Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux entreprises de services monétaires et aux entreprises de services monétaires étrangères


Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux entreprises de services monétaires (ESM) et aux entreprises de services monétaires étrangères (ESME) assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux ESM et ESME. À titre d'ESM et d'ESME, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
    • Déclarations de télévirement
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Relevés d'opération importantes en monnaie virtuelle
  4. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus
  5. Relevés de remise et de transmission de fonds de 1 000 $ ou plus par un moyen autre qu'un télévirement
  6. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus;
  7. Relevés de transfert d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus
  8. Fiches d'opération de change en devise;
  9. Fiches d'opérations de change en monnaie virtuelle
  10. Création ou réception de notes de service internes au sujet des services d'ESM ou d'ESME
  11. Accord de service

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclaration d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 1

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 2

Déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 4

Déclaration d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créé.Note de bas de page 6

Déclaration d'opération importante en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération importante en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 8

Déclaration de télévirement

Lorsque vous soumettez une déclaration de télévirement (DT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 9

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DT a été créée.Note de bas de page 10

b. Relevés d'opération importante en espèces

Les ESM doivent conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 11 Les ESME doivent conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces d'une personne ou d'une entité au Canada.Note de bas de page 12

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. Note de bas de page 13

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 14

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 15

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 16

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Les ESM doivent conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 17 Les ESME doivent conserver un relevé des opérations importantes en MV lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité au Canada.Note de bas de page 18

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 19

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 20

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 21

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en MV a été créé.Note de bas de page 22

d. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus

Émission de chèques de voyages, de mandats ou de titres négociables semblables

Si vous recevez 3 000 $ ou plus en fonds ou une somme équivalente en MV, d'une personne ou d'une entité, en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats ou d'autres titres négociables semblables, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 23

Rachat de mandats

Si vous rachetez un mandat de 3 000 $ ou plus ou plusieurs mandats totalisant 3 000 $ ou plus, en fonds ou d'un montant équivalent en MV à la demande d'une personne ou d'une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 24

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération de 3 000 $ ou plus a été créé. Note de bas de page 25

e. Relevés de remise et de transmission de fonds de 1 000 $ ou plus par un moyen autre qu'un télévirement

Transmission de fonds de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez une somme de 1 000 $ ou plus en fonds à la demande d'une personne ou d'une entité par un moyen autre qu'un télévirement (par exemple, en utilisant un système parallèle de remises de fonds tels que les hawala), vous devez conserver un document où sont consignés :Note de bas de page 26

Remise de fonds de 1 000 $ ou plus à un bénéficiaire

Lorsque vous remettez une somme de 1 000 $ ou plus en fonds à un bénéficiaire à la demande d'une personne ou d'une entité par un moyen autre qu'un télévirement (par exemple, en utilisant un système parallèle de remises de fonds tels que les hawala), vous devez conserver un document où sont consignés :Note de bas de page 27

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transmission ou de remise de 1 000 $ ou plus a été créé.Note de bas de page 28

f. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus

Amorcer un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous amorcez à la demande d'une personne ou d'une entité, un télévirement de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 29

Transmettre un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez, à titre d'intermédiaire, un télévirement international de 1 000 $ ou plus qui est amorcé par une autre entité déclarante, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 30

Destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous êtes le destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 31

**Remarque : Lorsque vous amorcez, transmettez à titre d'intermédiaire, ou recevez à titre de destinataire un télévirement, vous devez inclure les informations réglementaires conformément à la règle d'acheminement. Veuillez consulter la directive de CANAFE sur la règle d'acheminement pour en savoir plus.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de télévirement de 1 000 $ ou plus a été créé.Note de bas de page 32

g. Relevés de transfert d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus

Transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus

Lorsque vous effectuez un transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à la demande d'une personne ou d'une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 33

Réception d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire

Lorsque vous recevez une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire, vous devez conserver les renseignements suivants : Note de bas de page 34

**Remarque : Lorsque vous transférez une somme en MV, vous devez joindre au transfert les informations réglementaires conformément à la règle d'acheminement. Lorsque vous recevez une somme en MV, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vous assurer que le transfert reçu comprend les informations réglementaires. Pour plus d'information, veuillez consulter la directive sur la règle d'acheminement de CANAFE.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transfert d'une somme en MV ou de réception d'une somme en MV a été créé.Note de bas de page 35

h. Fiches d'opération de change en devise

Vous devez conserver une fiche d'opération, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en devise que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants : Note de bas de page 36

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en devise a été créée.Note de bas de page 37

i. Fiches d'opération de change en MV

Vous devez conserver une fiche d'opération de change en MV, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en MV que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants : Note de bas de page 38

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en MV a été créée.Note de bas de page 39

j. Création ou réception de notes de service internes au sujet des services d'ESM ou d'ESME

Vous devez conserver toutes les notes de service internes (c.-à-d., les mémos, notes, messages ou communications similaires) que vous créez ou recevez dans le cadre normal des activités concernant les services d'ESM ou d'ESME que vous offrez aux clients.Note de bas de page 40

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la note de service interne a été créée.Note de bas de page 41

k. Accords de services

Les ESM qui concluent un accord avec une entité pour fournir des services d'ESM couverts en vertu de l'alinéa 5(h) de la Loi et les ESME qui concluent un accord avec une entité au Canada pour fournir un service d'ESME couvert en vertu de l'alinéa 5(h.1) de la Loi doivent conserver un document où sont consignés les renseignements suivants :Note de bas de page 42

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération a été effectuée.Note de bas de page 44

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 45 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 46

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus tenues de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 47 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que vos exigences en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 48

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Entités financières et organismes publics

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé d'opération importante en MV si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 49

Si vous recevez des fonds ou de la MV d'une somme de 3 000 $ ou plus d'une EF ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF pour l'émission de chèques de voyage, de mandats ou d'autres titres négociables semblables, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de l'opération.Note de bas de page 50

Monnaie virtuelle

Lorsque vous procédez au transfert ou à la réception de MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué, ou à l'échange, au transfert ou à la réception d'une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'êtes pas tenu de conserver les documents dans lesquels sont consignés :Note de bas de page 51

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