Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux entreprises de services monétaires et aux entreprises de services monétaires étrangères

Février 2020 

Février 2020

La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux entreprises de services monétaires assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu'à titre d'entreprise de services monétaires, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre d'entreprise de services monétaires, vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations d'opération douteuse;
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Relevés d'opérations de 3 000 $ ou plus :
    1. si vous recevez 3 000 $ ou plus en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables,
    2. si vous encaissez des mandats-poste de 3 000 $ ou plus;
  4. Documents sur les remises ou les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus;
  5. Fiches d'opération de change;
  6. Notes de service internes reçues ou établies dans le cours normal des activités;
  7. Documents concernant un accord de relation commerciale suivie;
  8. Documents sur les mesures raisonnables.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.

**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

1. Déclarations d'opération douteuse

Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l'avez soumise.

2. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

  • les nom, adresse et date de naissance de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • le montant et la devise des fonds reçus;
  • la date de l'opération;
  • les détails de l'opération et son objet, y compris :
    • le type d'opération (par exemple, les espèces ont servi à acheter un mandat-poste),
    • si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
  • le mode de réception des fonds (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
  • si un compte a été touché par l'opération :
    • le numéro et le type de compte,
    • le nom au complet du titulaire du compte,
    • la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Relevés d'opérations de 3 000 $ ou plus

a. Si vous recevez 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • la date de réception;
  • le montant reçu, et si le montant a été reçu en espèces ou sous forme de chèque, de chèque de voyage, de mandat-poste ou d'autres titres négociables semblables;
  • les nom et adresse de la personne qui vous a donné les fonds.

b. Si vous encaissez des mandats-poste de 3 000 $ ou plus, vous devez consigner :

  • les nom, adresse et date de naissance de la personne qui a demandé le rachat des mandats-poste;
  • le nom de l'émetteur de chaque mandat-poste.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération de 3 000 $ ou plus pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

4. Documents sur les remises ou les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous remettez 1 000 $ ou plus à un client ou transmettez un tel montant à l'intérieur du Canada ou à l'étranger, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • si le client est une personne, ses nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • si le client est une entité, les nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone de la personne qui a fait la demande pour le compte de l'entité, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • le numéro de référence de l'opération;
  • la date de l'opération;
  • le nom du bénéficiaire de l'opération;
  • le montant total de l'opération et la devise en cause.

Si à la demande d'un client, vous transmettez un télévirement, peu importe le montant, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, vous devez inclure les renseignements relatifs au demandeur.

Si vous recevez un télévirement, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, peu importe le montant, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce qu'il contienne les renseignements relatifs au demandeur. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre de communiquer avec l'institution qui a envoyé les instructions de paiement.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les remises et les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

5. Fiches d'opération de change

Vous devez conserver une fiche pour toute opération de change que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre :

  • la date et le montant de l'opération, ainsi que la devise achetée ou vendue;
  • le montant du paiement effectué ou reçu, ainsi que la devise et le mode de paiement;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus effectuée par une personne, les nom, adresse et date de naissance de celle-ci.

Conservation : Vous devez conserver les fiches d'opération de change pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche a été créée.

6. Notes de service internes reçues ou établies dans le cours normal des activités

Vous devez conserver toute note de service interne (c.-à-d. note, message ou communication semblable) que vous recevez ou établissez dans le cours normal de vos activités en ce qui a trait aux services que vous offrez à vos clients.

Conservation : Vous devez conserver les notes de service internes pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies.

7. Documents concernant un accord de relation commerciale suivie

Vous devez conserver certains documents lorsque vous établissez l'un ou l'autre des accords suivants :

  • accord de relation commerciale suivie avec une entité visant les télévirements, les remises de fonds ou les opérations de change;
  • accord de relation commerciale avec une entité visant l'émission ou le rachat de mandats-poste, de chèques de voyage ou d'autres titres négociables semblables.

Dans l'un ou l'autre de ces cas, vous devez conserver les documents suivants :

  • un document où sont consignés les nom, adresse, date de naissance et profession des personnes ayant signé l'accord au nom de l'entité;
  • la liste des nom, adresse et date de naissance des employés autorisés à ordonner des opérations aux termes de l'accord;
  • un dossier-client relatif à l'entité, qui fait état de la dénomination sociale, de l'adresse et de la nature de l'entreprise principale de l'entité;
  • si le dossier-client est relatif à une entité qui est une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées auprès de vous, si cela est obtenu dans le cours normal des activités.
    • Il peut s'agir d'un certificat d'attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur. Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Conservation : Vous devez conserver les dossiers-clients pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Pour ce qui est des autres documents concernant un accord de relation commerciale suivie, vous devez les conserver pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.

8. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • les mesures prises;
  • la date à laquelle vous avez pris chacune des mesures en question;
  • les raisons pour lesquelles elles se sont avérées infructueuses.

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre - vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.

Si vous recevez 3 000 $ ou plus d'une entité financière en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d’autres titres négociables semblables, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de l'opération.

Mars 2021 

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux entreprises de services monétaires (ESM) et aux entreprises de services monétaires étrangères (ESME) assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux ESM et ESME. À titre d'ESM et d'ESME, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
    • Déclarations de télévirement
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Relevés d'opération importantes en monnaie virtuelle
  4. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus
  5. Relevés de remise et de transmission de fonds de 1 000 $ ou plus par un moyen autre qu'un télévirement
  6. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus;
  7. Relevés de transfert d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus
  8. Fiches d'opération de change en devise;
  9. Fiches d'opérations de change en monnaie virtuelle
  10. Création ou réception de notes de service internes au sujet des services d'ESM ou d'ESME
  11. Accord de service

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclaration d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 1

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 2

Déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 4

Déclaration d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créé.Note de bas de page 6

Déclaration d'opération importante en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération importante en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 8

Déclaration de télévirement

Lorsque vous soumettez une déclaration de télévirement (DT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 9

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DT a été créée.Note de bas de page 10

b. Relevés d'opération importante en espèces

Les ESM doivent conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 11 Les ESME doivent conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces d'une personne ou d'une entité au Canada.Note de bas de page 12

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. Note de bas de page 13

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 14

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 15

  • la date de réception;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu les espèces), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu les espèces), leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire liée à la réception;
  • la méthode au moyen de laquelle vous avez reçu les espèces (par exemple, en personne, par courrier, par voiture blindée, etc.);
  • les taux de change utilisés et leur source (s'il y a lieu);
  • si un compte est touché par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte, le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • l'objet de l'opération (par exemple, des espèces ont été utilisées pour acheter un mandat, etc.);
  • les détails ci-après à l'égard de la remise de la somme reçue (c.-à-d. la répartition de fonds), ou de la remise faite en échange de la somme :
    • la méthode de remise (par exemple, virement bancaire, mandat, etc.);
    • si la remise prend la forme de fonds, les types de fonds en cause et la somme en cause, pour chaque type;
    • si la remise prend une autre forme, la forme en cause (par exemple, monnaie virtuelle) et, si elle diffère de la somme reçue en espèces, la valeur de la remise;
    • le nom des personnes ou entités liées à la remise, ainsi que leur numéro de compte ou de police ou, à défaut, leur numéro d'identification.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 16

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Les ESM doivent conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 17 Les ESME doivent conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité au Canada.Note de bas de page 18

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 19

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 20

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 21

  • la date de réception;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu la MV), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu la MV), leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie virtuelle liée à la réception;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • si un compte est touché par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte, le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en monnaie virtuelle a été créé.Note de bas de page 22

d. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus

Émission de chèques de voyages, de mandats ou de titres négociables semblables

Si vous recevez 3 000 $ ou plus en fonds ou une somme équivalente en MV, d'une personne ou d'une entité, en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats ou d'autres titres négociables semblables, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 23

  • la date de réception des fonds ou de la MV;
  • si vous recevez le montant d'une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si vous recevez le montant d'une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • le montant reçu pour l'émission;
  • les montants et type de fonds reçu, et le montant et le type de monnaie virtuelle liée à l'opération;
  • si un compte est touché par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • si le montant reçu est en MV, les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Rachat de mandats

Si vous rachetez un mandat de 3 000 $ ou plus ou plusieurs mandats totalisant 3 000 $ ou plus, en fonds ou d'un montant équivalent en MV à la demande d'une personne ou d'une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 24

  • la date du rachat;
  • si le client est une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le client est une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • le montant total des mandats;
  • le nom de l'émetteur de chaque mandat; 
  • si un compte est touché par le rachat :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés au rachat dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • si le rachat concerne de la MV, les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération de 3 000 $ ou plus a été créé. Note de bas de page 25

e. Relevés de remise et de transmission de fonds de 1 000 $ ou plus par un moyen autre qu'un télévirement

Transmission de fonds de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez une somme de 1 000 $ ou plus en fonds à la demande d'une personne ou d'une entité par un moyen autre qu'un télévirement (par exemple, en utilisant un système parallèle de remises de fonds tels que les hawala), vous devez conserver un document où sont consignés :Note de bas de page 26

  • la date de la transmission de fonds;
  • le type et le montant de chaque fonds en cause;
  • si le client est une personne, leurs nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance et leur profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • si le client est une entité, leur nom, adresse, numéro de téléphone et la nature de leur entreprise principale;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • les nom et adresse de chaque bénéficiaire;
  • le numéro du compte de tout compte touché par l'opération;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.

Remise de fonds de 1 000 $ ou plus à un bénéficiaire

Lorsque vous remettez une somme de 1 000 $ ou plus en fonds à un bénéficiaire à la demande d'une personne ou d'une entité par un moyen autre qu'un télévirement (par exemple, en utilisant un système parallèle de remises de fonds tels que les hawala), vous devez conserver un document où sont consignés :Note de bas de page 27

  • la date de la remise de fonds;
  • le type et le montant de chaque fonds en cause;
  • le nom de la personne ou entité qui a demandé la remise;
  • si le bénéficiaire est une personne, leurs nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance et leur profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • si le bénéficiaire est une entité, leur nom, adresse, numéro de téléphone et la nature de leur entreprise principale;
  • les taux de change utilisés pour la remise et leur source;
  • le numéro du compte de tout compte touché par l'opération;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transmission ou de remise de 1 000 $ ou plus a été créé.Note de bas de page 28

f. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus

Amorcer un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous amorcez à la demande d'une personne ou d'une entité, un télévirement de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 29

  • la date à laquelle le télévirement est amorcé;
  • les montant et type de fonds lié à l'amorce;
  • si le client est une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le client est une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • les nom et adresse de chaque bénéficiaire;
  • si un compte est touché par l'amorce :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés au télévirement dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • le numéro de tout compte touché par le télévirement, autre que ceux touchés par l'amorce.

Transmettre un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez, à titre d'intermédiaire, un télévirement international de 1 000 $ ou plus qui est amorcé par une autre entité déclarante, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 30

  • la date à laquelle le télévirement est exécuté;
  • si des monnaies fiduciaires sont échangées dans le cadre de la transmission du télévirement, les montant et type de monnaie fiduciaire liés à l'échange;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • pour tout compte touché par l'exécution :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à la transmission du télévirement dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • le nom et l'adresse de la personne ou de l'entité qui a demandé que soit amorcé le télévirement, sauf si, cette information n'accompagne pas le télévirement et qu'elle ne peut pas être obtenue malgré la prise de mesures raisonnables;
  • le nom et l'adresse de chaque bénéficiaire, sauf si cette information n'accompagne pas le télévirement et qu'elle ne peut pas être obtenue malgré la prise de mesures raisonnables.

Destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous êtes le destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 31

  • la date à laquelle le télévirement est reçu à titre de destinataire;
  • les montant et type de fonds liés à la réception à titre de destinataire;
  • le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance et dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de l'entreprise principale, ou la profession de chaque personne bénéficiaire;
  • le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et la nature de l'activité principale de chaque entité bénéficiaire;
  • la date de la remise;
  • les taux de change utilisés pour la remise et leur source;
  • si la remise est sous forme de fonds, les types de fonds liés à la remise et le montant pour chaque type;
  • si la remise n'est pas sous forme de fonds (par exemple, monnaie virtuelle, pierres précieuses, etc.), la forme de la remise et, si elle diffère du montant des fonds reçus à titre de destinataire, la valeur de la remise;
  • pour chaque compte touché par la réception à titre de destinataire ou la remise :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés au télévirement dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les nom et adresse de la personne ou entité qui a demandé que soit amorcé le télévirement, à moins que ces renseignements n'accompagnent pas le télévirement et ne peuvent pas être obtenus malgré la prise de mesures raisonnables;
  • le numéro de chaque compte concerné par le télévirement, autre que ceux concernés par la réception à titre de destinataire ou la remise.

**Remarque : Lorsque vous amorcez, transmettez à titre d'intermédiaire, ou recevez à titre de destinataire un télévirement, vous devez inclure les informations réglementaires conformément à la règle d'acheminement. Veuillez consulter la directive de CANAFE sur la règle d'acheminement pour en savoir plus.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de télévirement de 1 000 $ ou plus a été créé.Note de bas de page 32

g. Relevés de transfert d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus

Transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus

Lorsque vous effectuez un transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à la demande d'une personne ou d'une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 33

  • la date du transfert;
  • les montant et type de MV en cause;
  • si le client est une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le client est une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les nom et adresse de chaque bénéficiaire;
  • pour tout compte touché par l'opération;
    • le numéro et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception;
  • les taux de change utilisés et leur source.

Réception d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire

Lorsque vous recevez une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire, vous devez conserver les renseignements suivants : Note de bas de page 34

  • la date de réception;
  • les type et montant de chaque monnaie virtuelle reçue;
  • si le bénéficiaire est une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le bénéficiaire est une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • la date de la remise;
  • les taux de change utilisés pour la remise et leur source;
  • si la remise est sous forme de monnaie virtuelle, les type et montant de chaque monnaie virtuelle liée à la remise;
  • si la remise n'est pas sous forme de monnaie virtuelle, la forme de la remise et, si elle diffère du montant de la monnaie virtuelle reçue, la valeur de la remise;
  • pour tout compte touché par l'opération :
    • le numéro et type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception;
  • les nom et adresse de la personne ou entité qui a demandé le transfert, à moins que ces renseignements n'accompagnent pas le transfert, et qu'ils ne peuvent pas être obtenus malgré la prise de mesures raisonnables.

**Remarque : Lorsque vous transférez une somme en MV, vous devez joindre au transfert les informations réglementaires conformément à la règle d'acheminement. Lorsque vous recevez une somme en MV, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vous assurer que le transfert reçu comprend les informations réglementaires. Pour plus d'information, veuillez consulter la directive sur la règle d'acheminement de CANAFE.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transfert d'une somme en MV ou de réception d'une somme en MV a été créé.Note de bas de page 35

h. Fiches d'opération de change en devise

Vous devez conserver une fiche d'opération, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en devise que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants : Note de bas de page 36

  • la date de l'opération;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus demandée par une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus demandée par une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire en cause dans le paiement fait et reçu par le client qui a demandé l'opération de change;
  • la manière dont le paiement est effectué et reçu;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • pour tout compte touché par l'opération :
    • le numéro et type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en devise a été créée.Note de bas de page 37

i. Fiches d'opération de change en MV

Vous devez conserver une fiche d'opération de change en MV, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en MV que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants : Note de bas de page 38

  • la date de l'opération;
  • dans le cas d'une opération en MV équivalent à 1 000 $ ou plus demandée par une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • dans le cas d'une opération en MV équivalent à 1 000 $ ou plus demandée par une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque MV en cause dans le paiement fait et reçu par le client qui a demandé l'opération de change;
  • la manière (entreprise d'opération de change en MV) dont le paiement est effectué et reçu;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • pour tout compte touché par l'opération :
    • le numéro et type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en MV a été créée.Note de bas de page 39

j. Création ou réception de notes de service internes au sujet des services d'ESM ou d'ESME

Vous devez conserver toutes les notes de service internes (c.-à-d., les mémos, notes, messages ou communications similaires) que vous créez ou recevez dans le cadre normal des activités concernant les services d'ESM ou d'ESME que vous offrez aux clients.Note de bas de page 40

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la note de service interne a été créée.Note de bas de page 41

k. Accords de services

Les ESM qui concluent un accord avec une entité pour fournir des services d'ESM couverts en vertu de l'alinéa 5(h) de la Loi et les ESME qui concluent un accord avec une entité au Canada pour fournir un service d'ESME couvert en vertu de l'alinéa 5(h.1) de la Loi doivent conserver un document où sont consignés les renseignements suivants :Note de bas de page 42

  • les nom et adresse, et la date de naissance et la profession de toute personne qui signe l'accord au nom de l'entité, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • un dossier de renseignementsNote de bas de page 43 au sujet de l'entité, qui inclut :
    • le nom et l'adresse de l'entité;
    • la nature de leur activité principale;
  • si l'entité est une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant aux opérations effectuées avec l'entreprise de services monétaires ou l'entreprise de services monétaires étrangère;
    • cela pourrait inclure des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur, etc. Si des modifications ultérieures ont été apportées aux statuts ou aux règlements administratifs en ce qui concerne le pouvoir de lier la société en matière d'opérations, et que ces modifications étaient applicables au moment de la création du document d'entente de services, la résolution du conseil d'administration indiquant la modification doit être incluse dans le document;
  • la liste des nom, adresse et date de naissance de tout employé de l'entité qui est autorisé à ordonner que des opérations soient effectuées aux termes de l'accord.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération a été effectuée.Note de bas de page 44

2. Quelles sont mes responsabilités relativement à la tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 45 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 46

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus tenues de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 47 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que vos exigences en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 48

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Entités financières et organismes publics

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé d'opération importante en MV si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 49

Si vous recevez des fonds ou de la MV d'une somme de 3 000 $ ou plus d'une EF ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF pour l'émission de chèques de voyage, de mandats ou d'autres titres négociables semblables, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de l'opération.Note de bas de page 50

Monnaie virtuelle

Lorsque vous procédez au transfert ou à la réception de MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué, ou à l'échange, au transfert ou à la réception d'une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'êtes pas tenu de conserver les documents dans lesquels sont consignés :Note de bas de page 51

  • les opérations importantes en MV;
  • les transferts de sommes en MV de 1 000 $ ou plus, demandé par une personne ou entité;
  • la réception de sommes en MV de 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire;
  • les relevés d'opérations de change en MV.  
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