Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux casinos

Juin 2017 

Juin 2017

La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux casinos assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu'à titre de casinos, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre de casinos, vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations d'opération douteuse;
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Documents relatifs à un déboursement de casino;
  4. Documents sur les remises ou les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus;
  5. Fiches d'opération de change; 
  6. Documents concernant un compte :
    1. Fiches-signatures,
    2. Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales,
    3. Comptes au nom de personnes morales,
    4. Conventions de tenue de compte,
    5. Relevés de dépôt,
    6. Notes de débit et de crédit;
  7. Relevés de crédit de 3 000 $ ou plus;
  8. Documents sur les mesures raisonnables.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.

**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

1. Déclarations d'opération douteuse

Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l'avez soumise.

2. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces pour les opérations suivantes :

  • ventes de jetons ou de plaques;
  • dépôts d'une somme initiale;
  • dépôts d'une somme confiée à la garde du casino;
  • remboursements de toute forme de crédit, notamment par reconnaissance de dette ou par chèque au porteur;
  • paris en devises;
  • ventes de chèques du casino.

Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

  • les nom, date de naissance et adresse de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • le montant et la devise des fonds reçus;
  • la date de l'opération;
  • les détails de l'opération et son objet, y compris :
    • le type d'opération (par exemple, les espèces ont servi à acheter des jetons),
    • si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
  • le mode de réception des fonds (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
  • si un compte a été touché par l'opération :
    • le numéro et le type de compte,
    • le nom au complet du titulaire du compte,
    • la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Documents relatifs à un déboursement de casino

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations relatives à un déboursement de casino (DDC) que vous soumettez à CANAFE.

Un déboursement de casino est un paiement, en espèces ou autres, de 10 000 $ ou plus dans le cadre des opérations suivantes :

  • rachats de jetons ou de plaques;
  • retraits d'une somme initiale;
  • retraits d'une somme confiée à la garde du casino;
  • avances sur toute forme de crédit, notamment par reconnaissance de dette ou par chèque au porteur;
  • paiements de paris, notamment les cagnottes des machines à sous;
  • paiements à un client de fonds préalablement reçus en vue de l'octroi de crédit à celui-ci ou à un autre client;
  • encaissements d'un chèque ou d'un autre titre négociable;
  • remboursements à un client de frais de déplacement et de représentation.

Un déboursement de casino s'entend également de deux ou plusieurs déboursements de moins de 10 000 $ chacun, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'ils ont été reçus par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Conservation : Vous devez conserver les documents relatifs à déboursement de casino pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le document a été créé.

4. Documents sur les remises ou les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous remettez 1000$ ou plus à un client ou transmettez un tel montant à l'intérieur du Canada ou à l'étranger, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • si le client est une personne, ses nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • si le client est une entité, les nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone de la personne qui, pour le compte de l'entité, a demandé que l'opération soit amorcée et la nature de l'entreprise principale de cette personne ou sa profession;
  • le numéro de compte visé et le numéro de référence de l'opération, le cas échéant;
  • la date de l'opération;
  • le nom et, le cas échéant, le numéro de compte du bénéficiaire de l'opération;
  • le montant total de l'opération et la devise en cause.

Si à la demande d'un client, vous transmettez un télévirement, peu importe le montant, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, vous devez inclure les renseignements relatifs au demandeur.

Si vous recevez un télévirement, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, peu importe le montant, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce qu'il contienne les renseignements relatifs au demandeur. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre de communiquer avec l'institution qui a envoyé les instructions de paiement. 

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

5. Fiches d'opération de change      

Vous devez conserver une fiche pour toute opération de change que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre :

  • la date et le montant de l'opération, ainsi que la devise achetée ou vendue;
  • le montant du paiement effectué ou reçu, ainsi que la devise et le mode de paiement;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus effectuée par une personne, les nom, adresse et date de naissance de celle-ci.

Conservation : Vous devez conserver les fiches d'opération de change pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche a été créée.

6. Documents concernant un compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :

a. Fiches-signatures

Vous devez conserver la fiche-signature pour chaque titulaire du compte en question. Une fiche-signature s'entend d'un document signé par une personne qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte ou des données électroniques constituant la signature d'une telle personne. Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne. Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document.

Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la « signature électronique » soit déchiffrée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Vous devez conserver les fiches-signatures pendant au moins cinq ans à compter de la date de la fermeture du compte.

b. Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'une personne, vous devez consigner les nom, adresse et date de naissance de la personne, ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession.

Lorsque vous ouvrez un compte pour une entité autre qu'une personne morale, vous devez consigner sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que la nature de son entreprise principale.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

c. Comptes au nom de personnes morales

Lorsque vous ouvrez un compte pour une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte.

  • Il peut s'agir d'un certificat d'attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.

  • Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

d. Conventions de tenue de compte

Vous devez conserver toutes les conventions de tenue de compte reçues ou créées dans le cours normal de vos activités.

Conservation : Vous devez conserver toutes les conventions de tenue de compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.

e. Relevés de dépôt

Vous devez conserver un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d'un compte. Un relevé de dépôt s'entend d'un document qui contient les renseignements suivants :

  • la date du dépôt;
  • le nom du titulaire du compte au nom duquel le dépôt a été effectué;
  • le numéro du compte;
  • le montant du dépôt et toute partie du dépôt qui a été effectuée en espèces.

Conservation : Vous devez conserver les relevés de dépôt pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

f. Notes de débit et de crédit

Vous devez conserver toutes les notes de débit et de crédit reçues ou créées à l'égard d'un compte dans le cours normal de vos activités.

Conservation : Vous devez conserver toutes les notes de débit et de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle elles ont été créées.

7. Relevés de crédit de 3 000 $ ou plus

Si vous octroyez un crédit à un client de 3 000 $ ou plus, vous devez conserver un relevé de crédit comportant les renseignements suivants :

  • si le client est une entité, sa dénomination sociale, son adresse et la nature de son entreprise principale;
  • si le client est une personne, ses noms, date de naissance et adresse, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • les modalités de l'octroi;
  • la date et le montant de l'octroi.

Conservation : Vous devez conserver les relevés de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

8. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • les mesures prises;
  • la date à laquelle vous avez pris chacune des mesures en question;
  • les raisons pour lesquelles elles se sont avérées infructueuses.

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre, vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n'êtes pas tenu de conserver des documents dans le cadre des activités suivantes s'il s'agit d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important:

  • ouverture de compte;
  • octroi de crédit de 3 000 $ ou plus;
  • opération de change de 3 000 $ ou plus;
  • remise ou transmission de 1 000 $ ou plus.

Il en est de même pour une filiale de ce type d'entité, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.

Mars 2021

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux casinos assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux casinos. À titre de casino, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
    • Déclarations de déboursement de casino
    • Déclarations de télévirement
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle
  4. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus
  5. Relevés de réception de fonds de 3 000 $ ou plus
  6. Fiches d'opération de change en devise
  7. Relevés de crédit de 3 000 $ ou plus
  8. Documents concernant un compte
    • Titulaires du compte et toutes autres personnes habilitées à donner des instructions à l'égard du compte
    • Fiches-signature
    • Utilisation prévue du compte
    • Demandes faites à l'égard du compte
    • Conventions de tenue de compte
    • Relevés de dépôt
    • Notes de débit et de crédit

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 1

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 2

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 3

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 4

Déclarations d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 5

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 6

Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 7

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 8

Déclarations de déboursements de casino

Lorsque vous soumettez une déclaration de déboursements de casino (DDC) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 9

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DDC a été créée.Note de bas de page 10

Déclarations de télévirements

Lorsque vous soumettez une déclaration de télévirement (DT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 11

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DT a été créée.Note de bas de page 12

b. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 13

Les opérations importantes en espèces incluent la réception de 10 000 $ ou plus en espèces pour les opérations suivantes :Note de bas de page 14

  • la vente de jetons ou de plaques;
  • le dépôt d'une somme initiale;
  • le dépôt d'une somme confiée à la garde du casino;
  • le remboursement de toute forme de crédit, notamment par reconnaissance de dette ou par chèque au porteur;
  • la prise de paris en monnaie fiduciaire;
  • la vente de chèques du casino.

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. Note de bas de page 15

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 16

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 17

  • la date de réception;
  • s'il s'agit d'un dépôt :
    • le numéro du (des) compte(s);
    • le nom de chaque titulaire du compte — si l'argent est déposé dans plus d'un compte client, tous les noms doivent figurer dans le document;
    • l'heure du dépôt, s'il est fait dans une boîte de dépôt de nuit hors des heures d'ouverture, une mention à cet effet;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu les espèces), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu les espèces), leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire liée à la réception;
  • l'objet de l'opération (par exemple, des espèces ont été utilisées pour acheter des jetons, etc.);
  • la méthode au moyen de laquelle vous avez reçu les espèces (par exemple, en personne, par courrier, par voiture blindée, etc.);
  • les taux de change utilisés et leur source (s'il y a lieu);
  • si d'autres comptes sont touchés par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les détails ci-après à l'égard de la remise de la somme reçue (c.-à-d., la répartition de fonds), ou de la remise faite en échange de la somme :
    • la méthode de remise (par exemple, chèque, mandat, etc.);
    • si la remise prend la forme de fonds, les types de fonds en cause et la somme en cause, pour chaque type;
    • si la remise prend une autre forme, la forme en cause (par exemple, monnaie virtuelle, etc.) et, si elle diffère de la somme reçue en espèces, la valeur de la remise;
    • le nom de toutes les personnes ou entités liées à la remise, ainsi que leur numéro de compte ou de police ou, à défaut, leur numéro d'identification.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 18

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 19

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 20

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 21

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 22

  • la date de réception;
  • s'il s'agit d'un dépôt, le nom de chaque titulaire du compte;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu la MV), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu la MV), leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque MV liée à la réception;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • si d'autres comptes sont touchés par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte, le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • tous les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en monnaie virtuelle a été créé.Note de bas de page 23

d. Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus

Amorcer un télévirement de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous amorcez, à la demande d'une personne ou d'une entité, un télévirement de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 24

  • la date à laquelle le télévirement est amorcé;
  • les type et montant de chaque type de fonds lié à l'amorce;
  • si le client est une personne, leur nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le client est une entité, leur nom, leur adresse, numéro de téléphone et la nature de leur activité principale;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • les nom et adresse de chaque bénéficiaire;
  • si un compte est touché par l'amorce :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • le numéro de tout compte touché par le télévirement, autre que ceux touchés par l'amorce;
  • tous les numéros de référence liés au télévirement, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.

Transmettre un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez, à titre d'intermédiaire, un télévirement international de 1 000 $ ou plus qui est amorcé par une autre entité déclarante, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 25

  • la date à laquelle le télévirement est exécuté;
  • si des monnaies fiduciaires sont échangées dans le cadre de la transmission du télévirement, les type et montant de chaque type de monnaie fiduciaire liés à l'échange;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • pour tout compte touché par l'exécution :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à la transmission du télévirement, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • le nom et l'adresse de la personne ou de l'entité qui a demandé que soit amorcé le télévirement, sauf si, après avoir pris des mesures raisonnables, cette information n'a pas été incluse dans le télévirement et qu'elle n'est par ailleurs pas connue;
  • le nom et l'adresse de chaque bénéficiaire, sauf si, après avoir pris des mesures raisonnables, cette information n'a pas été incluse dans le télévirement et qu'elle n'est par ailleurs pas connue.

Destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous êtes le destinataire d'un télévirement international de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 26

  • la date à laquelle le télévirement est reçu à titre de destinataire;
  • les type et montant de chaque type de fonds liés à la réception à titre de destinataire;
  • le nom, l'adresse, la date de naissance et la nature de l'entreprise principale, dans le cas d'un propriétaire unique, ou la profession de chaque personne bénéficiaire;
  • le nom, l'adresse et la nature de l'activité principale de chaque entité bénéficiaire;
  • la date de la remise;
  • les taux de change utilisés pour la remise et leur source;
  • si la remise est sous forme de fonds, les types de fonds liés à la remise et le montant pour chaque type;
  • si la remise n'est pas sous forme de fonds (par exemple, monnaie virtuelle, pierres précieuses, etc.), la forme de la remise et, si elle diffère du montant des fonds reçus à titre de destinataire, la valeur de la remise;
  • pour chaque compte touché par la réception à titre de destinataire ou la remise :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés au télévirement, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les nom et adresse de la personne ou entité qui a demandé que soit amorcé le télévirement, à moins que ces renseignements n'accompagnent pas le télévirement, malgré la prise de mesures raisonnables, et ne sont pas autrement connus;
  • le numéro de chaque compte concerné par le télévirement, autre que ceux concernés par la réception à titre de destinataire ou la remise.

**Remarque : Les télévirements internationaux et autres télévirements transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103 ou leur équivalent sont assujettis à la règle d'acheminement. Note de bas de page 27 Veuillez consulter la directive de CANAFE sur la règle d'acheminement pour en savoir plus.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de télévirement a été créé.Note de bas de page 28

e. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus

Si vous recevez 3 000 $ ou plus en fonds au cours d'une seule opération, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 29

  • la date de réception des fonds;
  • si le client est une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si le client est une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • si d'autres personnes ont participé à l'opération, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • si d'autres entités ont participé à l'opération, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • le montant des fonds reçus et le montant de chaque type de fonds qui est reçu en espèces;
  • la méthode au moyen de laquelle le montant est reçu (par exemple, en personne, par courrier, par voiture blindée, etc.);
  • le type et le montant de chaque monnaie fiduciaire en cause;
  • l'objet de l'opération (par exemple, les fonds ont été utilisés pour acheter des jetons, etc.);
  • les taux de change utilisés et leur source (le cas échéant);
  • si d'autres comptes sont touchés par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération de 3 000 $ ou plus a été créé.Note de bas de page 30

f. Fiches d'opération de change en devise

Vous devez conserver une fiche d'opération de change, qui peut prendre la forme d'une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en devise que vous effectuez, peu importe le montant.Note de bas de page 31 Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants :Note de bas de page 32

  • la date de l'opération;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus demandée par une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale;
  • dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus demandée par une entité, leur nom, leur adresse et la nature de leur activité principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire en cause dans le paiement fait et reçu par le client qui a demandé l'opération de change;
  • la manière dont le paiement est effectué et reçu;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • pour tout compte touché par l'opération :
    • le numéro de compte et type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • les numéros de référence, liés à l'opération, dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d'opération de change en devise a été créée.Note de bas de page 33

g. Relevés de crédit de 3 000 $ ou plus

Si vous octroyez un crédit à un client de 3 000 $ ou plus, vous devez conserver un relevé de crédit comportant les renseignements suivants :Note de bas de page 34

  • la date de l'octroi de crédit;
  • le montant du crédit octroyé;
  • si le client est une personne, son nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de son activité principale
  • si le client est une entité, sa dénomination sociale, son adresse et la nature de son entreprise principale;
  • les modalités de l'octroi de crédit.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de crédit a été créé. Note de bas de page 35

h. Documents concernant un compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :

Documents concernant les titulaires de comptes et personnes habilitées à donner des instructions

Vous devez conserver un document pour chaque titulaire de compte (personne, personne morale ou autre entité) et pour toute autre personne qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte.

Pour chaque personne, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur activité principale.Note de bas de page 36

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale ou une entité autre qu'une personne morale, vous devez conserver un document où sont consignés, leurs nom, adresse, numéro de téléphone et la nature de leur activité principale.Note de bas de page 37

Pour chaque titulaire de compte qui est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant au compte ou transaction.Note de bas de page 38 Il peut s'agir :

  • des documents de constitution;
  • des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les titulaires de comptes et les personnes habilitées à donner des instructions pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés. Cependant, si les renseignements sont conservés dans d'autres documents, alors les mesures de conservation de ces documents s'appliquent – soit au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 39

Fiches-signatures

Vous devez conserver une fiche-signature pour chaque personne habilitée à donner des instructions sur un compte au moment de l'ouverture du compte.Note de bas de page 40 Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne.Note de bas de page 41

Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document. Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la signature électronique soit déchiffrée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 42

Utilisation prévue d'un compte

Vous devez conserver un document indiquant l'utilisation prévue d'un compte.Note de bas de page 43

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 44

Demandes faites à l'égard du compte

Vous devez aussi conserver un document où sont consignées toutes les demandes faites à l'égard du compte.Note de bas de page 45

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 46

Conventions de tenue de compte

Vous devez conserver toutes les conventions de tenue de compte que vous créez ou recevez.Note de bas de page 47 Une convention de tenue de compte est un document qui souligne l'entente conclue entre vous et votre client concernant les activités dans le compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.Note de bas de page 48

Relevés de dépôt

Vous devez conserver un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d'un compte.Note de bas de page 49 Un relevé de dépôt s'entend d'un document qui contient les renseignements suivants : Note de bas de page 50

  • la date du dépôt;
  • le nom de la personne ou entité qui l'effectue;
  • le montant du dépôt ainsi que le montant de toute partie du dépôt faite en espèces;
  • la manière dont le dépôt est effectué;
  • le numéro du compte au crédit duquel la somme est portée et le nom de chaque titulaire du compte.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les relevés de dépôt ont été créés.Note de bas de page 51

Notes de débit et de crédit

Vous devez conserver toutes les notes de débit et de crédit que vous établissez ou recevez à l'égard d'un compte.Note de bas de page 52

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle les notes de débit ou de crédit ont été établies.Note de bas de page 53

2. Quelles sont mes responsabilités relativement à la tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 54 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 55

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 56 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 57

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Entités financières, organismes publics, et personnes morales dont l'actif est très important ou fiducie

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds, un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé d'opération importante en MV si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou un organisme public. Note de bas de page 58

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents indiqués dans la présente directive pour les télévirements, les opérations de change en devise étrangère, l'octroi de crédit, la réception de fonds, et les documents concernant un compte, lorsque vous ouvrez un compte pour, ou lorsqu'une opération est effectué par : Note de bas de page 59

Monnaie virtuelle

Lorsque vous recevez de la MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans un registre distribué, ou recevez une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'est pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 60

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