, un compte de produit de paiement prépayé, un compte de carte de crédit ou un compte de prêt) et confirmer ces renseignements.

OU

Vous consultez une source fiable pour vérifier le nom et la date de naissance de la personne et confirmer que ces renseignements correspondent aux renseignements fournis par la personne et vous consultez une source fiable différente pour vérifier le nom de la personne et un compte financier (plus précisément un compte de dépôt, un compte de produit de paiement prépayé, un compte de carte de crédit ou un compte de prêt) et confirmer ces renseignements.

**Remarque : Si les renseignements ne correspondent pas à ceux fournis par la personne, vous ne pouvez pas vous y fier. Par exemple, il n'est pas acceptable de se fier à des renseignements si le numéro de compte ou le numéro qui y est associé est tronqué ou caviardé. Il peut arriver que les informations provenant d'une source contiennent une variation du nom du client ou une coquille dans l'adresse du client. Dans ces cas, vous devez déterminer si les renseignements correspondent à ceux fournis par la personne. S'il s'agit d'une légère coquille dans l'adresse ou d'un nom mal orthographié, vous pouvez déterminer que les renseignements concordent tout de même avec ceux que la personne vous a fournis. Cependant, dans le cas d'une date de naissance erronée, vous déterminerez probablement que les renseignements ne concordent pas. Le cas échéant, vous ne pourrez pas utiliser les renseignements provenant de cette source à des fins de vérification de l'identité. Vous devrez obtenir des renseignements d'une source différente selon la méthode d'identification à processus double ou utiliser une méthode différente (par exemple, la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement ou la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit) pour vérifier l'identité de la personne.

Qu'est-ce qu'une source de renseignements fiable?

Une source de renseignements fiable s'entend d'un émetteur ou d'un fournisseur de renseignements en qui vous avez confiance. Pour être considérée comme fiable, la source devrait être bien connue et jouir d'une bonne réputation. Par exemple, une source fiable pourrait être le gouvernement fédéral, un gouvernement provincial ou territorial, une administration municipale, une société d'État, une entité financière sous réglementation fédérale ou un fournisseur de services publics. Les médias sociaux ne constituent pas des sources de renseignements fiables aux fins de la vérification de l'identité d'une personne. De plus, la source ne peut pas être la personne dont l'identité fait l'objet d'une vérification, ni vous ni l'entité déclarante qui vérifie l'identité.Note de bas de page 10 Le tableau de l'annexe 5 présente des exemples de sources de renseignements fiables pouvant être utilisées dans le cadre de la méthode d'identification à processus double.

Comment utiliser un dossier de crédit dans le cadre de la méthode d'identification à processus double pour vérifier l'identité de personnes?

Un dossier de crédit canadien peut constituer une des deux sources de renseignements requises pour vérifier l'identité d'une personne selon la méthode d'identification à processus double. Il peut être utilisé pour vérifier le nom et l'adresse de la personne, son nom et sa date de naissance, ou pour vérifier son nom et confirmer que la personne détient un compte de carte de crédit ou un compte de prêt. Si vous utilisez un dossier de crédit comme élément d'information pour la méthode d'identification à processus double, celui-ci doit exister depuis au moins six mois.Note de bas de page 11

Une seconde source de renseignements doit être utilisée pour vérifier la deuxième catégorie de renseignements, par exemple un relevé d'impôt foncier. Dans ce cas, les deux sources fiables sont le bureau de crédit canadien qui a fourni les renseignements relatifs au dossier de crédit, et l'administration municipale qui a délivré le relevé d'impôt foncier. Les renseignements provenant des deux sources doivent concorder avec les renseignements fournis par la personne.

Vous pouvez utiliser les renseignements provenant d'un bureau de crédit si ce dernier agit à titre d'agrégateur et s'il compile des renseignements issus de différentes sources fiables (souvent nommées lignes de commerce). Dans cet exemple précis, le bureau de crédit canadien doit vous fournir des renseignements issus de deux lignes de commerce indépendantes, où chacune vous permettra de vérifier l'une des deux catégories de renseignements requises pour vérifier l'identité d'une personne selon cette méthode. Dans ce cas, les lignes de commerce sont considérées comme des sources distinctes, et le bureau de crédit ne constitue pas la source.

Les lignes de commerce que vous utilisez ne peuvent pas être les vôtres, si vous êtes l'entité déclarante qui vérifie l'identité de la personne, et chaque ligne de commerce doit provenir d'une source différente (p. ex. institution financière sous réglementation fédérale, fournisseur de services publics).

Quels sont les exigences en matière de tenue de documents lorsque j'utilise la méthode d'identification à processus double?

Si vous utilisez la méthode d'identification à processus double pour vérifier l'identité d'une personne, vous devez consigner les éléments suivants :Note de bas de page 12

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre pour vérifier l'identité de personnes avec la méthode d'identification à processus double et pour confirmer que les renseignements sont valides et à jour.

d. Méthode d'identification liée aux entités du même groupe ou entités financières membres

Vous pouvez vérifier l'identité d'une personne en confirmant que l'une des entités ci-après a précédemment vérifié l'identité de la personne :

Vous devez confirmer que le nom, l'adresse et la date de naissance figurant dans les dossiers de l'entité du même groupe ou l'entité financière membre correspondent aux renseignements fournis par la personne dont l'identité est vérifiée.Note de bas de page 16

L'entité du même groupe ou l'entité financière membre doit avoir préalablement vérifié l'identité de la personne en utilisant la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit ou la méthode d'identification à processus double énoncées dans la présente directive. Si l'entité du même groupe ou l'entité financière membre a vérifié l'identité de la personne avant le 1er juin 2021, elle doit l'avoir fait conformément aux dispositions du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) en utilisant les méthodes en place au moment de la vérification.Note de bas de page 17

Si vous avez des préoccupations au sujet des méthodes ou les renseignements que l'entité du même groupe ou l'entité financière membre a utilisés pour vérifier l'identité de la personne, vous devriez vérifier à nouveau son identité,Note de bas de page 18 puisqu'il vous incombe la responsabilité de vérifier l'identité de la personne.

**Remarque : Les coopératives de services financiers ou les centrales de caisses de crédit agissent au nom d'un membre composé de certaines entités financières et peuvent fournir des services financiers à ce groupe.

Quels sont les exigences en matière de tenue de documents lorsque j'utilise la méthode d'identification liée aux entités du même groupe ou entités financières membres?

Lorsque vous vérifiez l'identité d'une personne en confirmant qu'une entité du même groupe ou une entité financière membre de votre coopérative de services financiers ou centrale de caisse de crédit a préalablement vérifié son identité, vous devez consigner dans vos dossiers les renseignements suivants :Note de bas de page 19

**Remarque : Si l'entité du même groupe ou l'entité financière membre a vérifié l'identité de la personne conformément aux méthodes en place avant le 1er juin 2021, vous devez tout de même consigner les renseignements énumérés ci-dessus, mais inclure la méthode utilisée conformément au Règlement, telle qu'elle était alors en vigueur, ainsi que les renseignements qui devaient être consignés pour cette méthode.Note de bas de page 20

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre pour vérifier l'identité de personnes avec la méthode d'identification liée aux entités du même groupe ou entités financières membres.

e. Méthode d'identification consistant à se fier aux renseignements fournis par une autre entité

Vous pouvez vérifier l'identité d'une personne en vous fiant aux mesures qui ont déjà été prises par :

Pour pouvoir vous fier aux mesures antérieurement prises par une entité étrangère du même groupe, vous devez être convaincu, après avoir considéré le risque d'une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement d'activités terroristes dans l'État étranger dans lequel elle exerce ses activités, que :Note de bas de page 23

Pour pouvoir vous fier aux mesures antérieures prises par une autre ED ou une entité étrangère du même groupe pour vérifier l'identité d'une personne, vous devez :Note de bas de page 24

Quels sont les exigences en matière de tenue de documents lorsque j'utilise la méthode d'identification consistant à se fier aux renseignements fournis par une autre entité?

Si vous faites appel à une autre ED ou à une entité étrangère du même groupe pour vérifier l'identité d'une personne, vous devez consigner les éléments suivants :Note de bas de page 25

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre pour vérifier l'identité de personnes avec la méthode d'identification consistant à se fier aux renseignements fournis par une autre entité et pour confirmer que les renseignements sont valides et à jour.

3. Puis-je faire appel à un agent ou un mandataire pour vérifier l'identité d'une personne en mon nom?

Vous pouvez recourir à un agent ou un mandataire pour effectuer la vérification en votre nom, conformément à la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit ou la méthode d'identification à processus double.Note de bas de page 26

Vous pouvez également vous fonder sur les mesures précédemment prises par un agent ou un mandataire pour vérifier l'identité de personnes si celui-ci, au moment où il les a prises, se trouvait dans une des situations suivantes :Note de bas de page 27

Pour recourir à un agent ou un mandataire pour vérifier l'identité d'une personne, vous devez :Note de bas de page 28

Exemple 1 — Admissible

Anne Savard aimerait ouvrir un compte chez vous. Votre mandataire — avec qui vous avez une entente écrite à cet effet — a vérifié l'identité d'Anne Savard en 2019 au moyen de la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, en se référant à son permis de conduire, expiré en février 2021. En 2019, comme le nom et la photo d'Anne Savard concordaient avec le nom et la photo figurant sur son permis de conduire, le document a été jugé authentique, valide et à jour, donc son identité a été vérifiée conformément à la méthode prescrite. Le nom et l'apparence d'Anne n'ont pas changé. Lorsque vous obtenez les renseignements du mandataire, vous êtes convaincu que les renseignements que le mandataire a confirmés comme étant ceux d'Anne (son nom et sa photo) sont toujours valides et à jour et qu'ils sont donc admissibles. Le fait que le permis de conduire soit expiré aujourd'hui n'a pas d'importance (le document d'identité utilisé par le mandataire). Ce sont les renseignements dont vous devez vous assurer qu'ils sont valides et à jour, et non le document. 

Exemple 2 — Non admissible

Anne Savard (nom de jeune fille — Anne Tremblay) souhaite effectuer une opération pour laquelle vous devez vérifier son identité. Votre mandataire, avec qui vous avez une entente écrite à cet effet, a vérifié l'identité d'Anne Tremblay en 2019 au moyen de la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, en se référant à son permis de conduire qui n'a pas encore expiré. En 2019, le nom et l'apparence d'Anne Tremblay correspondaient au nom et à la photo figurant sur le permis de conduire et le document a été jugé authentique, valide et à jour, de sorte que son identité a été vérifiée par le mandataire conformément à la méthode. Toutefois, même si le permis de conduire n'a pas encore expiré, vous ne pouvez pas vous fonder sur les renseignements fournis par le mandataire parce que ce dernier fournira des renseignements sur Anne Tremblay, qui se nomme à présent Anne Savard. Les renseignements que vous fournira le mandataire ne seront donc pas valides ni à jour.

Exemple 3 — Non admissible

Anne Savard souhaite effectuer une opération pour laquelle vous devez vérifier son identité. Votre mandataire, avec qui vous avez une entente écrite à cet effet, a vérifié l'identité d'Anne Savard en 2019 en se référant à son permis de conduire, expiré en 2018. En 2019, comme le permis de conduire d'Anne Savard avait expiré, son identité n'a pas été vérifiée conformément à la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement. Par conséquent, les renseignements fournis par le mandataire ne sont pas admissibles.

Quels sont les exigences en matière de tenue de documents lorsque j'ai recours à un agent ou un mandataire?

Lorsque vous vérifiez l'identité d'une personne en ayant recours à un agent ou un mandataire, vous devez consigner les éléments suivants :Note de bas de page 32

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre pour vérifier l'identité de personnes lorsque vous avez recours à un agent ou un mandataire et pour confirmer que les renseignements sont valides et à jour.

4. Dois-je vérifier l'identité d'une personne si je l'ai déjà vérifiée antérieurement?

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne pour des opérations ou activités subséquentes, si vous avez déjà vérifié l'identité de la personne en utilisant :Note de bas de page 33

Vous ne devez pas avoir de doute sur les renseignements qui ont déjà servi à vérifier l'identité de la personne. En cas de doute, vous devez vérifier à nouveau son identité en utilisant les méthodes expliquées dans la présente directive.Note de bas de page 34

**Remarque : Dans le cas d'une fusion ou d'une acquisition, vous n'avez pas à vérifier de nouveau l'identité des clients qui ont été acquis si leur identité a déjà été vérifiée conformément aux méthodes prescrites dans le Règlement au moment où la vérification a été effectuée. Selon les pratiques exemplaires, vous êtes encouragé à revoir et mettre à jour les renseignements relatifs aux clients (p. ex. nom, adresse, date de naissance, etc.) conformément à vos procédures d'évaluation des risques. Les clients nouvellement acquis deviennent la responsabilité de l'entité acquéreuse, qui doit assurer la conformité à la Loi et aux règlements connexes. Cela comprend l'examen des risques de recyclage des produits de la criminalité ou de financement d'activités terroristes qui pourraient être associés à ces clients.

5. Comment vérifier l'identité d'un enfant?

Si un enfant est âgé de moins de 12 ans, vous devez vérifier l'identité du parent ou du tuteur et consigner les renseignements sur le parent ou le tuteur.Note de bas de page 35 Vous pouvez alors utiliser les renseignements fournis par le parent ou le tuteur afin de consigner les renseignements relatifs à l'identité de l'enfant.

Si un enfant est âgé entre 12 et 15 ans, vous pouvez vérifier son identité au moyen de l'une des méthodes prescrites pour vérifier l'identité de personnes. Si cela n'est pas possible en raison d'un manque de renseignements pour identifier l'enfant, vous pouvez utiliser une variante de la méthode d'identification à processus double qui permet deִ :

Par exemple, si l'enfant détient un passeport, vous pouvez l'utiliser pour vérifier son identité selon la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez aussi utiliser le permis de conduire du parent pour vérifier que celui-ci et l'enfant ont la même adresse, ainsi que le certificat de naissance de l'enfant pour vérifier le nom et la date de naissance de l'enfant.

6. Comment vérifier l'identité d'une entité?

Vous pouvez utiliser l'une des 3 méthodes décrites ci-dessous pour vérifier l'identité d'une entité. Bien qu'une entité puisse être une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou fonds, ou une organisation ou une association non dotée de la personnalité morale, les personnes morales ne sont pas assujetties aux mêmes exigences que celles des entités autres qu'une personne morale (comme il est expliqué ci-dessous).

a. Méthode d'identification à l'aide de la confirmation de l'existence

Personnes morales

Pour vérifier l'identité d'une personne morale, vous pouvez utiliser :Note de bas de page 37

Le document auquel vous vous référez doit être authentique, valide et à jour.Note de bas de page 38

Vous pouvez obtenir la dénomination sociale et l'adresse d'une personne morale, ainsi que les noms de ses administrateurs en cherchant dans une base de données provinciale ou fédérale telle que la base de données de Corporations Canada. Vous pouvez également obtenir ce type de renseignements en vous abonnant à un service de recherche et d'enregistrement des personnes morales.

Lorsqu'une société est un courtier en valeurs mobilières, vous n'avez pas à confirmer le nom de ses administrateurs lorsque vous confirmez son existence.Note de bas de page 39

Entité autre qu'une personne morale

Pour vérifier l'identité d'une entité autre qu'une personne morale, vous pouvez vous référer à :Note de bas de page 40

Le document que vous utilisez doit être authentique, valide et à jour.Note de bas de page 41

Quels sont les exigences en matière de tenue de documents lorsque je vérifie l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale?

Si vous consultez un document papier ou une version électronique d'un document, vous devez le conserver ou en conserver une copie.

Si vous consultez la version électronique d'un document issu d'une base de données accessible au public, vous devez conserver un document comportant le numéro d'enregistrement de la personne morale ou de l'entité autre qu'une personne morale, le type de document consulté et la provenance de la version électronique du document.Note de bas de page 42

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre lorsque vous utilisez la méthode d'identification à l'aide de la confirmation de l'existence pour vérifier l'identité des personnes morales et des entités autres qu'une personne morale et pour confirmer que les renseignements sont valides et à jour.

b. Méthode d'identification consistant à se fier aux renseignements fournis par une autre entité

Vous pouvez vérifier l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale en vous fiant aux mesures qui ont déjà été prises par :

Pour pouvoir vous fier aux mesures prises antérieurement par une entité étrangère du même groupe, vous devez être convaincu, après avoir pris en considération le risque d'infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement d'activités terroristes dans l'État étranger où elle exerce ses activités, que :Note de bas de page 45

Pour pouvoir vous fier aux mesures prises antérieurement par une autre ED ou une entité étrangère du même groupe pour vérifier l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale, vous devez :Note de bas de page 46

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre lorsque vous utilisez la méthode d'identification consistant à se fier aux renseignements fournis par une autre entité pour vérifier l'identité des personnes morales et des entités autres qu'une personne morale et pour confirmer que les renseignements sont valides et à jour.

c. Méthode d'identification simplifiée

Si vous êtes une ED visée à l'un ou l'autre des alinéas 5a) à g) de la Loi, vous pouvez utiliser la méthode d'identification simplifiée pour vous acquitter de votre obligation de vérifier l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale. Plus précisément, vous êtes réputé satisfaire à votre obligation de vérification de l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale si, selon votre évaluation des risques, vous estimez qu'il existe un faible risque d'infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement d'activités terroristes et si :Note de bas de page 50

Si vous estimez par la suite, d'après votre évaluation des risques, que le risque d'infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement d'activités terroristes a augmenté et qu'il n'est plus faible, vous devez, dès que possible, vérifier l'identité de la personne morale ou l'entité autre qu'une personne morale, selon le cas, en vous référant aux documents pertinents, comme expliqué à la section 6.a, Méthode d'identification à l'aide de la confirmation de l'existence.Note de bas de page 51

Quels sont les exigences en matière de tenue de documents lorsque j'utilise la méthode d'identification simplifiée?

Si vous utilisez la méthode d'identification simplifiée pour vérifier l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document qui stipule :

Les politiques et procédures de votre programme de conformité doivent préciser la marche à suivre lorsque vous utilisez la méthode d'identification simplifiée pour vérifier l'identité des personnes morales et des entités autres qu'une personne morale.

7. Dois-je vérifier l'identité d'une entité si je l'ai déjà vérifiée antérieurement?

Vous n'avez pas besoin de vérifier l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale pour les opérations ou activités subséquentes, au besoin, si vous avez déjà vérifié l'identité en utilisant :Note de bas de page 53

Vous ne devez pas avoir de doute sur les renseignements qui ont déjà été utilisés pour vérifier l'identité de la personne morale ou de l'entité autre qu'une personne morale. En cas de doute, vous devriez vérifier à nouveau son identité en utilisant les méthodes décrites dans la présente directive.Note de bas de page 54

8. Existe-t-il des restrictions à l'utilisation de renseignements personnels?

L'utilisation de renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales effectuées au Canada est protégée par la Loi sur la protection de renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ou les lois provinciales de même nature. Lorsque vous recueillez des renseignements personnels, vous devez en aviser les clients à qui ils appartiennent. Toutefois, vous n'êtes pas tenu de les aviser lorsque vous incluez leurs renseignements dans les rapports que vous devez soumettre à CANAFE.

Le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada renferme davantage de directives à ce sujet, notamment une foire aux questions sur la LPRPDE et la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes qui clarifie vos responsabilités en vertu de la LPRPDE.

Annexe 1 : Sommaire des méthodes pour vérifier l'identité de personnes et des obligations connexes en matière de tenue de documents

Méthode d'identification Documents ou renseignements à examiner Renseignements d'identification qui doivent être identiques Renseignements qui doivent être consignés
Pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement Document d'identité avec photo délivré par un gouvernement (et non une administration municipale) authentique, valide et à jour Nom et photographie
  • Nom de la personne
  • Date de la vérification
  • Type de document
  • Numéro du document
  • Province ou État et pays de délivrance du document
  • Date d'expiration (s'il y a lieu)
Dossier de crédit Renseignements valides et à jour provenant d'un dossier de crédit canadien qui existe depuis au moins trois ans et dont les renseignements proviennent de plus d'une source Nom, adresse et date de naissance
  • Nom de la personne
  • Date à laquelle vous avez consulté le dossier de crédit ou que vous y avez mené une recherche
  • Nom du bureau de crédit ou du tiers fournisseur
  • Numéro du dossier de crédit de la personne
Processus double Renseignements valides et à jour provenant de deux sources fiables où ni l'ED ni la personne n'est une source

Combinaison de deux des trois catégories de renseignements suivantes :

  • nom et adresse;
  • nom et date de naissance; ou
  • nom et confirmation que la personne détient un compte financier.
  • Nom de la personne
  • Date à laquelle vous avez vérifié les renseignements
  • Nom des deux sources ayant servi à vérifier l'identité de la personne
  • Type de renseignements consultés
  • Numéro de compte ou numéro associé aux renseignements s'il n'existe pas de numéro de compte
Entités du même groupe ou entités financières membres Renseignements figurant dans les dossiers de l'entité du même groupe ou de l'entité financière membre pour la méthode utilisée Nom, adresse et date de naissance
  • Nom de la personne
  • Date à laquelle vous avez vérifié l'identité de la personne
  • Nom de l'entité du même groupe ou de l'entité financière membre qui avait précédemment vérifié l'identité de la personne
  • Méthode d'identification utilisée par l'entité du même groupe ou l'entité financière membre pour vérifier l'identité de la personne
  • Renseignements obtenus par l'entité du même groupe ou l'entité financière membre selon la méthode d'identification utilisée
Se fier aux renseignements fournis par une autre entité
  • être convaincu que les renseignements provenant de l'autre ED ou de l'entité étrangère du même groupe sont valides et à jour et que l'identité de la personne a été vérifiée au moyen de la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit ou la méthode d'identification à processus double
  • Si l'identité a été vérifiée avant le 1er juin 2021, l'identité de la personne a été vérifiée selon l'une des méthodes prescrites par le Règlement à l'époque de la vérification.

Renseignements obtenus selon la méthode d'identification utilisée

  • Nom de la personne
  • L'entente ou l'accord écrit conclu avec l'autre ED ou l'entité étrangère du même groupe pour vérifier l'identité d'une personne
  • Les renseignements fournis par l'autre ED ou l'entité étrangère du même groupe utilisés pour la vérification de l'identité de la personne visée

Annexe 2 : Sommaire des personnes ou entités qui peuvent vérifier l'identité d'une personne pour vous

Qui Documents ou renseignements à examiner Renseignements d'identification qui doivent être identiques Renseignements qui doivent être consignés
Agent ou mandataire qui :
  • agit en votre nom
  • a déjà agi en son nom ou comme agent ou mandataire en vertu d'une entente ou d'un accord écrit avec une autre personne ou entité à des fins de vérification de l'identité
  • Être convaincu que les renseignements sont valides et à jour et que l'identité de la personne a été vérifiée au moyen de la méthode d'identification à l'aide d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, la méthode d'identification à l'aide du dossier de crédit ou la méthode d'identification à processus double ou
  • Si l'identité a été vérifiée avant le 1er juin 2021, l'identité de la personne a été vérifiée selon l'une des méthodes prescrites par le Règlement à l'époque de la vérification
Renseignements obtenus selon la méthode d'identification utilisée
  • Nom de la personne
  • Entente ou accord écrit conclu avec l'agent ou le mandataire pour la vérification de l'identité de la personne visée
  • Tous les renseignements que l'agent ou le mandataire a consultés pendant la vérification de l'identité de la personne
  • Renseignements vérifiés par l'agent ou le mandataire comme étant ceux de la personne

Annexe 3 : Sommaire des méthodes pour vérifier l'identité d'une entité et des obligations connexes en matière de tenue de documents

Méthode d'identification Documents ou renseignements à examiner Renseignements d'identification qui doivent être identiques Renseignements qui doivent être consignés
Confirmation de l'existence
  • Renseignements authentiques, valides et à jour

Pour une entité (autre qu'une personne morale) :

  • une convention de société de personnes
  • un acte d'association
  • la version la plus récente de tout autre document qui confirme son existence et contient ses nom et adresse

Pour une personne morale :

  •  un certificat de constitution de la personne morale
  • un document qu'elle est tenue de déposer annuellement aux termes de la législation provinciale régissant les valeurs mobilières
  • la version la plus récente de tout autre document qui en confirme l'existence et contient ses nom et adresse ainsi que le nom de ses administrateurs
  • Nom et adresse
  • Noms des administrateurs (pour une personne morale seulement)

Si vous avez consulté un dossier électronique à partir d'une base de données accessible au public :

  • le numéro d'enregistrement de l'entité;
  • le type du document consulté; et
  • la provenance de la version électronique du document.

Si vous consultez une copie papier d'un document ou un document électronique :

  • le document papier ou une copie du document.
Se fier aux renseignements fournis par une autre entité
  • Vérifier que les renseignements provenant de l'autre ED ou de l'entité étrangère du même groupe sont valides et à jour et que l'identité de l'entité a été vérifiée au moyen de la méthode d'identification à l'aide de la confirmation de l'existence
  • Si l'identité a été vérifiée avant le 1er juin 2021, l'identité de l'entité a été vérifiée selon l'une des méthodes prescrites par le Règlement à l'époque de la vérification
  • Nom et adresse
  • Noms des administrateurs (pour une personne morale seulement)
  • Nom de l'entité
  • L'entente ou l'accord écrit conclu avec l'autre ED ou l'entité étrangère du même groupe pour vérifier l'identité d'une entité
  • Les renseignements auxquels l'autre ED ou l'entité étrangère du même groupe s'est référée afin de vérifier l'identité de l'entité
Identification simplifiée

(Cette méthode ne peut être utilisée que si vous êtes une ED visée à l'un ou l'autre des alinéas 5a) à g) de la Loi.)

  • Évaluation des risques pour confirmer que le risque d'infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement d'activités terroristes est faible
  • Renseignements permettant de confirmer que l'entité existe et que toute personne qui traite avec vous au nom de l'entité est autorisée à le faire
S.O., mais cette méthode ne peut être utilisée que pour vérifier l'identité d'entités particulières
  • Les motifs justifiant la prise en compte du faible risque d'infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement d'activités terroristes
  • Les renseignements obtenus au sujet de l'entité et des personnes pour démontrer qu'elles existent et que les personnes avec lesquelles vous traitez sont autorisées à agir au nom de l'entité

Annexe 4 : Exemples de documents d'identité avec photo admissibles

La liste suivante renferme des exemples de documents d'identité avec photo admissibles délivrés par une autorité fédérale, provinciale ou territoriale. Cette liste n'est pas exhaustive.

Type de carte ou de document Province ou État et pays de délivrance
Passeport canadien Canada
Carte de résident permanent Canada
Carte de citoyenneté (émise avant 2012) Canada
Certificat sécurisé de statut d'Indien Canada
Permis de conduire
Permis de conduire de la Colombie-Britannique (en anglais seulement) Colombie-Britannique, Canada
Permis de conduire de l'Alberta (en anglais seulement) Alberta, Canada
Permis de conduire de la Saskatchewan (en anglais seulement) Saskatchewan, Canada
Permis de conduire du Manitoba Manitoba, Canada
Permis de conduire de l'Ontario Ontario, Canada
Permis de conduire du Québec Québec, Canada
Permis de conduire du Nouveau-Brunswick Nouveau-Brunswick, Canada
Permis de conduire de la Nouvelle-Écosse Nouvelle-Écosse, Canada
Permis de conduire de l'Île-du-Prince-Édouard Île-du-Prince-Édouard, Canada
Permis de conduire de Terre-Neuve-et-Labrador Terre-Neuve-et-Labrador, Canada
Permis de conduire du Yukon Yukon, Canada
Permis de conduire des Territoires du Nord-Ouest Territoires du Nord-Ouest, Canada
Permis de conduire du Nunavut Nunavut, Canada
Permis de conduire DND 404 Ministère de la Défense nationale, Canada
Cartes de services provinciales
Carte de services de la Colombie-Britannique (en anglais seulement) Colombie-Britannique, Canada
Cartes d'identité provinciales ou territoriales
Carte d'identité Plus de la Colombie-Britannique (en anglais seulement) Colombie-Britannique, Canada
Carte d'identité avec photo de l'Alberta (en anglais seulement) Alberta, Canada
Carte d'identité avec photo pour non-conducteur de la Saskatchewan (en anglais seulement) Saskatchewan, Canada
Carte d'identité Plus du Manitoba Manitoba, Canada
Carte-photo de l'Ontario Ontario, Canada
Carte d'identité avec photo du Nouveau-Brunswick Nouveau-Brunswick, Canada
Carte d'identité de la Nouvelle-Écosse Nouvelle-Écosse, Canada
Carte d'identité volontaire de l'Île-du-Prince-Édouard Île-du-Prince-Édouard, Canada
Carte d'identité avec photo de Terre-Neuve-et-Labrador Terre-Neuve-et-Labrador, Canada
Carte d'identité générale des Territoires du Nord-Ouest Territoires du Nord-Ouest, Canada
Carte d'identité générale du Nunavut Nunavut, Canada
Types de cartes ou de documents internationaux
Global Entry Card États-Unis
NEXUS États-Unis ou Canada
Permis de conduire de France France
Passeport de l'Australie Australie
Permis de conduire de la Pennsylvanie Pennsylvanie, États-Unis

**Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser une carte santé provinciale à des fins d'identification lorsque la législation provinciale interdit d'utiliser la carte comme moyen d'identification ou d'enregistrer le numéro de la carte santé.

Annexe 5 : Exemples de sources de renseignements fiables pour la méthode d'identification à processus double

La liste suivante n'est pas exhaustive. Vous devez toujours utiliser des renseignements valides et à jour, obtenus de sources dans leur format original ou dans un autre format (p. ex. télécopie, photocopie, version numérisée ou image électronique) et qui peuvent satisfaire à vos obligations en matière de tenue de documents.

Sources fiables de renseignements pour vérifier le nom et l'adresse Sources fiables de renseignements pour vérifier le nom et la date de naissance Sources fiables de renseignements pour vérifier le nom et confirmer que la personne détient un compte financier (plus précisément un compte de dépôt, un compte de produit de paiement prépayé, un compte de carte de crédit ou un compte de prêt)

Délivrées par un organisme du gouvernement canadien :

  • Télécopie, photocopie, version numérisée ou image électronique d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement
  • Relevé, formulaire, certificat ou toute autre source de renseignements délivrée par un organisme gouvernemental canadien (gouvernement fédéral, provincial ou territorial, ou administration municipale) :
    • État de compte du Régime de pensions du Canada (RPC)
    • Relevé d'impôt foncier délivré par une administration municipale
    • Certificat d'immatriculation d'un véhicule délivré par une province
  • Relevé de prestations :
    • Gouvernement fédéral, provincial ou territorial ou administration municipale

Délivrées par d'autres sources canadiennes :

  • Relevé de compte de services publics (p. ex. électricité, eau, télécommunications)
  • Recherche dans Canada 411
  • Relevé d'emploi
  • Relevé d'un compte de placements (p. ex. RÉER, CELI, fonds enregistré de revenu de retraite [FERR])
  • Dossier de crédit canadien qui existe depuis au moins six mois
  • Document produit par un bureau de crédit canadien ou par un autre tiers (renfermant deux comptes qui existent depuis au moins six mois)
  • Documents d'assurance (résidence, véhicule, vie)
  • Pour un étudiant actuellement inscrit, un relevé de notes ou un document émis par une école qui contient un numéro de référence unique

Délivrées par un organisme du gouvernement canadien :

  • Télécopie, photocopie, version numérisée ou image électronique d'un document d'identité délivré par un gouvernement
  • Relevé, formulaire, certificat ou toute autre source de renseignements délivrée par un organisme gouvernemental canadien (gouvernement fédéral, provincial ou territorial, ou administration municipale) :
    • Certificat de naissance
    • Certificat de mariage ou preuve de mariage délivrés par un gouvernement (formulaire complet qui comprend la date de naissance)
    • Documentation de divorce
    • Carte de résident permanent
    • Certificat de citoyenneté
    • Permis de conduire temporaire (sans photo)

Délivrées par d'autres sources canadiennes :

  • Dossier de crédit canadien qui existe depuis au moins six mois
  • Document produit par un bureau de crédit canadien (renfermant deux lignes de commerce qui existent depuis au moins six mois)
  • Relevé d'un compte de placements (p. ex. RÉER, certificat de placement garanti [CPG])
  • Documents d'assurance (résidence, véhicule, vie)

Délivrées par un gouvernement étranger :

  • Si vous avez besoin d'aide, communiquez avec l'unité du militaire

Confirmez que la personne a un compte de dépôt, un compte de produit de paiement prépayé, une carte de crédit ou un compte de prêt :

  • Relevé de carte de crédit
  • Relevé bancaire de compte de dépôt ou de compte de chèque
  • Relevé de compte de prêt (p. ex. hypothèque)
  • Chèque qui a été traité dans la dernière période du relevé (compensé, provision insuffisante) par une institution financière
  • Appel téléphonique, courriel, lettre ou autre moyen vérifiable confirmant l'existence du compte de dépôt, de produit de paiement prépayé, de carte de crédit ou de prêt auprès de l'entité financière 
  • Document produit par un bureau de crédit canadien (renfermant deux lignes de commerce qui existent depuis au moins six mois)
  • Utilisation de microdépôts
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