Guide sur l'évaluation du tort causé pour les violations relatives à la tenue de documents

Table des matières

  1. Introduction
  2. Violations relatives à la tenue de documents réglementaires
  3. Violations relatives à la période de conservation des documents réglementaires
  4. Violation relative à l'exigence de produire un document auprès d'une personne autorisée
  5. Cas répétés d'une violation donnée

1. Introduction

Cette page présente la façon dont nous évaluons le tort causé et calculons le montant de la pénalité de base appliquée aux violations relatives à la tenue de documents.

1.1 Objet du présent guide

Le présent guide décrit la façon dont CANAFE aborde le critère du tort causé et le montant de la pénalité de base pour les violations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et les règlements connexes. Au titre de l'article 73.11 de la Loi, CANAFE doit tenir compte du tort causé par une violation, du caractère non punitif des pénalités administratives pécuniaires (PAP), lesquelles visent plutôt à encourager la conformité, et de tout autre critère prévu par Règlement, y compris les antécédents de l'entité déclarante (ED) en matière de conformité au moment de déterminer le montant d'une pénalité. Les considérations quant à la nature non punitive d'une PAP et aux antécédents de l'ED en matière de conformité sont évaluées à une autre étape du calcul de la pénalité et sont énoncées séparément dans la Politique sur les PAP de CANAFE.

1.2 Définition du tort

CANAFE définit le « tort causé » comme la mesure dans laquelle une violation nuit à l'atteinte des objectifs de la LoiNote de bas de page 1 ou à la capacité de CANAFE de s'acquitter de son mandatNote de bas de page 2. Ainsi, les conséquences de la non-conformité, lorsqu'une PAP est imposée, sont liées à ses effets sur les efforts déployés par le Canada pour lutter contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes (BA/FAT).

Les activités d'application de la loi sont entreprises pour prévenir et corriger le tort causé par la non-conformité à la Loi et aux règlements connexes. Le respect des exigences par les ED, comme la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients, contribue à la dissuasion du BA et du FAT et appuie les enquêtes et les poursuites criminelles. Les exigences liées à la déclaration permettent de garantir que CANAFE reçoit en temps opportun les déclarations d'opérations financières de grande qualité dont il a besoin pour produire les renseignements financiers qui appuient les enquêtes et les poursuites relatives aux infractions de BA et de FAT.

1.3 Calculs des PAP prenant en compte le tort causé

Lors de la détermination d'une pénalité, CANAFE prend en compte le tort causé, soit la mesure dans laquelle la non-conformité nuit à l'atteinte des objectifs de la Loi ou à la réalisation du mandat de CANAFE. La non-conformité et le tort sont mesurés à l'aide de normes décrites dans le présent guide qui énoncent les montants de référence pour les niveaux de tort correspondant à une violation donnée. CANAFE prend en compte les circonstances particulières de chaque cas, telles que l'étendue de la non-conformité et les facteurs atténuants, qui peuvent réduire davantage les montants réels appliqués.

2. Violations relatives à la tenue de documents réglementaires

Les violations relatives à la tenue de documents nuisent directement à l'atteinte de l'objectif énoncé au sous-alinéa 3a)(i) de la Loi. Les exigences en matière de tenue de documents sont importantes pour le régime canadien de lutte contre le BA et le FAT, car elles rendent obligatoire la conservation des renseignements nécessaires à l'atteinte des objectifs de la Loi et à la réalisation du mandat de CANAFE. Les renseignements qui doivent être conservés servent à vérifier l'identité des personnes et des entités qui détiennent ou contrôlent des fonds, ou qui effectuent ou dirigent des opérations, ou en bénéficient. Les renseignements requis apportent aussi des précisions sur les opérations et les activités financières qui permettent de suivre les mouvements de fonds (comme les montants, les dates ou les types de devise des opérations), de connaître les clients (comme la nature de leur entreprise, leur profession, ou l'utilisation prévue des comptes), d'établir les liens (comme les renseignements sur les tiers), de fournir des éléments de preuve dans le cadre d'enquêtes et de poursuites par les organismes chargés de l'application de la loi, et de respecter la Loi.

Les documents que les entreprises sont tenues de conserver servent à plusieurs fins pour votre entreprise à titre d'ED, pour les organismes chargés de l'application de la loi et pour CANAFE. Les documents contenant des renseignements manquants, incomplets, inexacts ou inadéquats peuvent nuire à votre capacité de transmettre à CANAFE en temps opportun des déclarations d'opérations financières de grande qualité et d'évaluer efficacement les risques. Ils peuvent aussi nuire aux enquêtes des organismes chargés de l'application de la loi, et compromettre la capacité de CANAFE d'assurer la conformité à la Loi et aux règlements connexes.

Les tableaux ci-après présentent les violations relatives aux exigences en matière de tenue de documents prévues par la Loi et les règlements connexes.

2.1 Violations relatives aux relevés d'opérations importantes en espèces

Le tableau ci-après présente les violations relatives à l'exigence de tenir un relevé d'opération importante en espèces.

Tableau 1 – Violations relatives aux relevés d'opérations importantes en espèces
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 13 Fait de ne pas tenir un relevé d’opération importante en espèces lorsqu’elle reçoit d’un client une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d’une seule opération Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 18
6 22
6 29
6 33.2(2)
6 36(2)
6 39(2)
6 39.3
6 39.7(2)
6 41(1)
6 48
6 19(1) Fait, pour toute société d’assurance vie ou tout représentant d’assurance vie, de ne pas tenir un dossier client pour chaque achat d’une rente ou d’une police à l’égard de laquelle le client peut verser 10 000 $ ou plus Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.2 Violation relative aux documents sur l'objet et la nature projetée des relations d'affaires

Le tableau ci-après présente la violation relative à l'exigence de conserver un document sur l'objet et la nature projetée d'une relation d'affaires.

Tableau 2 – Violation relative aux documents sur l'objet et la nature projetée des relations d'affaires
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 52.1 Ne pas conserver un document sur l'objet et la nature projetée d'une relation d'affaires Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.3 Violations relatives aux documents concernant les renseignements sur l'identité des clients

Le tableau ci-après présente les violations relatives à l'exigence de conserver les renseignements réglementaires sur l'identité des clients.

Tableau 3 – Violations relatives aux documents concernant les renseignements sur l'identité des clients
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 64.1(3) Ne pas avoir conclu une entente ou un accord écrit avec un mandataire, ne pas obtenir de lui tous les renseignements auxquels il s'est référé pour vérifier l'identité et les renseignements que le mandataire a vérifiés comme étant ceux de la personne et ne pas être convaincue que les renseignements sont valides et à jour et que l'identité a été vérifiée selon les modalités réglementaires Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 64.2 Fait, pour une personne ou entité tenue de vérifier l'identité d'une personne, de ne pas conserver les renseignements réglementaires Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 65(3) Fait, pour toute personne ou entité qui effectue une vérification à l'égard d'une personne morale par consultation de la version électronique d'un document, de ne pas tenir un document comportant les renseignements réglementaires Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 65(4) Fait, pour toute personne ou entité qui effectue une vérification de l'information à l'égard d'une personne morale au moyen d'une copie papier d'un document, de ne pas conserver le document ou une copie de celui-ci Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 66(3) Fait, pour toute personne ou entité qui effectue une vérification à l'égard d'une entité par consultation de la version électronique d'un document, de ne pas tenir un document comportant les renseignements réglementaires Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 66(4) Fait, pour toute personne ou entité qui effectue une vérification à l'égard d'une entité au moyen d'une copie papier d'un document, de ne pas conserver le document ou une copie de celui-ci Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.4 Violations relatives aux documents concernant les renseignements sur les tiers

Le tableau ci-après présente les violations relatives à l'exigence de conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires concernant les tiers.

Tableau 4 – Violations relatives aux documents concernant les renseignements sur les tiers
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 8(2) Ne pas conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires concernant les tiers Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 9(2) Ne pas conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires concernant les tiers Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 10(2) Ne pas conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires si la personne ou l'entité conclut que le client agit pour le compte d'un tiers Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 44(2) Fait, pour tout casino, de ne pas tenir un document où sont consignés les renseignements réglementaires s'il est établi que la personne agit pour le compte d'un tiers Mineure
De 1 $ à 1 000 $
Tableau 5 – Violations relatives aux documents concernant les renseignements sur les tiers soupçonnés
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 8(3) Ne pas conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires concernant les tiers soupçonnés Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 9(3) Ne pas conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires concernant les tiers soupçonnés Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 10(3) Ne pas conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires s'il y a des motifs raisonnables de soupçonner que le client agit pour le compte d'un tiers Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 44(3) Fait, pour tout casino, de ne pas tenir un document où sont consignés les renseignements réglementaires s'il est établi que la personne agit pour le compte d'un tiers Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.5 Violation relative aux documents concernant les renseignements sur les fiducies entre vifs

Le tableau ci-après présente la violation relative à l'exigence de conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires concernant les fiducies entre vifs.

Tableau 6 – Violation relative aux documents concernant les renseignements sur les fiducies entre vifs
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 11 Fait, pour une société de fiducie, de ne pas conserver un document où sont consignés les renseignements réglementaires relativement à une fiducie entre vifs Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.6 Violation relative aux documents faisant état des renseignements sur les bénéficiaires effectifs

Le tableau ci-après présente la violation relative à l'exigence de conserver un document faisant état des renseignements réglementaires concernant les bénéficiaires effectifs, y inclus les mesures prises pour en confirmer l'exactitude.

Tableau 7 – Violation relative aux documents faisant état des renseignements sur les bénéficiaires effectifs
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 11.1(3) Ne pas conserver un document faisant état des renseignements réglementaires et des mesures prises pour en confirmer l'exactitude Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.7 Violation relative aux documents sur la détermination quant au type d'organisme sans but lucratif

Le tableau ci-après présente la violation relative à l'exigence de conserver un document sur la détermination quant au type d'organisme sans but lucratif.

Tableau 8 – Violation relative aux documents sur la détermination quant au type d'organisme sans but lucratif
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 11.1(5) Ne pas déterminer si un organisme sans but lucratif est un type d'organisme réglementaire ni conserver ce renseignement dans un document Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.8 Violations relatives aux documents concernant les personnes politiquement vulnérables et les dirigeants d'une organisation internationale

Le tableau ci-après présente les violations relatives à l'exigence de conserver les documents concernant les personnes politiquement vulnérables et les dirigeants d'une organisation internationale.

Tableau 9 – Violations relatives aux documents concernant les personnes politiquement vulnérables et les dirigeants d'une organisation internationale
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 14 Fait de ne pas tenir les documents réglementaires
(Nota : Pour les articles 14 et 14.1, particulièrement pour les alinéas 14n), 14o) et 14.1g).)
Mineure
De 1 $ à 1 000 $
14.1
23
6 20.1 Fait, pour toute société d'assurance-vie ou tout représentant d'assurance-vie, de ne pas tenir un document comportant les renseignements réglementaires lorsqu'une opération fait l'objet d'un examen Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 31 Fait, pour toute entreprise de services monétaires visée, de ne pas tenir un document comportant les renseignements réglementaires lorsqu'une opération fait l'objet d'un examen Mineure
De 1 $ à 1 000 $

Veuillez consulter la directive publiée par CANAFE pour en savoir davantage sur les exigences concernant les personnes politiquement vulnérables et les dirigeants d'une organisation internationale.

2.9 Violations relatives aux documents concernant les relations de correspondant bancaire

Le tableau ci-après présente les violations relatives à l'exigence de conserver les documents concernant les relations de correspondant bancaire.

Tableau 10 – Violations relatives aux documents concernant les relations de correspondant bancaire
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
9.4(1)(a) 15.1(1) et (2) Fait, pour toute entité visée qui noue une relation de correspondant bancaire avec une entité étrangère réglementaire, de ne pas tenir les documents et renseignements réglementaires Mineure
De 1 $ à 1 000 $
9.4(1)d) 15.1(1) Fait, pour toute entité visée qui noue une relation de correspondant bancaire avec une entité étrangère réglementaire, de ne pas consigner leurs obligations et celles de l'entité étrangère à l'égard des services de correspondant bancaire Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.10 Violations relatives aux documents concernant les succursales ou filiales étrangères

Le tableau ci-après présente les violations relatives à l'exigence de conserver les documents concernant les succursales ou filiales étrangères.

Tableau 11 – Violations relatives aux documents concernant les succursales ou filiales étrangères
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
9.7(4) S.O. Ne pas tenir ni conserver un document sur les cas où l'une de ses succursales étrangères ou filiales étrangères ne peut pas mettre en application un principe et sur les raisons pour lesquelles elle ne peut le faire, ou ne pas signaler ces cas au Centre et à l'autorité ou à l'organisme principal de surveillance ou de réglementation dans un délai raisonnable Mineure
De 1 $ à 1 000 $
11.44(2) S.O. Ne pas tenir ni conserver un document sur les cas où l'une de ses succursales étrangères ou filiales étrangères ne peut pas se conformer à une directive ministérielle et les raisons pour lesquelles elle ne peut le faire ou ne pas signaler ces cas au Centre et à l'autorité ou à l'organisme principal de surveillance ou de réglementation dans un délai raisonnable Grave
De 1 $ à 100 000 $

2.11 Violations relatives à la conservation d'une copie d'une déclaration transmise à CANAFE

Le tableau ci-après présente les violations relatives à l'exigence de tenir un document concernant une déclaration réglementaire.

Tableau 12 – Violations relatives à la conservation d'une copie d'une déclaration transmise à CANAFE
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 43 Fait de ne pas tenir les documents réglementaires
(Nota : particulièrement pour l'alinéa 43g).)
Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 12.1 (Règlement sur la déclaration des opérations douteusesNote de bas de page 3) Fait, pour toute personne ou entité visée, de ne pas conserver une copie de la déclaration réglementaire Mineure
De 1 $ à 1 000 $

2.12 Violations relatives aux autres documents réglementaires

Le tableau ci-après présente les violations relatives à l'exigence de tenir les documents qui doivent être conservés en vertu de la Loi et les règlements connexes, autres que ceux énumérés ci-dessus.

Tableau 13 – Violations relatives aux autres documents réglementaires
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 14 Fait de ne pas tenir les documents réglementaires Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 14.1
6 15
9.4(1)a) 15.1(1) et (2)
6 20
6 30
6 32
6 33.2(1)
6 36(1)
6 39(1)
6 39.7(1)
6 43
6 49

2.13 Tort causé à l'égard de violations relatives à la tenue de documents réglementaires

La tenue de documents exacts et complets est essentielle à la détection, à la prévention et à la dissuasion des infractions de BA et de FAT aux fins d'enquêtes et de poursuites connexes. S'ils ne disposent pas des documents réglementaires, les ED et les organismes gouvernementaux ne peuvent pas vérifier l'identité de la personne ou de l'entité qui détient ou contrôle les fonds, ou qui effectue ou dirige les opérations financières ou en bénéficie. Des renseignements sur les personnes ou les entités impliquées dans les opérations financières, sur les liens et sur les mouvements de fonds pourraient être manquants. Le non-respect des exigences en matière de tenue de documents risque d'entraîner la non-conformité aux exigences liées à la déclaration des opérations, et de mener à des évaluations inadéquates des risques. Par conséquent, des renseignements clés pour l'analyse pourraient échapper à CANAFE. Dans certains cas, les organismes chargés de l'application de la loi pourraient échouer à rassembler les éléments de preuve essentiels à leurs enquêtes et poursuites relatives aux infractions de BA et de FAT.

Lorsqu'un document n'est pas tenu, ne contient pas certains renseignements ou contient des renseignements imprécis, incomplets ou inexacts, il peut être difficile pour les ED, pour CANAFE et pour les organismes chargés de l'application de la loi de s'acquitter efficacement de leurs fonctions et de contribuer à l'atteinte des objectifs de la Loi.

2.14 Détermination de la pénalité à l'égard de violations relatives à la tenue de documents réglementaires

Le Règlement sur les pénalités administratives – recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes (Règlement sur les pénalités administratives) prévoit une pénalité allant de 1 $ à 1 000 $ pour les violations relatives à la tenue de documents.

CANAFE a établi quatre niveaux de tort liés à ces violations en prenant en compte les fins prévues des renseignements qui doivent être tenus et les conséquences du non-respect des exigences pour le régime canadien de lutte contre le BA et le FAT. Les niveaux de tort ont été établis en fonction de notre capacité à utiliser les renseignements pour vérifier l'identité des personnes et des entités, pour suivre les opérations et les mouvements de fonds, pour comprendre les risques en matière de BA et de FAT, et pour assurer le respect de la conformité comme il sera décrit ci-après. Le barème de pénalités allant de 1 $ à 1 000 $ est divisé en quatre intervalles égaux. Chaque niveau de tort entraîne une pénalité maximale de 1 000 $, de 750 $, de 500 $ ou de 250 $.

Le niveau de tort le plus élevé (niveau 1), qui entraîne une pénalité de 1 000 $, s'applique aux violations qui nuiraient le plus fortement à l'atteinte des objectifs de la Loi et à la réalisation du mandat de CANAFE. Le niveau de tort le moins élevé (niveau 4) entraîne une pénalité de 250 $. Les montants des pénalités peuvent être réduits s'il y a des facteurs atténuants. Tous les facteurs susceptibles de réduire une pénalité seront pris en compte, et pourront éventuellement faire baisser la pénalité au montant minimum de 1 $ prévu dans le Règlement sur les pénalités administratives.

Les renseignements qui doivent être tenus en vertu de la Loi et des règlements connexes peuvent servir à une ou plusieurs fins. Ainsi, le non-respect d'une seule exigence liée à la tenue de documents peut causer des torts multiples à l'atteinte des objectifs de la Loi et à la réalisation du mandat de CANAFE. Le tableau qui suit présente les niveaux de tort, les types de non-conformité et les descriptions du tort ainsi que le montant de la pénalité correspondante.

Tableau 14 – Niveaux de tort des violations relatives à la tenue de documents réglementaires et pénalités correspondantes
Niveau de tort Type de non-conformité Description du tort Pénalité (sans tenir compte des facteurs atténuants)
Niveau 1 Les renseignements qui permettent d'identifier les personnes ou les entités qui effectuent, détiennent, dirigent, contrôlent les fonds ou les opérations, ou en bénéficient; OU les renseignements qui permettent de suivre les mouvements de fonds et les opérations ne sont pas conformes. Empêche l'identification des personnes ou des entités qui effectuent, détiennent, dirigent, contrôlent les fonds ou les opérations financières, ou en bénéficient; OU empêche CANAFE de suivre les mouvements de fonds et les opérations 1 000 $
Niveau 2 Les renseignements qui permettent d'établir les liens ou d'identifier les autres parties à une opération ne sont pas conformes. Empêche l'établissement des liens 750 $
Niveau 3 Les renseignements qui peuvent servir à évaluer les risques en matière de BA et de FAT posés par les personnes ou entités ne sont pas conformes. Empêche de connaître une personne ou une entité, y compris ses activités prévues, afin d'évaluer les risques en matière de BA et de FAT 500 $
Niveau 4 Les renseignements qui permettent d'assurer la conformité et l'utilisation efficace des documents ne sont pas conformes. Réduit la capacité d'analyser ou d'utiliser en temps opportun les renseignements à des fins d'évaluation des risques, de renseignement, de conformité et d'enquête 250 $

2.14.1 Tort de niveau 1 : Les renseignements qui permettent d'identifier les personnes ou les entités ou de suivre les mouvements de fonds et les opérations ne sont pas conformes

En l'absence de renseignements sur les mouvements de fonds ou les opérations, il est impossible d'engager des poursuites relatives à des infractions en matière de BA et de FAT. Comme les auteurs de telles infractions doivent être tenus responsables ou empêchés de commettre le crime, il est tout aussi important de disposer des renseignements qui permettent d'identifier les personnes et les entités qui effectuent, détiennent, dirigent, contrôlent les fonds ou les opérations, ou en bénéficient.

Les documents requis aux fins de l'identification des personnes et des entités, et du suivi des opérations et des mouvements de fonds peuvent constituer les seules preuves montrant qu'une opération a été effectuée et la seule confirmation possible de la participation des personnes et des entités. Sans ses renseignements, il est impossible d'effectuer une évaluation efficace des risques, et il ne peut y avoir de déclarations d'opérations, d'analyse, d'enquête, ni de poursuite. Si un document est insuffisant pour servir d'élément de preuve aux organismes chargés de l'application de la loi, une enquête ou une poursuite relative à une infraction de BA et de FAT peut être abandonnée. Comme une telle issue cause le niveau de tort le plus élevé, lorsque les documents contenant des renseignements permettant d'identifier des personnes ou des entités ou de suivre des opérations ne sont pas conservés, ou que les renseignements qu'ils contiennent sont imprécis, incomplets ou inexacts, la pénalité est fixée au montant maximal de 1 000 $ par document.

2.14.2 Tort de niveau 2 : Les renseignements qui permettent d'établir les liens ou d'identifier les autres parties à une opération ne sont pas conformes

Les renseignements qui permettent d'établir les liens entre les personnes et les entités qui effectuent, détiennent, dirigent, contrôlent les fonds ou les opérations, ou en bénéficient peuvent servir à l'évaluation des risques, à la déclaration des opérations, à l'analyse et aux enquêtes et poursuites relatives aux infractions de BA et de FAT. Ces renseignements permettent à CANAFE de connaître le type et le degré de participation des personnes et des entités aux opérations et d'établir l'ordre de priorité des travaux d'analyse. Le manque de renseignements sur les liens peut entraver grandement la capacité de CANAFE de suivre les mouvements de fonds. Lorsque les renseignements qui servent à établir les liens ne sont pas conservés, ou qu'ils sont imprécis, incomplets ou inexacts au point d'être inutiles, la pénalité est fixée à 750 $ par document.

2.14.3 Tort de niveau 3 : Les renseignements qui peuvent servir à évaluer les risques en matière de BA et de FAT posés par les personnes ou entités ne sont pas conformes

La Loi et les règlements connexes exigent que les renseignements sur les antécédents des personnes et des entités soient tenus au dossier. Ces renseignements aident à connaître les personnes et les entités, car ils sont complémentaires aux renseignements sur l'identité, sur les opérations et sur leurs liens. Grâce à ces renseignements, les ED ont une connaissance plus approfondie de leurs clients et peuvent effectuer des évaluations exhaustives des risques en matière de BA et de FAT qui vont au-delà des renseignements à conserver sur l'identité, les opérations et les liens. Même si ces renseignements ne sont pas nécessairement requis dans les déclarations d'opérations réglementaires (déclarations d'opérations importantes en espèces, déclarations de télévirements, déclarations de déboursements de casino), ils peuvent faciliter la détection des opérations douteuses qui doivent être déclarées à CANAFE, ou la détection d'activités et de secteurs à risque élevé exigeant une surveillance accrue. Si une déclaration d'opération douteuse (DOD) est transmise, ces renseignements pourraient contribuer aux motifs de soupçonner, être inclus dans la déclaration, analysés par CANAFE et communiqués aux organismes chargés de l'application de la loi. Par conséquent, lorsqu'un document contenant ces renseignements n'est pas tenu, ou lorsque les renseignements qu'il contient sont imprécis, incomplets ou inexacts au point d'être inutiles, la pénalité est fixée à 500 $ par document.

2.14.4 Tort de niveau 4 : Les renseignements qui permettent d'assurer la conformité et l'utilisation efficace des documents ne sont pas conformes

Certains documents sont utilisés pour vérifier la conformité ou pour accroître l'efficacité. Ils peuvent contribuer à appuyer les enquêtes des organismes chargés de l'application de la loi, sans toutefois être essentiels à l'évaluation des risques ou à l'analyse financière. Par exemple, l'exigence de consigner une date pourrait permettre de confirmer qu'une ED a satisfait à une exigence réglementaire dans le délai prévu. Bien que ce type de renseignements ne soit pas essentiel, il est utile pour évaluer la conformité, de sorte que la pénalité en cas de non-conformité est de 250 $ par document.

2.15 Facteurs atténuants

Dans tous les cas décrits ci-dessus, les facteurs atténuants sont pris en compte et peuvent réduire le montant de la pénalité imposée. Par exemple, une entité financière qui ouvre un compte est tenue de conserver une fiche-signature pour chaque titulaire du compte. Le fait de ne pas conserver de fiche-signature est associé au tort du niveau le plus élevé (niveau 1), car les renseignements qui permettent de vérifier l'identité d'une personne ne sont pas conformes. La pénalité est de 1 000 $ dans ce cas. Toutefois, dans le cas où la non-conformité serait décelée et corrigée avant l'exécution de toute opération, la pénalité pourrait être réduite à 250 $ (le montant correspondant au niveau 4) advenant que, au vu des circonstances, la seule incidence de la non-conformité concerne l'utilisation du document (ou du renseignement) pour sa fin prévue.

2.16 Non-conformité à l'égard de documents qui servent à plus d'une fin

La majorité des documents requis peuvent servir à plusieurs des fins décrites ci-dessus. Pour cette raison, lorsqu'on détermine la pénalité dans un cas de non-conformité aux exigences en matière de tenue de documents entraînant plus d'un niveau de tort, la pénalité est déterminée au montant correspondant au niveau de tort le plus élevé. Pour évaluer le niveau de tort et déterminer le montant de la pénalité, CANAFE tient compte de l'ensemble du document.

3. Violations relatives à la période de conservation des documents réglementaires

Le tableau ci-après présente les violations relatives à la période de conservation des documents réglementaires.

Tableau 15 – Violations relatives à la période de conservation des documents réglementaires
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 69(1) Fait, pour la personne ou l'entité à qui incombe l'obligation d'obtenir, de tenir ou de constituer des documents, de ne pas les conserver pendant au moins cinq ans Mineure
De 1 $ à 1 000 $
6 12.3(1) (Règlement sur la déclaration des opérations douteusesNote de bas de page 4) Fait, pour toute personne ou entité, de ne pas conserver la copie de la déclaration réglementaire pendant la période visée Mineure
De 1 $ à 1 000 $

3.1 Tort causé à l'égard de violations relatives à la période de conservation des documents réglementaires

La tenue de documents exacts et complets est essentielle à la détection, à la prévention et à la dissuasion des infractions de BA et de FAT. Par conséquent, les documents doivent être accessibles au besoin pour évaluer la conformité, ou pour faciliter les enquêtes et les poursuites relatives aux infractions de BA et de FAT. Le fait de ne pas conserver un document pendant la période de conservation visée revient à poser le même tort que le fait de ne pas l'avoir conservé du tout. Si les documents ne sont pas conservés pendant la période visée de cinq ans, ils ne peuvent pas être consultés dans le cadre des évaluations des risques, des déclarations et des activités de conformité. Plus grave encore, le défaut de conserver les documents peut nuire aux enquêtes sur les infractions de BA et de FAT menées par les organismes chargés de l'application de la loi, qui disposent alors de moins d'éléments de preuve.

3.2 Détermination de la pénalité à l'égard de violations relatives à la période de conservation des documents réglementaires

Comme le fait de ne pas conserver un document pendant la période visée de cinq ans cause le même tort que le fait de ne pas le conserver du tout, le montant de la pénalité est le même, soit 1 000 $ par cas. Le montant des pénalités peut être réduit s'il y a des facteurs atténuants.

4. Violation relative à l'exigence de produire un document auprès d'une personne autorisée

Le tableau ci-après présente la violation relative à l'exigence de conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être produits auprès de CANAFE dans les trente jours suivant sa demande.

Tableau 16 – Violation relative à l'exigence de produire un document auprès d'une personne autorisée
Disposition de la Loi Disposition du Règlement Description Nature de la violation
6 70 Ne pas conserver un document de manière à ce qu'il puisse être produit auprès d'une personne autorisée dans les trente jours suivant sa demande Mineure
De 1 $ à 1 000 $

4.1 Tort causé à l'égard de la violation relative à l'exigence de produire un document auprès d'une personne autorisée

La Loi et les règlements connexes exigent que les documents soient conservés dans un format qui permet de les produire auprès de CANAFE dans les trente jours après que celui-ci a demandé de les examinerNote de bas de page 5. Le défaut de respecter cette exigence nuit à la capacité de CANAFE d'assurer de façon efficace et efficiente la conformité aux parties 1 et 1.1 de la Loi, conformément à l'alinéa 40e) de la Loi.

4.2 Détermination de la pénalité à l'égard de la violation relative à l'exigence de produire un document auprès d'une personne autorisée

Comme le défaut de se conformer à cette obligation nuirait à la capacité de CANAFE de vérifier la conformité aux exigences réglementaires en temps opportun, la pénalité est fixée à 250 $ par document produit après la période visée. Ce montant correspond à celui associé au type de non-conformité selon lequel « [l]es renseignements qui permettent d'assurer la conformité et l'utilisation efficace des documents ne sont pas conformes » (niveau 4), comme le démontre le tableau 14 . Lorsqu'un document n'est toujours pas produit longtemps après la période de trente jours réglementaire, CANAFE peut juger qu'il y a une violation relative au défaut de conserver un document réglementaire. Le montant de la pénalité peut être réduit s'il y a des facteurs atténuants.

5. Cas répétés d'une violation donnée

Lorsqu'une violation donnée se produit à plusieurs reprises, CANAFE tiendra compte de sa cause sous-jacente, de son type et d'autres faits pertinents pour déterminer si le niveau de tort devrait être réduit pour les cas subséquents de cette violation. Par exemple, si plusieurs cas répétés d'une violation donnée ont pour seul effet de réduire l'efficacité des analyses de CANAFE, il peut être approprié d'évaluer les cas récurrents à la pénalité de base de 250 $ (tort de niveau 4), peu importe le niveau de tort de la première occurrence.

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