Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux entités financières

Septembre 2020

Septembre 2020

La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux entités financières assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu'à titre d'entité financière, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre d'entité financière, vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations d'opération douteuse;
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus :
    1. pour l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables,
    2. pour le rachat d'un ou plusieurs mandats-poste;
  4. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus;
  5. Fiches d'opération de change;
  6. Documents concernant une ouverture de compte :
    1. Fiches-signatures,
    2. Utilisation prévue d'un compte,
    3. Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales,
    4. Comptes au nom de personnes morales,
    5. Documents concernant les comptes créés dans le cours normal des activités;
  7. Documents concernant un compte :
    1. Relevés de dépôt,
    2. Relevés de compte,
    3. Chèques compensés;
  8. Ententes de crédit;
  9. Documents concernant l'ouverture d'un compte de carte de crédit;
  10. Documents concernant une fiducie;
  11. Documents sur les mesures raisonnables.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.

**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

1. Déclarations d'opération douteuse

Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l'avez soumise.

2. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

  • le montant et la devise des fonds reçus;
  • la date de l'opération;
  • les détails de l'opération et son objet, y compris :
    • le type d'opération (par exemple, les espèces ont servi à acheter un mandat-poste),
    • si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
  • le mode de réception des fonds (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
  • si un compte a été touché par l'opération :
    • le numéro et le type de compte,
    • le nom au complet du titulaire du compte,
    • la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.

Si vous recevez un montant important en espèces aux fins de dépôt, vous devez conserver un relevé indiquant :

  • le nom de chacune des personnes ou entités titulaires du compte au crédit duquel les fonds sont portés, et si les fonds ont été portés au crédit de plus d'un compte, le nom de tous les titulaires des comptes;
  • l'heure du dépôt, s'il a été effectué pendant les heures normales d'ouverture, ou une mention de « dépôt de nuit », s'il a été effectué en dehors des heures normales d'ouverture.

Pour toute opération autre qu'un dépôt, le relevé d'opération importante en espèces doit inclure les nom, adresse et date de naissance de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus

a. Si vous recevez 3 000 $ ou plus en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • la date de réception;
  • le montant reçu, et si le montant a été reçu en espèces ou sous forme de chèque, de chèque de voyage, de mandat-poste ou d'autres titres négociables semblables;
  • les nom et adresse de la personne qui vous a donné les fonds.

b. Si vous rachetez un mandat-poste de 3 000 $ ou plus ou plusieurs mandats-poste totalisant 3 000 $ ou plus, vous devez consigner :

  • la date du rachat;
  • les nom et adresse de la personne qui a demandé le rachat des mandats-poste;
  • le nom de l'émetteur de chaque mandat-poste;
  • le montant total des mandats-poste.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération de 3 000 $ ou plus pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

4. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez, à la demande d'un client, un télévirement de 1 000 $, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, vous devez consigner :

  • si le client est une personne, ses nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone, et sa profession ou la nature de son entreprise principale;
  • si le client est une entité, les nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone de la personne qui a fait la demande pour le compte de l'entité, et sa profession ou la nature de son entreprise principale;
  • le numéro de compte visé et le numéro de référence de l'opération (le cas échéant);
  • la date de l'opération;
  • le nom et, le cas échéant, le numéro de compte du bénéficiaire de l'opération;
  • le montant total de l'opération et la devise en cause.

Si à la demande d'un client, vous transmettez un télévirement, peu importe le montant, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, vous devez inclure les renseignements relatifs au demandeur.

Si vous recevez un télévirement, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, peu importe le montant, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce qu'il contienne les renseignements relatifs au demandeur. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre de communiquer avec l'institution qui a envoyé les instructions de paiement.

Conservation : Vous devez conserver les relevés de télévirement pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

5. Fiches d'opération de change

Vous devez conserver une fiche pour toute opération de change que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre :

  • la date et le montant de l'opération, ainsi que la devise achetée ou vendue;
  • le montant du paiement effectué ou reçu, ainsi que la devise et le mode de paiement;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus effectuée par une personne, les nom, adresse et date de naissance de celle-ci.

Conservation : Vous devez conserver les fiches d'opération de change pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche a été créée.

6. Documents concernant une ouverture de compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :

a. Fiches-signatures

Vous devez conserver la fiche-signature pour chaque titulaire du compte en question. Une fiche-signature s'entend d'un document signé par une personne qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte ou des données électroniques constituant la signature d'une telle personne. Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne. Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document.

Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la « signature électronique » soit déchiffrée.

Vous devez conserver une fiche-signature pour tout membre d'un compte de régime collectif lorsque les contributions du membre ne sont pas versées au moyen de retenues salariales ou par le promoteur du régime, ou lorsque l'existence du promoteur du régime n'a pas été confirmée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Vous devez conserver les fiches-signatures pendant au moins cinq ans à compter de la date de la fermeture du compte.

b. Utilisation prévue d'un compte

Vous devez conserver un document indiquant l'utilisation prévue d'un compte.

Voici des exemples de l'utilisation prévue d'un compte personnel :

  • services généraux de chèques, comme pour le paiement des dépenses de la famille;
  • pour recevoir automatiquement les revenus d'emploi ou de pension;
  • pour épargner en vue des études des enfants;
  • pour épargner en vue de la retraite;
  • pour épargner afin de faire un voyage.

Voici des exemples de l'utilisation prévue d'un compte d'affaires :

  • pour le dépôt des recettes quotidiennes d'une entreprise (ventes, etc.);
  • pour la rémunération des employés (paye);
  • pour les dépenses générales liées aux activités de l'entreprise;
  • pour payer les fournisseurs.

Conservation : Vous devez conserver les documents indiquant l'utilisation prévue d'un compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.

c. Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'une personne, vous devez consigner les nom, adresse et date de naissance de la personne, ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession.

Lorsque vous ouvrez un compte pour une entité autre qu'une personne morale, vous devez consigner sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que la nature de son entreprise principale.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

d. Comptes au nom de personnes morales

Lorsque vous ouvrez un compte pour une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte.

  • Il peut s'agir d'un certificat d'attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.
  • Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

e. Documents concernant les comptes créés dans le cours normal des activités

Vous devez conserver les documents suivants s'ils sont créés dans le cours normal de vos activités :

  • les conventions de tenue de compte qui sont des documents que vous créez dans le cours normal de vos activités faisant état d'une entente conclue entre vous et votre client au sujet de la tenue du compte. Par exemple, une demande d'ouverture d'un compte de dépôt ou d'hypothèque peut comprendre un renvoi à un autre document qui précise les conditions qui régissent les activités dans le compte. Si tel est le cas, la demande et le document distinct font tous deux partie de la convention de tenue de compte.
  • les notes de débit et de crédit que vous établissez ou recevez à l'égard d'un compte, à l'exception des notes de débit qui se rapportent à un autre compte détenu par la même succursale de l'entité financière que celle où elles ont été établies.

Conservation : Vous devez conserver les conventions de tenu de compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé. Par contre, vous devez conserver les notes de débit ou de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies.

7. Documents concernant un compte

a. Relevés de dépôt

Vous devez conserver un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d'un compte. Un relevé de dépôt s'entend d'un document qui contient les renseignements suivants :

  • la date du dépôt;
  • le nom du titulaire du compte au nom duquel le dépôt a été effectué;
  • le numéro du compte;
  • le montant du dépôt et toute partie du dépôt qui a été effectuée en espèces.

Conservation : Vous devez conserver les relevés de dépôt pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

b. Relevés de compte

Vous devez conserver une copie de tout relevé de compte envoyé à un client.

Conservation : Vous devez conserver les relevés de compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

c. Chèques compensés

Vous devez conserver tous les chèques compensés tirés sur un compte et une copie de tous les chèques compensés déposés dans un compte. Cela ne s'applique pas lorsque le compte sur lequel le chèque est tiré et celui dans lequel le chèque est déposé se trouvent à la même succursale de l'entité financière. Cela ne s'applique pas non plus lorsque le chèque est reproduit sur microfilm ou sur support électronique et qu'il peut être facilement reproduit.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

8. Ententes de crédit

Pour chaque entente de crédit conclue avec un client, vous devez conserver des documents contenant les renseignements suivants :

  • la capacité financière du client;
  • les modalités de l'entente de crédit;
  • si votre client est une personne, l'adresse de son entreprise ou de son lieu de travail.

Il importe de noter que c'est toujours une bonne pratique de conserver également un document faisant état de la dénomination sociale de l'entreprise ou du lieu de travail.

Conservation : Vous devez conserver les ententes de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date de fermeture du compte.

9. Documents concernant l'ouverture d'un compte de carte de crédit

Lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit, vous devez conserver les renseignements ou les documents suivants :

  • les nom, adresse et numéro de téléphone de chaque titulaire du compte de carte de crédit;
  • lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit pour une personne, ses nom, adresse et date de naissance, et la nature de son entreprise principale ou sa profession, et lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit pour une entité autre qu'une personne morale, sa dénomination sociale, son adresse, son numéro de téléphone et la nature de son entreprise principale;
  • lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit pour une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte de carte de crédit;
  • la date de naissance de chaque titulaire du compte de carte de crédit, si les mesures raisonnables que vous avez prises vous ont permis d'obtenir ces renseignements;
  • les demandes de carte de crédit reçues des clients dans le cours normal de vos activités;
  • une copie de tous les relevés de carte de crédit que vous envoyez aux clients.

Conservation : Vous devez conserver les demandes de carte de crédit reçues des clients pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.

Vous devez conserver les autres documents concernant l’ouverture d’un compte de carte de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

10. Documents concernant une fiducie

Une société de fiducie est une entité financière régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt ou par une loi provinciale équivalente. À titre de société de fiducie, vous êtes tenue de conserver des documents concernant les fiducies.

Une fiducie est un contrat légal au moyen duquel certains biens financiers sont confiés à une personne ou une entité (un fiduciaire) pour qu'elle les administre au profit d'une autre personne, d'un autre groupe de personnes ou d'une entité (les bénéficiaires). Le constituant d'une fiducie est une personne ou une entité qui établit une fiducie constatée par écrit. Le constituant s'entend également de toute personne ou entité qui contribue financièrement, directement ou indirectement, à cette fiducie.

En plus des documents concernant les opérations et les comptes, vous devez conserver les documents suivants pour chacune des fiducies pour lesquelles vous êtes un fiduciaire :

  • une copie de l'acte de fiducie;
  • si le constituant est une entité, un document où sont consignés sa dénomination sociale, son adresse et la nature de son entreprise principale et, si le constituant est une personne, ses nom, adresse et sa date de naissance, et la nature de son entreprise principale ou sa profession.

Il se peut que vous ayez également des obligations en matière de tenue de documents pour certaines fiducies institutionnelles et fiducies personnelles. Les fiducies institutionnelles sont constituées par une personne morale, une société de personnes ou une autre entité à des fins commerciales données. Les fiducies personnelles (entre vifs) quant à elles sont établies du vivant de la personne pour le compte d'une autre personne, par exemple une fiducie créée par un parent à l'intention d'un enfant. Les biens qui y sont versés peuvent être transférés au bénéficiaire du vivant du constituant ou après son décès.

S'il s'agit d'une fiducie institutionnelle et que le constituant est une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de cette personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier le constituant/la personne morale quant à la fiducie.

S'il s'agit d'une fiducie personnelle (autre qu'une fiducie constituée par testament), vous devez conserver un document au sujet de chacun des bénéficiaires que vous connaissez. Si le bénéficiaire est une entité, le document doit comprendre sa dénomination sociale, son adresse et la nature de son entreprise principale. Si le bénéficiaire est une personne, il doit comprendre ses nom, adresse, date de naissance, et la nature de son entreprise principale ou sa profession. Vous devez consigner ces renseignements pour tous les bénéficiaires de la fiducie dès que vous devenez un fiduciaire.

11. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • les mesures prises;
  • la date à laquelle vous avez pris chacune des mesures en question;
  • les raisons pour lesquelles elles se sont avérées infructueuses.

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre - vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous exercez des activités à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit, vous n'êtes pas assujetti aux exigences en matière de tenu de documents décrites dans la présente directive dans le cadre de ces activités. Une entreprise d'acquisition de cartes de crédit est une entité financière qui a conclu une entente avec un marchand afin de fournir les services suivants :

  • permettre à un marchand d'accepter des paiements par carte de crédit effectués pour l'achat de biens et de services et de recevoir des paiements pour les achats effectués avec une carte de crédit;
  • assurer les services de traitement et de règlement de paiements et fournir l'équipement nécessaire au point de vente (comme le terminal d'ordinateur);
  • fournir d'autres services connexes au marchand.

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents énumérés ci-après si vous ouvrez un compte, y compris un compte de carte de crédit, ou si vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale dont l'actif est très important. Il en est de même pour une filiale de ce type d'entité, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.

  • Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus
  • Relevés d'un télévirement de 1 000 $ ou plus
  • Fiches d'opération de change
  • Documents concernant une ouverture de compte
  • Documents concernant un compte
  • Ententes de crédit
  • Documents concernant l'ouverture d'un compte de carte de crédit
  • Documents concernant une fiducie

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une autre entité financière ou d'un organisme public.

Si vous ouvrez un compte ou un compte de carte de crédit pour une personne morale qui est un courtier en valeurs mobilières, vous n'êtes pas tenu de conserver des documents faisant état des noms des administrateurs de la personne morale.

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés d'opération ou les documents concernant les comptes mentionnés dans la présente directive dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  • à l'achat d'une police exonérée au sens du paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu;
  • à l'achat d'une police d'assurance-vie collective n'ayant ni valeur de rachat ni composante épargne;
  • à l'achat d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou d'un régime de pension qui doit être agréé en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale semblable;
  • à l'achat d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite;
  • à l'achat d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen du produit d'une police d'assurance-vie collective;
  • pour toute opération effectuée dans le cadre d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés;
  • à l'ouverture d'un compte pour le dépôt et la vente d'actions relativement à la démutualisation d'une personne morale ou à la privatisation d'une société d'État;
  • à l'ouverture d'un compte au nom d'une personne morale, si cette personne morale faisant partie du groupe d'une entité financière exerce des activités semblables à celles des personnes ou des entités visées aux alinéas 5a) à g) de la Loi;
  • à l'ouverture d'un compte de régime enregistré, notamment un régime de compte de retraite immobilisé, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite et un compte de régime enregistré d'épargne-retraite collectif;
  • à l'ouverture d'un compte établi conformément aux exigences de mise en mains tierces d'un organisme canadien de réglementation des valeurs mobilières, d'une bourse des valeurs au Canada ou d'une loi provinciale;
  • à l'ouverture d'un compte si le titulaire du compte ou le constituant est un fonds de pension qui est régi par une loi fédérale ou provinciale;
  • si le titulaire ou la personne habilitée à donner des instructions relativement au compte est une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d'assurance-vie ou un fonds d'investissement qui est régi par une loi provinciale sur les valeurs mobilières, à l'ouverture d'un compte;
  • dans le cas d'un compte de régime collectif, vous n'êtes pas tenu de conserver une fiche-signature à l'égard de tout membre du régime si l'existence du promoteur du régime a été vérifiée et les contributions du membre sont faites par le promoteur du régime ou au moyen de retenues salariales;
  • à l'ouverture d'un compte ouvert exclusivement dans le cadre de la fourniture de services de comptabilité à un courtier en valeurs mobilières.
Mars 2021

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux entités financières (EF) assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux EF. À titre d'EF, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
    • Déclarations de télévirement
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle
  4. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus
  5. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus
  6. Relevés de transfert d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus
  7. Fiches d'opération de change en devise
  8. Fiches d'opérations de change en monnaie virtuelle
  9. Documents concernant un compte
    • Titulaires du compte et toutes autres personnes habilitées à donner des instructions à l'égard du compte
    • Fiches-signature
    • Utilisation prévue du compte
    • Demandes faites à l'égard du compte
    • Conventions de tenue de compte
    • Notes de débit et de crédit
    • Relevés de dépôt
    • Relevés de compte
    • Chèques compensés
    • Ententes de crédit conclues
  10. Documents concernant un compte de carte de crédit et relevés d'opérations
  11. Documents concernant un compte de produit de paiement prépayé et relevés d'opérations
  12. Documents concernant une fiducie

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 1

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 2

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 4

Déclarations d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 6

Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 8

Déclarations de télévirements

Lorsque vous soumettez une déclaration de télévirement (DT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 9

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DT a été créée.Note de bas de page 10

b. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 11

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces.Note de bas de page 12

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 13

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 14

  • la date de réception;
  • s'il s'agit d'un dépôt :
    • le numéro du (des) compte(s);
    • le nom de chaque titulaire du compte — si l'argent est déposé dans plus d'un compte client, tous les noms doivent figurer dans le document;
    • l'heure du dépôt, s'il est fait dans une boîte de dépôt de nuit hors des heures d'ouverture, une mention à cet effet;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu les espèces), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu les espèces), leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire liée à la réception;
  • l'objet de l'opération (par exemple, des espèces ont été utilisées pour acheter un mandat, etc.);
  • la méthode au moyen de laquelle vous avez reçu les espèces (par exemple, en personne, par courrier, par voiture blindée, etc.);
  • les taux de change utilisés et leur source (s'il y a lieu);
  • si d'autres comptes sont touchés par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte, le type de compte (par exemple, entreprise, personnel, etc.);
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les détails ci-après à l'égard de la remise de la somme reçue (c.-à-d., la répartition de fonds), ou de la remise faite en échange de la somme :
    • la méthode de remise (par exemple, virement bancaire, mandat, etc.);
    • si la remise prend la forme de fonds, les types de fonds en cause et la somme en cause, pour chaque type;
    • si la remise prend une autre forme, la forme en cause (par exemple, monnaie virtuelle, pierres précieuses) et, si elle diffère de la somme reçue en espèces, la valeur de la remise;
    • le nom des personnes ou entités liées à la remise, ainsi que leur numéro de compte ou de police ou, à défaut, leur numéro d'identification.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 15

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 16

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 17

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 18

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 19

  • la date de réception;
  • s'il s'agit d'un dépôt, le nom de chaque titulaire du compte;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu la MV), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu la MV), leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque MV liée à la réception;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • si d'autres comptes sont touchés par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte, le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération qui tiennent lieu de numéro de compte;
  • tous les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en monnaie virtuelle a été créé.Note de bas de page 20

d. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus

Émission de chèques de voyages, de mandats ou de titres négociables semblables

Si vous recevez 3 000 $ ou plus en fonds ou une somme équivalente en MV, d'une personne ou d'une entité, en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats ou d'autres titres négociables semblables, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 21

  • la date de réception des fonds ou de la MV;
  • si vous recevez le montant d'une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si vous recevez le montant d'une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • le montant reçu;
  • les type et montant de chaque type de fonds et de chaque type de MV liée à la réception;
  • si un compte est touché par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • si le montant reçu est en MV, les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Rachat de mandats

Si vous rachetez un mandat de 3 000 $ ou plus ou plusieurs mandats totalisant 3 000 $ ou plus, en fonds ou d'un montant équivalent en MV, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 22

  • la date du rachat;
  • si le client est une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le client est une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • le montant total des mandats;
  • le nom de l'émetteur de chaque mandat; 
  • si un compte est touché par le rachat :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés au rachat, qui tiennent lieu de numéro de compte;
  • si le rachat concerne de la MV, les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération de 3 000 $ ou plus a été créé.Note de bas de page 23

e. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus

Amorcer un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous amorcez, à la demande d'une personne ou d'une entité, un télévirement international ou tout autre télévirement transmis au moyen d'un message SWIFT MT 103 ou leur équivalent d'une valeur de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 24

  • la date à laquelle le télévirement est amorcé;
  • les type et montant de chaque type de fonds lié à l'amorce;
  • si le client est une personne, leur nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le client est une entité, leur nom, leur adresse, numéro de téléphone et la nature de leur activité principale;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • les nom et adresse de chaque bénéficiaire;
  • si un compte est touché par l'amorce :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • le numéro de tout compte touché par le télévirement, autre que ceux touchés par l'amorce;
  • tous les numéros de référence liés au télévirement, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.

Transmettre un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez, à titre d'intermédiaire, un télévirement international de 1 000 $ ou plus qui est amorcé par une autre entité déclarante, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 25

  • la date à laquelle le télévirement est exécuté;
  • si des monnaies fiduciaires sont échangées dans le cadre de la transmission du télévirement, les type et montant de chaque type de monnaie fiduciaire liés à l'échange;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • pour tout compte touché par l'exécution :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à la transmission du télévirement, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.
  • le nom et l'adresse de la personne ou de l'entité qui a demandé que soit amorcé le télévirement, sauf si, après avoir pris des mesures raisonnables, cette information n'a pas été incluse dans le télévirement et qu'elle n'est par ailleurs pas connue; et
  • le nom et l'adresse de chaque bénéficiaire, sauf si, après avoir pris des mesures raisonnables, cette information n'a pas été incluse dans le télévirement et qu'elle n'est par ailleurs pas connue.

Destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous êtes le destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 26

  • la date à laquelle le télévirement est reçu à titre de destinataire;
  • les type et montant de chaque type de fonds liés à la réception à titre de destinataire;
  • le nom, l'adresse, la date de naissance et la nature de l'entreprise principale, dans le cas d'un propriétaire unique, ou la profession de chaque personne bénéficiaire;
  • le nom, l'adresse et la nature de l'activité principale de chaque entité bénéficiaire;
  • la date de la remise;
  • les taux de change utilisés pour la remise et leur source;
  • si la remise est sous forme de fonds, les types de fonds liés à la remise et le montant pour chaque type;
  • si la remise n'est pas sous forme de fonds (par exemple, monnaie virtuelle, pierres précieuses, etc.), la forme de la remise et, si elle diffère du montant des fonds reçus à titre de destinataire, la valeur de la remise;
  • pour chaque compte touché par la réception à titre de destinataire ou la remise :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés au télévirement, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les nom et adresse de la personne ou entité qui a demandé que soit amorcé le télévirement, à moins que ces renseignements n'accompagnent pas le télévirement, malgré la prise de mesures raisonnables, et ne sont pas autrement connus;
  • le numéro de chaque compte concerné par le télévirement, autre que ceux concernés par la réception à titre de destinataire ou la remise.

**Remarque : Lorsque vous amorcez, transmettez à titre d'intermédiaire, ou recevez à titre de destinataire un télévirement, vous devez inclure les informations réglementaires conformément à la règle d'acheminement. Veuillez consulter la directive de CANAFE sur la règle d'acheminement pour en savoir plus.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de télévirement a été créé.Note de bas de page 27

f. Relevés de transfert d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus

Transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus

Lorsque vous effectuez un transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à la demande d'une personne ou d'une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 28

  • la date du transfert;
  • les type et montant de chaque monnaie virtuelle en cause;
  • si le client est une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le client est une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les nom et adresse de chaque bénéficiaire;
  • pour tout compte touché par l'opération;
    • le numéro et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence, liés à l'opération, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception;
  • les taux de change utilisés et leur source.

Réception d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire

Lorsque vous recevez une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire, vous devez conserver les renseignements suivants : Note de bas de page 29

  • la date de réception;
  • les type et montant de chaque MV reçue;
  • si le bénéficiaire est une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le bénéficiaire est une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • la date de la remise;
  • les taux de change utilisés pour la remise et leur source;
  • si la remise est sous forme de MV, les type et montant de chaque MV liée à la remise;
  • si la remise n'est pas sous forme de MV, la forme de la remise et, si elle diffère du montant de la MV reçue, la valeur de la remise;
  • pour tout compte touché par l'opération :
    • le numéro et type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence, liés à l'opération, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception;
  • les nom et adresse de la personne ou entité qui a demandé le transfert, à moins que ces renseignements n'accompagnent pas le transfert, malgré la prise de mesures raisonnables, et ne sont pas autrement connus.

**Remarque : Lorsque vous transférez une somme en MV, vous devez joindre au transfert les informations réglementaires conformément à la règle d'acheminement. Lorsque vous recevez une somme en MV, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vous assurer que le transfert comprend les informations réglementaires. Pour plus d'information, veuillez consulter la directive sur la règle d'acheminement de CANAFE.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transfert d'une somme en MV ou de réception d'une somme en MV a été créé.Note de bas de page 30

g. Fiches d'opération de change en devise

Vous devez conserver une fiche d'opération, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en devise que vous effectuez, peu importe le montant.Note de bas de page 31 Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants :Note de bas de page 32

  • la date de l'opération;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus demandée par une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus demandée par une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire en cause dans le paiement fait et reçu par le client qui a demandé l'opération de change;
  • la manière dont le paiement est effectué et reçu;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • pour tout compte touché par l'opération :
    • le numéro et type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence, liés à l'opération, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en devise a été créée.Note de bas de page 33

h. Fiches d'opération de change en MV

Vous devez conserver une fiche d'opération de change en MV, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en MV que vous effectuez, peu importe le montant.Note de bas de page 34Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants :Note de bas de page 35

  • la date de l'opération;
  • dans le cas d'une opération en MV équivalent à 1 000 $ ou plus demandée par une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • dans le cas d'une opération en MV équivalent à 1 000 $ ou plus demandée par une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque MV en cause dans le paiement fait et reçu par le client qui a demandé l'opération de change;
  • la manière (entreprise d'opération de change en MV) dont le paiement est effectué et reçu;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • pour tout compte touché par l'opération :
    • le numéro et type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence, liés à l'opération, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en MV a été créée.Note de bas de page 36

i. Documents concernant un compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :

Documents concernant les titulaires de comptes et personnes habilitées à donner des instructions

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte (personne, personne morale ou autre entité) et pour toute autre personne (jusqu'à concurrence de trois, dans le cas d'un compte d'affaires) qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte.Note de bas de page 37

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 38

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale ou une entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 39

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte.Note de bas de page 40 Il peut s'agir :

  • des documents de constitution;
  • des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 41

Fiches-signatures

Vous devez conserver une fiche-signature pour chaque personne habilitée à donner des instructions sur un compte au moment de l'ouverture du compte.Note de bas de page 42 Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne.

Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document. Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la signature électronique soit déchiffrée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Vous devez conserver les fiches-signatures pendant au moins cinq ans à compter de la date de la fermeture du compte.Note de bas de page 43

Utilisation prévue d'un compte

Vous devez conserver un document indiquant l'utilisation prévue d'un compte.Note de bas de page 44

Des exemples de l'utilisation prévue d'un compte personnel pourraient inclure, entre autres :

  • des services généraux de chèques, comme pour le paiement des dépenses de la famille;
  • pour épargner en vue d'un achat important, de la retraite ou des études des enfants;
  • pour recevoir automatiquement les revenus d'emploi ou de pension.

Des exemples de l'utilisation prévue d'un compte d'affaires pourraient inclure, entre autres :

  • pour le dépôt des recettes quotidiennes d'une entreprise (ventes, etc.);
  • pour la rémunération des employés (paye);
  • pour les dépenses générales liées aux activités de l'entreprise;
  • pour payer les fournisseurs.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 45

Demandes faites à l'égard du compte

Vous devez aussi conserver un document où sont consignées toutes les demandes faites à l'égard du compte.Note de bas de page 46

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 47

Conventions de tenue de compte

Vous devez conserver toutes les conventions de tenue de compte que vous créez ou recevez. Une convention de tenue de compte est un document qui souligne l'entente conclue entre vous et votre client concernant les activités dans le compte. Par exemple, une demande d'ouverture d'un compte de dépôt ou d'hypothèque peut comprendre un renvoi à un autre document qui précise les conditions qui régissent les activités dans le compte. Si tel est le cas, la demande et le document distinct font tous deux partie de la convention de tenue de compte.Note de bas de page 48

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 49

Notes de débit et de crédit

Vous devez conserver toutes les notes de débit et de crédit que vous établissez ou recevez à l'égard d'un compte, à l'exception des notes de débit qui se rapportent à un autre compte détenu par la même succursale de l'entité financière que celle où elles ont été établies.Note de bas de page 50 Ainsi, vous n'êtes pas tenu de conserver des notes en double. Si vous avez conservé une note liée à deux comptes à une succursale donnée, vous êtes seulement tenue de conserver une note dans vos dossiers.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les notes de débit ou de crédit ont été établies.Note de bas de page 51

Relevés de dépôt

Vous devez conserver un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d'un compte.Note de bas de page 52 Un relevé de dépôt s'entend d'un document qui contient les renseignements suivants : Note de bas de page 53

  • la date du dépôt;
  • le nom de la personne ou entité qui l'effectue;
  • le montant du dépôt ainsi que le montant de toute partie du dépôt faite en espèces;
  • la manière dont le dépôt est effectué;
  • le numéro du compte au crédit duquel la somme est portée et le nom de chaque titulaire du compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés de dépôt ont été créés.Note de bas de page 54

Relevés de compte

Vous devez conserver une copie de tout relevé de compte envoyé à un titulaire de compte. Note de bas de page 55

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés de compte ont été créés.Note de bas de page 56

Chèques compensés

Vous devez conserver tous les chèques compensés tirés sur un compte et une copie de tous les chèques compensés déposés dans un compte. Note de bas de page 57

Cela ne s'applique pas lorsque le compte sur lequel le chèque est tiré et celui dans lequel le chèque est déposé se trouvent à la même succursale de l'entité financière.

Cela ne s'applique pas non plus lorsque le chèque est reproduit sur microfilm ou sur support électronique, qu'il peut être facilement reproduit et que l'image du chèque est facilement localisable.

Conservation : Vous devez conserver les chèques compensés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés et le microfilm ou le support électronique doit être conservé pendant au moins cinq ans après la date de l'enregistrement.Note de bas de page 58

Ententes de crédit

Pour chaque entente de crédit conclue avec un client, vous devez conserver des documents contenant les renseignements suivants :Note de bas de page 59

  • un document indiquant la capacité financière de ce dernier;
  • les modalités de l'entente;
  • la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • si le client est une personne, les nom et adresse de son entreprise ou de son lieu de travail.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date de fermeture du compte.Note de bas de page 60

j. Documents concernant l'ouverture d'un compte de carte de crédit et relevés d'opérations

Documents concernant les titulaires de compte et personnes habilitées à donner des instructions

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte de carte de crédit (personne, personne morale ou autre entité) et pour toute autre personne (jusqu'à concurrence de trois, dans le cas d'un compte d'affaires) qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte.Note de bas de page 61

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 62

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale ou entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 63

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte de carte de crédit ou aux opérations de carte de crédit.Note de bas de page 64

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 65

Documents concernant un compte de carte de crédit

Lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit, vous devez conserver les renseignements ou les documents suivants :

Conservation : Vous devez conserver les documents concernant l'ouverture d'un compte de carte de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte est fermé et les relevés de carte de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.Note de bas de page 68

Relevés d'opérations

Vous devez conserver les documents suivants lorsque des opérations sont liées à un compte de carte de crédit :  

  • une fiche d'opération de change en devise pour chaque opération de change en devise effectuée sur le compte (voir Fiches d'opérations de change en devise);Note de bas de page 69
  • pour chaque opération de change en MV liée au compte, une fiche d'opération de change en MV (voir Fiches d'opérations de change en MV);Note de bas de page 70
  • un relevé de télévirement international de 1 000 $ ou plus amorcé à la demande d'une personne ou entité et que les fonds sont transférés du compte (Voir Amorcer un télévirement de 1 000 ou plus);Note de bas de page 71
  • un relevé de télévirement international de 1 000 $ ou plus reçu à titre de destinataire dont la remise au bénéficiaire est effectuée sous forme de paiement au compte de carte de crédit (Voir Destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus).Note de bas de page 72

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés d'opérations ont été créés.Note de bas de page 73

k. Compte de produit de paiement prépayé et relevés d'opérations

Documents concernant les titulaires de compte et utilisateurs autorisés

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte de produit de paiement prépayé (PPP) (personne, personne morale ou autre entité) et pour chaque utilisateur autorisé du compte de PPP.Note de bas de page 74

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 75

Pour chaque titulaire de compte de PPP qui est une personne morale ou entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 76

Pour chaque titulaire de compte de PPP qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte PPP ou aux opérations du compte de PPP.Note de bas de page 77

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires du compte et les utilisateurs autorisés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 78

Documents concernant un compte de PPP

Vous devez conserver les documents suivants pour tout compte de PPP :

  • les demandes faites à l'égard du compte de PPP;Note de bas de page 79
  • les notes de débit et de crédit qu'elle crée ou reçoit à l'égard du compte de PPP;Note de bas de page 80
  • une copie des relevés de compte qu'elle envoie à un titulaire du compte de PPP;Note de bas de page 81
  • un relevé de produit de paiement prépayé à l'égard de tout paiement fait au crédit du compte du PPPNote de bas de page 82, qui inclut :
    • la date à laquelle un paiement est porté au crédit du compte de PPP;
    • le nom de la personne ou entité qui effectue le paiement;
    • les types de fonds et de MV liés au paiement et le montant pour chaque type;
    • la manière dont le paiement est effectué;
    • le nom de chaque titulaire du compte de PPP;
    • le numéro du compte et, s'il diffère, le numéro qui identifie le PPP lié au compte.Note de bas de page 83

Conservation : Vous devez conserver les demandes à l'égard du compte de PPP pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte est fermé et les autres documents susmentionnés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.Note de bas de page 84

Relevés d'opérations dans un compte de PPP

Vous devez conserver les documents suivants lorsque des opérations sont liées à un compte de PPP : 

  • une fiche d'opération de change en devise pour chaque opération de change en devise effectuée sur le compte (voir Fiches d'opérations de change en devise);Note de bas de page 85
  • pour chaque opération de change en MV liée au compte, une fiche d'opération de change en MV (voir Fiches d'opérations de change en MV);Note de bas de page 86
  • un relevé de télévirement international de 1 000 $ ou plus amorcé à la demande d'une personne ou entité et que les fonds sont transférés du compte de PPP (Voir Amorcer un télévirement de 1 000 ou plus);Note de bas de page 87
  • un relevé de télévirement international de 1 000 $ ou plus reçu à titre de destinataire dont la remise au bénéficiaire est effectuée sous forme de paiement au compte de PPP (Voir Destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus).Note de bas de page 88
  • un relevé de transfert une somme en MV de 1 000 $ ou plus à partir d'un compte de PPP (Voir Transfert d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus);Note de bas de page 89 et
  • un relevé de réception d'une somme en MV de 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire sous forme de paiement au crédit d'un compte de PPP (Voir Réception d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus).Note de bas de page 90

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés d'opérations ont été créés.Note de bas de page 91

**Remarque : Pour en savoir plus, veuillez consulter la directive de CANAFE sur les Produits de paiement prépayés et les comptes de produits de paiement prépayé.

l. Documents concernant une fiducie

Une société de fiducie est une entité financière régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt ou par une loi provinciale équivalente. Les sociétés de fiducie ont des obligations de tenue de documents liées aux fiducies dont elles sont le fiduciaire.

Une fiducie est un contrat légal au moyen duquel certains biens financiers sont confiés à une personne ou une entité (un fiduciaire) pour qu'elle les administre au profit d'une autre personne, d'un autre groupe de personnes ou d'une entité (les bénéficiaires). Le constituant d'une fiducie est une personne ou une entité qui établit une fiducie constatée par écrit.

En plus des documents concernant les opérations et les comptes, vous devez conserver les documents suivants pour chacune des fiducies pour lesquelles vous êtes un fiduciaire :Note de bas de page 92

  • une copie de l'acte de fiducie;
  • si le constituant est une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, et dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de son entreprise principale;
  • si le constituant est une entité, leurs nom et adresse, et la nature de son entreprise principale.

Il se peut que vous ayez également des obligations en matière de tenue de documents pour certaines fiducies institutionnelles et fiducies personnelles. Les fiducies institutionnelles sont constituées par une personne morale, une société de personnes ou une autre entité à des fins commerciales données. Les fiducies personnelles (entre vifs) quant à elles sont établies du vivant de la personne pour le compte d'une autre personne, par exemple une fiducie créée par un parent à l'intention d'un enfant. Les biens qui y sont versés peuvent être transférés au bénéficiaire du vivant du constituant ou après son décès.

S'il s'agit d'une fiducie institutionnelle et que le constituant est une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de cette personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier le constituant/la personne morale quant à la fiducie.

S'il s'agit d'une fiducie personnelle (autre qu'une fiducie constituée par testament), vous devez conserver un document au sujet de chacun des bénéficiaires que vous connaissez :Note de bas de page 93

  • si le bénéficiaire est une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, et dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de son entreprise principale;
  • si le bénéficiaire est une entité, leurs nom et adresse, et la nature de son entreprise principale.

Vous devez consigner ces renseignements pour tous les bénéficiaires de la fiducie dès que vous devenez un fiduciaire.

2. Quelles sont mes responsabilités relativement à la tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 94 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 95

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 96 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 97

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Activités de traitement des cartes de paiement

Si vous exercez des activités de traitement de paiement de carte de crédit ou de PPP au nom d'un marchand (par exemple, à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit), vous n'êtes pas assujetti aux exigences en matière de tenu de documents décrites dans la présente directive dans le cadre de ces activités.Note de bas de page 98

Une entreprise d'acquisition de cartes de crédit est une EF qui a conclu une entente avec un marchand afin de fournir les services suivants :

  • permettre à un marchand d'accepter des paiements par carte de crédit effectués pour l'achat de biens et de services et de recevoir des paiements pour les achats effectués avec une carte de crédit;
  • assurer les services de traitement et de règlement de paiements et fournir l'équipement nécessaire au point de vente (comme le terminal d'ordinateur);
  • fournir d'autres services connexes au marchand.

Entités financières, organismes publics, et personnes morales dont l'actif est très important ou fiducie

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé d'opération importante en MV si les espèces ou la MV ont été reçus d'une autre EF, d'un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 99

Si vous recevez une somme de 3 000 $ ou plus d'un client qui est une EF ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF pour l'émission de chèques de voyage, de mandats ou d'autres titres négociables semblables, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de l'opération.Note de bas de page 100

Si vous ouvrez un compte, un compte de carte de crédit, un compte de PPP ou effectuez une opération pour un organisme public, une personne morale ou une fiducie dont l'actif est très important, ou une filiale de ces entités, si les états financiers de la filiale sont consolidés avec ceux de l'organisme public, de la personne morale ou de la fiducie dont l'actif est très important, vous n'êtes pas tenu de conserver les documents suivants :Note de bas de page 101

  • Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus;
  • Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus;
  • Relevés de transfert et de réception d'une somme en MV équivalent à 1 000 $ ou plus;
  • Fiches d'opération de change en devise;
  • Fiches d'opération de change en MV;
  • Documents concernant un compte;
  • Documents concernant un compte de PPP;
  • Documents concernant un compte de carte de crédit;
  • Documents concernant une fiducie.

Monnaie virtuelle

Lorsque vous procédez au transfert ou à la réception de MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué, ou à l'échange, au transfert ou à la réception d'une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'est pas tenu de conserver les documents dans lesquels sont consignés :Note de bas de page 102

  • les opérations importantes en MV;
  • les transferts de sommes en MV de 1 000 $ ou plus, demandé par une personne ou entité;
  • la réception de sommes en MV de 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire;
  • les relevés d'opérations de change en MV.  

Autres activités exemptées des exigences de tenue de documents

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés d'opération ou les documents concernant les comptes mentionnés dans la présente directive pour les activités suivantes :Note de bas de page 103

  • à la vente d'une police exonérée au sens du paragraphe 306 (1) du Règlement de l'impôt sur le revenu;
  • à la vente d'une police d'assurance-vie collective n'ayant ni valeur de rachat ni composante épargne;
  • à la vente d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou d'un régime de pension devant être agréé en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou de la législation provinciale semblable;
  • à la vente d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite;
  • à la vente d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen du produit d'une police d'assurance-vie collective;
  • à l'opération effectuée dans le cadre d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés;
  • à l'ouverture d'un compte pour le dépôt et la vente d'actions relativement à la démutualisation d'une personne morale ou à la privatisation d'une société d'État;
  • à l'ouverture d'un compte au nom d'une personne morale faisant partie du groupe d'une entité financière et exerçant des activités semblables à celles des personnes ou entités visées aux alinéas 5a) à g) de la Loi;
  • à l'ouverture d'un compte de régime enregistré, notamment un compte de régime de retraite immobilisé, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite et un compte de régime enregistré d'épargne-retraite collectif;
  • à l'ouverture d'un compte établi conformément aux exigences de mise en mains tierces d'un organisme canadien de réglementation des valeurs mobilières, d'une bourse des valeurs au Canada ou de la législation provinciale;
  • à l'ouverture d'un compte dont le titulaire ou le constituant est un fonds de pension régi par la législation fédérale ou provinciale;
  • à l'ouverture d'un compte au nom d'une entité financière, d'un courtier en valeurs mobilières, d'une société d'assurance-vie ou d'un fonds d'investissement qui est régi par de la législation provinciale sur les valeurs mobilières ou à l'égard duquel il est habilité à donner des instructions;
  • à l'ouverture d'un compte ouvert exclusivement dans le cadre de la fourniture de services de comptabilité à un courtier en valeurs mobilières.

Les exceptions susmentionnées ne s'appliquent pas dans le cas d'une opération importante en espèces, d'une opération importante en MV, ou d'une opération douteuse.

Régimes collectifs

Si vous ouvrez un compte de régime collectif (autre que ceux pour lesquels des exceptions s'appliquent déjà) vous n'êtes pas tenu de conserver une fiche-signature à l'égard d'une personne qui est membre du régime dans les cas suivants :

  • l'identité de l'entité qui est le promoteur du régime a été vérifiée;
  • les contributions du membre sont faites par le promoteur du régime ou au moyen de retenues salariales.Note de bas de page 104
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