Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux ministères et mandataires de Sa Majesté

Juin 2017 

Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux ministères et mandataires de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui vendent ou rachètent des mandats-poste

Juin 2017

La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux ministères et mandataires de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive décrit uniquement les exigences en matière de tenue de documents que vous devez respecter si vous êtes un ministère ou un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui vend ou rachète des mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables dans le cadre des services financiers qu'il offre au public.

Si vous êtes un ministère ou un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui accepte des dépôts, veuillez consulter la page du secteur des entités financières pour en apprendre davantage au sujet des exigences connexes.

Si vous êtes un ministère ou un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui vend des métaux précieux pour une somme de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, veuillez consulter la page du secteur des négociants en métaux précieux et pierres précieuses pour en apprendre davantage au sujet des exigences connexes.

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu'à titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui vend ou rachète des mandats-poste, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province qui vend ou rachète des mandats-poste, vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations d'opération douteuse;
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Dossiers-clients;
  4. Relevés d'opérations de 3 000 $ ou plus :
    1. si vous recevez 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité en vue de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou d'autres titres négociables semblables,
    2. si vous encaissez un mandat-poste de 3 000 $ ou plus;
  5. Documents sur les mesures raisonnables.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

1. Déclarations d'opérations douteuses

Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l'avez soumise.

2. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

  • les nom, adresse et date de naissance de la personne de qui vous avez reçu les fonds, et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
  • le montant et la devise des fonds reçus;
  • la date de l'opération;
  • les détails de l'opération et son objet, y compris :
    • le type d'opération (par exemple, les fonds ont servi à acheter un mandat-poste),
    • si d'autres personnes ou entités sont liées à l'opération;
  • le mode de réception des fonds (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé);
  • si un compte a été touché par l'opération :
    • le numéro et le type de compte,
    • le nom au complet du titulaire du compte,
    • la devise dans laquelle sont effectuées les opérations dans le compte.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Dossiers-clients

Vous devez créer un dossier-client lorsque vous établissez une relation d'affaires continue avec un client.

Si le client est une personne, vous devez consigner ses nom, date de naissance et adresse, ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession.

Si le client est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération. Il peut s'agir d'un certificat d'attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président ou le contrôleur.

Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'opération, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Conservation : Vous devez conserver les dossiers-clients pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.

4. Relevés d'opérations de 3 000 $ ou plus

a. si vous recevez 3 000 $ ou plus en vue de l'émission d'un mandat-poste ou d'un autre titre négociable semblable, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • la date de réception;
  • le montant reçu et si le montant a été reçu en espèces ou sous forme de chèque, de chèque de voyage, de mandat-poste ou d'autres titres négociables semblables;
  • les nom, adresse et date de naissance de la personne qui vous a donné les fonds.

b. si vous encaissez un mandat-poste de 3 000 $ ou plus, vous devez consigner :

  • les nom, adresse et date de naissance de la personne qui demande l'encaissement du mandat-poste;
  • le nom de l'émetteur du mandat-poste.

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opérations de 3 000 $ ou plus pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

5. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

  • les mesures prises;
  • la date à laquelle vous avez pris chacune des mesures en question;
  • les raisons pour lesquelles elles se sont avérées infructueuses.

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre - vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n'êtes pas tenu de conserver les relevés de réception de fonds d'un montant de 3 000 $ ou plus si les fonds proviennent d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important. Cette exception s'applique également dans le cas d'une filiale de ce type d'entité, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.

Mars 2021 

Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux ministères et mandataires de Sa Majesté

Mars 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Des exigences en matière de tenue de documents s'appliquent aux ministères et mandataires de Sa Majesté assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

La présente directive décrit uniquement les exigences en matière de tenue de documents applicables aux ministères et aux mandataires de Sa Majesté lorsqu'ils émettent, vendent ou rachètent des mandats-poste dans le cadre des services financiers qu'ils offrent au public.Note de bas de page 1

À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté, si vous acceptez des dépôts dans le cadre des services financiers que vous offrez au public, vos exigences sont présentées sur la page du secteur des entités financières.Note de bas de page 2

À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté, si vous vendez des métaux précieux d'une somme de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, vos exigences sont présentées sur la page des négociants en métaux précieux et en pierres précieuses.Note de bas de page 3

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux ministères et aux mandataires de Sa Majesté. À titre de ministère ou de mandataire de Sa Majesté, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

La présente directive répond aux questions suivantes :

  1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?
  2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?
  3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

**Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE
    • Déclarations d'opérations douteuses
    • Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste
    • Déclarations d'opérations importantes en espèces
    • Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle
  2. Relevés d'opération importante en espèces
  3. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle
  4. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus
  5. Documents de renseignements

**Remarque : Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients. Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant d'une boutique de vente au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

a. Déclarations – une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers.

Déclarations d'opération douteuse

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 4

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOD a été soumise.Note de bas de page 5

Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Lorsque vous soumettez une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 6

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DBGT a été soumise.Note de bas de page 7

Déclarations d'opérations importantes en espèces

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en espèces à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 8

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIE a été créée.Note de bas de page 9

Déclarations d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Lorsque vous soumettez une déclaration d'opérations importantes en monnaie virtuelle (DOIMV) à CANAFE, vous devez en conserver une copie.Note de bas de page 10

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la DOIMV a été créée.Note de bas de page 11

b. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.Note de bas de page 12

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces.Note de bas de page 13

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigenceNote de bas de page 14

Un relevé d'opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 15

  • la date de réception;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu les espèces), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu les espèces), leur nom, leur adresse et la nature de leur entreprise principale;
  • les type et montant de chaque monnaie fiduciaire liée à la réception;
  • l'objet de l'opération (par exemple, des espèces ont été utilisées pour acheter un mandat-poste, etc.);
  • la méthode au moyen de laquelle vous avez reçu les espèces (par exemple, en personne, par courrier, par voiture blindée, etc.);
  • les taux de change utilisés et leur source (s'il y a lieu);
  • si un compte est touché par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte (par exemple, entreprise, personnel, etc.);
    • le nom complet du titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • les détails ci-après à l'égard de la remise de la somme reçue (c.-à-d., la répartition de fonds), ou de la remise faite en échange de la somme :
    • la méthode de remise (par exemple, mandat-poste, etc.);
    • si la remise prend la forme de fonds, les types de fonds en cause et la somme en cause, pour chaque type;
    • si la remise prend une autre forme, la forme en cause et, si elle diffère de la somme reçue en espèces, la valeur de la remise;
    • le nom des personnes ou entités liées à la remise, ainsi que leur numéro de compte ou de police ou, à défaut, leur numéro d'identification.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en espèces a été créé.Note de bas de page 16

c. Relevés d'opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle (MV) lors de la réception d'une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus.Note de bas de page 17

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la MV en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en MV équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la MV lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opération importante en MV.Note de bas de page 18

**Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.Note de bas de page 19

Un relevé d'opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :Note de bas de page 20

  • la date de réception;
  • pour toute personne ayant participé à l'opération (y compris la personne de qui vous avez reçu la MV), leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • pour toute entité ayant participé à l'opération (y compris l'entité de qui vous avez reçu la MV), leur nom, leur adresse et la nature de leur entreprise principale;
  • les type et montant de chaque MV liée à la réception;
  • les taux de change utilisés et leur source;
  • si d'autres comptes sont touchés par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • tous les identifiants de l'opération (cela peut inclure un identifiant de bloc par hachage [transaction hash] ou un identifiant similaire, s'il y a lieu), y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération importante en monnaie virtuelle a été créé.Note de bas de page 21

d. Relevés d'opération de 3 000 $ ou plus

Émission ou vente de mandats-poste

Si vous recevez une somme de 3 000 $ ou plus en vue de l'émission ou de la vente de mandats-poste qui totalisent 3 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 22

  • la date de réception des fonds ou de la MV;
  • si votre client est une personne, leurs nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • si votre client est une entité, les renseignements contenus à l'intérieur d'un dossier de renseignements;
  • le montant reçu;
  • si le montant est reçu en fonds ou en MV;
  • les type et montant de chaque type de fonds et de chaque type de MV liée à la réception;
  • si un compte est touché par l'opération, indiquez :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés à l'opération dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • si le montant reçu est en MV, les identifiants de l'opération y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Rachat de mandats-poste

Si vous rachetez un mandat de 3 000 $ ou plus ou plusieurs mandats totalisant 3 000 $ ou plus, à la demande d'une personne ou d'une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :Note de bas de page 23

  • la date du rachat;
  • si votre client est une personne, leur nom, adresse, date de naissance et profession, ou dans le cas d'un propriétaire unique, la nature de leur entreprise principale;
  • si votre client est une entité, les renseignements contenus à l'intérieur d'un dossier de renseignements;
  • le montant total des mandats-poste;
  • le nom de l'émetteur de chaque mandat-poste; 
  • si un compte est touché par le rachat :
    • le numéro du compte et le type de compte;
    • le nom de chaque titulaire du compte;
  • tous les numéros de référence liés au rachat dont la fonction est équivalente à celle d'un numéro de compte;
  • si le rachat concerne de la MV, les identifiants de l'opération, y compris l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opération de 3 000 $ ou plus a été créé.Note de bas de page 24

e. Dossiers de renseignements

Si le client est une personne morale ou autre entité, vous devez tenir un dossier de renseignements dans lequel sont consignés les nom et adresse d'une entité ainsi que la nature de son entreprise principale.Note de bas de page 25

Si le client est une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération effectuée auprès de vous. Note de bas de page 26 Il peut s'agir, par exemple :

  • d'un certificat d'attestation de fonction;
  • des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les cadres dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.Note de bas de page 27

2. Quelles sont mes responsabilités relativement à la tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés.Note de bas de page 28 Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.Note de bas de page 29

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place.Note de bas de page 30 Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

3. Quelles sont les exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.Note de bas de page 31

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Entités financières, organismes publics et personnes morales dont l'actif est très important ou fiducies

Si vous recevez un montant de 3 000 $ ou plus d'un client qui est une entité financière (EF) ou une personne agissant au nom d'un client qui est une EF pour l'émission ou la vente d'un ou de plusieurs mandats-poste, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé à l'égard de l'opération.Note de bas de page 32

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opérations importantes en espèces, un relevé d'opérations importantes en MV ou un relevé de réception de fonds si les espèces ou la MV ont été reçus d'un client qui est une EF ou un organisme public, ou d'une personne qui agit au nom d'un client qui est une EF ou d'un organisme public.Note de bas de page 33

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé pour les opérations de 3 000 $ ou plus ni de dossiers de renseignements si les fonds proviennent : Note de bas de page 34

Monnaie virtuelle

Lorsque vous recevez de la MV à titre de compensation pour la validation d'une opération inscrite dans registre distribué, ou si vous recevez une somme symbolique en MV visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en MV. Note de bas de page 35

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