Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux courtiers en valeurs mobilières


Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux courtiers en valeurs mobilières assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux courtiers en valeurs mobilières. À titre de courtiers en valeurs mobilières, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE;
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opération importante en espèces
    • Déclarations d'opération importante en monnaie virtuelle
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle;
  4. Documents concernant un compte;
    • Titulaires du compte et toutes autres personnes habilitées à donner des instructions à l'égard du compte
    • Fiches-signature
    • Utilisation prévue du compte
    • Autres documents à l'égard du compte

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant que détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 1

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 2

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 4

Déclarations d'opération importante en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération importante en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 6

Déclarations d'opération importante en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération importante en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créé.Note de bas de page 8

b. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 9

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. Note de bas de page 10

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 11

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 12

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 13

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 14

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 15

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 16

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 17

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en MV a été créé.Note de bas de page 18

d. Documents concernant un compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :

Documents concernant les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte (personne, personne morale ou autre entité) et pour toute autre personne (jusqu'à concurrence de trois, dans le cas d'un compte d'affaires) qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte.

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 19

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale ou une entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 20

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte.Note de bas de page 21 Il peut s'agir :

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 22

Fiches-signatures

Vous devez conserver une fiche-signature pour chaque personne habilitée à donner des instructions sur un compte au moment de l'ouverture du compte.Note de bas de page 23 Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne.

Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document. Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la « signature électronique » soit déchiffrée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Vous devez conserver les fiches-signatures pendant au moins cinq ans à compter de la date de la fermeture du compte.Note de bas de page 24

Utilisation prévue d'un compte

Vous devez conserver un document indiquant l'utilisation prévue d'un compte.Note de bas de page 25

Des exemples de l'utilisation prévue d'un compte personnel pourraient inclure, entre autres:

Conservation : Vous devez conserver les documents indiquant l'utilisation prévue d'un compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 26

Autres documents concernant le compte

Vous devez également conserver les documents suivants à l'égard de chacun des comptes que vous ouvrez : Note de bas de page 27

Conservation : Vous devez conserver les demandes d'ouverture de compte et les conventions de tenue de compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 28  Par contre, vous devez conserver tous les autres documents susmentionnés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.Note de bas de page 29

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 30 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 31

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus tenues de garder des documents à votre place.Note de bas de page 32 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document où sont consigné des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 33

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Entités financières, organismes publics, et personnes morales ou fiducie dont l’actif est très important

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé d'opération importante en MV si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une entité financière (EF)  ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 34

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents concernant le compte qui sont susmentionnés, lorsque vous ouvrez un compte pour :Note de bas de page 35

Monnaie virtuelle

Lorsque vous recevez de la MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué, ou si vous recevez une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'est pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV. Note de bas de page 36

Autres activités exemptées des exigences de tenue de documents

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents concernant le compte mentionnés dans la présente directive pour les activités suivantes :Note de bas de page 37

Régimes collectifs

Si vous ouvrez un compte de régime collectif (autre que ceux pour lesquels des exceptions s'appliquent déjà) vous n'êtes pas tenu de conserver une fiche-signature à l'égard d'une personne qui est membre du régime dans les cas suivants :

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