Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant au secteur de l'immobilier

Juin 2017 

La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux courtiers, agents et promoteurs immobiliers assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas. Par exemple, si un agent immobilier change de société de courtage immobilier, la société de courtage est responsable d'obtenir et de conserver les documents qui étaient conservés par l'agent immobilier ayant agi en son nom.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu'à titre de courtier, d'agent ou de promoteur immobilier, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre de courtier ou d'agent immobilier, vous devez conserver les documents indiqués ci-après lorsque vous effectuez un achat ou une vente d'un bien immobilier.

À titre de promoteur immobilier, peu importe si vous êtes une personne ou une entité, vous devez conserver les documents indiqués ci-après lorsque vous vendez au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. Si vous êtes un promoteur immobilier qui est une personne morale, vous devez conserver les documents indiqués ci-après si vous vendez au public, pour votre propre compte ou pour le compte d'une filiale ou d'une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf.

  1. Déclarations d'opération douteuse
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Dossiers-clients
  4. Relevés de réception de fonds
  5. Documents sur les parties qui ne sont pas représentées
  6. Documents sur les mesures raisonnables

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.

**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

1. Déclarations d'opération douteuse

Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l‘avez soumise.

2. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

  • les nom, adresse et date de naissance de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • le montant et la devise des fonds reçus;
  • la date de l'opération;
  • les détails de l'opération et son objet, y compris :
    • le type d'opération (par exemple, les espèces ont servi de versement initial pour l'achat d'une maison),
    • si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
  • le mode de réception des fonds (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
  • si un compte a été touché par l'opération :
    • le numéro et le type de compte,
    • le nom au complet du titulaire du compte,
    • la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.

Si un compte a été touché par l'opération, vous devez consigner les renseignements relatifs au compte dans le document. Par exemple, vous devez inclure les renseignements relatifs au compte dans lequel les fonds ont été déposés tel que le compte de fiducie du courtier, de l'avocat ou du notaire.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Dossiers-clients

Si le client est une personne, vous devez consigner ses nom, adresse et date de naissance, et la nature de son entreprise principale ou sa profession. S'il y a plus d'un acheteur ou vendeur, vous devez conserver un dossier-client pour chacune des personnes.

Si le client est une entité, vous devez consigner les renseignements relatifs à la personne qui effectue l'opération pour le compte de l'entité (c.-à-d. nom, adresse, date de naissance, et la nature de son entreprise principale ou sa profession) et la dénomination sociale, l'adresse et la nature de l'entreprise principale de l'entité.

Si le client est une entité qui est une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous. Il peut s'agir d'un certificat d'attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.

Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération et que ces changements étaient en vigueur lorsque l'opération a été effectuée, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Conservation : Vous devez conserver les dossiers-clients pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.

4. Relevés de réception de fonds

Lorsque vous recevez des fonds (en espèces ou autres), vous devez consigner les renseignements suivants : 

  • les nom, date de naissance et adresse de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • si les fonds ont été reçus d'une entité, sa dénomination sociale, son adresse et la nature de son entreprise principale;
  • le montant et la devise des fonds reçus;
  • la date de l'opération;
  • les détails de l'opération et son objet, y compris :
    • le type d'opération (par exemple, les espèces ont servi de versement initial pour l'achat d'une maison),
    • si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
  • s'il s'agit d'espèces, le mode de réception (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
  • si un compte a été touché par l'opération (c.-à-d. retraits de fonds du compte ou dépôts de fonds dans un compte) :
    • le numéro et le type de compte,
    • le nom au complet du titulaire du compte,
    • la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.

Si le relevé de réception des fonds est à propos d'un client qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous. Il peut s'agir d'un certificat d'attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.

Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération et que ces changements étaient en vigueur lorsque l'opération a été effectuée, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Si des courtiers ou des agents immobiliers reçoivent des fonds d'une partie représentée par un autre courtier ou agent immobilier, c'est au courtier ou à l'agent qui a une relation d'affaires avec le client qui donne les fonds qu'il appartient de conserver le relevé de réception de fonds. Dans une telle situation, le courtier ou l'agent doit vérifier l'identité de la personne ou confirmer l'existence de l'entité qu'il représente.

Conservation : Vous devez conserver les relevés de réception de fonds pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

5. Documents sur les parties qui ne sont pas représentées

À titre de courtier ou d'agent immobilier qui participe à une opération immobilière, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne ou confirmer l'existence d'une entité qui n'est pas représentée. Si les mesures raisonnables que vous avez prises se sont avérées infructueuses, vous devez conserver un document faisant état des mesures prises et de la raison pour laquelle vous n'avez pas été en mesure de vérifier l'identité ou de confirmer l'existence des parties qui ne sont pas représentées.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les parties qui ne sont pas représentées pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

6. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • les mesures prises;
  • la date à laquelle vous avez pris chacune des mesures en question;
  • les raisons pour lesquelles elles se sont avérées infructueuses.

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre - vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un dossier-client ou un relevé de réception de fonds si les fonds proviennent d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important. Il en est de même pour une filiale de ce type d'entité, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds si vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces pour la même opération.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds lorsque les fonds proviennent d'une partie qui est représentée par un autre courtier ou agent immobilier. Il incombe au courtier ou à l'agent immobilier qui représente la partie en question de conserver le document.

Si vous êtes le courtier ou l'agent immobilier à qui il appartient de conserver un relevé pour des fonds qu'un autre courtier ou agent immobilier a reçu de votre client, vous n'êtes pas tenu de consigner le numéro de compte ou le nom au complet du titulaire du compte s'il s'agit d'un compte de fiducie détenu par l'autre courtier ou agent immobilier.

Si vous êtes le courtier ou l'agent immobilier à qui il appartient de conserver un relevé pour des fonds qu'un autre courtier ou agent immobilier a reçu de votre client, vous n'êtes pas tenu de consigner le numéro de compte, le type de compte qui est touché par l'opération et le nom au complet du titulaire du compte uniquement si les mesures raisonnables que vous avez prises pour les obtenir se sont avérées infructueuses.

Mars 2021 

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux courtiers et aux agents immobiliers, et aux promoteurs immobiliers assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

À titre de courtier ou d'agent immobilier, vous devez conserver les documents indiqués dans la présente directive lorsque vous agissez à titre de mandataire dans le cadre de l'achat ou de la vente d'un bien immobilier.Note de bas de page 1

À titre de promoteur immobilier, vous devez conserver les documents indiqués dans la présente directive lorsque vous vendez au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. De plus, si vous êtes un promoteur immobilier qui est une personne morale, vous devez conserver les documents indiqués ci-après si vous agissez pour votre propre compte ou pour le compte d'une filiale ou d'une entité qui est membre du même groupe.Note de bas de page 2

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux courtiers et aux agents immobiliers, ainsi qu'aux promoteurs immobiliers. À titre de courtier, d'agent ou de promoteur immobiliers, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle
  4. Relevés de réception de fonds
  5. Dossiers de renseignements
  6. Documents concernant les parties non représentées (ne s'applique pas aux promoteurs immobiliers)

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 4

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 6

Déclarations d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 8

Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 9

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 10

b. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 11

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces.Note de bas de page 12

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 13

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 14

  • la date de réception;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu les espèces), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu les espèces), leur nom, leur adresse et la nature de leur entreprise principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire liée à la réception;
  • l'objet de l'opération (par exemple, des espèces ont été utilisées pour acheter une unité condominiale, etc.);
  • la méthode au moyen de laquelle vous avez reçu les espèces (par exemple, en personne, par courrier, etc.);
  • les taux de change utilisés et leur source (s'il y a lieu);
  • si un compte est touché par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte (par exemple, entreprise, personnel, etc.);
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les détails ci-après à l'égard de la remise de la somme reçue (c.-à-d., la répartition de fonds), ou de la remise faite en échange de la somme :
    • la méthode de remise (par exemple, achat immobilier, dépôt, etc.);
    • si la remise prend une autre forme, la forme en cause (par exemple, achat immobilier, dépôt, etc.) et, si elle diffère de la somme reçue en espèces, la valeur de la remise;
    • le nom des personnes ou entités liées à la remise, ainsi que leur numéro de compte ou de police ou, à défaut, leur numéro d'identification.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 15

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 16

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 17

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 18

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 19

  • la date de réception;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu la MV), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu la MV), leur nom, leur adresse et la nature de leur entreprise principale;
  • les type et montant de chaque MV liée à la réception;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • si un compte est touché par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tout numéro de référence lié à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • tous les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en monnaie virtuelle a été créé.Note de bas de page 20

d. Relevés de réception de fonds

Lorsque vous recevez des fonds, peu importe le montant, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 21

  • la date de réception;
  • si le montant est reçu d'une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • si le montant est reçu d'une entité ou en son nom, leurs nom et adresse et la nature de leur entreprise principale;
  • le montant des fonds reçus et le montant de toute partie des fonds qui est reçue en espèces;
  • la méthode au moyen de laquelle le montant est reçu (par exemple, en personne, par courrier, etc.);
  • le type et le montant de chaque monnaie fiduciaire impliquée dans la réception;
  • les taux de change utilisés et leur source (le cas échéant);
  • si un compte a été touché par l'opération (par exemple, des fonds retirés d'un compte ou déposés sur un compte), indiquez :
    • le numéro de compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire de compte;
  • si d'autres personnes participent à l'opération, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • si d'autres entités participent à l'opération, leur nom, leur adresse et la nature de leur entreprise principale;
  • tout numéro de référence lié à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • l'objet de l'opération.

Si le relevé de réception de fonds est à propos d'une entité qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous.Note de bas de page 22 Il peut s'agir, par exemple :

  • d'un certificat d'attestation de fonction;
  • des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de réception de fonds a été créé.Note de bas de page 23

Si vous êtes un courtier ou un agent immobilier et que vous recevez des fonds d'une partie représentée par un autre courtier ou agent immobilier, c'est au courtier ou à l'agent qui détient la relation d'affaires avec le client qui donne les fonds qu'il appartient de conserver le relevé de réception de fonds, et la copie de l'extrait des registres officiels la personne morale. Note de bas de page 24

Si vous êtes un courtier ou un agent immobilier à qui il appartient de conserver un relevé pour des fonds qu'un autre courtier ou agent immobilier a reçu de votre client, vous n'êtes pas tenu de consigner les renseignements suivants si vous avez pris des mesures raisonnables pour les obtenir, mais qu'elles se sont avérées infructueuses :Note de bas de page 25

  • le numéro de compte;
  • le type de compte qui est touché par l'opération;
  • le nom au complet du titulaire du compte;
  • le numéro de référence de l'opération.

De plus, si vous êtes un courtier ou un agent immobilier à qui il appartient de conserver un relevé pour des fonds qu'un autre courtier ou agent immobilier a reçus de votre client, vous n'êtes pas tenu de consigner le numéro de compte ou le nom au complet du titulaire du compte si vous établissez que l'opération touche un compte en fiducie dont le titulaire est un autre courtier ou agent immobilier.Note de bas de page 26

e. Dossiers de renseignements

Les agents et courtiers immobiliers doivent conserver un dossier de renseignements à l'égard de toute personne ou entité pour qui ils agissent en qualité de mandataires dans le cadre de l'achat ou de la vente d'immeubles ou biens immobiliers.Note de bas de page 27 Si le client est une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous. Note de bas de page 28 Il peut s'agir, par exemple :

  • d'un certificat d'attestation de fonction;
  • des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc.

Les promoteurs immobiliers doivent tenir un dossier de renseignements à l'égard de toute personne ou entité à qui vous vendez une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf.Note de bas de page 29 Si le client est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous, comme indiqué ci-dessus.Note de bas de page 30

Le dossier de renseignements doit comporter :Note de bas de page 31

  • si le client est une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • si le client est une entité, leurs nom et adresse et la nature de leur entreprise principale.

Si plusieurs clients sont touchés par l'opération, alors un dossier de renseignement doit être conservé à l'égard de chacun des clients. Par exemple, un agent ou courtier immobilier représentant un couple pour un achat ou une vente doit tenir un dossier de renseignement à l'égard de chaque personne.Note de bas de page 32

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.Note de bas de page 33

f. Documents concernant les parties non représentées

À titre de courtier ou d'agent immobilier, si vous participez à une opération immobilière avec une partie qui n'est pas représentée, et que vous agissez à titre de mandataire pour une autre partie (votre client), alors vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une partie qui n'est pas représentée.Note de bas de page 34

Si vous êtes incapable de vérifier l'identité d'une partie qui n'est pas représentée après avoir pris des mesures raisonnables, vous devez conserver un document faisant état des mesures prises, de la date à laquelle les mesures ont été prises et de la raison pour laquelle vous n'avez pas été en mesure de vérifier l'identité de la partie qui n'est pas représentée.Note de bas de page 35

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.Note de bas de page 36

2. Quelles sont mes responsabilités relativement à la tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 37 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 38

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 39 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 40

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Entités financières, organismes publics, et personnes morales dont l'actif est très important ou fiducie

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces, un relevé d'opération importante en MV ou un relevé de réception de fonds, si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 41

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés de réception de fonds si les fonds proviennent : Note de bas de page 42

Monnaie virtuelle

Lorsque vous recevez de la MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans registre distribué , ou si vous recevez une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 43

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