Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux notaires de la Colombie-Britannique


Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux notaires publics de la Colombie-Britannique et aux sociétés de notaires de la Colombie-Britannique assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

À titre de notaire public de la Colombie-Britannique ou de société de notaires de la Colombie-Britannique, vous devez respecter les exigences s'appliquant à la tenue de documents lorsque vous exercez l'une ou l'autre des activités suivantes ou donnez des instructions à l'égard de telles activités pour le compte d'une personne ou d'une entité (autre que votre employeur) :Note de bas de page 1

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux notaires de la Colombie-Britannique. Vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
  2. Relevés d'opérations importantes en espèces
  3. Relevés d'opérations importantes en monnaie virtuelle
  4. Relevés de réception de fonds

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opérations douteuses

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations douteuses (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 2

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 3

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 4

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 5

Déclarations d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 6

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 7

Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 8

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 9

b. Relevés d'opérations importantes en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opérations importantes en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 10

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opérations importantes en espèces. Note de bas de page 11

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 12

Un relevé d'opérations importantes en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 13

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opérations importantes en espèces a été créé.Note de bas de page 14

c. Relevés d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 15

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opérations importantes en MV.Note de bas de page 16

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 17

Un relevé d'opérations importantes en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 18

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en MV a été créé.Note de bas de page 19

d. Relevés de réception de fonds

Lorsque vous recevez des fonds (en espèces ou sous une autre forme) de 3 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 20

Si le relevé de réception de fonds est à propos d'une entité qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous. Note de bas de page 21 Il peut s'agir, par exemple :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de réception de fonds a été créé.Note de bas de page 22

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 23Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 24

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 25 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 26

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opérations importantes en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opérations importantes en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opérations importantes en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Entités financières, organismes publics, et personnes morales ou fiducie dont l'actif est très important

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opérations importantes en espèces, un relevé d'opérations importantes en MV ou un relevé de réception de fonds, si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une entité financière (EF) ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 27

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés de réception de fonds si les fonds proviennent : Note de bas de page 28

Monnaie virtuelle

Lorsque vous recevez de la MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans registre distribué, ou si vous recevez une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opérations importantes en MV. Note de bas de page 29

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