Exigences relatives aux bénéficiaires effectifs

Exigences relatives aux bénéficiaires effectifs en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et des règlements connexes

*Veuillez noter que cette directive a été publiée de nouveau par CANAFE et diffère de la directive sur le même sujet publiée en juin 2017. Par le passé, CANAFE était d'avis que divers moyens pouvaient être utilisés pour obtenir des renseignements à l'égard des bénéficiaires effectifs, mais que seuls des documents officiels pouvaient être consultés pour confirmer l'exactitude des renseignements obtenus. Cette directive a été mise à jour afin de tenir compte du changement de position de CANAFE, selon lequel une fois que les renseignements à l'égard des bénéficiaires ont été obtenus, diverses mesures raisonnables peuvent maintenant être prises pour confirmer l'exactitude des renseignements obtenus. Ces changements sont en vigueur depuis le 1er mai 2018.

Le 1er mai 2018

Les entités financières, les courtiers en valeurs mobilières, les sociétés et représentants d'assurance-vie et les entreprises de services monétaires ont, lorsqu'ils confirment l'existence d'une entité, des obligations concernant les bénéficiaires effectifs, y compris les suivantes :

Si l'entité est un organisme sans but lucratif, vous êtes tenu d'établir si celui-ci est un organisme de bienfaisance enregistré au sens de la Loi de l'impôt sur le revenu ou un organisme sans but lucratif non enregistré qui sollicite des dons de bienfaisance du public.

Qui sont les bénéficiaires effectifs?

Par bénéficiaire effectif, on entend une personne qui, dans les faits, est un fiduciaire ou un bénéficiaire ou constituant connu d'une fiducie, ou qui détient ou contrôle, directement ou indirectement, au moins 25 % d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale ou une fiducie, par exemple une société de personnes. Le bénéficiaire effectif ultime ne peut pas être une autre entité, y compris une personne morale. Il doit s'agir des véritables personnes qui détiennent ou contrôlent l'entité. Pour établir qui sont réellement les bénéficiaires effectifs, vous devez effectuer des recherches à tous les niveaux de renseignements possibles.

Il importe de noter que les noms figurant sur les documents juridiques ne sont pas toujours ceux des véritables propriétaires d'une entité. Par exemple, vous pourriez apprendre dans le cours normal de vos activités que les propriétaires légaux d'une entité, y compris d'une personne morale ou d'une fiducie, ne sont pas les personnes qui détiennent ou contrôlent, en réalité, l'entité.

Pourquoi est-ce important d'identifier les bénéficiaires effectifs?

C'est important d'identifier les bénéficiaires effectifs pour lever l'anonymat et connaître les personnes qui sont réellement à l'origine des opérations et des activités dans le compte, un élément clé du régime canadien de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes. La dissimulation de renseignements sur l'identité des bénéficiaires effectifs des comptes, des entreprises et des opérations est une technique utilisée dans des stratagèmes de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes. La collecte et la vérification de ces renseignements constituent une étape importante pour contribuer aux enquêtes sur le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes et, ultimement, protéger l'intégrité du système financier du Canada.

Comment obtenir des renseignements sur les bénéficiaires effectifs?

Pour obtenir des renseignements à l'égard des bénéficiaires effectifs et de la propriété, du contrôle et de la structure, vous pouvez demander à l'entité de vous les fournir, de vive voix ou par écrit. Par exemple :

Peu importe la situation, l'important c'est d'obtenir les renseignements relatifs aux personnes qui sont réellement les bénéficiaires effectifs ainsi que les renseignements à l'égard de la propriété, du contrôle et de la structure de l'entité.

Comment puis-je confirmer l'exactitude des renseignements relatifs aux bénéficiaires effectifs?

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour confirmer l’exactitude des renseignements obtenus, y compris consulter des documents officiels.

Vous pouvez également demander au client de signer un document pour confirmer la véracité des renseignements obtenus sur les bénéficiaires effectifs ainsi que sur la propriété, le contrôle et la structure de l’entité. Dans un tel cas, c’est possible d’avoir recours à un seul document pour satisfaire aux deux exigences, c’est-à-dire pour obtenir les renseignements et en confirmer l’exactitude.

L'exactitude des renseignements à l'égard des bénéficiaires effectifs ainsi que de la propriété, du contrôle et de la structure d'une entité, y compris d'une personne morale, peut être vérifiée, par exemple, au moyen des documents suivants :

Dans le cas d'une fiducie, il est possible de confirmer l'exactitude des renseignements au moyen de l'acte de fiducie, qui contient des renseignements sur la propriété, le contrôle et la structure de la fiducie.

Voici d'autres mesures raisonnables possibles :

Quel que soit le cas, l'important c'est d'obtenir des documents ou des renseignements à l'égard des bénéficiaires effectifs et de la propriété, du contrôle et de la structure d'une entité.

Pour corroborer les renseignements obtenus d'un organisme sans but lucratif enregistré, vous pouvez consulter la liste des organismes de bienfaisance sur le site Web de l'Agence du revenu du Canada.

L'ampleur des mesures raisonnables prises pour confirmer les renseignements à l'égard des bénéficiaires effectifs et de la propriété, du contrôle et de la structure d'une entité doit être proportionnelle au niveau de risque d'une infraction de blanchiment d'argent ou de financement des activités obtenu dans le cadre de votre approche axée sur les risques. Les mesures raisonnables prises pour les entités présentant un risque plus élevé doivent être renforcées afin de mieux comprendre et, ainsi, d'être en mesure de confirmer qui sont réellement les bénéficiaires effectifs, en plus d'établir la propriété, le contrôle et la structure généraux de l'entité. 

Les mesures raisonnables prises pour les entités complexes doivent aussi être renforcées afin de vous assurer de bien les comprendre et d'être en mesure de confirmer les bénéficiaires effectifs et d'établir la propriété, le contrôle et la structure de l'entité en question. Toutefois, cela ne signifie pas nécessairement qu'une entité complexe doit être traitée comme une entité à risque élevé.

Il faut faire preuve de jugement pour déterminer les mesures raisonnables qui s'imposent dans chacune des situations où il est nécessaire de confirmer l'exactitude des renseignements obtenus, tout en tenant compte des risques connexes. Pendant une évaluation, CANAFE s'attend à ce que vous soyez en mesure de fournir les documents recueillis pour confirmer les renseignements à l'égard des bénéficiaires effectifs.

Que faire s'il est impossible d'obtenir les renseignements sur les bénéficiaires effectifs ou d'en confirmer l'exactitude?

Si vous n'êtes pas en mesure d'obtenir les renseignements sur les bénéficiaires effectifs, ou si vous obtenez les renseignements, mais vous n'êtes pas en mesure d'en confirmer l'exactitude, vous devez :

Le premier dirigeant d'une entité, notamment d'une personne morale, peut être, entre autres, un administrateur, le président-directeur général, le directeur de l'exploitation, le président, le secrétaire, le trésorier, le contrôleur, le directeur des finances, le comptable en chef, le vérificateur en chef, l'actuaire en chef ou toute personne exerçant l'une ou l'autre de ces fonctions. Il peut s'agir également de toute autre personne qui relève directement du conseil d'administration, du premier dirigeant ou du directeur de l'exploitation de l'entité. Dans le cas d'une société de personnes, le premier dirigeant peut être l'un des associés.

Dans le cas d'une fiducie, le premier dirigeant est le fiduciaire, c'est-à-dire la personne qui est autorisée à administrer ou à exécuter la fiducie.

Comment vérifier l'identité du premier dirigeant d'une entité?

Pour vérifier l'identité du premier dirigeant, vous pourriez utiliser l'une des méthodes décrites dans la directive Méthodes pour vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités. Toutefois, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) ne précise pas que vous devez vérifier l'identité du premier dirigeant conformément au Règlement.

Il n'y a pas d'obligation de tenue de documents si vous avez réussi à vérifier l'identité du premier dirigeant. Cela dit, dans le cadre d'une évaluation, CANAFE pourrait vous demander de lui montrer les mesures raisonnables que vous avez prises pour vérifier l'identité du premier dirigeant.

Si les mesures raisonnables que vous avez prises pour vérifier l'identité du premier dirigeant s'avèrent infructueuses, vous devez conserver un document indiquant les mesures prises, la date à laquelle vous les avez prises et les raisons pour lesquelles elles ont été infructueuses.

Que faire si personne ne détient ni ne contrôle au moins 25 % d’une personne morale ou d’une entité autre qu’une personne morale ou une fiducie?

Vous pouvez obtenir des renseignements qui corroborent le fait qu'aucune personne ne détient ni ne contrôle, directement ou indirectement, 25 % ou plus d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale ou une fiducie. Ceci n'est pas la même chose que de ne pas être en mesure d'obtenir les renseignements à l'égard des bénéficiaires effectifs.

Si vous déterminez que personne ne détient ni ne contrôle, directement ou indirectement, 25 % ou plus d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale ou une fiducie, vous devez conserver un document indiquant les mesures que vous avez prises et les renseignements que vous avez obtenus pour parvenir à cette conclusion. Toutefois, vous êtes toujours tenu d'obtenir et de confirmer les renseignements à l'égard de la propriété, du contrôle et de la structure de l'entité. 

Dans une telle situation, vous n'avez pas à vérifier l'identité du premier dirigeant, mais dans le cadre de vos pratiques commerciales, vous pourriez choisir d'inscrire le nom de toute personne qui, selon vous, exerce un rôle de gestion ou de contrôle sur un pourcentage des actions de l'entité que vous considérez comme étant important, même s'il est inférieur à 25 %.

Comment tenir à jour les renseignements sur les bénéficiaires effectifs?

Vous devez tenir à jour les renseignements sur les bénéficiaires effectifs dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu de vos relations d'affaires. Vous pourriez mettre en place un processus documenté dans le cadre duquel vous demandez aux clients de confirmer l'exactitude des renseignements figurant dans leur dossier lors de vos contacts avec eux.

Les renseignements sur les bénéficiaires effectifs seront mis à jour en fonction de votre évaluation des risques que présente chaque client. Dans le cas des clients qui présentent un risque élevé, vous devez appliquer des mesures accrues. Par mesures accrues, on entend des mesures supplémentaires en conformité avec le Règlement, notamment pour vérifier l'identité des clients et assurer un contrôle continu accru, et toute autre mesure plus rigoureuse que vous croyez nécessaire.

Exigences en matière de tenue de documents concernant les bénéficiaires effectifs

Vous devez conserver un document faisant état des renseignements sur les bénéficiaires effectifs obtenus et des mesures prises pour en confirmer l'exactitude, peu importe le résultat obtenu. Le document où figurent les mesures à prendre peut faire partie des exigences de vos politiques et procédures globales, mais les renseignements obtenus doivent être consignés dans un document à part lié à l'entité pour laquelle les renseignements à l'égard des bénéficiaires effectifs ont été obtenus. Un document individuel au sujet des mesures prises peut être nécessaire uniquement dans les situations où les mesures prises diffèrent de celles indiquées dans vos politiques et procédures.

Lorsqu'aucune personne ne détient ni ne contrôle, directement ou indirectement, au moins 25 % d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale ou une fiducie, vous devez conserver un document indiquant les mesures que vous avez prises pour confirmer ces renseignements, la date à laquelle vous les avez prises et les renseignements que vous avez obtenus pour parvenir à cette conclusion.

Si l'entité est une personne morale, vous devez consigner :

Si l'entité est une fiducie, vous devez consigner :

Si l'entité est une entité autre qu'une personne morale ou une fiducie, vous devez consigner :

Si l'entité est un organisme sans but lucratif, vous devez aussi conserver un document indiquant si l'entité est un organisme de bienfaisance enregistré conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu ou un organisme non enregistré qui sollicite des dons de bienfaisance auprès du public.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les bénéficiaires effectifs et ceux sur la propriété, le contrôle et la structure pendant cinq ans suivant la date à laquelle la dernière opération a été effectuée.

Exceptions s'appliquant à l'identification des bénéficiaires effectifs

Généralités : Les exigences relatives aux bénéficiaires effectifs ne s'appliquent pas lorsqu'il n'est pas nécessaire de confirmer l'existence d'une entité.

Sociétés et représentants d'assurance-vie : Les exigences relatives aux bénéficiaires effectifs ne s'appliquent pas lorsque vous exercez des activités de réassurance.

Entités financières et courtiers en valeurs mobilières : Vous n'avez pas à confirmer l'existence d'une personne morale, d'une fiducie ou d'une autre entité à l'ouverture d'un compte de régime collectif détenu dans le cadre d'un régime de réinvestissement des dividendes ou des distributions si le promoteur du régime est une entité :

En outre, si vous êtes une entité financière, les exigences relatives aux bénéficiaires effectifs ne s'appliquent pas dans le cadre de vos activités d'acquisition de cartes de crédit.

Annexe A

Exemple de document sur la propriété, le contrôle et la structure d’une personne morale

ABC Canada Inc. est une personne morale à but lucratif non cotée qui a 100 actions en circulation et qui a été constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions. Jean Paquin détient 15 actions et la Compagnie verte ltée détient les 85 autres. Jonathan Tremblay est le président du conseil d'administration d'ABC Canada Inc., sa femme Julie en est la directrice des finances et leurs trois enfants sont les autres membres du conseil d'administration.

Dans cet exemple, vous devez consigner :

Exemple de document sur la propriété, le contrôle et la structure d’une entité qui n’est ni une personne morale ni une fiducie

Services monétaires Arc-en-ciel est une entreprise de services monétaires (ESM) établie à Vancouver. Les propriétaires, Louis et Véronique, ont retenu les services d'un avocat pour rédiger une convention de société de personnes qu'ils ont signée tous les deux. Selon la convention, Louis investira 100 000 $ dans la société pour l'achat de matériel et la location de locaux et Véronique aura la responsabilité exclusive de l'exploitation de l'ESM. Toutes les décisions relatives à la société doivent être unanimes et, en cas de désaccord, chaque associé peut décider de dissoudre la société. Louis et Véronique se partageront les revenus à 50-50 et, s'ils procèdent à la dissolution de la société, Louis obtiendra 85 % du produit de la vente des biens et Véronique, 15 %.

Dans cet exemple, vous devez consigner :

Remarque : Dans cet exemple, la structure de la société est importante, car Louis et Véronique se partagent la propriété et le contrôle de Services monétaires Arc-en-ciel, malgré le partage inégal du produit si la société est vendue. Vous auriez à conserver les détails de la convention de société de personnes pour remplir vos obligations en matière de tenue de documents.

Les documents où figurent les mesures prises pour obtenir ces renseignements peuvent être regroupés dans vos politiques et procédures, et vous pouvez démontrer les mesures que vous avez prises pour en confirmer l'exactitude en conservant une copie de la convention de société de personnes.

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