À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités – ministères et mandataires de Sa Majesté

Juin 2017 

À quel moment vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités – Ministères et Mandataires de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province

Juin 2017

La présente directive sur la vérification de l'identité des clients s'applique aux Ministères et aux Mandataires de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui vendent ou rachètent des mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables et qui sont assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Vous pouvez obtenir d'autres informations sur la façon de vérifier l'identité des personnes et de confirmer l'existence des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités.

Lorsqu'il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s'agit de montants en dollars canadiens. De plus, on entend par espèces de l'argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque ou monnaie) et non des chèques, des mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables.

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) précise à quel moment vous devez vérifier l'identité d'une personne ou confirmer l'existence d'une entité et comment vous devez le faire. Le moment où vous devez vérifier l'identité d'un client variera selon l'activité ou l'opération effectuée par votre client. Pour bien connaître votre client, vous devez vérifier son identité conformément au Règlement, en plus de respecter les obligations s'appliquant au contrôle continu des relations d'affaires et à la détermination quant aux tiers.

Les ministères et mandataires de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province ont des obligations précises en vertu de la Loi. Ces obligations varieront selon vos activités. La présente directive porte uniquement sur les obligations s'appliquant à la vérification de l'identité des clients, si vous êtes un ministère ou un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui offre des services de vente ou de rachat de mandats-poste au public.

Si vous êtes un ministère ou un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui accepte des dépôts, veuillez consulter la page du secteur des entités financières pour en apprendre davantage au sujet des exigences connexes.

Si vous êtes un ministère ou un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui vend des métaux précieux pour une somme de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, veuillez consulter la page du secteur des négociants en métaux précieux et pierres précieuses pour en apprendre davantage au sujet des exigences connexes.

Vérification de l'identité des clients

À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui offre des services de vente ou de rachat de mandats-poste au public, vous devez vérifier l'identité d'une personne et confirmer l'existence d'une entité relativement à certaines activités et opérations, lesquelles sont énumérées ci‑après. On entend par entité une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou un fonds, et une association ou une organisation non dotée de la personne morale.

Lorsque vous devez confirmer l'existence d'une entité qui est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que les noms de ses administrateurs.

L'établissement d'une relation d'affaires et les obligations connexes sont liés aux exigences en matière de vérification de l'identité des clients. Pour les relations sans rapport avec un compte, vous établissez une relation d'affaires avec toute personne pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l'identité au moins à deux reprises et avec toute entité pour laquelle vous êtes tenu de confirmer l'existence au moins à deux reprises. Si vous n'avez pas vérifié l'identité d'une personne ou confirmé l'existence d'une entité parce qu'une exception s'appliquait, vous êtes tout de même réputé avoir établi une relation d'affaires et devez effectuer un contrôle continu et conserver certains documents.

Vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit selon les instructions d'un tiers lorsque vous créez un dossier-client ou effectuez une opération importante en espèces. Dans ce cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne si elle agit pour le compte d'un tiers ou de vous fier aux renseignements que vous avez déjà à votre disposition à l'égard de la personne. Si vous déterminez que la personne devant vous agit selon les instructions d'une autre personne, cette « autre personne » est le tiers.

À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui offre des services de vente ou de rachat de mandats-poste au public, vous devez vérifier l'identité des clients dans les cas suivants :

  1. dossiers-clients;
  2. émission ou rachat de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables de 3 000 $ ou plus;
  3. opérations importantes en espèces;
  4. opérations douteuses.

**Remarque: La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant à vos obligations en matière de vérification de l'identité des clients.

1. Dossiers-clients

Vous devez vérifier l'identité d'une personne ou confirmer l'existence d'une entité dans les 30 jours suivant la constitution d'un dossier-client.

2. Émission ou rachat de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables de 3 000 $ ou plus

Lorsque vous n'êtes pas tenu de conserver un dossier-client, vous devez vérifier l'identité de toute personne pour qui vous effectuez l'émission ou le rachat de titres négociables de 3 000 $ ou plus, par exemple des chèques de voyage ou des mandats-poste, et ce, au moment de l'opération.

3. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de toute personne qui effectue une opération importante en espèces, et ce, au moment de l'opération. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

4. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse avant de soumettre une déclaration d'opérations douteuses. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne de fournir une pièce d'identité avec photo.

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de vos clients pour toutes les opérations douteuses et les tentatives d'opération douteuse, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l'identité des clients s'applique habituellement.

Tenue à jour des renseignements relatifs à l'identité du client 

La fréquence à laquelle vous mettrez à jour les renseignements sur le client dépendra de votre évaluation des risques. Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l'identité de vos clients. Vous devez mettre à jour plus souvent les renseignements relatifs à l'identité des clients présentant un risque élevé et prendre toute autre mesure accrue qui s'impose.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs à l'identité des clients, vous devez prendre des mesures comme demander au client de fournir des renseignements pour confirmer ou mettre à jour ses renseignements d'identification. Dans le cas d'une personne, il peut s'agir de confirmer ou de mettre à jour les renseignements au moyen des méthodes mises à votre disposition pour vérifier l'identité d'une personne en l'absence de celle-ci.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs aux clients qui sont des entités, vous pouvez, entre autres, consulter un document sur support papier ou électronique, ou obtenir les renseignements de vive voix.

Exceptions

Si vous avez déjà vérifié l'identité d'une personne ou confirmé l'existence d'une entité au moyen des méthodes énoncées dans le Règlement qui étaient en vigueur au moment où vous l'avez fait et que vous avez conservé les documents pertinents, vous n'êtes pas tenu de le faire de nouveau si vous n'avez aucun doute quant aux renseignements utilisés.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou de confirmer l'existence d'une entité lorsque vous créez un dossier-client, et vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne au moment d'émettre ou de racheter un mandat-poste ou un autre titre négociable semblable de 3 000 $ ou plus s'il s'agit d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important. Il en est de même pour une filiale de ce type d'entité, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne qui effectue une opération importante en espèces si vous recevez les fonds d'une entité financière ou d'un organisme public.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier les noms des administrateurs lorsque vous confirmez l'existence d'une personne morale qui est un courtier en valeurs mobilières.

Vous n'êtes pas tenu de prendre de mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse uniquement si :

  • vous avez déjà vérifié l'identité de la personne comme il se doit et n'avez aucun doute quant aux renseignements relatifs à son identité;
  • vous croyez que la vérification de l'identité de la personne l'informerait que vous soumettez une déclaration d'opération douteuse.
Mars 2021 

À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités – ministères et mandataires de Sa Majesté

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

La présente directive sur la vérification de l'identité des clients décrit à quel moment les ministères et les mandataires de Sa Majesté doivent vérifier l'identité des personnes et des entités  assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes. Vous pouvez obtenir d'autres informations sur la façon de vérifier l'identité des personnes et des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l'identité des personnes et des entités

La présente directive définit uniquement les exigences en matière de vérification de l'identité des clients applicables aux ministères et aux mandataires de Sa Majesté lorsqu'ils émettent, vendent ou rachètent des mandats-poste dans le cadre des services financiers qu'ils offrent au public.Note de bas de page 1

À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté, si vous acceptez des dépôts, vos exigences sont présentées sur la page du secteur des entités financières.Note de bas de page 2

À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté, si vous vendez des métaux précieux d'une somme de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, vos exigences sont présentées sur la page des négociants en métaux précieux et pierres précieuses.Note de bas de page 3

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. À quel moment dois-je vérifier l'identité des personnes et des entités?
  2. Quelle est la différence entre vérifier l'identité et tenir les renseignements d'identification des clients à jour?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de vérification de l'identité?

**Remarque : Lorsqu'il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s'agit de montants en dollars canadiens.

1. À quel moment dois-je vérifier l'identité des personnes et des entités?

À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté, vous devez vérifier l'identité des clients dans les cas suivants :

  1. Opérations importantes en espèces
  2. Opérations importantes en monnaie virtuelle (MV)
  3. Opérations douteuses
  4. Émission, vente, ou rachat de mandats-poste de 3 000 $ ou plus

a. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité de qui vous recevez une somme de 10 000 $ ou plus en espèces au moment de l'opération.Note de bas de page 4 Cela inclut une situation où vous êtes réputé avoir reçu la somme, parce que vous avez autorisé une personne ou entité à recevoir des fonds en votre nom. Note de bas de page 5

**Remarque : La présente obligation est assujettie à la règle de 24 heures.Note de bas de page 6

b. Opérations importantes en monnaie virtuelle (MV)

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité qui reçoit une somme de 10 000 $ ou plus en monnaie virtuelle (MV) au moment de l'opération.Note de bas de page 7 Cela inclut une situation où vous êtes réputé avoir reçu la somme en monnaie virtuelle, parce que vous avez autorisé une personne ou entité à recevoir des fonds en votre nom.Note de bas de page 8

**Remarque : La présente obligation est assujettie à la règle de 24 heures.Note de bas de page 9

c. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de toute personne ou entité qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse, peu importe le montant de l'opération, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l'identité des clients s'applique habituellement, avant de transmettre une déclaration d'opération douteuse (DOD).Note de bas de page 10

d. Émission, vente ou rachat de mandats-poste de 3 000 $ ou plus

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité qui vous demande d'émettre, de vendre ou de racheter des mandats-poste de 3 000 $ ou plus.Note de bas de page 11 Dans le cas d'une personne, vous devez vérifier leur identité au moment de l'opération.Note de bas de page 12 Dans le cas d'une entité, vous devez vérifier leur identité dans les 30 jours suivant la date à laquelle le dossier de renseignements a été créé.Note de bas de page 13

2. Quelle est la différence entre vérifier l'identité et tenir les renseignements d'identification des clients à jour?

Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu pour les relations d'affaires, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l'identité de vos clients, à une fréquence qui variera en fonction de votre évaluation des risques, et selon ce qui est indiqué dans vos politiques et procédures.Note de bas de page 14 Cela ne vous oblige pas à identifier à nouveau les clients conformément aux méthodes de vérification de l'identité. Comme l'explique la directive sur le contrôle continu, il vous suffit de tenir à jour les renseignements d'identification des clients. Il s'agit des informations dont vous disposez sur votre client, comme son nom et son adresse. Dans le cas d'une personne, cela comprend également, mais sans s'y limiter, la nature de son activité principale ou de sa profession; et dans le cas d'une entité, la nature de son entreprise principale.

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de vérification de l'identité?

Si vous avez déjà vérifié l'identité d'une personne ou d'une entité au moyen des méthodes énoncées dans le Règlement qui étaient en vigueur au moment où vous l'avez fait et que vous avez conservé les documents pertinents, vous n'êtes pas tenu de le faire de nouveau si vous n'avez aucun doute quant aux renseignements utilisés.Note de bas de page 15

Opérations importantes en espèces

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue une opération importante en espèces, si vous recevez les espèces d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit pour le compte d'un client qui est une EF ou un organisme public.Note de bas de page 16

Opérations importantes en MV

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue une opération importante en MV, si vous recevez la MV d'un client qui est une EF ou un organisme public, ou d'une personne qui agit pour le compte d'un client qui est une entité financière ou un organisme public.Note de bas de page 17

Au moment de la réception de MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué; ou de la réception d'une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements – vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV et n'avez pas à vérifier l'identité.Note de bas de page 18

Opérations douteuses

Vous n'êtes pas tenu de prendre de mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse si :

  • vous avez déjà vérifié l'identité de la personne ou de l'entité et n'avez aucun doute quant aux renseignements relatifs à son identité;Note de bas de page 19
  • vous croyez que la vérification de l'identité de la personne ou de l'entité l'informerait que vous soumettez une déclaration d'opération douteuse.Note de bas de page 20

Émission ou vente de mandats-poste de 3 000 $ ou plus

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité de qui vous recevez 3 000 $ ou plus pour l'émission ou la vente d'un ou de plusieurs mandats-poste, si vous recevez le montant d'un client qui est une EF ou une personne agissant au nom d'un client qui est une EF.Note de bas de page 21

Organismes publics, personnes morales dont l'actif est très important, et fiducies

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité relativement à l'émission, à la vente ou au rachat de mandats-poste de 3 000 $ ou plus, ou si le client est :

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