Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux entreprises de services monétaires

Février 2020

La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux entreprises de services monétaires assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu'à titre d'entreprise de services monétaires, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre d'entreprise de services monétaires, vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations d'opération douteuse;
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Relevés d'opérations de 3 000 $ ou plus :
    1. si vous recevez 3 000 $ ou plus en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables,
    2. si vous encaissez des mandats-poste de 3 000 $ ou plus;
  4. Documents sur les remises ou les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus;
  5. Fiches d'opération de change;
  6. Notes de service internes reçues ou établies dans le cours normal des activités;
  7. Documents concernant un accord de relation commerciale suivie;
  8. Documents sur les mesures raisonnables.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.

**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

1. Déclarations d'opération douteuse

Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l'avez soumise.

2. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Relevés d'opérations de 3 000 $ ou plus

a. Si vous recevez 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables, vous devez consigner les renseignements suivants :

b. Si vous encaissez des mandats-poste de 3 000 $ ou plus, vous devez consigner :

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération de 3 000 $ ou plus pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

4. Documents sur les remises ou les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous remettez 1 000 $ ou plus à un client ou transmettez un tel montant à l'intérieur du Canada ou à l'étranger, vous devez consigner les renseignements suivants :

Si à la demande d'un client, vous transmettez un télévirement, peu importe le montant, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, vous devez inclure les renseignements relatifs au demandeur.

Si vous recevez un télévirement, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, peu importe le montant, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce qu'il contienne les renseignements relatifs au demandeur. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre de communiquer avec l'institution qui a envoyé les instructions de paiement.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les remises et les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

5. Fiches d'opération de change

Vous devez conserver une fiche pour toute opération de change que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre :

Conservation : Vous devez conserver les fiches d'opération de change pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche a été créée.

6. Notes de service internes reçues ou établies dans le cours normal des activités

Vous devez conserver toute note de service interne (c.-à-d. note, message ou communication semblable) que vous recevez ou établissez dans le cours normal de vos activités en ce qui a trait aux services que vous offrez à vos clients.

Conservation : Vous devez conserver les notes de service internes pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies.

7. Documents concernant un accord de relation commerciale suivie

Vous devez conserver certains documents lorsque vous établissez l'un ou l'autre des accords suivants :

Dans l'un ou l'autre de ces cas, vous devez conserver les documents suivants :

Conservation : Vous devez conserver les dossiers-clients pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Pour ce qui est des autres documents concernant un accord de relation commerciale suivie, vous devez les conserver pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.

8. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre - vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.

Si vous recevez 3 000 $ ou plus d'une entité financière en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d’autres titres négociables semblables, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de l'opération.

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