Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux casinos

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Juin 2017

La présente directive sur la tenue de documents s'applique aux casinos assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de façon à pouvoir les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Les organismes d'application de la loi pourraient aussi vous présenter une telle demande de documents au moyen d'une ordonnance judiciaire en vue d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie de celui-ci) peut être conservé sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu que vous puissiez facilement en reproduire une copie papier.

Les employés qui sont chargés de tenir des documents pour vous ne sont plus tenus de les conserver au terme de leur emploi chez vous. Il en est de même pour les personnes avec qui vous avez établi un lien contractuel. Cela signifie qu'il vous appartient d'obtenir les documents de l'employé ou de l'entrepreneur avant la fin de son emploi chez vous ou de son contrat avec vous, selon le cas.

Il peut y avoir des situations où vous devrez conserver des documents pour des raisons autres que celles visant le respect de la Loi. Par exemple, en plus de tenir les documents prévus par la présente directive, il se peut que vous deviez conserver d'autres documents pour satisfaire aux exigences d'un organisme de réglementation fédéral ou provincial de votre secteur. Si c'est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que la période indiquée, mais elle ne peut pas être plus courte.

Veuillez noter qu'à titre de casinos, vous devez satisfaire à d'autres exigences en matière de tenue de documents, en plus de celles décrites dans la présente directive. Ces autres exigences sont expliquées en détail dans les directives suivantes qui reposent sur le principe de « bien connaître son client » :

À titre de casinos, vous devez conserver les documents suivants :

  1. Déclarations d'opération douteuse;
  2. Relevés d'opération importante en espèces;
  3. Documents relatifs à un déboursement de casino;
  4. Documents sur les remises ou les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus;
  5. Fiches d'opération de change; 
  6. Documents concernant un compte :
    1. Fiches-signatures,
    2. Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales,
    3. Comptes au nom de personnes morales,
    4. Conventions de tenue de compte,
    5. Relevés de dépôt,
    6. Notes de débit et de crédit;
  7. Relevés de crédit de 3 000 $ ou plus;
  8. Documents sur les mesures raisonnables.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents.

**Remarque : Au moment de consigner la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous devez fournir autant de détails que possible dans le champ sur la profession afin de pouvoir déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client. Par exemple, dans le cas d'une personne qui est un gérant ou un directeur, il doit être possible de déterminer dans quel domaine de gestion il travaille, par exemple « directeur des réservations d'hôtel » ou « gérant des ventes au détail de vêtements ». Il en va de même pour la nature de l'entreprise principale d'une entité. Par exemple, dans le cas d'une entité dans le domaine de la vente, vous devez préciser le type de ventes, par exemple « ventes de produits pharmaceutiques » ou « ventes au détail », pour la nature de l'entreprise principale de l'entité.

1. Déclarations d'opération douteuse

Si vous soumettez une déclaration d'opération douteuse (DOD) à CANAFE, vous devez en conserver une copie, y compris si vous soumettez une déclaration de tentative d'opération douteuse.

Conservation : Vous devez conserver les DOD pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle vous l'avez soumise.

2. Relevés d'opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé pour toute opération importante en espèces. Une opération importante en espèces s'entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération. Une opération importante en espèces s'entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Vous devez conserver un relevé d'opération importante en espèces pour les opérations suivantes :

Lorsqu'un client effectue une opération importante en espèces, le relevé doit faire état de la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces et des renseignements suivants :

Conservation : Vous devez conserver les relevés d'opération importante en espèces pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

3. Documents relatifs à un déboursement de casino

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations relatives à un déboursement de casino (DDC) que vous soumettez à CANAFE.

Un déboursement de casino est un paiement, en espèces ou autres, de 10 000 $ ou plus dans le cadre des opérations suivantes :

Un déboursement de casino s'entend également de deux ou plusieurs déboursements de moins de 10 000 $ chacun, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d'une période de 24 heures, lorsque vous savez qu'ils ont été reçus par une seule personne ou entité ou pour son compte.

Conservation : Vous devez conserver les documents relatifs à déboursement de casino pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le document a été créé.

4. Documents sur les remises ou les transmissions de fonds de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous remettez 1000$ ou plus à un client ou transmettez un tel montant à l'intérieur du Canada ou à l'étranger, vous devez consigner les renseignements suivants :

Si à la demande d'un client, vous transmettez un télévirement, peu importe le montant, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, vous devez inclure les renseignements relatifs au demandeur.

Si vous recevez un télévirement, y compris un télévirement transmis à l'intérieur du Canada au moyen d'un message SWIFT MT 103, peu importe le montant, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce qu'il contienne les renseignements relatifs au demandeur. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre de communiquer avec l'institution qui a envoyé les instructions de paiement. 

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

5. Fiches d'opération de change      

Vous devez conserver une fiche pour toute opération de change que vous effectuez, peu importe le montant. Chaque fiche doit comprendre :

Conservation : Vous devez conserver les fiches d'opération de change pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche a été créée.

6. Documents concernant un compte

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'un client, vous devez conserver les documents suivants :

a. Fiches-signatures

Vous devez conserver la fiche-signature pour chaque titulaire du compte en question. Une fiche-signature s'entend d'un document signé par une personne qui est habilitée à donner des instructions à l'égard du compte ou des données électroniques constituant la signature d'une telle personne. Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d'une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne. Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu'il est possible de conserver un document.

Une signature électronique peut être chiffrée. Par exemple, un numéro d'identification personnel (NIP) peut servir de signature électronique. Dans le cadre d'un examen, CANAFE doit être en mesure d'examiner le document, mais il n'est pas nécessaire que la « signature électronique » soit déchiffrée.

Vous pouvez conserver une seule fiche-signature pour un client qui détient plusieurs comptes. Vous n'êtes pas tenu de créer une nouvelle fiche-signature chaque fois qu'un client ouvre un autre compte.

Conservation : Vous devez conserver les fiches-signatures pendant au moins cinq ans à compter de la date de la fermeture du compte.

b. Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales

Lorsque vous ouvrez un compte à la demande d'une personne, vous devez consigner les nom, adresse et date de naissance de la personne, ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession.

Lorsque vous ouvrez un compte pour une entité autre qu'une personne morale, vous devez consigner sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que la nature de son entreprise principale.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

c. Comptes au nom de personnes morales

Lorsque vous ouvrez un compte pour une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte.

Conservation : Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

d. Conventions de tenue de compte

Vous devez conserver toutes les conventions de tenue de compte reçues ou créées dans le cours normal de vos activités.

Conservation : Vous devez conserver toutes les conventions de tenue de compte pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le compte a été fermé.

e. Relevés de dépôt

Vous devez conserver un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d'un compte. Un relevé de dépôt s'entend d'un document qui contient les renseignements suivants :

Conservation : Vous devez conserver les relevés de dépôt pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

f. Notes de débit et de crédit

Vous devez conserver toutes les notes de débit et de crédit reçues ou créées à l'égard d'un compte dans le cours normal de vos activités.

Conservation : Vous devez conserver toutes les notes de débit et de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle elles ont été créées.

7. Relevés de crédit de 3 000 $ ou plus

Si vous octroyez un crédit à un client de 3 000 $ ou plus, vous devez conserver un relevé de crédit comportant les renseignements suivants :

Conservation : Vous devez conserver les relevés de crédit pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé a été créé.

8. Documents sur les mesures raisonnables

Le terme « mesure raisonnable » s'entend des activités que vous devez accomplir afin de respecter certaines obligations. La Loi et les règlements connexes énoncent clairement quand vous devez prendre des mesures raisonnables pour respecter une obligation en particulier.

À compter du 17 juin 2017, le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) aura été modifié pour tenir compte du fait que vous devez conserver un document sur les mesures raisonnables prises qui se sont avérées infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse lorsque vous n'obtenez aucune réponse, par exemple un oui ou un non, et que vous n'êtes pas en mesure de tirer une conclusion ferme. Veuillez consulter la section 67.3 du Règlement pour chacune des activités pour lesquelles vous êtes tenu de conserver des documents lorsque les mesures prises se sont avérées infructueuses.

Lorsque les mesures raisonnables s'avèrent infructueuses, vous devez consigner les renseignements suivants :

Vous devez énumérer les mesures raisonnables à prendre dans vos politiques et procédures de conformité. Cela peut faire partie de votre document sur les mesures raisonnables qui ont été prises, mais qui se sont avérées infructueuses, ou vous pouvez tout simplement consigner, au cas par cas, la mesure prise dans chaque document de mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Par exemple, si vous demandez à un client s'il effectue l'opération importante en espèces pour le compte d'un tiers et qu'il refuse tout simplement de vous répondre, vous devez inscrire dans votre document que vous lui avez posé la question, la date à laquelle vous l'avez posée et le fait que le client a refusé de vous répondre par un oui ou un non.

Si vous prenez une mesure qui ne figure pas dans vos politiques et procédures, vous devez consigner les détails de la mesure prise dans votre document des mesures raisonnables qui se sont avérées infructueuses.

Conservation : Vous devez conserver les documents sur les mesures raisonnables infructueuses pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.

Exceptions s'appliquant aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois, c'est-à-dire que si vous avez conservé les renseignements nécessaires et que vous pouvez les fournir pendant un examen de CANAFE, vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document pour respecter vos obligations.

Vous n'êtes pas tenu de conserver des documents dans le cadre des activités suivantes s'il s'agit d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important:

Il en est de même pour une filiale de ce type d'entité, si les états financiers de la filiale et de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important sont consolidés.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces si les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public.

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