À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités – Comptables

Juin 2017 

À quel moment vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités – Comptables

Juin 2017

La présente directive sur la vérification de l'identité des clients s'applique aux comptables et aux cabinets d'expertise comptable assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Vous pouvez obtenir d'autres informations sur la façon de vérifier l'identité des personnes et de confirmer l'existence des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités.

Lorsqu'il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s'agit de montants en dollars canadiens. De plus, on entend par espèces de l'argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque ou monnaie) et non des chèques, des mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables.

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) précise à quel moment vous devez vérifier l'identité d'une personne et comment vous devez le faire. Le moment où vous devez vérifier l'identité d'un client variera selon l'activité ou l'opération effectuée par votre client. Pour bien connaître votre client, vous devez vérifier son identité conformément au Règlement, en plus de respecter les obligations s'appliquant au contrôle continu des relations d'affaires, et à la détermination quant aux tiers. Veuillez consulter les directives de CANAFE portant sur ces sujets pour en savoir plus.

**Remarque: La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant à vos obligations en matière de vérification de l'identité des clients.

Vérification de l'identité des clients

À titre de comptable ou de cabinet d'expertise comptable, vous devez vérifier l'identité d'une personne et confirmer l'existence d'une entité dans le cadre de certaines activités et opérations, lesquelles sont énumérées ci-après. On entend par entité une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou un fonds, et une association ou une organisation non dotée de la personne morale.

Lorsque vous devez confirmer l'existence d'une entité qui est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que les noms de ses administrateurs.

L'établissement d'une relation d'affaires et les obligations connexes sont liés aux exigences en matière de vérification de l'identité des clients. Pour les relations sans rapport avec un compte, vous établissez une relation d'affaires avec toute personne pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l'identité au moins à deux reprises et avec toute entité pour laquelle vous êtes tenu de confirmer l'existence au moins à deux reprises. Si vous n'avez pas vérifié l'identité d'une personne ou confirmé l'existence d'une entité parce qu'une exception s'appliquait, vous êtes tout de même réputé avoir établi une relation d'affaires et devez effectuer un contrôle continu et conserver certains documents.

Vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit selon les instructions  d'un tiers lorsque vous effectuez une opération importante en espèces. Dans ce cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne si elle agit pour le compte d'un tiers ou de vous fier aux renseignements que vous avez déjà à votre disposition à l'égard de la personne. Si vous déterminez que la personne devant vous agit selon les instructions d'une autre personne, cette « autre personne » est le tiers.

À titre de comptable ou de cabinet d'expertise comptable, vous êtes assujetti à la Loi et aux règlements connexes lorsque vous exercez l'une ou l'autre des activités suivantes ou donnez des instructions à l'égard de telles activités pour le compte d'une personne ou d'une entité (autre que votre employeur) :

  • réception ou paiement de fonds;
  • achat ou vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers ou d'entités ou d'actifs commerciaux;
  • virement de fonds ou transfert de valeurs mobilières par tout moyen.

Si vous exercez l'une ou l'autre des activités susmentionnées à titre de comptable ou de cabinet d'expertise comptable, il vous appartient de vérifier l'identité des clients dans les cas suivants :

  1. réception de fonds de 3 000 $ ou plus;
  2. opérations importantes en espèces;
  3. opérations douteuses.

1. Réception de fonds de 3 000 $ ou plus

Vous devez vérifier l'identité d'une personne de qui vous recevez une somme de 3 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, en espèces ou autre, et ce, au moment de l'opération. Vous devez aussi confirmer l'existence de toute entité pour laquelle vous recevez les fonds dans les 30 jours suivant la réception des fonds.

2. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de toute personne qui effectue une opération importante en espèces, et ce, au moment de l'opération. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

3. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse avant de soumettre une déclaration d'opérations douteuses. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne de fournir une pièce d'identité avec photo.

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de vos clients pour toutes les opérations douteuses et les tentatives d'opération douteuse, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l'identité des clients s'applique habituellement.

Tenue à jour des renseignements relatifs à l'identité du client

La fréquence à laquelle vous mettrez à jour les renseignements sur le client dépendra de votre évaluation des risques. Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l'identité de vos clients. Vous devez mettre à jour plus souvent les renseignements relatifs à l'identité des clients présentant un risque élevé et prendre toute autre mesure accrue qui s'impose.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs à l'identité des clients, vous devez prendre des mesures comme demander au client de fournir des renseignements pour confirmer ou mettre à jour ses renseignements d'identification. Dans le cas d'une personne, il peut s'agir de confirmer ou de mettre à jour les renseignements au moyen des méthodes mises à votre disposition pour vérifier l'identité d'une personne en l'absence de celle-ci.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs aux clients qui sont des entités, vous pouvez, entre autres, consulter un document sur support papier ou électronique, ou obtenir les renseignements de vive voix.

Exceptions

Si vous avez déjà vérifié l'identité d'une personne ou confirmé l'existence d'une entité au moyen des méthodes énoncées dans le Règlement qui étaient en vigueur au moment où vous l'avez fait et que vous avez conservé les documents pertinents, vous n'êtes pas tenu de le faire de nouveau si vous n'avez aucun doute quant aux renseignements utilisés.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier les noms des administrateurs lorsque vous confirmez l'existence d'une personne morale qui est un courtier en valeurs mobilières.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ni de confirmer l'existence d'une entité si vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale dont l'actif est très important. Il en est de même pour une filiale de ce type d'organisation, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.

Vous n'êtes pas assujetti à la Loi ni aux règlements connexes si, à titre de comptable ou de cabinet d'expertise comptable, les activités sont exercées dans le cadre d'une mission de vérification, d'examen ou de compilation effectuée conformément aux recommandations du Manuel de l'ICCA. Fait important, le Manuel de l'ICCA a été remplacé par le Manuel des CPA en 2013.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ni de confirmer l'existence d'une entité à la réception de fonds d'un montant de 3 000 $ ou plus, si vous recevez les fonds d'une entité financière ou d'un organisme public.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne qui effectue une opération importante en espèces si vous recevez les fonds d'une entité financière ou d'un organisme public.

Vous n'êtes pas tenu de prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse uniquement si :

  • vous avez déjà vérifié l'identité de la personne comme il se doit et n'avez aucun doute quant aux renseignements relatifs à son identité;
  • vous croyez que la vérification de l'identité de la personne l'informerait que vous soumettez une déclaration d'opération douteuse.
Mars 2021 

À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités – Comptables

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

La présente directive sur la vérification de l'identité des clients décrit à quel moment les comptables ou cabinets d'expertise comptable doivent vérifier l'identité des personnes et des entités assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes. Vous pouvez obtenir d'autres informations sur la façon de vérifier l'identité des personnes et des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l'identité des personnes et des entités.

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. À quel moment dois-je vérifier l'identité des personnes et des entités?
  2. Quelle est la différence entre vérifier l'identité et tenir les renseignements d'identification des clients à jour?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de vérification de l'identité?

**Remarque : Lorsqu'il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s'agit de montants en dollars canadiens.

1. À quel moment dois-je vérifier l'identité des personnes et des entités?

À titre de comptable ou de cabinet d'expertise comptable, vous devez vérifier l'identité des clients dans les cas suivants :

  1. Opérations importantes en espèces
  2. Opérations importantes en monnaie virtuelle
  3. Opérations douteuses
  4. Réception de fonds d'une somme de 3 000 $ ou plus

a. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité qui reçoit une somme de 10 000 $ ou plus en espèces au moment de l'opération.Note de bas de page 1 Cela inclut une situation où vous êtes réputé avoir reçu la somme, parce que vous avez autorisé une personne ou entité à recevoir des fonds en votre nom. Note de bas de page 2

**Remarque : La présente obligation est assujettie à la règle de 24 heures.Note de bas de page 3

b. Opérations importantes en monnaie virtuelle

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité qui reçoit une somme de 10 000 $ ou plus en monnaie virtuelle (MV) au moment de l'opération. Note de bas de page 4 Cela inclut une situation où vous êtes réputé avoir reçu la somme en monnaie virtuelle, parce que vous avez autorisé une personne ou entité à recevoir des fonds en votre nom.Note de bas de page 5

**Remarque : La présente obligation est assujettie à la règle de 24 heures.Note de bas de page 6

c. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de toute personne ou entité qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse, peu importe le montant de l'opération, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l'identité des clients s'applique habituellement, avant de transmettre une déclaration d'opération douteuse (DOD).Note de bas de page 7

d. Réception de fonds d'une somme de 3 000 $ ou plus

Vous devez vérifier l'identité de toute personne ou entité de laquelle vous recevez une somme de 3 000 $ ou plus en fonds, au moment de l'opération.Note de bas de page 8 Vous devez également vérifier l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale de laquelle vous recevez une somme de 3 000 $ en fonds, ou au nom de qui l'opération est effectuée, dans les 30 jours suivants l'opération.Note de bas de page 9

2. Quelle est la différence entre vérifier l'identité et tenir les renseignements d'identification des clients à jour?

Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu pour les relations d'affaires, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l'identité de vos clients à une fréquence qui variera en fonction de votre évaluation des risques, et selon ce qui est indiqué dans vos politiques et procédures.Note de bas de page 10 Cela ne vous oblige pas à identifier à nouveau les clients conformément aux méthodes de vérification de l'identité. Comme l'explique la directive sur le contrôle continu, il vous suffit de tenir à jour les renseignements d'identification des clients. Il s'agit des informations dont vous disposez sur votre client, comme son nom et son adresse. Dans le cas d'une personne, cela comprend également, mais sans s'y limiter, la nature de son activité principale ou de sa profession; et dans le cas d'une entité, la nature de son entreprise principale.

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de vérification de l'identité?

Si vous avez déjà vérifié l'identité d'une personne ou d'une entité au moyen des méthodes énoncées dans le Règlement qui étaient en vigueur au moment où vous l'avez fait et que vous avez conservé les documents pertinents, vous n'êtes pas tenu de le faire de nouveau si vous n'avez aucun doute quant aux renseignements utilisés.Note de bas de page 11

Opérations importantes en espèces

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue une opération importante en espèces, si vous recevez les espèces d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit pour le compte d'un client qui est une entité financière ou un organisme public.Note de bas de page 12

Opérations importantes en MV

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue une opération importante en MV, si vous recevez la MV d'un client qui est une entité financière ou un organisme public, ou d'une personne qui agit pour le compte d'un client qui est une entité financière ou un organisme public.Note de bas de page 13

Au moment de la réception de MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué; ou de la réception d'une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements – vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV et n'avez pas à vérifier l'identité.Note de bas de page 14

Réception de fonds d'une somme de 3 000 $ ou plus

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité lors de la réception d'une somme de 3 000 $ ou plus en fonds, si les fonds proviennent d'un client qui est une entité financière ou un organisme public, ou d'une personne agissant au nom d'un client qui est une entité financière ou un organisme public.Note de bas de page 15

Opérations douteuses

Vous n'êtes pas tenu de prendre de mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse si :

  • vous avez déjà vérifié l'identité de la personne ou de l'entité et n'avez aucun doute quant aux renseignements relatifs à son identité;Note de bas de page 16
  • vous croyez que la vérification de l'identité de la personne ou de l'entité l'informerait que vous soumettez une déclaration d'opération douteuse.Note de bas de page 17

Organismes publics, personnes morales ou fiducies dont l'actif est très important

Vous n'avez pas à vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité relativement à la réception de fonds de 3 000 $ ou plus, si le client est :Note de bas de page 18

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