Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux entités financières


Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux entités financières (EF) assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux EF. À titre d'EF, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
    • Déclarations de télévirement
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle
  4. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus
  5. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus
  6. Relevés de transfert d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus
  7. Fiches d'opération de change en devise
  8. Fiches d'opérations de change en monnaie virtuelle
  9. Documents concernant un compte
    • Titulaires du compte et toutes autres personnes habilitées à donner des instructions à l'égard du compte
    • Fiches-signature
    • Utilisation prévue du compte
    • Demandes faites à l'égard du compte
    • Conventions de tenue de compte
    • Notes de débit et de crédit
    • Relevés de dépôt
    • Relevés de compte
    • Chèques compensés
    • Ententes de crédit conclues
  10. Documents concernant un compte de carte de crédit et relevés d'opérations
  11. Documents concernant un compte de produit de paiement prépayé et relevés d'opérations
  12. Documents concernant une fiducie

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 1

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 2

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 4

Déclarations d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 6

Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 8

Déclarations de télévirements

Lorsque vous soumettez une déclaration de télévirement (DT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 9

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DT a été créée.Note de bas de page 10

b. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 11

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces.Note de bas de page 12

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 13

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 14

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 15

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 16

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 17

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 18

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 19

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en monnaie virtuelle a été créé.Note de bas de page 20

d. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus

Émission de chèques de voyages, de mandats ou de titres négociables semblables

Si vous recevez 3 000 $ ou plus en fonds ou une somme équivalente en MV, d'une personne ou d'une entité, en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats ou d'autres titres négociables semblables, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 21

Rachat de mandats

Si vous rachetez un mandat de 3 000 $ ou plus ou plusieurs mandats totalisant 3 000 $ ou plus, en fonds ou d'un montant équivalent en MV, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 22

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération de 3 000 $ ou plus a été créé.Note de bas de page 23

e. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus

Amorcer un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous amorcez, à la demande d'une personne ou d'une entité, un télévirement international ou tout autre télévirement transmis au moyen d'un message SWIFT MT 103 ou leur équivalent d'une valeur de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 24

Transmettre un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez, à titre d'intermédiaire, un télévirement international de 1 000 $ ou plus qui est amorcé par une autre entité déclarante, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 25

Destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous êtes le destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 26

**Remarque : Lorsque vous amorcez, transmettez à titre d'intermédiaire, ou recevez à titre de destinataire un télévirement, vous devez inclure les informations réglementaires conformément à la règle d'acheminement. Veuillez consulter la directive de CANAFE sur la règle d'acheminement pour en savoir plus.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de télévirement a été créé.Note de bas de page 27

f. Relevés de transfert d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus

Transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus

Lorsque vous effectuez un transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à la demande d'une personne ou d'une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 28

Réception d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire

Lorsque vous recevez une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire, vous devez conserver les renseignements suivants : Note de bas de page 29

**Remarque : Lorsque vous transférez une somme en MV, vous devez joindre au transfert les informations réglementaires conformément à la règle d'acheminement. Lorsque vous recevez une somme en MV, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vous assurer que le transfert comprend les informations réglementaires. Pour plus d'information, veuillez consulter la directive sur la règle d'acheminement de CANAFE.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transfert d'une somme en MV ou de réception d'une somme en MV a été créé.Note de bas de page 30

g. Fiches d'opération de change en devise

Vous devez conserver une fiche d'opération, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en devise que vous effectuez, peu importe le montant.Note de bas de page 31 Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants :Note de bas de page 32

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en devise a été créée.Note de bas de page 33

h. Fiches d'opération de change en MV

Vous devez conserver une fiche d'opération de change en MV, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en MV que vous effectuez, peu importe le montant.Note de bas de page 34Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants :Note de bas de page 35

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en MV a été créée.Note de bas de page 36

i. Documents concernant un compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :

Documents concernant les titulaires de comptes et personnes habilitées à donner des instructions

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte (personne, personne morale ou autre entité) et pour toute autre personne (jusqu'à concurrence de trois, dans le cas d'un compte d'affaires) qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte.Note de bas de page 37

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 38

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale ou une entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 39

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte.Note de bas de page 40 Il peut s'agir :

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 41

Fiches-signatures

Vous devez conserver une fiche-signature pour chaque personne habilitée à donner des instructions sur un compte au moment de l'ouverture du compte.Note de bas de page 42 Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne.

Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document. Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la signature électronique soit déchiffrée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Vous devez conserver les fiches-signatures pendant au moins cinq ans à compter de la date de la fermeture du compte.Note de bas de page 43

Utilisation prévue d'un compte

Vous devez conserver un document indiquant l'utilisation prévue d'un compte.Note de bas de page 44

Des exemples de l'utilisation prévue d'un compte personnel pourraient inclure, entre autres :

Des exemples de l'utilisation prévue d'un compte d'affaires pourraient inclure, entre autres :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 45

Demandes faites à l'égard du compte

Vous devez aussi conserver un document où sont consignées toutes les demandes faites à l'égard du compte.Note de bas de page 46

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 47

Conventions de tenue de compte

Vous devez conserver toutes les conventions de tenue de compte que vous créez ou recevez. Une convention de tenue de compte est un document qui souligne l'entente conclue entre vous et votre client concernant les activités dans le compte. Par exemple, une demande d'ouverture d'un compte de dépôt ou d'hypothèque peut comprendre un renvoi à un autre document qui précise les conditions qui régissent les activités dans le compte. Si tel est le cas, la demande et le document distinct font tous deux partie de la convention de tenue de compte.Note de bas de page 48

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 49

Notes de débit et de crédit

Vous devez conserver toutes les notes de débit et de crédit que vous établissez ou recevez à l'égard d'un compte, à l'exception des notes de débit qui se rapportent à un autre compte détenu par la même succursale de l'entité financière que celle où elles ont été établies.Note de bas de page 50 Ainsi, vous n'êtes pas tenu de conserver des notes en double. Si vous avez conservé une note liée à deux comptes à une succursale donnée, vous êtes seulement tenue de conserver une note dans vos dossiers.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les notes de débit ou de crédit ont été établies.Note de bas de page 51

Relevés de dépôt

Vous devez conserver un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d'un compte.Note de bas de page 52 Un relevé de dépôt s'entend d'un document qui contient les renseignements suivants : Note de bas de page 53

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés de dépôt ont été créés.Note de bas de page 54

Relevés de compte

Vous devez conserver une copie de tout relevé de compte envoyé à un titulaire de compte. Note de bas de page 55

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés de compte ont été créés.Note de bas de page 56

Chèques compensés

Vous devez conserver tous les chèques compensés tirés sur un compte et une copie de tous les chèques compensés déposés dans un compte. Note de bas de page 57

Cela ne s'applique pas lorsque le compte sur lequel le chèque est tiré et celui dans lequel le chèque est déposé se trouvent à la même succursale de l'entité financière.

Cela ne s'applique pas non plus lorsque le chèque est reproduit sur microfilm ou sur support électronique, qu'il peut être facilement reproduit et que l'image du chèque est facilement localisable.

Conservation : Vous devez conserver les chèques compensés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés et le microfilm ou le support électronique doit être conservé pendant au moins cinq ans après la date de l'enregistrement.Note de bas de page 58

Ententes de crédit

Pour chaque entente de crédit conclue avec un client, vous devez conserver des documents contenant les renseignements suivants :Note de bas de page 59

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date de fermeture du compte.Note de bas de page 60

j. Documents concernant l'ouverture d'un compte de carte de crédit et relevés d'opérations

Documents concernant les titulaires de compte et personnes habilitées à donner des instructions

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte de carte de crédit (personne, personne morale ou autre entité) et pour toute autre personne (jusqu'à concurrence de trois, dans le cas d'un compte d'affaires) qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte.Note de bas de page 61

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 62

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale ou entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 63

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte de carte de crédit ou aux opérations de carte de crédit.Note de bas de page 64

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 65

Documents concernant un compte de carte de crédit

Lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit, vous devez conserver les renseignements ou les documents suivants :

Conservation : Vous devez conserver les documents concernant l'ouverture d'un compte de carte de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte est fermé et les relevés de carte de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.Note de bas de page 68

Relevés d'opérations

Vous devez conserver les documents suivants lorsque des opérations sont liées à un compte de carte de crédit :  

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés d'opérations ont été créés.Note de bas de page 73

k. Compte de produit de paiement prépayé et relevés d'opérations

Documents concernant les titulaires de compte et utilisateurs autorisés

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte de produit de paiement prépayé (PPP) (personne, personne morale ou autre entité) et pour chaque utilisateur autorisé du compte de PPP.Note de bas de page 74

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 75

Pour chaque titulaire de compte de PPP qui est une personne morale ou entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 76

Pour chaque titulaire de compte de PPP qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte PPP ou aux opérations du compte de PPP.Note de bas de page 77

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires du compte et les utilisateurs autorisés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 78

Documents concernant un compte de PPP

Vous devez conserver les documents suivants pour tout compte de PPP :

Conservation : Vous devez conserver les demandes à l'égard du compte de PPP pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte est fermé et les autres documents susmentionnés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.Note de bas de page 84

Relevés d'opérations dans un compte de PPP

Vous devez conserver les documents suivants lorsque des opérations sont liées à un compte de PPP : 

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés d'opérations ont été créés.Note de bas de page 91

**Remarque : Pour en savoir plus, veuillez consulter la directive de CANAFE sur les Produits de paiement prépayés et les comptes de produits de paiement prépayé.

l. Documents concernant une fiducie

Une société de fiducie est une entité financière régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt ou par une loi provinciale équivalente. Les sociétés de fiducie ont des obligations de tenue de documents liées aux fiducies dont elles sont le fiduciaire.

Une fiducie est un contrat légal au moyen duquel certains biens financiers sont confiés à une personne ou une entité (un fiduciaire) pour qu'elle les administre au profit d'une autre personne, d'un autre groupe de personnes ou d'une entité (les bénéficiaires). Le constituant d'une fiducie est une personne ou une entité qui établit une fiducie constatée par écrit.

En plus des documents concernant les opérations et les comptes, vous devez conserver les documents suivants pour chacune des fiducies pour lesquelles vous êtes un fiduciaire :Note de bas de page 92

Il se peut que vous ayez également des obligations en matière de tenue de documents pour certaines fiducies institutionnelles et fiducies personnelles. Les fiducies institutionnelles sont constituées par une personne morale, une société de personnes ou une autre entité à des fins commerciales données. Les fiducies personnelles (entre vifs) quant à elles sont établies du vivant de la personne pour le compte d'une autre personne, par exemple une fiducie créée par un parent à l'intention d'un enfant. Les biens qui y sont versés peuvent être transférés au bénéficiaire du vivant du constituant ou après son décès.

S'il s'agit d'une fiducie institutionnelle et que le constituant est une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de cette personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier le constituant/la personne morale quant à la fiducie.

S'il s'agit d'une fiducie personnelle (autre qu'une fiducie constituée par testament), vous devez conserver un document au sujet de chacun des bénéficiaires que vous connaissez :Note de bas de page 93

Vous devez consigner ces renseignements pour tous les bénéficiaires de la fiducie dès que vous devenez un fiduciaire.

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 94 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 95

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 96 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 97

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Activités de traitement des cartes de paiement

Si vous exercez des activités de traitement de paiement de carte de crédit ou de PPP au nom d'un marchand (par exemple, à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit), vous n'êtes pas assujetti aux exigences en matière de tenu de documents décrites dans la présente directive dans le cadre de ces activités.Note de bas de page 98

Une entreprise d'acquisition de cartes de crédit est une EF qui a conclu une entente avec un marchand afin de fournir les services suivants :

Entités financières, organismes publics, et personnes morales ou fiducie dont l'actif est très important

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé d'opération importante en MV si les espèces ou la MV ont été reçus d'une autre EF, d'un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 99

Si vous recevez une somme de 3 000 $ ou plus d'un client qui est une EF ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF pour l'émission de chèques de voyage, de mandats ou d'autres titres négociables semblables, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de l'opération.Note de bas de page 100

Si vous ouvrez un compte, un compte de carte de crédit, un compte de PPP ou effectuez une opération pour un organisme public, une personne morale ou une fiducie dont l'actif est très important, ou une filiale de ces entités, si les états financiers de la filiale sont consolidés avec ceux de l'organisme public, de la personne morale ou de la fiducie dont l'actif est très important, vous n'êtes pas tenu de conserver les documents suivants :Note de bas de page 101

Monnaie virtuelle

Lorsque vous procédez au transfert ou à la réception de MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué, ou à l'échange, au transfert ou à la réception d'une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'est pas tenu de conserver les documents dans lesquels sont consignés :Note de bas de page 102

Autres activités exemptées des exigences de tenue de documents

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés d'opération ou les documents concernant les comptes mentionnés dans la présente directive pour les activités suivantes :Note de bas de page 103

Les exceptions susmentionnées ne s'appliquent pas dans le cas d'une opération importante en espèces, d'une opération importante en MV, ou d'une opération douteuse.

Régimes collectifs

Si vous ouvrez un compte de régime collectif (autre que ceux pour lesquels des exceptions s'appliquent déjà) vous n'êtes pas tenu de conserver une fiche-signature à l'égard d'une personne qui est membre du régime dans les cas suivants :

Date de modification :