À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités – Sociétés d'assurance-vie et représentants d'assurance-vie

Juin 2017 

À quel moment vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités – Sociétés d’assurance-vie et représentants d’assurance-vie

Juin 2017

La présente directive sur la vérification de l’identité des clients s’applique aux sociétés d’assurance-vie et aux représentants d’assurance-vie assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Vous pouvez obtenir d’autres informations sur la façon de vérifier l’identité des personnes et de confirmer l’existence des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités.

Lorsqu’il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s’agit de montants en dollars canadiens. De plus, on entend par espèces de l’argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque ou monnaie) et non des chèques, des mandats-poste ou d’autres titres négociables semblables.

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) précise à quel moment vous devez vérifier l’identité d’une personne ou confirmer l’existence d’une entité et comment vous devez le faire. Le moment où vous devez vérifier l’identité d’un client variera selon l’activité ou l’opération effectuée par votre client. Pour bien connaître votre client, vous devez vérifier son identité conformément au Règlement, en plus de respecter les obligations s’appliquant au contrôle continu des relations d’affaires, à la détermination quant aux personnes politiquement vulnérables ou aux dirigeants d’une organisation internationale, aux bénéficiaires effectifs et aux tiers.

Vérification de l’identité des clients

À titre de société d’assurance-vie ou de représentant d’assurance-vie, vous devez vérifier l’identité d’une personne et confirmer l’existence d’une entité dans le cadre de certaines activités et opérations, lesquelles sont énumérées ci-après. On entend par entité une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou un fonds, et une association ou une organisation non dotée de la personne morale.

Lorsque vous devez confirmer l’existence d’une entité qui est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que les noms de ses administrateurs.

L’établissement d’une relation d’affaires et les obligations connexes sont liés aux exigences en matière de vérification de l’identité des clients. Pour les relations sans rapport avec un compte, vous établissez une relation d’affaires avec toute personne pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l’identité au moins à deux reprises et avec toute entité pour laquelle vous êtes tenu de confirmer l’existence au moins à deux reprises. Si vous n’avez pas vérifié l’identité d’une personne ou confirmé l’existence d’une entité parce qu’une exception s’appliquait, vous êtes tout de même réputé avoir établi une relation d’affaires et devez effectuer un contrôle continu et conserver certains documents.

Vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit selon les instructions d’un tiers lorsque vous créez un dossier-client ou effectuez une opération importante en espèces. Dans ce cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne si elle agit pour le compte d’un tiers ou de vous fier aux renseignements que vous avez déjà à votre disposition à l’égard de la personne. Si vous déterminez que la personne en question agit selon les instructions d’une autre personne, cette « autre personne » est le tiers.

À titre de société d’assurance-vie ou de représentant d’assurance-vie, il vous incombe de vérifier l’identité des clients dans les cas suivants :

  1. dossiers-clients;

  2. régimes collectifs;

  3. opérations importantes en espèces;

  4. opérations douteuse.

**Remarque: La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s’appliquant à vos obligations en matière de vérification de l’identité des clients.

1. Dossiers-clients

Vous devez vérifier l’identité d’une personne qui achète une rente immédiate ou différée ou une police d’assurance-vie à l’égard de laquelle elle doit verser une somme de 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police, quel que soit le mode de paiement. Si l’achat est effectué pour le compte d’un tiers, vous devez vérifier l’identité de la personne qui effectue l’achat, mais créer un dossier-client portant sur le proposant de la police d’assurance-vie ou de la rente. Vous devez vérifier l’identité de la personne dans les 30 jours suivant la constitution du dossier-client.

Vous devez confirmer l’existence d’une entité dans les 30 jours suivant la constitution du dossier-client.

Vous devez vérifier l’identité de la personne qui effectue l’achat d’une police d’assurance-vie collective ou d’un contrat de rente collective, mais créer un dossier-client portant sur le proposant de la police ou de la rente.

2. Régimes collectifs

Vous devez vérifier l’identité des membres d’un régime collectif qui versent une contribution au régime :

  • si l’existence du promoteur du régime n’a pas été confirmée;

  • si les contributions du membre ne sont pas versées par le promoteur du régime ou au moyen de retenues salariales.

3. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l’identité de toute personne qui effectue une opération importante en espèces, et ce, au moment de l’opération. Une opération importante en espèces s’entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule opération. Une opération importante en espèces s’entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d’une période de 24 heures, lorsque vous savez qu’elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

4. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité d’une personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération douteuse avant de soumettre une déclaration d’opérations douteuses. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne de fournir une pièce d’identité avec photo.

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de vos clients pour toutes les opérations douteuses et les tentatives d’opération douteuse, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l’identité des clients s’applique habituellement.

Tenue à jour des renseignements relatifs à l’identité du client 

La fréquence à laquelle vous mettrez à jour les renseignements sur le client dépendra de votre évaluation des risques. Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l’identité de vos clients. Vous devez mettre à jour plus souvent les renseignements relatifs à l’identité des clients présentant un risque élevé et prendre toute autre mesure accrue qui s’impose.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs à l’identité des clients, vous devez prendre des mesures comme demander au client de fournir des renseignements pour confirmer ou mettre à jour ses renseignements d’identification. Dans le cas d’une personne, il peut s’agir de confirmer ou de mettre à jour les renseignements au moyen des méthodes mises à votre disposition pour vérifier l’identité d’une personne en l’absence de celle-ci.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs aux clients qui sont des entités, vous pouvez, entre autres, consulter un document sur support papier ou électronique, ou obtenir les renseignements de vive voix.

Exceptions

Si vous avez déjà vérifié l’identité d’une personne ou confirmé l’existence d’une entité au moyen des méthodes énoncées dans le Règlement qui étaient en vigueur au moment où vous l’avez fait et que vous avez conservé les documents pertinents, vous n’êtes pas tenu de le faire de nouveau si vous n’avez aucun doute quant aux renseignements utilisés.

Des exceptions précises s’appliquent à votre obligation de vérifier l’identité des clients. Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne ou de confirmer l’existence d’une entité dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  • à l’achat d’une police exonérée (c’est-à-dire une police émise comme garantie et non à des fins d’investissements au sens du paragraphe 306(1) du Règlement de l’impôt sur le revenu);

  • à l’achat d’une police d’assurance-vie collective n’ayant ni valeur de rachat ni composante épargne;

  • à l’achat d’une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d’un régime de pension agréé ou d’un régime de pension qui doit être agréé en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d’une loi provinciale semblable;

  • à l’achat d’une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen du produit d’une police d’assurance-vie collective;

  • à l’achat d’un contrat de rente enregistré ou d’un fonds enregistré de revenu de retraite.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier les noms des administrateurs lorsque la personne morale pour laquelle vous devez conserver un dossier-client est un courtier en valeurs mobilières.

S’il s’agit d’un régime collectif, vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’un membre du régime si les contributions du membre sont versées par le promoteur du régime ou au moyen de retenues salariales, et vous avez déjà confirmé l’existence de l’entité qui est le promoteur du régime.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne ni de confirmer l’existence d’une entité si vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale dont l’actif est très important. Il en est de même pour une filiale de ce type d’entité, si les états financiers de la filiale et de l’organisme public ou de la personne morale dont l’actif est très important sont consolidés.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne qui effectue une opération importante en espèce lorsque vous recevez les fonds d’une entité financière ou d’un organisme public.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne si vous avez des motifs raisonnables de croire qu’une autre société d’assurance-vie ou qu’un autre représentant d’assurance-vie a déjà vérifié l’identité de la personne conformément au Règlement relativement à la même opération ou à une opération s’inscrivant dans une série d’opérations comprenant cette opération.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’un client lorsque vous exercez des activités de réassurance. Toutefois, cela ne s’applique pas dans le cas d’une opération douteuse.

Vous n’êtes pas tenu de prendre de mesures raisonnables pour vérifier l’identité d’une personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération douteuse uniquement si :

  • vous avez déjà vérifié l’identité de la personne comme il se doit et n’avez aucun doute quant aux renseignements relatifs à son identité;

  • vous croyez que la vérification de l’identité de la personne l’informerait que vous soumettez une déclaration d’opération douteuse.

Mars 2021 

À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités – Sociétés d'assurance-vie et représentants d'assurance-vie

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

La présente directive sur la vérification de l'identité des clients décrit à quel moment les sociétés d'assurance-vie et les représentants d'assurance-vie doivent vérifier l'identité des personnes et des entités assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes. Vous pouvez obtenir d'autres informations sur la façon de vérifier l'identité des personnes et des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l'identité des personnes et des entités.

La présente directive ne s'applique pas aux représentants d'assurance-vie lorsqu'ils agissent à titre d'agent général de gestion.Note de bas de page 1

Si vous êtes une société d'assurance-vie ou une entité qui est un représentant d'assurance-vie qui offre des prêts ou des produits de paiement prépayés (PPP) au public, et que vous tenez des comptes à l'égard de ces activités, vous êtes considéré comme une entité financière (EF). Vous trouverez des directives sur les obligations des entités financières en matière de vérification de l'identité des clients dans la directive de CANAFE intitulée À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités – Entités financières.

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. À quel moment dois-je vérifier l'identité des personnes et des entités?
  2. Quelle est la différence entre vérifier l'identité et tenir les renseignements d'identification des clients à jour?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de vérification de l'identité?

**Remarque : Lorsqu'il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s'agit de montants en dollars canadiens.

1. À quel moment dois-je vérifier l'identité des personnes et des entités?

À titre de société d'assurance-vie ou de représentant d'assurance-vie, vous devez vérifier l'identité des clients dans les cas suivants :

  1. Opérations importantes en espèces
  2. Opérations importantes en monnaie virtuelle (MV)
  3. Opérations douteuses
  4. Dossiers de renseignements
  5. Régimes collectifs

a. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité de qui vous recevez une somme de 10 000 $ ou plus en espèces au moment de l'opération.Note de bas de page 2 Cela inclut les situations où vous êtes réputé avoir reçu des espèces, parce que vous avez autorisé une personne ou entité à recevoir des fonds en votre nom. Note de bas de page 3

**Remarque : La présente obligation est assujettie à la règle de 24 heures.Note de bas de page 4

b. Opérations importantes en monnaie virtuelle (MV)

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité de qui vous recevez une somme de 10 000 $ ou plus en MV au moment de l'opération.Note de bas de page 5 Cela inclut les situations où vous êtes réputé avoir reçu la somme en MV, parce que vous avez autorisé une personne ou entité à recevoir des fonds en votre nom.Note de bas de page 6

**Remarque : La présente obligation est assujettie à la règle de 24 heures.Note de bas de page 7

c. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de toute personne ou entité qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse, peu importe le montant de l'opération, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l'identité des clients s'applique habituellement, avant de transmettre une déclaration d'opérations douteuses (DOD).Note de bas de page 8

d. Dossiers de renseignements

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité pour laquelle un dossier de renseignements est tenu relativement à la vente d'une rente immédiate ou différée ou d'une police d'assurance-vie :Note de bas de page 9

  • à l'égard de laquelle vous recevrez une somme de 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police;
  • à l'égard de laquelle vous verserez à un bénéficiaire une somme de 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police.

Il s'agit notamment de vérifier l'identité du rentier ou du titulaire de la police figurant dans le dossier de renseignements qui est conservé relativement à la vente si vous devez recevoir 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police.Note de bas de page 10

Vous devez aussi vérifier l'identité du bénéficiaire indiqué dans le dossier de renseignements, et ce, avant le premier versement de fonds ou de MV au bénéficiaire relativement à la vente, si vous devez verser une somme de 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police.Note de bas de page 11

Le cas échéant, vous devez vérifier l'identité des rentiers ou titulaires de la police, et des bénéficiaires dans les 30 jours suivant la constitution du dossier de renseignements.Note de bas de page 12

e. Régimes collectifs

Dans le cas d'une police d'assurance-vie collective ou d'une rente, vous devez vérifier l'identité du membre à l'égard duquel le dossier de renseignements est tenu.Note de bas de page 13 Vous devez également vérifier l'identité des bénéficiaires, à l'égard desquels des dossiers de renseignements sont requis.Note de bas de page 14

2. Quelle est la différence entre vérifier l'identité et tenir les renseignements d'identification des clients à jour?

Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu pour les relations d'affaires, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l'identité de vos clients à une fréquence qui variera en fonction de votre évaluation des risques, et selon ce qui est indiqué dans vos politiques et procédures.Note de bas de page 15 Cela ne vous oblige pas à identifier à nouveau les clients conformément aux méthodes de vérification de l'identité. Comme l'explique la directive sur le contrôle continu, il vous suffit de tenir à jour les renseignements d'identification des clients. Il s'agit des informations dont vous disposez sur votre client, comme son nom et son adresse. Dans le cas d'une personne, cela comprend également, mais sans s'y limiter, la nature de son activité principale ou de sa profession; et dans le cas d'une entité, la nature de son entreprise principale.

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de vérification de l'identité?

Les exigences en matière de vérification de l'identité des clients énoncées dans la présente directive ne s'appliquent pas si vous exercez des activités de réassurance, à l'exception des exigences liées aux opérations douteuses.Note de bas de page 16

De plus, si vous avez déjà vérifié l'identité d'une personne ou d'une entité au moyen des méthodes énoncées dans le Règlement qui étaient en vigueur au moment où vous l'avez fait et que vous avez conservé les documents pertinents, vous n'êtes pas tenu de le faire de nouveau si vous n'avez aucun doute quant aux renseignements utilisés.Note de bas de page 17

Opérations importantes en espèces

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue une opération importante en espèces, dans les cas suivants :

  • vous recevez les espèces d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit pour le compte d'un client qui est une EF ou un organisme public;Note de bas de page 18
  • l'opération est liée à :Note de bas de page 19
    • la vente d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou d'un régime de pension devant être agréé en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou de la législation provinciale semblable;
    • la vente d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite;
    • la vente d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen du produit d'une police d'assurance-vie collective;
    • une opération effectuée dans le cadre d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés.

Opérations importantes en MV

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue une opération importante en MV, si vous recevez la MV d'un client qui est EF ou un organisme public, ou d'une personne qui agit pour le compte d'un client qui est une EF ou un organisme public.Note de bas de page 20

Au moment de la réception de MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué; ou de la réception d'une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements – vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV et n'avez pas à vérifier l'identité.Note de bas de page 21

Opérations douteuses

Vous n'êtes pas tenu de prendre de mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse seulement si :

  • vous avez déjà vérifié l'identité de la personne ou de l'entité et n'avez aucun doute quant aux renseignements relatifs à son identité;Note de bas de page 22
  • vous croyez que la vérification de l'identité de la personne ou de l'entité l'informerait que vous soumettez une déclaration d'opérations douteuses.Note de bas de page 23

Organismes publics, personnes morales dont l'actif est très important, et fiducies

Vous n'avez pas à vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité relativement au dossier de renseignements, si le client est :Note de bas de page 24

Autres activités exemptées des exigences de vérification de l'identité des clients

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité dans les cas suivants :Note de bas de page 25

  • à la vente d'une police exonérée au sens du paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu;
  • à la vente d'une police d'assurance-vie collective n'ayant ni valeur de rachat ni composante épargne;
  • à la vente d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou d'un régime de pension devant être agréé en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou de la législation provinciale semblable;
  • à la vente d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite;
  • à la vente d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen du produit d'une police d'assurance-vie collective.

Les exceptions susmentionnées ne s'appliquent pas aux opérations importantes en espèces, aux opérations importantes en MV, ou aux opérations douteuses.

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