Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux courtiers en valeurs mobilières

Juin 2017 

Juin 2017

La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux courtiers en valeurs mobilières assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu'à titre de courtier en valeurs mobilières, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre de courtier en valeurs mobilières, vous devez conserver les documents suivants:

  1. Déclarations d'opération douteuse;
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Documents concernant une ouverture de compte :
    1. Fiches-signatures, conventions de tenue de compte ou demandes d'ouverture de compte
    2. Utilisation prévue d'un compte,
    3. Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales,
    4. Comptes au nom de personnes morales;
  4. Documents créés dans le cours normal des activités;
  5. Relevés des clients;
  6. Documents sur les mesures raisonnables.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.

**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

1. Déclarations d'opération douteuse

Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l'avez soumise.

2. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

  • les nom, adresse et date de naissance de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • le montant et la devise des fonds reçus;
  • la date de l'opération;
  • les détails de l'opération et son objet, y compris :
    • le type d'opération (par exemple, les espèces ont servi à acheter des valeurs mobilières),
    • si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
  • le mode de réception des fonds (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
  • si un compte a été touché par l'opération :
    • le numéro et le type de compte,
    • le nom au complet du titulaire du compte,
    • la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Documents concernant une ouverture de compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :  

a. Fiches-signatures, conventions de tenue de compte ou demandes d'ouverture de compte

Vous devez conserver une fiche-signature pour chaque personne qui est habilitée à donner des instructions relativement au compte, ou une convention de tenue de compte ou une demande d'ouverture de compte qui contient la signature de la personne. Une fiche-signature s'entend d'un document signé par une personne qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte ou des données électroniques constituant la signature d'une telle personne. Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne. Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document.

Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la « signature électronique » soit déchiffrée.

Vous devez conserver une fiche-signature pour tout membre d'un compte de régime collectif lorsque les contributions du membre ne sont pas versées au moyen de retenues salariales ou par le promoteur du régime, ou lorsque l'existence du promoteur du régime n'a pas été confirmée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Vous devez conserver les fiches-signatures, les conventions de tenue de compte et les demandes d'ouverture de compte pendant au moins cinq ans à compter de la date de la fermeture du compte.

b. Utilisation prévue d'un compte

Vous devez conserver un document indiquant l'utilisation prévue d'un compte.

Voici des exemples de l'utilisation prévue d'un compte :

  • placements pour le paiement éventuel des frais d'études des enfants;
  • placements de fonds pour la retraite;
  • placements des bénéfices non répartis d'une personne morale;
  • placements des contributions à un régime collectif.

Conservation : Vous devez conserver les documents indiquant l'utilisation prévue d'un compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.

c. Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'une personne, vous devez consigner les nom, adresse et date de naissance de la personne, ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession.

Lorsque vous ouvrez un compte pour une entité autre qu'une personne morale, vous devez consigner sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que la nature de son entreprise principale.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

d. Comptes au nom de personnes morales

Lorsque vous ouvrez un compte pour une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte.

  • Il peut s'agir d'un certificat d'attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.
  • Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

4. Documents créés dans le cours normal des activités

Vous devez conserver les documents suivants s'ils sont créés dans le cours normal de vos activités :

  • demandes d'ouverture de compte;
  • confirmations d'achat ou de vente;
  • garanties;
  • autorisations de commerce;
  • procurations et conventions de comptes conjoints;
  • correspondance, y compris les courriels et les communications au sujet de la tenue de comptes.

Conservation : Vous devez conserver les demandes d'ouverture de compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé. Par contre, vous devez conserver tous les autres documents créés dans le cours normal de vos activités pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

5. Relevés des clients

Vous devez conserver une copie de tout relevé envoyé à un client.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

6. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • les mesures prises;
  • la date à laquelle vous avez pris chacune des mesures en question;
  • les raisons pour lesquelles elles se sont avérées infructueuses.

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.  

Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre - vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés d'opération ou les documents concernant un compte, comme il est indiqué précédemment, si les fonds proviennent d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important. Il en est de même pour une filiale de ce type d'entité, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.  

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés d'opération ou les documents concernant les comptes mentionnés dans la présente directive dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  • à l'achat d'une police exonérée au sens du paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu;
  • à l'achat d'une police d'assurance-vie collective n'ayant ni valeur de rachat ni composante épargne;
  • à l'achat d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou d'un régime de pension qui doit être agréé en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale semblable;
  • à l'achat d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite; 
  • à l'achat d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen du produit d'une police d'assurance-vie collective; 
  • pour toute opération effectuée dans le cadre d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés;
  • à l'ouverture d'un compte pour le dépôt et la vente d'actions relativement à la démutualisation d'une personne morale ou à la privatisation d'une société d'État;
  • à l'ouverture d'un compte au nom d'une personne morale, si cette personne morale faisant partie du groupe d'une entité financière exerce des activités semblables à celles des personnes ou des entités visées aux alinéas 5a) à g) de la Loi (entité financière, société ou représentant d'assurance-vie, ou courtier en valeurs mobilières);
  • à l'ouverture d'un compte de régime enregistré, notamment un régime de compte de retraite immobilisé, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite et un compte de régime enregistré d'épargne-retraite collectif;
  • à l'ouverture d'un compte établi conformément aux exigences de mise en mains tierces d'un organisme canadien de réglementation des valeurs mobilières, d'une bourse des valeurs au Canada ou d'une loi provinciale;
  • à l'ouverture d'un compte si le titulaire du compte ou le constituant est un fonds de pension qui est régi par une loi fédérale ou provinciale;
  • si le titulaire ou la personne habilitée à donner des instructions relativement au compte est une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d'assurance-vie ou un fonds d'investissement qui est régi par une loi provinciale sur les valeurs mobilières, à l'ouverture d'un compte;
  • dans le cas d'un compte de régime collectif, vous n'êtes pas tenu de conserver une fiche-signature à l'égard de tout membre du régime si l'existence du promoteur du régime a été vérifiée et les contributions du membre sont faites par le promoteur du régime ou au moyen de retenues salariales;
  • à l'ouverture d'un compte ouvert exclusivement dans le cadre de la fourniture de services de comptabilité à un courtier en valeurs mobilières.
Mars 2021 

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux courtiers en valeurs mobilières assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux courtiers en valeurs mobilières. À titre de courtiers en valeurs mobilières, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE;
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opération importante en espèces
    • Déclarations d'opération importante en monnaie virtuelle
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle;
  4. Documents concernant un compte;
    • Titulaires du compte et toutes autres personnes habilitées à donner des instructions à l'égard du compte
    • Fiches-signature
    • Utilisation prévue du compte
    • Autres documents à l'égard du compte

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant que détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 1

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 2

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 4

Déclarations d'opération importante en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération importante en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 6

Déclarations d'opération importante en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération importante en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créé.Note de bas de page 8

b. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 9

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. Note de bas de page 10

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 11

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 12

  • la date de réception;
  • s'il s'agit d'un dépôt :
    • le numéro du (des) compte(s);
    • le nom de chaque titulaire du compte — si l'argent est déposé dans plus d'un compte client, tous les noms doivent figurer dans le document; et
    • l'heure du dépôt, s'il est fait dans une boîte de dépôt de nuit hors des heures d'ouverture, une mention à cet effet;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu les espèces), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu les espèces), leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire liée à la réception;
  • l'objet de l'opération (par exemple, des espèces ont été utilisées pour acheter des valeurs mobilières, etc.);
  • la méthode au moyen de laquelle vous avez reçu les espèces (par exemple, en personne, par courrier, par voiture blindée, etc.);
  • les taux de change utilisés et leur source (s'il y a lieu);
  • si d'autres comptes sont touchés par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte, le type de compte (par exemple, entreprise, personnel, etc.); et
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalent à celle d'un numéro de compte;
  • les détails ci-après à l'égard de la remise de la somme reçue (c.-à-d. la répartition de fonds), ou de la remise faite en échange de la somme :
    • la méthode de remise;
    • si la remise prend la forme de fonds, les types de fonds en cause et la somme en cause, pour chaque type;
    • si la remise prend une autre forme, la forme en cause (par exemple, monnaie virtuelle) et, si elle diffère de la somme reçue en espèces, la valeur de la remise;
    • le nom des personnes ou entités liées à la remise, ainsi que leur numéro de compte ou de police ou, à défaut, leur numéro d'identification.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 13

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 14

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 15

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 16

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 17

  • la date de réception;
  • s'il s'agit d'un dépôt, le nom de chaque titulaire du compte;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu la MV), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • pour toute  entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu la MV), leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie virtuelle liée à la réception;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • si d'autres comptes sont touchés par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte, le type de compte; et
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalent à celle d'un numéro de compte;
  • tous les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en monnaie virtuelle a été créé.Note de bas de page 18

d. Documents concernant un compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :

Documents concernant les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte (personne, personne morale ou autre entité) et pour toute autre personne (jusqu'à concurrence de trois, dans le cas d'un compte d'affaires) qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte.

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 19

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale ou une entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 20

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte.Note de bas de page 21 Il peut s'agir :

  • des documents de constitution; ou
  • des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 22

Fiches-signatures

Vous devez conserver une fiche-signature pour chaque personne habilitée à donner des instructions sur un compte au moment de l'ouverture du compte.Note de bas de page 23 Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne.

Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document. Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la « signature électronique » soit déchiffrée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Vous devez conserver les fiches-signatures pendant au moins cinq ans à compter de la date de la fermeture du compte.Note de bas de page 24

Utilisation prévue d'un compte

Vous devez conserver un document indiquant l'utilisation prévue d'un compte.Note de bas de page 25

Des exemples de l'utilisation prévue d'un compte personnel pourraient inclure, entre autres:

  • des placements pour le paiement éventuel des frais d'études des enfants;
  • des placements à des fins d'épargne personnelle, d'épargne à long terme ou pour la retraite;
  • des placements de bénéfices non répartis d'une personne morale;
  • des placements de contributions à un régime collectif.

Conservation : Vous devez conserver les documents indiquant l'utilisation prévue d'un compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 26

Autres documents concernant le compte

Vous devez également conserver les documents suivants à l'égard de chacun des comptes que vous ouvrez : Note de bas de page 27

  • un document où sont consignées toutes les demandes faites à l'égard du compte;
  • toutes les conventions de tenue de compte que vous créez ou recevez à l'égard du compte;
  • toutes les confirmations d'achat ou de vente;
  • toutes les garanties;
  • toutes les autorisations de négocier;
  • toutes les procurations et les conventions de comptes conjoints;
  • toute la correspondance (par exemple, les courriels) concernant la tenue du compte;
  • une copie de tous les relevés de compte que vous envoyez à un titulaire de compte.

Conservation : Vous devez conserver les demandes d'ouverture de compte et les conventions de tenue de compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 28  Par contre, vous devez conserver tous les autres documents susmentionnés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.Note de bas de page 29

2. Quelles sont mes responsabilités relativement à la tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 30 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 31

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus tenues de garder des documents à votre place.Note de bas de page 32 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document où sont consigné des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 33

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

 Entités financières, organismes publics, et personnes morales dont l'actif est très important ou fiducie

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé d'opération importante en MV si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une entité financière (EF)  ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 34

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents concernant le compte qui sont susmentionnés, lorsque vous ouvrez un compte pour :Note de bas de page 35

Monnaie virtuelle

Lorsque vous recevez de la MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué, ou si vous recevez une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'est pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV. Note de bas de page 36

Autres activités exemptées des exigences de tenue de documents

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents concernant le compte mentionnés dans la présente directive pour les activités suivantes :Note de bas de page 37

  • à la vente d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite;
  • à l'ouverture d'un compte pour le dépôt et la vente d'actions relativement à la démutualisation d'une personne morale ou à la privatisation d'une société d'État;
  • à l'ouverture d'un compte au nom d'une personne morale, si cette personne morale faisant partie du groupe d'une entité financière exerce des activités semblables à celles des personnes ou des entités visées aux alinéas 5a) à g) de la Loi;
  • à l'ouverture d'un compte de régime enregistré, notamment un compte de régime de retraite immobilisé, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite et un compte de régime enregistré d'épargne-retraite collectif;
  • à l'ouverture d'un compte établi conformément aux exigences de mise en mains tierces d'un organisme canadien de réglementation des valeurs mobilières, d'une bourse des valeurs au Canada ou de la législation provinciale;
  • à l'ouverture d'un compte dont le titulaire ou le constituant est un fonds de pension régi par la législation fédérale ou provinciale;
  • à l'ouverture d'un compte au nom d'une entité financière, d'un courtier en valeurs mobilières, d'une société d'assurance-vie ou d'un fonds d'investissement qui est régi par de la législation provinciale sur les valeurs mobilières ou à l'égard duquel il est habilité à donner des instructions;
  • à l'ouverture d'un compte ouvert exclusivement dans le cadre de la fourniture de services de comptabilité à un courtier en valeurs mobilières.

Régimes collectifs

Si vous ouvrez un compte de régime collectif (autre que ceux pour lesquels des exceptions s'appliquent déjà) vous n'êtes pas tenu de conserver une fiche-signature à l'égard d'une personne qui est membre du régime dans les cas suivants :

  • l'identité de l'entité qui est le promoteur du régime a été vérifiée;
  • les contributions du membre sont faites par le promoteur du régime ou au moyen de retenues salariales.Note de bas de page 38
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