Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux notaires de la Colombie-Britannique
Juin 2017
La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux notaires publics de la Colombie-Britannique et aux sociétés de notaires de la Colombie-Britannique assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.
À titre de notaire public de la Colombie-Britannique ou de société de notaires de la Colombie-Britannique, vous devez respecter les exigences s'appliquant à la tenue de documents lorsque vous exercez l'une ou l'autre des activités suivantes ou donnez des instructions à l'égard de telles activités pour le compte d'une personne ou d'une entité (autre que votre employeur) :
- réception ou paiement de fonds, autres que ceux que vous recevez ou payez à titre d'honoraires, de débours, de dépenses ou de cautionnement;
- achat ou vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers ou d'entités ou d'actifs commerciaux;
- virement de fonds ou transfert de valeurs mobilières par tout moyen.
Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.
Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.
Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.
Veuillez noter qu'à titre de notaire public de la Colombie-Britannique ou de société de notaires de la Colombie-Britannique, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :
- Méthodes pour vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités;
- Exigences en matière de relations d'affaires;
- Exigences en matière de contrôle continu;
- Exigences relatives à la détermination quant aux tiers.
À titre de notaire public de la Colombie-Britannique ou de société de notaires de la Colombie-Britannique, vous devez conserver les documents suivants :
- Déclarations d'opération douteuse;
- Relevés d'opération importante en espèces;
- Relevés de réception de fonds;
- Documents sur les mesures raisonnables.
**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.
**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.
1. Déclarations d'opérations douteuses
Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.
Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l'avez soumise.
2. Relevés d'opération importante en espèces
Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.
Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'une somme de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :
- les nom, adresse et date de naissance de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
- le montant et la devise des fonds reçus;
- la date de l'opération;
- les détails de l'opération et son objet, y compris :
- le type d'opération (par exemple, les fonds ont servi à faire un dépôt sur l'achat d'une maison),
- si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
- le mode de réception des fonds (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
- si un compte a été touché par l'opération :
- le numéro et le type de compte,
- le nom au complet du titulaire du compte,
- la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.
Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.
3. Relevés de réception de fonds
Lorsque vous recevez des fonds (en espèces ou autres) d'un montant de 3 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, vous devez consigner les renseignements suivants
- les nom, adresse et date de naissance de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
- si les fonds ont été reçus d'une entité, sa dénomination sociale, son adresse et la nature de son entreprise principale;
- le montant et la devise des fonds reçus;
- la date de l'opération;
- les détails de l'opération et son objet, y compris :
- le type d'opération (par exemple, les fonds ont servi à faire un dépôt sur l'achat d'un bien immobilier),
- si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
- s'il s'agit d'espèces, le mode de réception des fonds (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
- si un compte a été touché par l'opération (c.-à-d. retraits de fonds du compte ou dépôts de fonds dans un compte) :
- le numéro et le type de compte,
- le nom au complet du titulaire du compte,
- la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.
Les fonds versés par un client par l'entremise d'une banque ou d'un autre intermédiaire financier sont considérés comme ayant été reçus de ce client. En d'autres mots, les fonds reçus de votre client au moyen d'un chèque, d'une traite bancaire, d'un virement ou de tout autre moyen, sont considérés comme une réception de fonds.
Si vous aidez un acheteur étranger qui se trouve à l'extérieur du pays à acheter un bien immobilier et recevez une somme de 3 000 $ ou plus, vous devez tenir un relevé de réception de fonds.
Si le relevé de réception des fonds est à propos d'un client qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération. Il peut s'agir d'un certificat d'attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.
Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'opération, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.
Conservation : Vous devez conserver les relevés de réception de fonds pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.
4. Documents sur les mesures raisonnables
Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.
À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.
Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :
- les mesures prises;
- la date à laquelle vous avez pris chacune des mesures en question;
- les raisons pour lesquelles elles se sont avérées infructueuses.
Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses. Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre - vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.
Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.
Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.
Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents
Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.
Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés de réception de fonds d'un montant de 3 000 $ ou plus si les fonds proviennent d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important. Cette exception s'applique également dans le cas d'une filiale de ce type d'entité, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.
Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.
Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.
Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds si vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces pour la même opération.
Définitions
- accord de relation commerciale
Entente conclue entre vous, à titre d'entreprise de services monétaires (ESM), et une autre organisation en vertu de laquelle vous devez fournir à l'organisation l'un des services d'ESM suivants de façon continue :
- des transferts de fonds;
- des opérations de change;
- des émissions ou rachats de mandats-poste, de chèques de voyage ou d'autres titres semblables.
- agent de conformité
Personne à qui vous confiez la responsabilité de mettre en œuvre votre programme de conformité et à qui ont été délégués les pouvoirs nécessaires. (compliance officer)
- à jour
S'agissant d'un document ou d'une source de renseignements utilisé pour vérifier l'identité, qui est actualisé, et, dans le cas d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, qui n'est pas expiré au moment de la vérification de l'identité. (current)
- aussitôt que possible
Une période de temps qui s’insère entre immédiatement et le plus rapidement possible à l’intérieur de laquelle une déclaration d’opérations douteuses (DOD) doit être transmise à CANAFE. Dans ce contexte, la déclaration doit être remplie rapidement, en tenant compte des faits et des circonstances de la situation. Bien qu’un certain délai soit permis, il doit y avoir une explication raisonnable. Compléter et transmettre la déclaration doit avoir la priorité sur les autres tâches. (as soon as practicable)
- authentique
S'agissant d'un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement qui est utilisé pour vérifier l'identité, qui est conforme à un document original, crédible et fiable délivré par l'autorité compétente (gouvernement fédéral, provincial, ou territorial) et qui en comporte les caractéristiques. (authentic)
- autorité compétente
Toute personne ou organisation à qui l’on a délégué légalement l’autorité, la capacité ou le pouvoir de délivrer des attestations de vérification du casier judiciaire ou qui en est investie. (competent authority)
- bénéficiaire
Personne ou entité qui tirera avantage de l'opération et qui sera le destinataire des fonds.(beneficiary)
- bénéficiaire effectif
Personne qui, dans les faits, est un fiduciaire ou un bénéficiaire ou constituant connu d'une fiducie, ou qui détient ou contrôle, directement ou indirectement, au moins 25 % d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale ou une fiducie, par exemple une société de personnes. Le bénéficiaire effectif ultime ne peut pas être une autre entité, y compris une personne morale. Il doit s'agir des véritables personnes qui détiennent ou contrôlent l'entité. (beneficial owner)
- cadre dirigeant
En parlant d'une entité :
- soit un administrateur qui est aussi un employé à temps plein;
- soit le premier dirigeant, le directeur de l'exploitation, le président, le secrétaire, le trésorier, le contrôleur, le directeur financier, le comptable en chef, le vérificateur en chef ou l'actuaire en chef, ou toute personne exerçant des fonctions semblables;
- soit un autre dirigeant relevant directement du conseil d'administration, du premier dirigeant ou du directeur de l'exploitation.
- client
Personne ou entité qui se livre à des opérations financières par l'entremise de votre entreprise. (client/customer)
- compte financier
Compte de dépôt, compte de carte de crédit ou autre compte de prêt détenu par une entité financière, à l'exception d'un compte de placement, par exemple un compte de régime enregistré d'épargne-retraite (REER). (financial account)
- constituant
Personne ou entité qui établit une fiducie constatée par un écrit de déclaration de fiducie. Le constituant s'assure de confier à un fiduciaire la responsabilité juridique de la fiducie et voit à ce que ce dernier obtienne un acte de fiducie qui explique la façon dont la fiducie sera utilisée au profit des bénéficiaires. Un constituant s'entend de toute personne ou entité qui contribue financièrement à la fiducie, que ce soit directement ou indirectement. (settlor)
- contexte
Texte comportant des précisions sur un ensemble de circonstances ou des explications sur une situation ou une opération financière à des fins de compréhension et d'évaluation. (context)
- demande de précisions
Méthode utilisée par CANAFE pour communiquer avec une entreprise de services monétaires (ESM) lorsqu'il a besoin d'autres renseignements relatifs au formulaire d'inscription de l'ESM. En règle générale, la demande est envoyée par courriel. (clarification request)
- diriger des services
Les services offerts par la personne ou l’entité prennent en considération un public canadien (par exemple, les besoins, les coutumes, la richesse, la législation, etc.). (directing services)
- entité
Personne morale, fiducie, société de personnes ou fonds, ou organisation ou association non dotée de la personnalité morale. (entity)
- entité du même groupe
Sont du même groupe les entités dont l'une est entièrement propriétaire de l'autre, celles qui sont entièrement la propriété de la même entité ou celles dont les états financiers sont consolidés. (affiliate)
- entité financière
S'entend :
- d'une banque régie par la Loi sur les banques;
- d'une banque étrangère autorisée, au sens de l'article 2 de cette loi, lorsqu'elle exerce ses activités au Canada;
- d'une coopérative de crédit, d'une caisse d'épargne et de crédit ou d'une caisse populaire régies par une loi provinciale;
- d'une association régie par la Loi sur les associations coopératives de crédit;
- d'une coopérative de services financiers, d'une centrale de caisses de crédit, d'une société régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt;
- d'une société de fiducie ou de prêt régie par une loi provinciale;
- d'un ministère ou d'une entité mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province lorsqu'il exerce l'activité visée à l'article 45 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.
- entreprise d'acquisition de cartes de crédit
Entité financière qui a conclu une entente avec un marchand afin de fournir les services suivants :
- permettre au marchand d'accepter les paiements par carte de crédit des titulaires pour des biens et services, et de recevoir les paiements pour les achats par carte de crédit;
- assurer les services de traitement et de règlement des paiements et fournir l'équipement nécessaire aux points de vente (par exemple les terminaux d'ordinateur);
- fournir au marchand d'autres services connexes.
- entreprise principale
Nature de l'entreprise principale d'une entité. (principal business)
- évaluation des risques
Analyse des vulnérabilités et des risques qui pourraient exposer votre entreprise au blanchiment d'argent et au financement des activités terroristes (BA/FAT) et mise en application des politiques et des procédures pertinentes. (risk assessment)
- examen bisannuel de l'efficacité
Examen effectué au moins tous les deux ans par un vérificateur interne ou externe visant à évaluer l'efficacité de vos politiques et procédures, de votre évaluation des risques et de votre programme de formation. (two year effectiveness review)
- faits
Événement, action, circonstance connue ou élément qui existe ou qui a existé, ou qui est survenu à un moment donné. La présente définition exclut les opinions. Par exemple, les faits concernant une ou plusieurs opérations financières peuvent comprendre la date, l'heure, l'emplacement, ou le montant de l'opération, le type d'opération, les détails d'un compte, ainsi que le secteur d'activité ou l'historique des données financières du client. (facts)
- fiable
S'agissant de renseignements utilisés pour vérifier l'identité, s'entend d'une source bien connue, de bonne réputation et digne de confiance pour vérifier l'identité d'un client. (reliable)
- fiduciaire
Personne ou entité autorisée à détenir ou à administrer les biens d'une fiducie. (trustee)
- fiducie
Droit de propriété détenu par une personne ou une entité (le fiduciaire) pour le compte d'une autre personne ou entité (le bénéficiaire). (trust)
- fiducie entre vifs
S'entend d'une fiducie qui n'est pas constituée par testament (aussi appelée fiducie non testamentaire). Ce type de fiducie est établi du vivant de la personne pour le compte d'une autre personne, par exemple une fiducie établie par un parent à l'intention d'un enfant. Les biens qui y sont versés peuvent être transférés au bénéficiaire du vivant du constituant ou après son décès. (inter vivos trust)
- fiducie institutionnelle
S'entend d'une fiducie constituée par une personne morale, une société de personnes ou une autre entité à des fins commerciales données, y compris un régime de retraite constitué en fiducie, une fiducie principale regroupant l'actif de plusieurs régimes de retraite, une fiducie de régime de retraite complémentaire, une fiducie de fonds commun de placement, une fiducie de fonds mis en commun, un régime enregistré d'épargne-retraite constitué en fiducie, une fiducie de fonds enregistré de revenu de retraite, une fiducie de régime enregistré d'épargne-études, un régime enregistré d'épargne-retraite collectif constitué en fiducie, une fiducie de régime de participation différée aux bénéfices, une fiducie de régime de participation des employés aux bénéfices, une fiducie de convention de retraite, une fiducie de régime d'épargne des employés, une fiducie de santé et de bien-être, une fiducie de régime de prestations de chômage, une fiducie d'actif de compagnies d'assurance étrangères, une fiducie d'actif de compagnies de réassurance étrangères, une fiducie de réassurances, une fiducie de placements immobiliers, une fiducie environnementale ainsi qu'une fiducie relative à des fonds de dotation, de fondations et d'organismes de bienfaisance enregistrés. (institutional trust)
- indicateurs de blanchiment d’argent et de financement des activités terroristes (indicateurs de BA/FAT)
Signes d'alerte éventuels qui peuvent susciter des soupçons ou indiquer que quelque chose ne tourne pas rond, sans explication raisonnable. (Money laundering and terrorist financing indicators [ML/TF indicators])
- individu ou personne
S'entend d'un être humain. (individual or person)
- infraction de financement des activités terroristes
Infraction visée aux articles 83.02, 83.03, 83.04 du Code criminel ou une infraction visée à l'article 83.12 de cette loi découlant d'une contravention à l'article 83.08 de cette même loi.
S'entend de la collecte ou du don de biens (par exemple de l'argent) tout en sachant qu'ils sont destinés à la perpétration d'activités terroristes. Cela comprend l'utilisation et la possession d'un bien quelconque pour faciliter la réalisation d'activités terroristes. Les fonds obtenus pour financer le terrorisme peuvent provenir de sources légitimes, par exemple de dons personnels, de profits d'une entreprise ou de dons reçus par un organisme de bienfaisance. En revanche, l'argent peut aussi provenir de sources criminelles, par exemple le trafic de drogues, la contrebande d'armes et d'autres marchandises, la fraude, les enlèvements et l'extorsion.
(terrorist activity financing offence)- infraction de recyclage des produits de la criminalité (blanchiment d'argent)
Infraction visée au paragraphe 462.31(1) du Code criminel. Selon la définition des Nations Unies, le blanchiment d'argent correspond à tout acte ou toute tentative de perpétrer un acte dans le but de dissimuler l'origine de l'argent ou des biens dérivés d'une activité criminelle. Le blanchiment d'argent désigne essentiellement le processus par lequel de l'« argent sale » résultant d'une activité criminelle est transformé en « argent propre » dont l'origine criminelle est difficile à retracer. (money laundering offence)
- jour ouvrable
Journée de la semaine comprise entre le lundi et le vendredi, inclusivement. La présente définition exclut les samedis, les dimanches et les jours fériés. (working days)
- mandataire d'une entreprise de services monétaires
Personne ou organisation autorisée à fournir des services pour le compte d'une entreprise de services monétaires (ESM). La présente définition exclut les succursales d'ESM. (money services business agent)
- marketing ou publicité
La personne ou l’entité utilise du matériel promotionnel comme des annonces, des images graphiques pour des sites Web ou des panneaux d’affichage, etc., dans le but de promouvoir des services et de faire affaire avec des personnes ou des entités au Canada. (marketing or advertising)
- mesures raisonnables
Mesures que vous devez prendre pour recueillir certains renseignements, même si elles ne permettront pas nécessairement d'obtenir les renseignements voulus. Par exemple, effectuer au moins une des activités suivantes :
- demander au client;
- effectuer une recherche dans des sources ouvertes;
- consulter les renseignements des bases de données commerciales
- opération effectuée
Opération amorcée par une personne ou une entité qui donne lieu à un mouvement de fonds ou à l'achat ou à la vente d'un bien. (completed transaction)
- opération financière
Opération pouvant comprendre un ou plusieurs mouvements de fonds tentés ou effectués ou un ou plusieurs achats ou ventes de biens. (financial transaction)
- opération tentée
Opération amorcée par une personne qui ne donne pas lieu à un mouvement de fonds ou à l'achat ou à la vente d'un bien parce que l'opération n'a pas été effectuée. Par exemple, un client potentiel décide de ne pas effectuer un dépôt en espèces de 10 000 $ parce qu'il ne veut pas fournir ses pièces d'identité. (attempted transaction)
- ordonnance de communication
Ordonnance judiciaire qui oblige une personne ou une entité à transmettre des documents à des agents de la paix ou à des fonctionnaires publics. (production order)
- organisme public
S'entend :
- de tout ministère ou mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province;
- d'une administration métropolitaine, d'une ville, d'un village, d'un canton, d'un district, d'un comté ou d'une municipalité rurale constitué en personne morale ou d'un autre organisme municipal au Canada ainsi constitué, ou d'un mandataire de ceux-ci au Canada;
- de toute institution qui exploite un hôpital public et qui est désignée comme administration hospitalière par le ministre du Revenu national aux termes de la Loi sur la taxe d'accise, ou de tout mandataire de celle-ci.
- pays de résidence
Le pays où une personne a habité pendant une période consécutive de 12 mois ou plus. La personne doit avoir une demeure dans le pays concerné. Il est entendu qu’une personne a seulement un pays de résidence, peu importe le nombre de demeures qu’elle a dans le pays concerné ou dans un autre pays. (country of residence)
- pénalité administrative pécuniaire (PAP)
Sanction civile pouvant être imposée par CANAFE à une entité déclarante qui ne respecte pas ses obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes. (administrative monetary penalities [AMPs])
- personne inscrite
On entend par personne inscrite, toute personne figurant sur une liste publiée dans l'annexe du Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme pris en vertu de la Loi sur les Nations Unies.
Il peut d'agir d'une personne, d'une personne morale, d'une fiducie, d'une société de personnes ou d'un fonds, ou d'une organisation ou d'une association non dotée de la personnalité morale, pour qui il existe des motifs raisonnables de croire :
- qu'elle s'est livrée ou a tenté de se livrer à une activité terroriste, qu'elle y a participé ou l'a facilitée;
- qu'elle est contrôlée directement ou non par une personne ou une entité exerçant l'une des activités ci-dessus ou qu'elle agit en son nom, sous sa direction ou en collaboration avec elle.
- personne morale dont l'actif est très important
Personne morale qui, d'après son dernier bilan vérifié, possède un actif net d'au moins 75 millions de dollars canadiens. Les actions de la personne morale doivent être cotées sur une bourse de valeurs au Canada ou sur une bourse de valeurs étrangère désignée par le ministre des Finances. La personne morale doit également exercer ses activités dans un pays membre du Groupe d'action financière (GAFI). (very large corporation)
- politiques et procédures de conformité
Documents écrits faisant état de l'ensemble des méthodes à suivre et des obligations que doit respecter votre entreprise en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes, ainsi que des processus et mécanismes de contrôle qu'elle doit mettre en place pour s'acquitter de ses obligations. (compliance policies and procedures)
- possibilité
Lorsqu’il est question de remplir une déclaration d’opérations douteuses (DOD), risque qu’une opération soit liée à une infraction de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme (BA/FT). Par exemple, après avoir évalué les faits, le contexte et les indicateurs de BA/FT, vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu’une opération est possiblement liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT. (possibility)
- probabilité
Lorsqu’il est question de remplir une déclaration d’opérations douteuses (DOD), risque accru qu’une opération financière soit liée à une infraction de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme (BA/FT). Par exemple, si d’après les faits, vous avez des motifs raisonnables de croire qu’une opération est probablement liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de BA/FT. (probability)
- profession ou métier
Emploi ou occupation régulière rémunérée d'un client. (occupation)
- programme de conformité
Ligne d'action prévoyant les éléments (agent de conformité, politiques et procédures, évaluation des risques, programme de formation et examen de l'efficacité) que vous devez, à titre d'entité déclarante, mettre en place en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes pour vous assurer de respecter vos obligations en matière de déclaration, de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients, et les exigences relatives au besoin de bien connaître vos clients. (compliance program)
- programme de formation
Programme écrit et mis en œuvre décrivant la formation offerte de façon continue à vos employés, à vos mandataires ou à d'autres personnes autorisées à agir en votre nom, portant sur vos obligations et les exigences à remplir au titre de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes. (training program)
- registre des procès-verbaux
Dossier renfermant les documents organisationnels d'une entreprise. Il peut comprendre, entre autres, les statuts constitutifs, le règlement de fonctionnement général, la résolution du premier administrateur, les registres, les formulaires, les certificats d'actions et les comptes rendus des décisions des réunions des actionnaires et des administrateurs. (minute book)
- répartition de fonds
En parlant d'une opération financière, façon dont les fonds sont utilisés. L'achat en espèces d'une traite bancaire constitue un exemple de répartition de fonds. (disposition)
- représentant du service
Une personne au Canada qui a été nommée par une personne ou une entité qui est une entreprise de services monétaires étrangère (ESME), en vertu de la Loi, pour recevoir des avis et des documents au nom de l’ESME. (representative for service)
- sans raison apparente
Situation où rien n’explique clairement le comportement ou les renseignements douteux. (no apparent reason)
- source
S'entend de l'organisation qui a délivré ou fourni les renseignements ou les documents permettant de vérifier l'identité d'un client. (source)
- succursale
Établissement qui fait partie de votre entreprise, mais qui est situé à un emplacement autre que celui de votre bureau principal. (branch)
- SWIFT
Réseau de la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) : Coopérative du milieu bancaire international qui fournit des services de transmission sécurisée de messages financiers à l'échelle mondiale. (SWIFT)
- télévirement
S'entend de la transmission d'instructions pour un transfert de fonds à destination ou en provenance du Canada. Cela ne comprend pas la transmission d'instructions pour le transfert de fonds d'un endroit à l'autre au Canada. (electronic funds transfer [EFT])
- tiers
Personne ou entité qui demande à une autre personne ou entité d'effectuer pour son compte une activité ou une opération financière. (third party)
- traducteur agréé
Une personne qui détient le titre professionnel de traducteur agréé délivré par une association provinciale ou territoriale du Canada ou un organisme compétent aux termes de la législation provinciale ou territoriale du Canada pour délivrer une telle certification. (certified translator)
- tuteur
En droit civil, personne légalement nommée pour exercer l'autorité parentale vis-à-vis de l'enfant et pour protéger les biens de ce dernier. (tutor)
- valide
S'agissant d'un document ou de renseignements utilisés pour vérifier l'identité, qui semble officiel ou authentique et qui ne semble pas avoir été modifié ni caviardé. Les renseignements doivent également répondre aux critères de l'organisme de délivrance. Par exemple, un passeport que l'organisme de délivrance ne considère pas comme valide en raison d'un changement de nom n'est pas considéré comme valide par CANAFE. (valid)
- vérifier l'identité d'un client
Se reporter à certains renseignements ou documents pour identifier un client et veiller à ce que les renseignements fournis correspondent aux renseignements déjà connus au sujet du client en question. (verify client identity)
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