Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant au secteur de l'immobilier


Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux courtiers et aux agents immobiliers, et aux promoteurs immobiliers assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

À titre de courtier ou d'agent immobilier, vous devez conserver les documents indiqués dans la présente directive lorsque vous agissez à titre de mandataire dans le cadre de l'achat ou de la vente d'un bien immobilier.Note de bas de page 1

À titre de promoteur immobilier, vous devez conserver les documents indiqués dans la présente directive lorsque vous vendez au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. De plus, si vous êtes un promoteur immobilier qui est une personne morale, vous devez conserver les documents indiqués ci-après si vous agissez pour votre propre compte ou pour le compte d'une filiale ou d'une entité qui est membre du même groupe.Note de bas de page 2

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux courtiers et aux agents immobiliers, ainsi qu'aux promoteurs immobiliers. À titre de courtier, d'agent ou de promoteur immobiliers, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle
  4. Relevés de réception de fonds
  5. Dossiers de renseignements
  6. Documents concernant les parties non représentées (ne s'applique pas aux promoteurs immobiliers)

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 4

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 6

Déclarations d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 8

Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 9

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 10

b. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 11

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces.Note de bas de page 12

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 13

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 14

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 15

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 16

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 17

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 18

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 19

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en monnaie virtuelle a été créé.Note de bas de page 20

d. Relevés de réception de fonds

Lorsque vous recevez des fonds, peu importe le montant, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 21

Si le relevé de réception de fonds est à propos d'une entité qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous.Note de bas de page 22 Il peut s'agir, par exemple :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de réception de fonds a été créé.Note de bas de page 23

Si vous êtes un courtier ou un agent immobilier et que vous recevez des fonds d'une partie représentée par un autre courtier ou agent immobilier, c'est au courtier ou à l'agent qui détient la relation d'affaires avec le client qui donne les fonds qu'il appartient de conserver le relevé de réception de fonds, et la copie de l'extrait des registres officiels la personne morale. Note de bas de page 24

Si vous êtes un courtier ou un agent immobilier à qui il appartient de conserver un relevé pour des fonds qu'un autre courtier ou agent immobilier a reçu de votre client, vous n'êtes pas tenu de consigner les renseignements suivants si vous avez pris des mesures raisonnables pour les obtenir, mais qu'elles se sont avérées infructueuses :Note de bas de page 25

De plus, si vous êtes un courtier ou un agent immobilier à qui il appartient de conserver un relevé pour des fonds qu'un autre courtier ou agent immobilier a reçus de votre client, vous n'êtes pas tenu de consigner le numéro de compte ou le nom au complet du titulaire du compte si vous établissez que l'opération touche un compte en fiducie dont le titulaire est un autre courtier ou agent immobilier.Note de bas de page 26

e. Dossiers de renseignements

Les agents et courtiers immobiliers doivent conserver un dossier de renseignements à l'égard de toute personne ou entité pour qui ils agissent en qualité de mandataires dans le cadre de l'achat ou de la vente d'immeubles ou biens immobiliers.Note de bas de page 27 Si le client est une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous. Note de bas de page 28 Il peut s'agir, par exemple :

Les promoteurs immobiliers doivent tenir un dossier de renseignements à l'égard de toute personne ou entité à qui vous vendez une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf.Note de bas de page 29 Si le client est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous, comme indiqué ci-dessus.Note de bas de page 30

Le dossier de renseignements doit comporter :Note de bas de page 31

Si plusieurs clients sont touchés par l'opération, alors un dossier de renseignement doit être conservé à l'égard de chacun des clients. Par exemple, un agent ou courtier immobilier représentant un couple pour un achat ou une vente doit tenir un dossier de renseignement à l'égard de chaque personne.Note de bas de page 32

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.Note de bas de page 33

f. Documents concernant les parties non représentées

À titre de courtier ou d'agent immobilier, si vous participez à une opération immobilière avec une partie qui n'est pas représentée, et que vous agissez à titre de mandataire pour une autre partie (votre client), alors vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une partie qui n'est pas représentée.Note de bas de page 34

Si vous êtes incapable de vérifier l'identité d'une partie qui n'est pas représentée après avoir pris des mesures raisonnables, vous devez conserver un document faisant état des mesures prises, de la date à laquelle les mesures ont été prises et de la raison pour laquelle vous n'avez pas été en mesure de vérifier l'identité de la partie qui n'est pas représentée.Note de bas de page 35

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.Note de bas de page 36

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 37 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 38

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 39 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 40

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Entités financières, organismes publics, et personnes morales ou fiducie dont l’actif est très important

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces, un relevé d'opération importante en MV ou un relevé de réception de fonds, si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 41

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés de réception de fonds si les fonds proviennent : Note de bas de page 42

Monnaie virtuelle

Lorsque vous recevez de la MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans registre distribué , ou si vous recevez une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 43

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