Rapport sur l’audit des contrôles de base

Décembre 2017

Bureau du contrôleur général

Pourquoi est-ce important?

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère ou organisme respectif. En leur qualité d’administrateur des comptes, ils sont tenus de s’assurer que les ressources sont organisées de manière à atteindre les objectifs ministériels, et ce, conformément aux politiques et aux procédures du gouvernement.

Les audits des contrôles de base offrent aux administrateurs généraux l’assurance que les contrôles de base pour la gestion financière dans leurs organismes respectifs sont efficaces. Ce faisant, les audits des contrôles de base informent les administrateurs généraux du niveau de conformité de leur organisme avec les exigences prévues dans les politiques et les directives sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT) sélectionnées, et avec les lois.

Au sujet du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE)

Créé en 2000, le CANAFE est l’unité du renseignement financier du Canada ayant pour mandat de faciliter la détection, la prévention et la dissuasion en matière de blanchiment d’argent et de financement des activités terroristes, tout en assurant la protection des renseignements personnels qu’il détient. Il s’agit de l’un des nombreux partenaires nationaux dans le Régime canadien de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPC/FAT). Ses programmes de renseignement financier et de conformité s’efforcent de perturber la capacité des groupes criminels et terroristes qui cherchent à abuser du système financier canadien et de réduire l’incitation à profiter du crime.

Le CANAFE est un organisme indépendant relevant du ministre des Finances. Selon son rapport ministériel sur le rendement, le CANAFE avait estimé des dépenses prévues de 59,7 millions de dollars et 365 équivalents temps plein pour l’exercice 2016-2017.

Objectif et portée de l’audit des contrôles de base

L’audit avait pour objectif de s’assurer que les contrôles de base de la gestion financièreNote de bas de page 1 en place au CANAFE se traduisent par la conformité aux exigences principales prévues dans les lois, politiques et directives financières sélectionnées.

La portée de l’audit englobait les opérations, les dossiers et les processus financiers effectués par le CANAFE. Les opérations ont été sélectionnées du 1er avril au 30 septembre 2016. Aux fins de l’audit, un échantillon d’opérations a été examiné pour chacune des politiques et des directives sélectionnées. L’annexe présente une liste complète des politiques et des directives visées par la portée de l’audit.

Respect des normes professionnelles

Cette mission d’audit a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Mike Milito, MBA, CIA, CRMA
Contrôleur général adjoint
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général du Canada

Constatations et conclusions de l’audit

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a constaté que le CANAFE se conformait aux exigences des politiques et des directives en matière de gestion financière qui ont été examinées.

Les constations découlant des vérifications de contrôle réalisées indiquent que le CANAFE a établi des pratiques de contrôle efficaces en ce qui concerne l’engagement des dépenses, la vérification des comptes et les paiements pour toutes les politiques et les directives en matière de gestion financière qui ont été examinées.

Ceci est le deuxième audit des contrôles de base (ACB) du CANAFE, le premier ayant été réalisé en 2014. Cet ACB a été entrepris en tant que projet pilote ayant adopté l’approche et la méthodologie révisées du Bureau du contrôleur général (BCG) en ce qui concerne les audits des contrôles de base. Bien que cet audit ait appliqué une différente méthodologie de vérification pour l’évaluation de la conformité, il a constaté que les résultats du rendement des contrôles du CANAFE se sont améliorés dans tous les domaines examinés dans le cadre de cet audit par rapport aux résultats de 2014.

Les constatations détaillées ont été communiquées dans une lettre de recommandations adressée au CANAFE.

La section ci-dessous porte sur les constatations de l’audit par domaine thématique et sur le rendement des contrôles du CANAFE dans ces domaines.

Délégation des pouvoirs financiers

L’objectif de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses est de veiller à ce que les contrôles appropriés de gestion financière et opérationnelle soient appliqués à la délégation des pouvoirs financiers associés aux processus de dépenses.

Selon l’audit, le CANAFE se conformait aux exigences de la Directive. Le CANAFE avait mis en place son instrument de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière le 1er janvier 2016. L’équipe d’audit a aussi constaté que la matrice de la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances du CANAFE ainsi que les cartes de spécimen de signature des employés étaient valides pendant la période visée par la portée de l’audit, et comprenaient tous les centres de coûts ministériels pertinents sous leur autorité respective.

Gouvernance en matière de gestion financière

La Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière a pour objectif de renforcer la gestion financière au sein de la fonction publique ainsi que son leadership de manière à contribuer à la gérance appropriée des ressources publiques, à la prise de décisions efficace et à l’exécution efficace des politiques et des programmes.

Selon l’audit, le CANAFE se conformait aux exigences de la Politique. Le rôle du dirigeant principal des finances du CANAFE est également conforme aux principales attentes de la Politique, notamment lorsqu’il agit à titre d’intendant principal de la gestion financière et donne à l’administrateur général une assurance raisonnable que des mesures appropriées ont été prises afin de maintenir un système efficace de contrôles internes qui aide à assurer l’efficacité de la gestion financière.

Gestion des marchés

L’objectif de la Politique sur les marchés est d’acquérir des biens et des services d’une manière qui contribue à accroitre l’accès, la concurrence et l’équité et qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a constaté que le CANAFE se conformait aux exigences de la Politique sur les marchés assurant ainsi l’accès, la concurrence et l’équité dans le cadre de ses processus d’approvisionnement. Nous avons constaté que le CANAFE a utilisé la méthode d’adjudication de marchés à fournisseur unique de façon appropriée dans tous les cas, sauf un où un arrangement en matière d’approvisionnement pour des services professionnels aurait pu être utilisé. L’équipe d’audit a formulé une recommandation à l’égard de cette constatation.

Toutes les autres méthodes d’adjudication des marchés à fournisseur unique, concurrentiels, d’offre à commandes et d’arrangement en matière d’approvisionnement ont été jugées avoir été utilisées convenablement selon la nature du marché et ont été consignées de façon appropriée. Les marchés supérieurs à 10 000 dollars étaient conformes aux Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés.

Engagement des dépenses

L’objectif de la Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements est de veiller à ce que les gestionnaires exercent l’engagement des dépenses dans les limites autorisées et que les contrôles financiers et opérationnels appropriés soient appliqués au processus décisionnel de dépenses des fonds publics.

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a constaté que le CANAFE se conformait aux exigences de la Directive selon lesquelles les documents doivent être au dossier pour justifier les approbations par les personnes détenant les pouvoirs délégués pour chacun des domaines de la politique et de la directive examinés.

L’équipe d’audit a constaté quelques exceptions où certaines opérations effectuées par carte d’achat et pour l’administration de la paye n’ont pas été approuvées au préalable. Pour certaines opérations effectuées par carte d’achat, les titulaires de carte n’ont pas obtenu une approbation au préalable avant d’utiliser leur carte d’achat pour des dépenses qui dépassaient leur limite de pouvoir délégué préapprouvé. L’équipe d’audit a formulé une recommandation à l’égard de cette constatation.

Pour certaines opérations d’administration de la paye, des lettres d’offre pour des affectations intérimaires n’ont pas été signées avant la date de début de l’employé et l’approbation pour certaines opérations liées aux heures supplémentaires n’a pas été consignée avant que les heures supplémentaires soient travaillées. L’équipe d’audit a formulé une recommandation à l’égard de ces constatations.

Vérification des comptes

La Directive sur la vérification des comptes a pour objectif d’assurer que les comptes à payer sont vérifiés de façon rentable et efficiente, tout en maintenant le niveau de contrôle approprié pour assurer une gestion prudente des ressources financières.

L’équipe d’audit a constaté que le CANAFE se conformait aux exigences de la Directive selon lesquelles les documents doivent être au dossier pour justifier l’approbation des charges par les personnes détenant les pouvoirs délégués pour chacune des politiques et des directives en matière de gestion financière qui ont été examinées. Pour toutes les opérations examinées, les personnes qui ont signé conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques avaient le pouvoir financier délégué de le faire. Les approbations de charges étaient appuyées par les documents de confirmation de réception requis (par exemple, les factures, les bordereaux d’emballage, les relevés et les documents de réconciliation de carte de crédit, les rapports sur les frais de déplacement accompagnés de reçus, les reçus et les factures d’accueil, ainsi que les lettres d’offre). Dans l’ensemble, l’approbation des opérations sélectionnées a été donnée en temps opportun.

Dépenses de voyage et d’accueil

La Directive sur les voyages du Conseil national mixte et la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements ont pour objectif de veiller à ce que les dépenses soient gérées avec prudence et probité et qu’elles représentent l’utilisation la plus économique et efficace des fonds afin de soutenir le mandat de base de l’organisme.

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a constaté que le CANAFE se conformait aux exigences de ces directives en ce qui concerne l’exercice de diligence raisonnable et de contrôles financiers. Les frais de déplacement examinés (par exemple, les hôtels, les billets d’avion, les indemnités d’hébergement et les indemnités journalières de repas) appuyaient le mandat du CANAFE et respectaient les limites établies dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Dans un cas, un voyageur avait dépassé la limite de tarif pour la ville en ne choisissant pas un hébergement sur la liste des fournisseurs approuvés au préalable. Des fournisseurs approuvés au préalable étaient disponibles, se trouvaient plus près de l’activité de formation du voyageur et étaient moins chers. L’équipe d’audit a formulé une recommandation à l’égard de cette constatation.

Recommandations

L’administrateur général du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada devrait s’assurer que :

  1. les titulaires de carte obtiennent une approbation préalable avant d’utiliser leur carte d’achat pour les montants de charges qui dépassent la limite du pouvoir délégué préapprouvé.
  2. les offres permanentes et les arrangements en matière d’approvisionnement applicables et disponibles soient pris en compte et soient évalués par rapport aux besoins et aux exigences en matière d’approvisionnement avant l’octroi d’un marché à fournisseur unique.
  3. les voyageurs choisissent leur hébergement sur une liste préapprouvée de fournisseurs et qu’ils respectent les limites de tarifs pour les villes, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, avec toute exception justifiée, approuvée et consignée dans le dossier du voyageur.
  4. les opérations d’administration de la paye soient approuvées au préalable, en particulier, que :
    • les lettres d’offre soient signées avant la date de début de l’emploi, y compris les affectations intérimaires; et
    • les demandes d’heures supplémentaires et leur approbation soient consignées avant que les heures soient travaillées.

Réponse de la direction

La direction du CANAFE a accepté les constatations de l’audit et a élaboré un plan d’action pour répondre aux recommandations. Il est prévu que le plan d’action de la direction sera entièrement mis en œuvre au plus tard la fin du premier quart de l’exercise 2018-2019.

Les résultats du rapport d’audit et le plan d’action de la direction ont été discutés avec l’administrateur général du CANAFE et le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général du Canada assurera le suivi de la mise en œuvre du plan d’action de la direction.

Annexe A : Politiques et directives examinées

Politiques et directives examinées

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