Déclaration d’opérations douteuses à CANAFE

Août 2019

Les exigences en matière de de déclaration d'opérations douteuses (DOD) en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et les règlements connexes s'appliquent à tous les secteurs des entités déclarantes.

On vous recommande de lire la présente directive parallèlement à d’autres directives sur les DOD, notamment :

**Remarque : Lorsqu’il est question d’opérations financières, il s’agit d’opérations financières effectuées ou de tentatives d’opérations financières.  

La présente directive fournit de l’information sur les sujets suivants :

  1. Quand doit-on déclarer une opération douteuse?
  2. Ententes de fournisseurs de service
  3. Comment soumettre une DOD
  4. Examen et validation des déclarations par CANAFE
  5. Remplir le formulaire de DOD
  6. Instructions pour remplir les champs

Exclusions

Comptables et cabinets d’expertise comptable

Si vous êtes un comptable ou un cabinet d’expertise comptable, l’exigence relative à la déclaration des opérations douteuses ne s’applique pas à la réception des honoraires professionnels.

Notaires de la Colombie-Britannique

Si vous êtes un notaire de la Colombie-Britannique, l’exigence relative à la déclaration des opérations douteuses ne s’applique pas à la réception ou au paiement d’honoraires professionnels, de débours, de dépenses ou de cautionnement.

Négociants en métaux précieux et pierres précieuses

Si vous êtes un négociant en métaux précieux et pierres précieuses, l’exigence relative à la déclaration des opérations douteuses ne s’applique pas lorsque vous achetez ou vendez, directement ou non, des métaux précieux, des pierres précieuses ou des bijoux pour fabriquer des bijoux, pour extraire des métaux précieux ou des pierres précieuses d’une mine, ou pour tailler ou polir des pierres précieuses.

Entités financières

Si vous êtes une entité financière et que vous avez des filiales étrangères ou des succursales à l’étranger, l’exigence relative à la déclaration des opérations douteuses ne s’applique pas aux opérations effectuées dans ces filiales ou succursales à l’étranger.

Sociétés et représentants d’assurance-vie

Si vous êtes une société d’assurance-vie et que vous avez des filiales étrangères ou des succursales à l’étranger, l’exigence relative à la déclaration des opérations douteuses ne s’applique pas aux opérations effectuées dans ces filiales ou succursales à l’étranger.

Courtiers ou agents immobiliers

Si vous êtes un courtier ou agent immobilier, l’exigence relative à la déclaration des opérations douteuses ne s’applique pas à vos activités se rapportant à la gestion immobilière.  

Courtiers en valeurs mobilières

Si vous êtes un courtier en valeurs mobilières, et que vous avez des filiales étrangères ou des succursales à l’étranger, l’exigence relative à la déclaration des opérations douteuses ne s’applique pas aux opérations effectuées dans ces filiales ou succursales à l’étranger.

1. Quand doit-on déclarer une opération douteuse?

Conformément à l’alinéa 9(2) du Règlement sur la déclaration des opérations douteuses – recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes, « La déclaration est envoyée au Centre dans les trente jours suivant le jour où la personne ou l’entité, ou l’employé ou l’administrateur de celle-ci, prend connaissance d’un fait à l’égard d’une opération financière, ou tentative d’opération financière, qui donne naissance à un motif raisonnable de soupçonner que celle-ci est liée à la perpétration d’infractions de recyclage des produits de la criminalité ou d’infractions de financement du terrorisme. » En d’autres mots, une DOD doit être soumis à CANAFE lorsque vous détectez un fait qui vous amène à déterminer que vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu’une opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme.

Vous devez soumettre une DOD à CANAFE dans les 30 jours suivant cette détermination. Contrairement aux autres exigences en matière de déclaration, il n’y a pas de seuil monétaire lié à la déclaration des opérations douteuses.

Les DOD sont uniques dans le régime canadien de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorismes (à lutte contre le BA/FAT) dans la mesure où elles contiennent aussi des opérations qui doivent être déclarées à CANAFE dans d’autres types de déclarations. Par exemple, si une opération effectuée déclarée dans une DOD impliquait la réception d’une somme de 10 000 CAD ou plus en espèces d’un client, vous seriez aussi tenus de déclarer cette opération à CANAFE dans une déclaration d’opération importante en espèces. 

2. Ententes de fournisseur de services

Un fournisseur de services peut soumettre et corriger des déclarations en votre nom. Cependant, en tant qu’entité déclarante, vous êtes ultimement responsables de remplir vos exigences en vertu de la Loi et des règlements connexes, même si un fournisseur de services soumet des déclarations en votre nom. Cette responsabilité juridique ne peut pas être déléguée.

3. Comment soumettre des DOD

Si vous avez un ordinateur et une connexion Internet, vous devez soumettre vos DOD à CANAFE par voie électronique. Cependant, si vous n’avez pas les moyens techniques de transmettre vos DOD à CANAFE par voie électronique, vous devez le faire sur support papier.   

Il existe deux options pour la déclaration par voie électronique, lesquelles permettent une transmission chiffrée sécurisée et assurent la confidentialité et l’intégrité de vos données. Ces deux options de déclaration par voie électronique sont les suivantes :

Pour obtenir plus d’informations sur l’inscription aux options de déclaration par voie électronique de CANAFE, veuillez consulter notre page sur la déclaration par voie électronique.

Déclarer avec le système de déclaration en ligne de CANAFE

Le système de déclaration en ligne est une application sécurisée accessible en ligne qui permet aux entités déclarantes de présenter et de corriger manuellement des déclarations individuelles si nécessaire. Il est conçu pour les entités déclarantes qui transmettent des quantités de déclarations plus faibles. Pour transmettre des DOD par voie électronique, vous devez être inscrits et ouvrir une session dans le système de déclaration en ligne. Pour obtenir plus d'informations sur la déclaration par le système de déclaration en ligne, veuillez consulter le document suivant :

Transmission par lots

La transmission par lots est un processus sécurisé qui permet la transmission et la correction de multiples déclarations (jusqu’à 10 000) dans un fichier de lots qui sont formatés selon les spécifications de CANAFE. Pour utiliser le système de transmission par lots, CANAFE vous fournira le logiciel de transmission par lots. Vous aurez aussi besoin de vous inscrire au système de déclaration en ligne et présenter une demande de certificat pour infrastructure à clé publique (ICP). Pour obtenir plus d’informations sur la transmission par lots, veuillez consulter les liens et documents suivants :

Déclaration sur support papier

Le formulaire de DOD sur support papier de CANAFE peut être imprimé à partir de la page Web des formulaires de déclaration ou vous pouvez demander qu’un formulaire vous soit envoyé par télécopieur ou par courrier en téléphonant à CANAFE au 1-866-346-8722.

Pour assurer la lisibilité des renseignements fournis et faciliter l’entrée des données, il serait préférable d’utiliser du matériel de traitement de texte pour remplir les zones de texte libre de la déclaration sur papier (les parties G et H). Pour les rapports remplis à la main, veuillez utiliser un stylo à encre noire et écrire en LETTRES MAJUSCULES.

Vous pouvez transmettre une déclaration sur support papier à CANAFE de deux façons :

Il n’y a pas d’accusé de réception officiel de la part de CANAFE lorsque vous envoyez un formulaire de DOD rempli sur support papier. Cependant, CANAFE communiquera avec vous et vous demandera de renvoyer votre DOD par voie électronique si vous avez les moyens de le faire. 

4. Examen et validation des déclarations par CANAFE

CANAFE examine chaque déclaration qui est soumise pour s’assurer que les renseignements obligatoires sont fournis comme l’exige la Loi et les règlements connexes. CANAFE utilise trois types de règles de validations pour valider les déclarations. Ces règles sont décrites ci-dessous. 

Les règles de validation de CANAFE déterminent les problèmes de déclaration ou les lacunes en matière de renseignements possibles, mais ne couvrent pas tous les scénarios. Bien que CANAFE effectue un examen des déclarations soumises pour évaluer leur qualité, vous devriez avoir vos propres pratiques d’assurance de la qualité proactives indépendantes de l’examen et de la validation des déclarations de CANAFE.  

Les processus de validation des déclarations pour le système de déclaration en ligne et la transmission par lots sont différents. Chacun des processus de validation des déclarations est décrit en détail ci-dessous.

Validation des déclarations dans le système de déclaration en ligne

Les déclarations soumises par l'entremise du système de déclaration en ligne sont immédiatement validées par l'application. Le système indiquera les renseignements manquants, erronés ou incorrectement formatés. Vous devez corriger toutes les erreurs dans les champs obligatoires avant de pouvoir soumettre une déclaration. 

Validation des déclarations dans le fichier de lots

Une fois qu’un fichier de lots est soumis, CANAFE valide le fichier de lot par rapport aux règles de validation. S’il y a une erreur dans la structure ou le format du fichier, vous recevrez un message « Rejeté » et le fichier de lot et les déclarations qu’il contient ne seront pas traités davantage. Vous devez corriger et soumettre à nouveau tout le fichier de lot. Lorsque vous soumettez à nouveau le fichier de lot, il est revalidé par rapport à toutes les règles de validation.

S’il y a un problème potentiel dans un champ de la déclaration, vous recevrez aussi un message d’« avertissement ». Si vous recevez un message d’« avertissement », la déclaration a été acceptée par CANAFE, mais vous devriez examiner les renseignements soumis pour assurer qu’ils sont exacts et complets.  

Une fois que votre fichier de lot est accepté et validé, CANAFE vous enverra un message d’accusé de réception de lot qui contiendra les numéros de règle de validation des déclarations nécessitant des corrections et les messages d'avertissement, s'il y a lieu.  

Consultez les Instructions et spécifications pour la transmission standard de déclarations par lots pour obtenir plus d’informations.

5. Remplir le formulaire de DOD

Attentes de CANAFE relativement aux DOD

Il est de votre responsabilité d’assurer que les renseignements fournis dans une DOD sont complets et exacts. Vos politiques et procédures doivent inclure des informations détaillées sur votre processus de détermination et d’évaluation des opérations douteuses et de soumission des DOD à CANAFE. Il est possible que votre organisation ait un système automatisé ou des éléments déclencheurs qui détectent les opérations inhabituelles ou douteuses qui nécessiteraient une évaluation par une personne afin de déterminer si vous devez soumettre une DOD. Une personne avec les connaissances et la formation appropriées devrait être en mesure de déterminer si une opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT. Il est aussi important de noter que la valeur de l’opération n’est pas toujours l’aspect le plus important d’une DOD. La formation offerte aux employés pour leur permettre d’effectuer cette fonction est considérée comme faisant partie de vos exigences relatives au programme de conformité.

Veuillez noter qu’un employé d’une entité déclarante peut être considéré comme une « entité déclarante » et déclarer une opération douteuse effectuée ou tentée à CANAFE lorsque :

Cette stipulation est en place pour couvrir les rares cas où une personne soupçonne que le seuil de déclaration a été atteint et que son employeur n’a pas soumis de DOD ou ne soumettra pas de DOD. Aucune poursuite ne sera intentée contre une personne ou une entité qui aurait soumis une DOD de bonne foi ou fourni des renseignements à CANAFE relativement à des soupçons de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme. Dans une telle situation, vous pouvez utiliser le formulaire de déclaration sur support papier pour soumettre une DOD. Pour obtenir plus d’informations, veuillez consulter les instructions pour remplir les champs pour soumettre une DOD sur support papier.

Il est important pour le processus d’analyse et les destinataires des communications de renseignements de CANAFE que les DOD que vous soumettez soient complètes et de qualité élevée. Dans les parties G ou H, il est important d’éviter le jargon ou les renvois aux termes non connus du public, comme les termes et les acronymes propres à votre organisation. Veuillez utiliser un langage clair, simple et concis afin qu’une personne de l’extérieur soit en mesure de facilement comprendre l’opération et les soupçons. 

Divers renseignements sont souvent recueillis dans le cadre d’une évaluation pour déterminer si vous devez soumettre une DOD et ces informations sont utiles d'inclure dans votre déclaration à CANAFE. Une DOD bien remplie devrait tenir compte des questions suivantes :

  1. Qui sont les parties de l’opération?
    • Indiquez la personne qui a effectué l’opération, le bénéficiaire et les titulaires de tous les comptes impliqués dans l’opération.
    • Prenez des mesures raisonnables pour identifier la personne qui a effectué l’opération. Cela signifie qu’on s’attend à ce que vous demandiez ces informations au client à moins que vous croyiez que cela lui signalerait que vous avez des soupçons.
    • Fournissez des renseignements d’identification sur les parties impliquées dans l’opération. Cela peut inclure les informations que vous avez consignées pour vérifier l’identité de la personne effectuant l’opération, ainsi que toute autre information que vous avez sur les autres parties de l’opération ou les destinataires.
    • Indiquez les propriétaires, les administrateurs, les agents et les signataires autorisés, lorsque possible. Si l’opération implique une entreprise, vous pourriez inclure des caractéristiques concernant sa propriété, son contrôle et sa structure dans la DOD.
    • Décrivez clairement le rôle de chaque personne ou entité dans chacune des opérations financières décrites. Il est important de savoir qui transmet et qui reçoit les fonds et cela peut être utile dans la partie G de la DOD.  
    • Expliquez le lien entre les personnes ou entités (si vous le connaissez). Cela est très utile pour CANAFE lorsque nous essayons d’établir des réseaux de personnes ou d’entités soupçonnées d’être impliquées dans la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT.
  2. Quand l’opération a-t-elle été effectuée/tentée? Si elle n’a pas été effectuée, expliquez pourquoi?
  3. Quels sont les instruments financiers ou les mécanismes utilisés pour effectuer l’opération?
  4. l’opération a-t-elle eu lieu?
  5. Pourquoi l’opération ou la tentative d’opération est-elle liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT?
    • Indiquez les indicateurs de BA/FT utilisés pour appuyer vos soupçons.
    • Indiquez l’infraction criminelle liée au BA/FT soupçonnée, s’il y a lieu.
  6. Comment l’opération a-t-elle été effectuée?

Une fois que vous avez des motifs raisonnables de soupçonner, vous devez présenter des déclarations tant et aussi longtemps que vous avez des soupçons. On s’attend à ce que vous réévaluiez périodiquement le client afin de vérifier si le niveau de soupçon a changé. Ce processus peut faire partie de votre approche axée sur le risque documentée ou de votre contrôle continu. Si vous continuez de soumettre des DOD sur la même personne ou entité, vous pouvez faire un renvoi à la DOD précédente dans la partie G comme suit :

Si vous déclarez les opérations douteuses parce que l’évaluation a changé en raison de faits nouveaux, du contexte ou d’indicateurs de BA/FT, on s’attend à ce que vous l’indiquiez. Par exemple, dans le cadre de votre évaluation, vous pourriez avoir identifié de nouveaux indicateurs de BA/FT ou de nouvelles parties faisant affaire avec votre client. Vous pouvez choisir d’inclure ces renseignements sous un en-tête distinct dans la partie G afin qu’ils soient bien étiquetés comme étant de nouveaux renseignements.

Vous devez conserver une copie de toutes les DOD soumises à CANAFE. Pour obtenir plus d’informations sur vos exigences en matière de tenue de documents liées aux DOD, veuillez consulter la directive sur la tenue de documents selon votre secteur.

Limitations relatives à la soumission de DOD

Chaque DOD doit inclure au moins une opération et peut comprendre jusqu’à 99 opérations, tant et aussi longtemps que toutes les opérations :

Par exemple, quelqu’un apporte un mandat de 6 000 CAD et transmet avec succès un télévirement de 6 000 CAD (première opération effectuée). Plus tard dans la journée, la même personne retourne au même emplacement et apporte 5 000 CAD en espèces et reçoit un mandat (deuxième opération effectuée). Dans ce cas-ci, s’il y a des motifs raisonnables de soupçonner que les deux opérations effectuées, au même emplacement, sont liées à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT, vous devriez fournir les détails des deux opérations dans la même DOD. Bien que les opérations peuvent être indiquées dans la partie G comme faisant partie des faits, du contexte et/ou des indicateurs de BA/FT, les détails des opérations doivent être inscrits dans les parties B1 à F.

Dans une situation où les opérations douteuses connexes ont eu lieu à différents emplacements, une DOD doit être transmise pour chaque emplacements et seulement fournir les détails de l’opération qui a eu lieu à cet emplacement précis. De plus, toutes les opérations devraient avoir le même statut, soit complétées ou tentées, pour être incluses dans une seule déclaration.

Si vous avez plus de 99 opérations à déclarer au même moment, vous devez soumettre les opérations supplémentaires dans une DOD séparée. Vous ne pouvez pas insérer de chiffrier ou inclure d’opérations additionnelles dans la partie G de la DOD. Si l’information est disponible, vous pouvez faire un renvoi aux DOD connexes dans la partie G en indiquant le numéro de DOD de CANAFE et la date de soumission.

Lacunes communes à éviter dans les DOD

Vous trouverez ci-après des exemples de lacunes que CANAFE a identifiées sans le cadre de ces évaluations et autres activités de conformité. CANAFE partage ces exemples pour illustrer des erreurs communes que vous pouvez éviter.

  1. L’utilisation d’un seuil plus élevé comme fondement de la déclaration : Vous devez soumettre une DOD lorsque vous avez déterminé qu’il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu’une opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT. Dans certains cas, il est possible que vous ayez déterminé qu’il existe des motifs raisonnables de croire que l’opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT. Lorsque c’est le cas, vous devriez tout de même soumettre une DOD. Cependant, il est important de noter que vous n’avez pas besoin d’atteindre le seuil des motifs raisonnables de croire pour soumettre une DOD.    
  2. Fait de ne pas énumérer toutes les opérations et tous les comptes pertinents à vos soupçons dans les parties B à F : Vous devez reporter toutes les opérations et les comptes dans les parties B à F qui ont entraîné votre détermination des motifs raisonnables de soupçonner que l’opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT. Il n’est pas suffisant de fournir un sommaire des opérations dans la partie G.
  3. Ne pas indiquer ou nommer toutes les parties de l’opération alors que l’information est disponible : Toutes les parties de l’opération doivent être indiquées, y compris les tiers. Vous devez également préciser si les parties sont connues ou non. Cette lacune a été observée dans des opérations impliquant plusieurs parties comme les virements télégraphiques. Par exemple, si vous faites une déclaration concernant un virement télégraphique, vous devriez inclure toutes les informations que vous avez au sujet du client demandeur de même que sur le bénéficiaire. Cela peut inclure (entre autres) leurs noms, leur numéro de compte et leur institution bancaire, leur lien et tout renseignement d’identification connu. CANAFE reconnait que vous n’avez pas toujours ces informations à votre disposition, mais lorsque vous les avez, vous devez les fournir.  
  4. La partie G ne fournit pas de précisions sur vos motifs de soupçons ou n’établit pas de lien entre les opérations déclarées dans les parties B à F : Vous devez articuler les raisons pour votre détermination à savoir qu’il existe des motifs raisonnables de soupçonner que l’opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT dans une DOD. Cela inclut fournir tous les faits pertinents, le contexte et les indicateurs de BA/FT lié aux opérations déclarées dans les parties B à F à l’appui de vos soupçons dans la partie G. Cette lacune a été observée lorsqu’une entité déclarante ne fournit pas de détails sur les raisons de ses soupçons ou n’explique pas comment ou pourquoi certains renseignements sont utiles aux soupçons.   

6. Instructions pour remplir les champs

**Remarque : À moins d’indication contraire, cette partie fournit des détails sur des instructions spécifiques qui s’appliquent à la fois aux déclarations électroniques et sur support papier.

Parties d’une déclaration d’opérations douteuses

Les DOD contiennent huit parties particulières :

Instructions normalisées pour les champs

Cette partie comporte des instructions normalisées concernant le niveau d’effort qui est requis pour certains champs, ainsi que des instructions normalisées pour remplir les champs relatifs à l’identification, aux adresses, aux numéros de téléphone et à la profession.

  1. Les champs d’une DOD sont soit obligatoires, obligatoires le cas échéant, ou requérants des efforts raisonnables. 
    1. Obligatoire :
      • Les champs obligatoires vous obligent à obtenir l’information pour remplir la DOD et seront marqués d’un astérisque (*).
      • Cependant, s’il s’agit d’une opération tentée, vous devez prendre des mesures raisonnables pour obtenir l’information pour tout champ obligatoire.
    2. Obligatoire, le cas échéant :
      • Les champs obligatoires (le cas échéant) doivent être remplis uniquement s’ils vous concernent ou se rapportent à l’opération faisant l’objet de la déclaration. S’il y a lieu, vous devez fournir les renseignements que vous avez obtenus au moment de l’opération, ou dont dispose votre institution.
      • Ces champs seront marqués d’un astérisque (*) suivi de la mention « (le cas échéant) ».
    3. Requérant des efforts raisonnables :
      • Pour tous les autres champs qui n’ont pas d’astérisque, vous devez faire des efforts raisonnables pour obtenir les renseignements demandés.
      • Les mesures raisonnables peuvent inclure demander l’information à la personne, tant et aussi longtemps que vous ne croyez pas que cela portera la personne à croire que vous soumettez une DOD.
      • Les efforts raisonnables signifient aussi que vous devez fournir les renseignements que vous avez obtenus au moment de l’opération, ou dont dispose votre institution.

      **Remarque : Dans certaines circonstances, un champ requis pourrait ne pas être applicable. N’inscrivez pas « S/O » ou « s/o », et ne substituez aucun autre caractère spécial ou abréviation (par exemple, « x », « - » ou « * »), ni aucun autre terme (par exemple, « inconnu ») dans ces champs. Laissez-les en blancs.

  2. Vérification de l’identité du client

    Si vous avez utilisé une méthode de processus double pour vérifier l’identité d’une personne, vous avez seulement besoin de fournir les détails de l’un des documents d’identification. Vous pouvez utiliser votre jugement pour déterminer lequel serait le plus avantageux pour l’analyse de CANAFE. Veuillez noter que les numéros d’assurance sociale ne doivent pas être déclarés à CANAFE.  

    L’exigence de tenue de documents pour la méthode de processus double comprend la source de l’information, alors CANAFE s’attend à ce que l’autorité et le pays de délivrance correspondent à la source de l’information, mais s’attend seulement, conformément aux règles de validation, que l’entité déclarante inclut le pays de délivrance pour la méthode de processus double.

    De plus, vous ne pouvez pas utiliser une carte d’assurance-maladie délivrée par une province pour vérifier l’identité d’une personne lorsqu’une loi provinciale l’interdit.

    Pour obtenir plus d’information sur comment vérifier l’identité des personnes et des exemples de documents d’identification avec photo acceptables, consultez les directives de CANAFE sur les méthodes pour vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités

  3. Indicateur de tiers

    S’applique à la partie B2 d’une DOD.

    Vous devez prendre des mesures raisonnables pour déterminer s’il y a un tiers qui a chargé votre client de mener une activité ou d’effectuer une opération. Les mesures raisonnables comprennent le fait de demander à votre client s’il agit selon les instructions de quelqu’un d’autre ou de récupérer ces renseignements déjà consignés dans vos dossiers.

    Lorsque vous tentez de déterminer si une personne a effectué ou tenté d’effectuer une opération douteuse au nom de quelqu’un d’autre, il ne s’agit pas de savoir qui est le propriétaire de l’argent ou qui en bénéficie, ou bien qui effectue l’opération ou l’activité. Il s’agit plutôt de savoir qui est la personne qui donne les instructions quant à la façon de procéder avec l’argent ou d’effectuer une opération ou une activité en particulier. Consultez la directive de CANAFE sur les exigences relatives à la détermination quant aux tiers pour obtenir plus d’information, y compris les exigences en matière de tenue de documents.

    Si vous déterminez qu’un tiers donne des instructions à votre client, vous devez indiquer si l’opération a été effectuée pour le compte d’une entité ou d’une autre personne.

    Lorsqu’une personne agit au nom de son employeur, l’employeur est considéré comme le tiers, à moins que la personne effectue un dépôt en espèces dans le comme d’affaire de l’employeur. S’il n’y a pas de tiers, ou si vous n’êtes pas en mesure de déterminer s’il y a un tiers, alors indiquez que cette partie n’est pas applicable.

  4. Champs d’adresse

    S’applique aux champs suivants d’une DOD :

    • A3* – A6* (obligatoire)
    • D5 – D9
    • D20 – D24
    • E3 – E7
    • F4 – F8
    • F19 – F23

    L’adresse municipale complète inclut le numéro civique, le nom de la rue, la ville, province et le pays. S’il n’y a pas de province ou d’état applicable dans l’adresse, laissez le champ en blanc.

    Veuillez noter que les adresses suivantes ne sont pas valides et ne devraient pas être fournies :

    • une case postale sans adresse municipale complète (p. ex., C.P. 333);
    • une adresse de poste restante;
    • seulement un numéro de suite (p. ex. Suite 256) sans informations supplémentaires sur l’adresse. 

    Il est possible que certains des exemples susmentionnés soient inclus dans la partie G de la DOD, puisqu’ils sont pertinents, mais ne sont pas considérés comme une adresse valide en ce qui concerne la vérification de l’identité du client.

    Dans les cas où la personne ou l’entité réside dans une région où il n’y a pas d’adresse municipale, fournissez une description détaillée qui explique clairement l’emplacement physique. Par exemple, dans ces cas uniques, vous pourriez indiquer « la troisième maison à droite après le centre communautaire » comme adresse municipale.

    Une description légale des terres peut être acceptable, pourvu que la description légale des terres soit assez précise pour bien cerner l’emplacement physique de l’endroit où le client habite. Si la description légale des terres renvoie à un secteur ou à une parcelle de terrain où sont situées plusieurs propriétés, la description légale des terres ne serait pas suffisante.

    Pour les personnes qui sont de passage (p. ex. déplacements dans un véhicule récréatif, travaille temporairement dans un camp, etc.) et qui n’ont pas d’adresse fixe, vous êtes tenus de fournir les renseignements suivants :

    • pour les résidents canadiens, leur adresse permanente est nécessaire, même si ce n’est pas là où ils résident actuellement;
    • pour les résidents non canadiens qui voyagent au Canada pendant une courte période de temps, leur adresse de résidence à l’étranger est nécessaire;
    • pour les résidents non canadiens vivant au Canada pour une période de temps plus longue (p. ex. un étudiant), l’adresse canadienne temporaire de la personne devrait alors être fournie.
  5. Champs de numéro de téléphone

    S’applique aux champs suivants d’une DOD :

    • A10* - A10A
    • D11
    • D18 – D18A
    • D25 – D25A
    • E8 – E8A
    • F9
    • F10 – F10A
    • F24 – F24A

    Si le numéro de téléphone est du Canada ou des États-Unis, entrez l’indicatif régional et numéro local (p. ex. 999-999-9999).

    Si le numéro de téléphone est à l’extérieur du Canada ou des États-Unis, entrez le code du pays, le code de la ville et le numéro local en utilisant un tiret (-) pour les séparer. Par exemple, « 99-999-9999-9999 » pourrait indiquer un code de pays à deux chiffres, un code de ville à trois chiffres et un numéro local de huit chiffres.

  6. Champs de profession

    S’applique aux champs suivants d’une DOD :

    • D17
    • F17

    Lorsque vous entrez les renseignements sur la profession d’un individu, vous devez fournir autant de détails que possible. Par exemple :

    • Si la personne est un gestionnaire, la profession indiquée doit tenir compte du domaine de gestion, comme « gérant des réservations d’hôtel » ou « gérant de magasin de vente au détail de vêtements ».
    • Si la personne est un consultant, la profession indiquée doit tenir compte du type de services de consultation, comme « consultant en TI » ou « consultant en foresterie ».
    • Si la personne est un professionnel, la profession indiquée doit tenir compte du type de profession, comme « ingénieur pétrolier » ou « médecin de famille ».
    • Si la personne est un ouvrier, la profession indiquée doit refléter le type de travail effectué, comme « travailleur de la construction de la route » ou « ouvrier en aménagement paysager ».
    • Si la personne ne travaille pas, la profession indiquée doit quand même être aussi détaillée que possible, comme « étudiant », « chômage » ou « retraité ».

Définitions

accord de relation commerciale

Entente entre vous, à titre d’entreprise de services monétaires (ESM), et une autre organisation en vertu de laquelle vous devez fournir l’un ou l’autre des services d’ESM suivants :

  • transferts de fonds;
  • opérations de change;
  • émission ou rachat de mandats-poste, chèques de voyage ou autres titres semblables. (service agreement)
agent de conformité

Personne à qui vous confiez la responsabilité de mettre en œuvre votre programme de conformité. Pour être en mesure de s’acquitter de cette responsabilité efficacement, votre agent de conformité doit disposer du pouvoir et des ressources nécessaires. (compliance officer)

bénéficiaire

Personne ou entité qui tirera avantage de l’opération et qui sera le destinataire des fonds.(beneficiary)

bénéficiaire effectif

Personne qui, dans les faits, est un fiduciaire ou un bénéficiaire ou constituant connu d’une fiducie, ou qui détient ou contrôle, directement ou indirectement, au moins 25 % d’une personne morale ou d’une entité autre qu’une personne morale ou une fiducie, par exemple une société de personnes. Le bénéficiaire effectif ultime ne peut pas être une autre entité, y compris une personne morale. Il doit s’agir des véritables personnes qui détiennent ou contrôlent l’entité. (beneficial owner)

cadre dirigeant

Un cadre dirigeant d’une organisation peut être l’une ou l’autre des personnes suivantes :

  • un administrateur qui est aussi un employé à temps plein;
  • le premier dirigeant, le directeur de l’exploitation, le président, le secrétaire, le trésorier, le contrôleur, le directeur financier, le comptable en chef, le vérificateur en chef ou l’actuaire en chef, ou toute personne exerçant des fonctions semblables;
  • un autre dirigeant relevant directement du conseil d’administration, du premier dirigeant ou du directeur de l’exploitation. (senior officer)
client

Personne ou entité qui effectue des opérations financières par l’entremise de votre entreprise. (client/customer)

compte financier

S’entend d’un compte de dépôt ou de prêt, y compris de carte de crédit, détenu par une entité financière, à l’exception d’un compte de placement, par exemple un compte de régime enregistré d’épargne-retraite (REER). (financial account)

constituant

Personne ou entité qui établit une fiducie constatée par un écrit de déclaration de fiducie. Le constituant s’assure de confier à un fiduciaire la responsabilité juridique de la fiducie et que ce dernier obtienne un acte de fiducie qui explique la façon dont la fiducie sera utilisée au profit des bénéficiaires. Un constituant s’entend de toute personne ou entité qui contribue financièrement à la fiducie, que ce soit directement ou indirectement. (settlor)

contexte

Texte comportant des précisions sur un ensemble de circonstances ou des explications sur une situation ou une opération financière à des fins de compréhension et d’évaluation. (context)

demande de précisions

Méthode utilisée pour communiquer avec une entreprise de services monétaires (ESM) lorsque nous avons besoin d’autres renseignements pour traiter son formulaire d’inscription. En règle générale, la demande est envoyée par courriel. Si l’ESM ne répond pas à la demande de précisions, CANAFE peut, selon le cas, refuser ou révoquer son inscription. (clarification request)

document original

S’entend d’un document papier ou électronique délivré directement au client par l’autorité ou l’organisation responsable. (original)

document ou renseignement à jour

Document ou renseignement actualisé qui n’est pas expiré au moment de la vérification de l’identité de la personne. (current)

document ou renseignement valide

S’entend d’un document ou d’un renseignement qui semble légitime ou authentique et qui ne semble pas avoir été modifié ou d’un document dont les renseignements ne semblent pas avoir été raturés. Les renseignements doivent aussi être valides d’après l’organisation qui a délivré le document. Par exemple, si un passeport n’est pas valide parce que le nom a été changé, il n’est pas considéré comme valide aux fins de CANAFE. (valid)

document sur l’objet et la nature projetée de la relation

Document faisant état de l’objet et de la nature projetée de la relation d’affaires et contenant des renseignements qui peuvent vous aider à prévoir les types d’opérations et d’activités que votre client peut effectuer. (purpose and intended nature [PIN] record)

entité

S’entend d’une personne morale, d’une fiducie, d’une société de personnes ou d’un fonds, ou d’une association ou d’une organisation non dotée de la personnalité morale. (entity)

entité du même groupe

Sont du même groupe les entités dont l’une est entièrement propriétaire de l’autre, celles qui sont entièrement la propriété de la même entité ou celles dont les états financiers sont consolidés. (affiliate)

entité financière

S'entend :

  • d’une banque régie par la Loi sur les banques;
  • d’une banque étrangère autorisée, au sens de l’article 2 de cette loi, dans l’exercice de ses activités au Canada;
  • d’une coopérative de crédit, d’une caisse d’épargne et de crédit ou d’une caisse populaire régies par une loi provinciale;
  • d’une association régie par la Loi sur les associations coopératives de crédit;
  • d’une coopérative de services financiers, d’une centrale de caisses de crédit, d’une société régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt;
  • d’une société de fiducie ou de prêt régie par une loi provinciale;
  • un ministère ou une entité mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province lorsqu’il exerce l’activité visée à l’article 45 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.(financial entity)
entreprise d’acquisition de cartes de crédit

Entité financière qui a conclu une entente avec un marchand afin de fournir les services suivants :

  • permettre au marchand d’accepter les paiements par carte de crédit des titulaires pour des biens et services, et de recevoir les paiements pour les achats par carte de crédit;
  • assurer les services de traitement et de règlement des paiements et fournir l’équipement nécessaire aux points de vente (par exemple les terminaux d’ordinateur);
  • fournir au marchand d’autres services connexes. (credit card acquiring business)
entreprise principale

Fait référence à la nature de l’entreprise principale d’une entité. Donc, pour une entité qui œuvre dans le domaine de l’assurance, la nature de l’entreprise principale doit comprendre les renseignements sur le type d’assurance, par exemple l’« assurance-maladie ». (principal business)

évaluation des risques

S’entend d’une analyse des vulnérabilités de votre entreprise au blanchiment d’argent et au financement du terrorisme (BA/FT) et des risques qu’elle puisse être utilisée à ces fins. L’évaluation vous permettra de cerner les risques inhérents à votre entreprise et vous aidera, vous et ceux qui sont autorisés à agir en votre nom, à élaborer des mesures pour atténuer ces risques. (risk assessment)

examen bisannuel de l’efficacité

Revue de vos politiques et procédures de conformité, de votre évaluation des risques et de votre programme de formation effectuée au moins tous les deux ans afin d’en assurer l’efficacité et de vous assurer que vous respectez toutes vos obligations prévues dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et les règlements connexes. (two year effectiveness review)

faits

S’entend d’un événement, d’une action qui s’est produite, d’une circonstance connue ou d’un élément véritable qui existe ou a existé à un moment donné. Il ne peut pas s’agir d’une opinion. Par exemple, dans le contexte d’une opération financière ou de plusieurs opérations financières, un fait peut comprendre la date, l’heure, l’emplacement ou le montant de l’opération, le type d’opération, les détails d’un compte, le secteur d’activité particulier ou l’historique des données financières du client. (facts)

fiduciaire

Personne ou entité autorisée à détenir ou à administrer les biens d’une fiducie. (trustee)

fiducie

Droit de propriété détenu par une personne ou une entité (le fiduciaire) pour le compte d’une autre personne ou entité (le bénéficiaire). (trust)

fiducie entre vifs

S’entend d’une fiducie qui n’est pas constituée par testament (aussi appelée fiducie non testamentaire). Ce type de fiducie est établi du vivant de la personne pour le compte d’une autre personne, par exemple une fiducie établie par un parent à l’intention d’un enfant. Les biens qui y sont versés peuvent être transférés au bénéficiaire du vivant du constituant ou après son décès. (inter vivos trust)

fiducie institutionnelle

S’entend d’une fiducie constituée par une personne morale, une société de personnes ou une autre entité à des fins commerciales données, y compris un régime de retraite constitué en fiducie, une fiducie principale regroupant l’actif de plusieurs régimes de retraite, une fiducie de régime de retraite complémentaire, une fiducie de fonds mutuels, une fiducie de fonds communs de placement, un régime enregistré d’épargne-retraite constitué en fiducie, une fiducie de fonds enregistré de revenu de retraite, une fiducie de régime enregistré d’épargne-études, un régime enregistré d’épargne-retraite collectif constitué en fiducie, une fiducie de régime de participation différée aux bénéfices, une fiducie de régime de participation des employés aux bénéfices, une fiducie de convention de retraite, une fiducie de régime d’épargne des employés, une fiducie de santé et de bien-être, une fiducie de régime de prestations de chômage, une fiducie d’actif de compagnies d’assurance étrangères, une fiducie d’actif de compagnies de réassurance étrangères, une fiducie de réassurances, une fiducie de placements immobiliers, une fiducie environnementale ainsi qu’une fiducie relative à des fonds de dotation, de fondations et d’organismes de bienfaisance enregistrés. (institutional trust)

indicateurs de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme (indicateurs de BA/FT)

Signes d’alerte éventuels qui peuvent susciter des soupçons ou indiquer que quelque chose ne tourne pas rond, sans explication raisonnable. (Money laundering and terrorist financing indicators [ML/TF indicators])

individu ou personne

S’entend d’un être humain. (individual or person)

infraction de financement des activités terroristes

S’entend de la collecte ou du don de biens (par exemple de l’argent) tout en sachant qu’ils sont destinés à la perpétration d’activités terroristes. Cela comprend l’utilisation et la possession d’un bien quelconque pour faciliter la réalisation d’activités terroristes. Les fonds obtenus pour financer le terrorisme peuvent provenir de sources légitimes, par exemple de dons personnels, de profits d’une entreprise ou de dons reçus par un organisme de bienfaisance. En revanche, l’argent peut aussi provenir de sources criminelles, par exemple le trafic de drogues, la contrebande d’armes et d’autres marchandises, la fraude, les enlèvements et l’extorsion. (terrorist activity financing offence)

jour ouvrable

Journée de la semaine, soit du lundi au vendredi inclusivement. Cela ne comprend pas les samedis, les dimanches et les jours fériés. (working day)

mandataire d’une entreprise de services monétaires

Personne ou organisation autorisée à agir pour le compte d’une entreprise de services monétaires (ESM). Il ne faut pas confondre un mandataire avec une succursale. Si vous êtes une ESM, un mandataire est une personne ou une organisation distincte à qui vous avez donné l’autorisation d’offrir vos services. (money service business agent)

mesures raisonnables

S’entend des moyens non obligatoires à employer pour recueillir certains renseignements. Par exemple, effectuer au moins une des activités suivantes :

  • demander au client;
  • effectuer une recherche dans des sources ouvertes;
  • consulter les renseignements des bases de données commerciales (reasonable measures)
opération effectuée

Opération amorcée par une personne ou une entité qui donne lieu à un mouvement de fonds ou à l’achat d’un bien. (completed transaction)

opération tentée

Opération amorcée par une personne qui ne donne pas lieu à un mouvement de fonds ou à l’achat d’un bien parce que l’opération n’a pas été effectuée. Par exemple, un client potentiel décide de ne pas effectuer un dépôt en espèces de 10 000 $ parce qu’il ne veut pas fournir ses pièces d’identité. (attempted transaction)

ordonnance de communication

Ordonnance judiciaire qui oblige une personne ou une entité à transmettre des documents à des agents de la paix ou à des fonctionnaires publics. (production order)

organisation

S’entend d’une entité, par exemple une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou une association. Il ne s’agit pas d’une personne. (organization)

organisme public

S’entend :

  1. de tout ministère ou mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province;
  2. d’une administration métropolitaine, d’une ville, d’un village, d’un canton, d’un district, d’un comté ou d’une municipalité rurale constitué en personne morale ou d’un autre organisme municipal au Canada ainsi constitué, ou d’un mandataire de ceux-ci au Canada;
  3. de toute institution qui exploite un hôpital public et qui est désignée comme administration hospitalière par le ministre du Revenu national aux termes de la Loi sur la taxe d’accise, ou de tout mandataire de celle-ci. (public body)
pénalité administrative pécuniaire (PAP)

Sanction civile pouvant être imposée par CANAFE à une entité déclarante qui ne respecte pas ses obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes. (administrative monetary penalities [AMPs])

personne inscrite

S’entend d’une personne ou d’une entité dont le nom figure sur la liste publiée dans le Règlement d’application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme pris en vertu de la Loi sur les Nations Unies. Le site Web du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) contient une liste de ces noms : http://www.osfi-bsif.gc.ca/fra/fi-if/amlc-clrpc/atf-fat/Pages/default.aspx.

Il peut d’agir d’une personne, d’une personne morale, d’une fiducie, d’une société de personnes ou d’un fonds, ou d’une organisation ou d’une association non dotée de la personnalité morale, pour qui il existe des motifs raisonnables de croire :

  • qu’elle s’est livrée ou a tenté de se livrer à une activité terroriste, qu’elle y a participé ou l’a facilitée;
  • qu’elle est contrôlée directement ou non par une personne ou une entité exerçant l’une des activités ci-dessus ou qu’elle agit en son nom, sous sa direction ou en collaboration avec elle.(listed person)
personne morale dont l’actif est très important

Personne morale qui, d’après son dernier bilan vérifié, possède un actif net d’au moins 75 millions de dollars canadiens. Les actions de la personne morale doivent être cotées sur une bourse de valeurs au Canada ou sur une bourse de valeurs étrangère désignée par le ministre des Finances. La personne morale doit également exercer ses activités dans un pays membre du Groupe d’action financière (GAFI). (very large corporation)

politiques et procédures de conformité

Documents écrits faisant état de l’ensemble des méthodes à suivre et des obligations que doit respecter votre entreprise en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes, ainsi que des processus et mécanismes de contrôle qu’elle doit mettre en place pour s’acquitter de ses obligations. (compliance policies and procedures)

possibilité

Lorsqu’il est question de remplir une déclaration d’opérations douteuses (DOD), risque qu’une opération soit liée à une infraction de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme (BA/FT). Par exemple, après avoir évalué les faits, le contexte et les indicateurs de BA/FT, vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu’une opération est possiblement liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT. (possibility)

probabilité

Lorsqu’il est question de remplir une déclaration d’opérations douteuses (DOD), risque accru qu’une opération financière soit liée à une infraction de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme (BA/FT). Par exemple, si d’après les faits, vous avez des motifs raisonnables de croire qu’une opération est probablement liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT. (probability)

profession ou métier

Emploi ou occupation régulière rémunérée d’un client. Par exemple, dans le cas d’un représentant aux ventes, le champ du métier doit non seulement faire référence aux ventes, mais aussi au domaine des ventes, par exemple « représentant d’assurance-vie ». (occupation)

programme de conformité

Ligne d’action prévoyant les éléments que vous devez, à titre d’entité déclarante, mettre en place en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes pour vous assurer de respecter vos obligations en matière de déclaration, de tenue de documents et de vérification de l’identité des clients, et les exigences relatives au besoin de bien connaître vos clients. (compliance program)

programme de formation

Programme écrit et mis en œuvre à l’intention des employés, des mandataires ou d’autres personnes autorisées à agir en votre nom qui décrit une formation continue sur vos obligations prévues par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et les règlements connexes. (training program)

recyclage des produits de la criminalité (blanchiment d’argent)

Selon la définition des Nations Unies, le blanchiment d'argent correspond à tout acte ou toute tentative de perpétrer un acte dans le but de dissimuler l'origine de l'argent ou des biens dérivés d'une activité criminelle. Le blanchiment d'argent désigne essentiellement le processus par lequel de l'« argent sale » résultant d'une activité criminelle est transformé en « argent propre » dont l'origine criminelle est difficile à retracer. (money laundering)

registre des procès-verbaux

Dossier renfermant les documents organisationnels d’une entreprise. Il peut comprendre, entre autres, les statuts constitutifs, le règlement de fonctionnement général, la résolution du premier administrateur, les registres, les formulaires, les certificats d’actions et les comptes rendus des décisions des réunions des actionnaires et des administrateurs.(minute book)

répartition de fonds

En ce qui concerne une opération financière, s’entend de ce à quoi les fonds ont servi. Par exemple, une personne se rend à une banque pour acheter une traite bancaire avec des espèces. L’achat de la traite bancaire est la manière dont les fonds ont été répartis. (disposition)

sans raison apparente

Situation où rien n’explique clairement le comportement ou les renseignements douteux. (no apparent reason)

source

S’entend de l’organisation qui a délivré ou fourni les renseignements ou les documents permettant de vérifier l’identité d’un client. (source)

source fiable

S’entend d’une source bien connue et de bonne réputation en laquelle vous avez confiance pour vérifier l’identité d’un client. (reliable)

source indépendante

Aux fins de la vérification de l’identité d’un client, s’entend d’une source différente, c’est-à-dire que les renseignements proviennent d’une autre organisation. (independant)

succursale

Établissement qui fait partie de votre entreprise, mais qui est situé à un emplacement autre que celui de votre bureau principal. (branch)

SWIFT

(Réseau de la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) : Coopérative du milieu bancaire international qui fournit des services de transmission sécurisée de messages financiers à l’échelle mondiale. (SWIFT)

télévirement

S’entend de la transmission d’instructions pour un transfert de fonds à destination ou en provenance du Canada. Cela ne comprend pas la transmission d’instructions pour le transfert de fonds d’un endroit à l’autre au Canada. (electronic funds transfer [EFT])

tiers

Personne ou entité qui demande à une autre personne ou entité d’effectuer pour son compte une activité ou une opération financière. Le tiers n’est pas celui qui est le propriétaire des fonds, qui en tire avantage ou qui effectue l’activité, mais plutôt celui qui donne les instructions à une personne ou entité pour qu’elle s’occupe de l’argent ou qu’elle effectue une activité particulière. Par exemple, un tiers peut demander à une personne de déposer des espèces dans un compte. (third party)

vérifier l’identité d’un client

Se reporter à certains renseignements ou documents pour identifier un client et veiller à ce que les renseignements fournis correspondent aux renseignements déjà connus au sujet du client en question. (verify client identity)

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