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Interprétations de politiques de CANAFE archivée

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Tenue de documents

Secteur de l’immobilier – Entité financière exécutrice des biens

Question:

Une société de fiducie sous réglementation provinciale est exécutrice de la succession de personnes décédées dans le cadre de ses activités. Voici un exemple de situation :

  1. L’entité financière est désignée exécutrice par testament de la succession d’une personne décédée.
  2. Le titre de propriété serait enregistré au nom de la succession en mentionnant l’entité financière comme exécutrice ou administratrice.
  3. L’entité financière ne détiendrait pas les biens. Elle les détiendrait en fiducie pour la succession de la personne décédée, dont les héritiers finiront par être les bénéficiaires de la succession.
  4. L’entité financière finirait par vendre les biens et remettrait le produit net de la vente aux bénéficiaires de la succession conformément au testament de la personne décédée.

Il est entendu que c’est la succession de la personne décédée, et non la société de fiducie, qui détient les biens. La société de fiducie détient en fiducie les biens pour ses bénéficiaires. L’obligation pour le courtier ou l’agent immobilier de « […] tenir un dossier-client à l’égard de la vente des biens détenus par la société de fiducie […] » ne s’applique pas parce que la société de fiducie ne détient pas les biens. Par conséquent, ce n’est pas l’alinéa 39(1)c) du Règlement qui s’applique, mais bien l’alinéa 39(1)b), qui porte sur le dossier-client.

 

En outre, pourriez-vous confirmer ce qui suit :

  1. L’alinéa 39(1)a) énonce que la société de fiducie qui est une entité financière n’a pas à tenir de « relevé de réception de fonds ».
  2. L’alinéa 39(1)b) exige que soit tenu un « dossier-client » pour chaque opération, peu importe l’entité financière.
  3. L’alinéa 39(1)c) exige la tenue de registres officiels de la personne morale qui lie cette dernière seulement lorsqu’il s’agit d’un « relevé de réception de fonds ».
  4. Le paragraphe 59.2(1) définit l’obligation de déclaration lorsque des « documents » doivent être tenus, notamment un « relevé de réception de fonds » ou un « dossier-client ».
  5. Le paragraphe 59.2(1) porte sur l’obligation de vérifier l’existence de toute entité autre qu’une personne morale. Cette obligation pourrait être remplie avec une copie du testament de la personne décédée confirmant que la succession de la personne décédée est exécutée par l’entité qui effectue l’opération.

Réponse:

Les obligations prévues dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et ses règlements s’appliquent aux personnes et aux entités définies à l’article 5 de la Loi, communément appelées entités déclarantes, dont font partie les entités financières et les courtiers et agents immobiliers. Les personnes morales ne sont pas nécessairement des entités financières. Pour être considérée comme une entité financière, l’entité ou la personne doit appartenir à un des secteurs énumérés à l’article 5, auquel cas elle est assujettie à la Loi et doit remplir des obligations, notamment l’obligation de déclaration à CANAFE.

Il importe de noter la distinction entre les obligations de l’entité financière et ses obligations en tant que cliente d’une autre entité financière. Il faut également distinguer les obligations de déclaration et les obligations de tenue de documents des entités financières. Les obligations énumérées dans cette question sont celles d’un courtier ou agent immobilier et non pas celles qu’une société de fiducie constituée en personne morale doit remplir à titre d’entité financière.

Les obligations de la société de fiducie constituée en personne morale, le cas échéant, à l’égard de cette opération sont distinctes des obligations du courtier ou agent immobilier que la société de fiducie a engagé pour vendre la propriété.

Au titre du Règlement modifié, tout courtier ou agent immobilier :

 

  • 39(1) doit tenir, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 37, les documents suivants :
    • a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, sauf si la somme est reçue d’une entité financière ou d’un organisme public;
    • b) un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers;
    • c) s’agissant d’un relevé de réception de fonds ou d’un dossier-client à l’égard d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l’agent immobilier.
  • 59.2(1) doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l’égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) :
    • a) vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération;
    • b) vérifier l’existence, la dénomination sociale et l’adresse de toute personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée, ainsi que le nom des administrateurs de la personne morale;
    • c) vérifier l’existence de toute entité autre qu’une personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée.

 

C'est le courtier ou l’agent immobilier qui agit à l’égard de la vente de ces biens qui doit remplir l’obligation de tenue d’un dossier-client. Ce document doit porter sur son client. Mentionnons également que les obligations prévues au Règlement portent sur la personne qui effectue l’opération ou le client du courtier ou agent immobilier, et non pas sur le propriétaire des biens. Lorsque le dossier-client est celui d’une personne morale, le courtier ou agent immobilier doit également tenir une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l’agent immobilier. Par conséquent, si la société de fiducie est le client du courtier ou agent immobilier et qu’elle est une personne morale, le courtier ou agent immobilier doit tenir un dossier-client et obtenir une copie de l’extrait des registres officiels où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale.

Lorsqu’il doit tenir des documents tels qu’un dossier-client, à l’égard d’une personne morale, le courtier ou agent immobilier doit également vérifier l’existence, la dénomination sociale et l’adresse de la personne morale (dans cet exemple-ci, la société de fiducie) ainsi que le nom de ses administrateurs. Il faut en outre mentionner que le paragraphe 59.2(1) du Règlement porte sur l’obligation de vérifier l’identité du client et non pas sur l’obligation de déclaration comme vous l’avez mentionné dans votre courriel.

Finalement, si le courtier ou agent immobilier recevait des fonds, il devrait tenir un relevé de réception de fonds, sauf si les fonds proviennent d’une entité financière.

Date répondue : 2020-12-01

Numéro IP : PI-11069

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : ss. 39(1), 59.2(1)

Loi : 6

Immobilier – réception de fonds – montants non destinés à l’achat

Question:

L’obligation de relevé de réception de fonds s’applique-t-elle lorsque :

  • conformément à l’entente d’achat et de vente, le promoteur immobilier peut recevoir des frais administratifs ou des pénalités directement de l’acheteur si un chèque de dépôt est retourné pour insuffisance de fonds;
  • l’acheteur prend une occupation provisoire avant le transfert du titre, et l’acheteur paie une taxe d’occupation provisoire directement au vendeur conformément à l’entente d’achat et de vente?

 

Réponse:

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) précise ce qui suit :

  • Paragraphe 39.5(1) Les promoteurs immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la [Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes] dans les cas suivants :
    • a) le promoteur immobilier est une personne ou entité autre qu’une personne morale et il vend au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neufs;
    • b) il est une entité qui est une personne morale et il vend au public, pour son propre compte ou pour le compte d’une filiale ou d’une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neufs.
  • Paragraphe 39.7(1) Sous réserve des paragraphes (3), 52(2) et 62(2), les promoteurs immobiliers doivent, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 39.5, tenir les documents suivants :
    • a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme reçue au cours d’une seule opération, à moins que la somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public;
    • b) un dossier-client pour chaque vente d’une maison, d’une unité condominiale, d’un immeuble commercial ou industriel ou d’un immeuble résidentiel à logements multiples;
    • c) s’agissant d’un relevé de réception de fonds ou d’un dossier-client à l’égard d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le promoteur immobilier.

Par conséquent, les promoteurs immobiliers sont uniquement assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et à ses règlements lorsqu’ils se livrent à la vente au public, comme cela a été mentionné précédemment. Par conséquent, votre client n’est assujetti aux obligations prévues par la Loi et ses règlements, y compris à l’obligation de tenir un relevé de réception de fonds et de vérifier l’identité de ses clients, que lorsqu’il exerce ces activités.

Si le promoteur immobilier reçoit des fonds provenant de la vente d’une nouvelle maison ou d’une unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf, alors l’obligation s’applique. Par exemple, les montants reçus qui résultent de l’achat ou de la vente, ou qui sont destinés à l’achat ou à la vente, sont assujettis à l’obligation de tenir un relevé de réception de fonds, si le paiement est fait au promoteur immobilier.

Dans les exemples fournis, les montants reçus qui ne servent pas à l’achat ou à la vente du nouveau condo, de l’immeuble neuf ou de la maison neuve, comme les frais administratifs ou les pénalités découlant d’un chèque retourné pour insuffisance de fonds, ne seraient pas visés par l’obligation de tenir un relevé de réception de fonds.

Comme nous l’avons indiqué précédemment, les montants reçus qui servent à l’achat ou à la vente seraient visés par l’obligation de tenir un relevé de réception de fonds. Par conséquent, les frais d’occupation provisoires sont visés tant qu’ils font partie de l’achat ou de la vente, par exemple s’ils sont appliqués à l’achat final de la propriété. En revanche, ils ne sont pas visés par l’obligation s’ils équivalent à des frais de location, c’est-à-dire qu’ils sont distincts de l’achat ou de la vente.

Date répondue : 2020-09-11

Numéro IP : PI-10884

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 39.5(1), 39.7(1)

Loi : 6.1

Renseignements sur l’occupation – Index de la Classification nationale des professions

Question:

Est-ce que l’index de la Classification nationale des professions (CNP) (https://noc.esdc.gc.ca/Accueil/Bienvenue/7d0ea0371ab34989a834f189bb00edc6?GoCTemplateCulture=fr-CA) fournit une liste complète des occupations possibles aux entités déclarantes qui doivent recueillir cette information?

Réponse:

CANAFE a toujours indiqué que les entités déclarantes doivent employer les termes les plus descriptifs possible lorsqu’elles consignent l’occupation d’un client afin de pouvoir déterminer si telle opération ou l’activité est plausible dans le cas du client en question. Par exemple, dans le cas d’une personne qui est gestionnaire, le terme utilisé pour décrire l’occupation devrait préciser le domaine d’activité (p. ex. gestionnaire des réservations dans un hôtel, ou gestionnaire dans une boutique de vêtements).

Établi en partenariat par Emploi et Développement social Canada et Statistique Canada, l’index de la CNP permet de recueillir, d’analyser et de diffuser les données sur les occupations dans le but de fournir des informations sur le marché du travail et de soutenir l’administration de programmes sur l’emploi.

Or, les codes de la CNP de plusieurs catégories d’occupation, tels que 5252 – Entraîneurs/entraîneuse, ne semblent pas fournir suffisamment de détails pour permettre aux entités déclarantes de remplir leurs obligations. Les occupations faisant partie d’un même groupe, bien qu'elles soient apparentées, sont passablement diversifiées. Par conséquent, une entité déclarante ne disposant que du nom du groupe (p. ex. CNP 5252) ne serait pas en mesure d’évaluer de façon raisonnable ce que pourraient être les activités et le revenu ou d’autres éléments se rapportant à la personne en question. Par exemple, un entraîneur de basketball de niveau universitaire, un entraîneur de la Ligue canadienne de football et un entraîneur de la Ligue nationale de hockey sont tous désignés par le code 5252 – Entraîneur/entraîneuse, mais ne sont pas interchangeables et comportent chacun plusieurs activités et catégories salariales différentes. L’utilisation des codes du CNP pour indiquer le nom d’occupation aux fins de la tenue de documents ne serait donc pas acceptable.

Cela dit, l’entité déclarante pourrait greffer au code de la CNP d’autres détails pour remplir ses obligations au titre de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et de ses règlements. Par exemple, CNP 5252 – Entraîneur de basketball de niveau universitaire XYZ.

Enfin, comme l’obligation de tenue de documents soutient l’obligation de déclaration, il est important de s’attarder sur la manière de présenter ces renseignements à CANAFE. Les entités déclarantes qui choisiront de combiner le code de la CNP et d’autres détails devront fournir ces détails additionnels en premier pour éviter qu’ils ne soient tronqués en raison de la limite de caractères du champ en question

Date répondue : 2020-06-05

Numéro IP : PI-10654

Secteur(s) d'activité : Comptables, Notaires de la Colombie-Britannique, Casinos, Négociants en métaux précieux et pierres précieuses, Entités financières, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l’immobilier, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Loi : 6

Renseignements sur la profession dans le cadre de la tenue de documents

Question:

Est-ce que les courtiers et les agents immobiliers sont tenus de conserver le nom de l’employeur pour remplir l’exigence de conservation des renseignements sur la profession du client?

Réponse:

Au titre des paragraphes 39(1) et (2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), les courtiers et les agents immobiliers doivent tenir un relevé de réception de fonds, un dossier-client et un relevé d’opération importante en espèces, selon le cas.

Aux termes du paragraphe 1(2) du Règlement, les relevés de réception de fonds, les dossiers-clients et les relevés d’opération importante en espèces doivent comporter les renseignements sur la profession du client si ce dernier est une personne.

Selon le Glossaire des directives, la profession est « l’emploi ou l’occupation régulière rémunérée d’un client ». Même si la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et ses règlements ne renferme aucune disposition obligeant précisément à fournir le nom de l’employeur du client, CANAFE s’attend que les entités déclarantes désignent la profession du client par un nom le plus descriptif possible. Par exemple, le nom de la profession fourni pour une personne occupant un poste de gestion devrait contenir l’idée de gestion (p. ex. « gestionnaire des réservations dans un hôtel » ou gestionnaire d’une boutique de vêtements »).

Date répondue : 2019-11-26

Numéro IP : PI-10456

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 1(2), 39(1), 39(2)

Loi : 6

Tenir à jour les RENSEIGNEMENTS d’un client

Question:

Comment tenir à jour les documents d’identité d’un client?

Réponse:

Ni la Loi ni les règlements connexes n’exigent qu'une entité déclarante (ED) tienne à jour les documents d'identification de clients. L’exigence concernant la revérification de l'identité d'une personne ou d'une entité conformément aux paragraphes 64(1), 65(1) ou 66(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) s'applique seulement lorsqu'une ED a des doutes à l'égard des renseignements recueillis précédemment (voir l'article 63 du Règlement).

Autrement, conformément au paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, le contrôle continu est effectué en vue de :

1.         déceler les opérations douteuses devant être déclarées à CANAFE;

2.         tenir à jour les renseignements relatifs à l'identité du client, les renseignements sur les bénéficiaires effectifs et le document sur l'objet et la nature projetée de la relation d'affaires;

3.         réévaluer le niveau de risque découlant des opérations et des activités du client;

4.         veiller à ce que les opérations ou les activités concordent avec les renseignements obtenus à l'égard du client et qu'elles sont conformes à l'évaluation des risques réalisée à l'égard de celui-ci.

Il convient de noter que pour satisfaire à l'exigence visant la tenue à jour des renseignements relatifs à l'identité des clients, il n'est pas nécessaire de revérifier l'identité du client selon les méthodes de vérification de l'identité fournies. Il faut uniquement mettre à jour les renseignements relatifs à l'identité du client. Même si la Loi et les règlements connexes ne précisent pas les éléments des renseignements relatifs à l'identité du client qui doivent être mis à jour, vous devez consigner dans vos politiques et procédures les éléments qui doivent être mis à jour et qui doivent appuyer ce qui est nécessaire dans le cadre de votre approche axée sur les risques (avec documents à l'appui). En ce qui concerne tous les éléments du contrôle continu, les mesures en place doivent être complètes et tenir compte de l'ensemble de vos secteurs d'activité, de vos produits et services, ce qui permettra de vous assurer que tous vos clients sont soumis à un contrôle continu. (PI-8446 publié).

 

De même, le libellé du sous-alinéa 71.1b)(i) fait référence aux renseignements sur l'identité des clients, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de revérifier l'identité d'une personne conformément au Règlement. Cette exigence peut sembler redondante avec l'obligation de contrôle continu, mais elle s'applique aux clients avec lesquels une ED n'a peut-être pas de relation d'affaires, de sorte qu'aucun contrôle continu n'est déclenché.

Date répondue : 2019-04-15

Numéro IP : PI-9980

Secteur(s) d'activité : Comptables, Notaires de la Colombie-Britannique, Casinos, Négociants en métaux précieux et pierres précieuses, Entités financières, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l’immobilier, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 1(2), 71.1(b)(i)

Loi : 6

Conservation de documents liés à un compte

Question:

Les entités financières et les courtiers en valeurs mobilières ont-ils l’obligation de tenir un document comportant le nom, l’adresse, la date de naissance, ainsi que la profession ou le principal domaine d’activité du client pendant toute la durée de la relation d’affaires avec ce client en lien avec un compte?

Réponse:

Conformément aux alinéas 14c), 14.1a) et 23c) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), les entités financières et les courtiers en valeurs mobilières qui ouvrent un compte, y compris un compte de carte de crédit, au nom d’un client qui est une personne ou une entité autre qu’une personne morale, doivent tenir un document où sont consignés le nom et l’adresse du client et comportant les renseignements suivants :

 

  • si le client est une personne, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas;

 

  • si le client est une entité autre qu’une personne morale, la nature de son entreprise principale.

 

Comme ces renseignements sont prévus aux dispositions énumérées précédemment et ne sont pas mentionnés expressément dans la partie « Conservation des documents » du Règlement, la disposition relative à la conservation de documents applicable à la présente situation est, dans cette partie, l’alinéa 69(1)c), qui exige que ces documents soient conservés pendant au moins cinq ans suivant la date à laquelle ils ont été établis.

 

Les entités financières et les courtiers en valeurs mobilières doivent également se plier à des obligations de tenue de document visant précisément les comptes, y compris les comptes de carte de crédit. Ces obligations, prévues aux articles 14, 23 et 14.1 du Règlement, s’appliquent aux renseignements suivants.

 

  • Pour les entités financières :
    • les fiches-signature [al. 14a)]
    • un document qui indique l’utilisation prévue du compte [al. 14c.1)]
    • toutes les conventions de tenue de compte qu’elles établissent dans le cours normal de leurs activités [al. 14d)]
    • pour chaque compte de carte de crédit qu’elles ouvrent, la demande de carte de crédit qu’elles reçoivent du client dans le cours normal de leurs activités [al. 14.1e)]

 

  • Pour les courtiers en valeurs mobilières :
    • la fiche-signature de toute personne habilitée à donner des instructions à l’égard du compte, ou la convention de tenue de compte ou la demande d’ouverture de compte portant la signature de cette personne [al. 23a)]
    • pour chaque compte qu’ils ouvrent, un document indiquant l’utilisation prévue du compte [al. 23a.1)]
    • toutes les demandes d’ouverture de compte […] qu’ils établissent dans le cours normal de leurs activités [al. 23d)].

 

En application de l’alinéa 69(1)a) du Règlement, les fiches-signature, les conventions de tenue de compte, les formules de demande d’ouverture de compte, les demandes de carte de crédit et les documents indiquant l’utilisation prévue du compte doivent être conservés pendant au moins cinq ans suivant la date de clôture du compte auquel ces documents se rapportent.

 

À ce titre, si les renseignements comme le nom, l’adresse, la date de naissance et les détails sur l’entreprise principale ou la profession sont consignés dans les documents susmentionnés, ces documents seront conservés, de même que les renseignements, en application de l’alinéa 69(1)a) pendant au moins cinq ans suivant la date de clôture du compte auquel ils se rapportent.

Date répondue : 2019-04-05

Numéro IP : PI-9954

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 14, 14.1, 23 and 69

Loi : 6

Obligations lorsque le contrat de location de NIB est en place

Question:

Une société de fiducie émet une carte Visa Access au nom d’une banque.
 
Cette carte Visa Access est assez unique en ce sens qu’elle n’a pas vraiment de vie ou d’existence propre. Il s’agit simplement d’un moyen par lequel les emprunteurs peuvent accéder aux fonds disponibles grâce au produit de marge de crédit hypothécaire de la banque. En général, l’utilisation de la carte Visa Access s’apparente à d’autres moyens d’accéder à un compte, par exemple, une carte de débit ou de crédit ou un chèque. De plus :
 
a. La carte Visa Access ne donne pas lieu à des opérations facturées séparément (de toutes les opérations) sur le compte de la marge de crédit hypothécaire;
b. La société de fiducie n’a accès qu’à certains renseignements sur l’utilisation de la marge de crédit hypothécaire, c’est-à-dire par l’entremise de la carte Visa Access (d’autres opérations qui ne seraient pas effectuées au moyen de la carte ne seraient pas disponibles pour la société de fiducie);
c. La convention de la marge de crédit hypothécaire est établie entre le client et la banque, les renseignements sur le titulaire de carte étant une annexe à cette convention (la fonction de la société de fiducie est indiquée dans cette annexe); 
d. Étant donné qu’il s’agit de clients de la banque et non de la société de fiducie, la banque serait mieux positionnée pour avoir une vision globale de la relation avec le client.
   
Il est clair que la banque a une entente directe avec l’emprunteur. Toutefois, dans ce cas (lorsque la société de fiducie est simplement l’émettrice de la carte Visa Access), la société de fiducie a-t-elle conclu une entente avec la banque et non avec l’emprunteur? 

Réponse:

Les entités financières ont des obligations énoncées dans le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes à l’égard d’un certain nombre d’activités. En particulier, les articles 14 et 54 du Règlement énoncent des obligations propres à l’ouverture d’un compte au nom d’un client en ce qui concerne la tenue de documents et la vérification de l’identité, respectivement. C’est dans cette optique que CANAFE a examiné les renseignements fournis par la société de fiducie.

Bien que le terme « compte » ne soit pas défini dans la Loi ni dans son Règlement, l’ouverture d’un compte dans le but de détenir l’actif d’un client est clairement comprise comme une ouverture de compte. Dans d’autres cas, cependant, CANAFE a adopté la position qu’il incombe généralement à l’entité déclarante de déterminer si un compte a été ouvert ou non. Il est important de noter que pour être considéré comme un compte, il n’est pas nécessaire qu’il y ait une composante dépôt. Comme il est indiqué, dans les cas autres que les comptes de dépôt, CANAFE respecte généralement la décision de l’entité à savoir si un compte a été ouvert ou non dans toute situation donnée. D’ordinaire, les institutions financières ont leurs propres politiques et procédures et savent s’il y a eu « ouverture de compte ».

D’après les renseignements fournis par la société de fiducie et les modalités de la convention de marge de crédit hypothécaire, à savoir que :

• le compte de marge de crédit hypothécaire est ouvert et détenu par la banque;
• la société de fiducie n’a aucune relation directe avec le client;
• il existe une convention entre le client et la banque pour l’hypothèque et la marge de crédit hypothécaire, qui comprend les modalités d’utilisation de la carte Access pour accéder aux fonds de la marge de crédit hypothécaire; 
• la banque est le seul arbitre du crédit;
• les dettes dues sur la carte Access peuvent être tirées du compte bancaire du client par la banque;  
• l’entente de parrainage NIB indique que, pour la société de fiducie, la banque est le client; 

CANAFE a déterminé que la société de fiducie n’a pas d’obligations liées au compte aux termes de la Loi et de son Règlement à la suite de la convention de parrainage NIB avec la banque. La société de fiducie convient toutefois que la banque est son client, de sorte qu’elle aurait les obligations connexes à l’égard de la banque, le cas échéant.  

De plus, bien que le service de parrainage NIB ne soit pas visé par des obligations liées aux comptes, la société de fiducie doit quand même effectuer une évaluation des risques du service, dans le cadre de son programme global de conformité. Il s’agit de s’assurer que des contrôles appropriés sont mis en place pour atténuer tout risque et d’appliquer des mesures spéciales, au besoin. De plus, comme pour toutes ses activités, la société de fiducie doit tenir compte de toute opération financière effectuée par l’entremise de ce service par rapport à son obligation de soumettre des déclarations d’opérations douteuses, s’il existe des motifs raisonnables de croire que l’opération est liée à la perpétration ou à la tentative de perpétration d’une infraction de blanchiment d’argent ou de financement des activités terroristes.

Date répondue : 2018-04-30

Numéro IP : PI-9110

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 14, 54

Loi : 6

Documents lorsqu’une entité achète des biens immobiliers

Question:

Ma question touche les obligations des agents et des courtiers immobiliers s’appliquant à la tenue de dossiers-clients et à la vérification de l’identité, en particulier lorsque l’acheteur ou le vendeur de l’agent ou du courtier immobilier est une personne morale.  

L’agent ou le courtier immobilier doit-il vérifier l’identité de la personne qui signe l’entente d’achat et de vente pour le compte de la personne morale qui achète ou vend un bien (c.-à-d. l’agent autorisé à signer pour la personne morale qui achète ou vend un bien) et conserver un document de renseignements relatifs à l’identité de cette personne, ou est-ce suffisant de confirmer l’existence de la personne morale? 

Réponse:

Selon le paragraphe 39(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, lorsqu’il agit à titre d’agent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers, « les documents suivants :

a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers;
c) s’agissant d’un relevé de réception de fonds ou d’un dossier-client à l’égard d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l’agent immobilier ».
Selon le paragraphe 1(2) du Règlement, un dossier-client s’entend d’un « dossier qui contient les nom et adresse d’un client, ainsi que les renseignements suivants :
a) si le client est une personne, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas;
b) s’il est une entité, la nature de son entreprise principale ».
De plus, le paragraphe 59.2(1) du Règlement indique que « tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l’égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) :
a) conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération;
b) conformément à l’article 65, vérifier l’existence, la dénomination sociale et l’adresse de toute personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée, ainsi que les noms des administrateurs de la personne morale;
c) conformément à l’article 66, vérifier l’existence de toute entité autre qu’une personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée ».

Pour l’application du Règlement, l’article 2 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) définit client comme étant « toute personne ou entité qui se livre à une opération financière avec une autre personne ou entité ».

Par conséquent, lorsqu’il agit à titre d’agent dans le cadre d’un achat ou d’une vente d’un bien immobilier, un agent ou un courtier doit satisfaire aux exigences relatives à toute personne et personne morale qui participent à l’opération. En particulier, lorsque l’acheteur ou le vendeur est une entité, le dossier-client doit contenir des renseignements sur la personne qui participe à l’opération et l’entité au nom de laquelle la personne agit, car cette entité participe également à l’opération avec le courtier ou l’agent immobilier. En ce qui a trait à la personne morale et au dossier-client, il faut conserver une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération. Pour ce qui est de vérifier l’identité, selon l’article 59.2 du Règlement, le courtier ou l’agent immobilier doit vérifier l’identité de la personne dans le respect des méthodes d’identification énoncées au paragraphe 64(1) du Règlement et doit satisfaire aux exigences connexes en matière de tenue de documents énumérées à l’article 64.2 du Règlement. Le courtier ou l’agent immobilier doit également confirmer, conformément à l’article 65 du Règlement, l’existence de la personne morale et vérifier son nom, son adresse ainsi que le nom de ses administrateurs.

D’autres exigences s’imposent en matière de tenue de documents en ce qui a trait à la détermination quant aux tiers. Selon l’article 10 du Règlement, « toute personne ou entité qui doit tenir un dossier-client aux termes du présent règlement doit, au moment où elle constitue ce dossier, prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit pour le compte d’un tiers ». Selon la directive de CANAFE : Exigences relatives à la détermination quant aux tiers « un tiers est une personne ou une entité qui donne instruction à une autre personne ou entité d’effectuer une activité ou une opération financière pour son compte. Lorsque vous devez établir s’il y a un tiers qui donne des instructions, il ne s’agit pas de qui est le propriétaire de l’argent ou de qui en bénéficie, ou bien, de qui effectue l’opération ou l’activité. Il s’agit plutôt de la personne qui donne les instructions quant à la façon de procéder avec l’argent ou d’effectuer une opération ou une activité en particulier. Si vous déterminez que la personne devant vous agit selon les instructions de quelqu’un d’autre, cette autre personne est le tiers ». De plus, l’article 7 du Règlement indique que « toute personne qui agit pour le compte de son employeur est réputée agir pour le compte d’un tiers, sauf si elle dépose une somme en espèces dans le compte d’affaires de son employeur ». Par conséquent, il faut conserver d’autres documents si vous faites une détermination quant aux tiers ou même si vous n’êtes pas en mesure de faire cette détermination, mais que vous avez des motifs raisonnables de soupçonner que la personne agit pour le compte d’un tiers.

Il convient de noter que, selon le paragraphe 52(2) du Règlement, si un courtier ou un agent immobilier doit tenir un document où figurent des renseignements pouvant être facilement obtenus d’autres documents qu’il a conservés, il n’est pas tenu à ce moment-là de conserver les mêmes renseignements encore une fois.

Date répondue : 2018-03-06

Numéro IP : PI-8453

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents, Détermination quant aux tiers

Règlements : 1(2), 7, 10, 39(1), 59.2(1), 64(1), 64.2

Loi : 2, 6

Relevé de réception de fonds – Vérification de l'identité et tenue des documents

Question:

1. Veuillez apporter des précisions au sujet d’un compte « touché » par une opération lorsqu’il est question de remplir un relevé de réception de fonds. En particulier, les exigences diffèrent-elles selon qu’il s’agit de la réception d’espèces, d’une traite bancaire ou de fonds par virement électronique?

2. Sommes-nous tenus de vérifier l’identité d’une personne qui a signé le chèque, mais qui n’est pas présente? Sommes-nous tenus de vérifier l’identité des deux titulaires de compte si le chèque provient d’un compte conjoint, même si seulement l’un d’eux participe à l’opération immobilière?

3. Lorsqu’une personne morale achète ou vend un bien immobilier, sommes-nous tenus de vérifier son existence? Faut-il vérifier l’identité de la personne qui agit pour le compte de la personne morale? Faut-il consigner le nom de la personne morale à titre de tiers?

4. Faut-il en tout temps prendre des mesures raisonnables pour obtenir les renseignements sur un compte ou faut-il uniquement le faire lorsque les fonds sont fournis directement à l'agent chargé de l’inscription par le client de l’agent acheteur? Par exemple, le client de l’agent acheteur A, Jean, fournit un chèque pour l’acompte directement à l’agent B chargé de l’inscription. Il revient uniquement à l’agent acheteur A de prendre des « mesures raisonnables » pour obtenir les renseignements sur le compte de Jean.

 

Réponse:

Avant de répondre à vos questions, il importe de passer en revue les principes importants qui s’appliquent.

• Selon le paragraphe 39(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), « sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 37, les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers;
c) s’agissant d’un relevé de réception de fonds ou d’un dossier-client à l’égard d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l’agent immobilier ».

• Le paragraphe 1(2) du Règlement présente en détail les renseignements qui doivent être conservés dans un relevé de réception de fonds. Il est défini comme un « document comportant, à l’égard de la réception de fonds dans le cadre d’une opération, les renseignements suivants :
a) s’ils ne peuvent être facilement obtenus d’autres documents tenus et conservés en application du présent règlement par le destinataire, le nom de la personne ou de l’entité qui remet de fait la somme, ainsi que les renseignements suivants :
(i) s’il s’agit d’une somme reçue d’une personne, son adresse, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession,
(ii) s’il s’agit d’une somme reçue d’une entité, son adresse et la nature de son entreprise principale;
b) la date de l’opération;
c) pour chaque compte touché par l’opération, le numéro du compte, le type de compte, le nom au complet de chaque titulaire du compte et la devise dans laquelle l’opération est effectuée;
d) le détail de l’opération et son objet, notamment le nom des autres personnes ou entités en cause et le type et le mode d’opération;
e) si les fonds sont reçus en espèces, la manière dont ils sont reçus, notamment par véhicule blindé, en personne ou par courrier;
f) le montant total de la somme reçue et la devise en cause ».

• Conformément au paragraphe 39(4) du Règlement, si chacune des parties à une opération immobilière (l’acheteur et le vendeur) est représentée par un courtier ou un agent immobilier, et que l’une des parties fournit les fonds au courtier ou à l’agent immobilier de l’autre partie, il appartient au courtier ou à l’agent immobilier représentant la partie qui fournit les fonds de tenir le relevé de réception de fonds.

En lien avec le paragraphe 39(4) du Règlement, le paragraphe 39(5) du Règlement indique que : « le courtier ou l’agent immobilier qui doit tenir le relevé de réception de fonds au titre du paragraphe (4) peut passer outre à l’obligation d’y inscrire les renseignements ci-après si, malgré la prise de mesures raisonnables, il est dans l’impossibilité de les obtenir :
a) pour chaque compte touché par l’opération, le numéro du compte et le type de compte;
b) le nom au complet de chaque titulaire du compte ».

• De surcroît, le paragraphe 39(6) du Règlement stipule que « le courtier ou l’agent immobilier qui doit tenir le relevé de réception de fonds au titre du paragraphe (4) et qui établit que l’un des comptes touchés par l’opération est un compte en fiducie dont le titulaire est un autre courtier ou agent immobilier doit inscrire ce renseignement dans le relevé, mais peut passer outre à son obligation d’y inscrire les renseignements suivants :
a) le numéro du compte en fiducie;
b) le nom au complet de chaque titulaire de ce compte ».

• En ce qui concerne les exigences connexes liées à la vérification de l’identité, le paragraphe 59.2(1) du Règlement précise ceci : « sous réserve du paragraphe 62(2) et de l’article 63, tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l’égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) :
a) conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération;
b) conformément à l’article 65, vérifier l’existence, la dénomination sociale et l’adresse de toute personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée, ainsi que les noms des administrateurs de la personne morale;
c) conformément à l’article 66, vérifier l’existence de toute entité autre qu’une personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée ».

1. Un compte « touché » correspond à tout compte lié à une opération, y compris le compte d’où proviennent les fonds (par exemple dans le cas d’un chèque, d’un télévirement, etc.) et tout compte dans lequel les fonds sont déposés (par exemple le compte de fiducie d’un courtier). Le relevé de réception de fonds doit contenir tous les renseignements au sujet de tout compte touché par l’opération.

Lorsqu’il s’agit d’une somme reçue en espèces, il n’est pas nécessaire d’inclure dans le relevé de réception de fonds les renseignements sur le compte d’où proviennent les fonds. Il faut, par contre, inclure les renseignements sur la façon dont les fonds sont reçus, conformément à l’alinéa e) de la définition de relevé de réception de fonds au paragraphe 1(2) du Règlement. Tout compte dans lequel les espèces sont déposées est considéré comme étant un compte « touché » par l’opération. Le relevé de réception de fonds doit donc contenir les renseignements sur ce compte.

Il convient de noter que, si chacune des parties à une opération immobilière est représentée, il incombe au courtier ou à l’agent immobilier représentant la partie qui fournit les fonds de conserver le relevé de réception de fonds et, dans ce cas-ci, les renseignements au sujet du compte et du type de compte et le nom au complet du titulaire de compte, s’il est possible de les obtenir en prenant des mesures raisonnables. De même, si les deux parties sont représentées, le courtier ou l’agent immobilier n’est pas tenu d’inclure dans le relevé de réception de fonds le numéro de compte ou le nom au complet du titulaire du compte s’il s’agit d’un compte de fiducie détenu par un autre courtier ou un agent immobilier. Dans ce cas, le relevé de réception de fonds doit uniquement indiquer que l’opération était liée à un compte de fiducie détenu auprès d’un autre courtier ou d’un agent immobilier.

2. Lorsqu’il doit conserver un relevé de réception de fonds, le courtier ou l’agent immobilier doit aussi vérifier l’identité de la personne qui effectue l’opération. Il n’est pas nécessaire de vérifier l’identité de la personne qui a signé le chèque si ce n’est pas elle qui a effectué l’opération, mais il faut obtenir leurs renseignements et les consigner dans le relevé de réception de fonds. En particulier, le relevé de réception des fonds doit contenir les renseignements sur le compte touché par l’opération, dont le nom au complet du titulaire du compte, ou des titulaires de compte dans le cas d’un compte conjoint, et tout autre renseignement compris dans la définition. Comme pour la première question, si chacune des parties à une opération immobilière est représentée et qu’il est possible, en prenant des mesures raisonnables, d’obtenir les renseignements au sujet du compte et du type de compte et le nom au complet du titulaire de compte, il faut alors les ajouter au relevé de réception de fonds.

3. Lorsqu’il agit à titre d’agent dans le cadre de l’achat ou de la vente d’un bien immobilier pour le compte d’un client, le courtier ou l’agent immobilier doit tenir un dossier-client. Lorsqu’il s’agit d’une personne morale, le dossier-client doit contenir une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération. Pour ce qui est de vérifier l’identité, le courtier ou l’agent immobilier doit vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération et confirmer l’existence de la personne morale pour le compte de laquelle l’opération a été effectuée et vérifier sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que les noms des administrateurs.

Selon l’article 10 du Règlement, « toute personne ou entité qui doit tenir un dossier-client aux termes du présent règlement doit, au moment où elle constitue ce dossier, prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit pour le compte d’un tiers ». Si la personne ou l’entité détermine que la personne agit pour le compte d’un tiers ou si elle n’est pas en mesure de déterminer si c’est le cas ou non, mais qu’elle a des motifs raisonnables de soupçonner que c’est le cas, elle doit conserver d’autres documents. Selon la directive de CANAFE intitulée Exigences relatives à la détermination quant aux tiers, « un tiers est une personne ou une entité qui donne instruction à une autre personne ou entité d’effectuer une activité ou une opération financière pour son compte. Lorsque vous devez établir s’il y a un tiers qui donne des instructions, il ne s’agit pas de qui est le propriétaire de l’argent ou de qui en bénéficie, ou bien, de qui effectue l’opération ou l’activité. Il s’agit plutôt de la personne qui donne les instructions quant à la façon de procéder avec l’argent ou d’effectuer une opération ou une activité en particulier. Si vous déterminez que la personne devant vous agit selon les instructions de quelqu’un d’autre, cette autre personne est le tiers ». Selon l’article 7 du Règlement et la directive de CANAFE, une personne qui agit pour le compte de son employeur est réputée agir pour le compte d’un tiers, sauf si elle dépose une somme en espèces dans le compte d’affaires de son employeur.

4. Le relevé de réception de fonds doit contenir les renseignements sur tout compte touché par l’opération. Lorsque certaines conditions sont remplies, si ces renseignements peuvent être obtenus en prenant des mesures raisonnables, ils doivent être ajoutés au relevé de réception de fonds. En particulier, comme l’indique la réponse aux questions 1 et 2, si chacune des parties à une opération immobilière est représentée, il appartient alors au courtier ou à l’agent immobilier représentant la partie qui fournit les fonds de conserver le relevé de réception de fonds, lequel doit contenir les renseignements sur le numéro de compte, le type de compte et le nom au complet du titulaire de compte, s’il est possible de les obtenir en prenant des mesures raisonnables. De même, si les deux parties sont représentées, le courtier ou l’agent immobilier n’est pas tenu d’inclure dans le relevé de réception de fonds le numéro de compte ou le nom au complet du titulaire du compte s’il s’agit d’un compte de fiducie détenu par un autre courtier ou agent immobilier. Dans ce cas, le relevé de réception de fonds doit uniquement indiquer que l’opération était liée à un compte de fiducie détenu par un autre courtier ou agent immobilier.

Par conséquent, en ce qui concerne l’exemple que vous avez donné, selon lequel Jean (l’acheteur représenté par l’agent A) fournit un chèque à l’agent B chargé de l’inscription (le représentant du vendeur), l’agent acheteur A doit conserver un relevé de réception de fonds et doit prendre des mesures raisonnables pour obtenir le numéro de compte, le type de compte et le nom au complet du titulaire du compte touché par l’opération, notamment le compte d’où proviennent les fonds et le compte dans lequel les fonds sont déposés. Si l’agent acheteur A détermine que le compte touché par l’opération est un compte de fiducie détenu par un autre courtier ou agent immobilier, par exemple l’agent B chargé de l’inscription ou le courtier de l’agent B chargé de l’inscription, il doit alors indiquer dans le relevé de réception des fonds que le compte lié à l’opération est un compte de fiducie, et il n’est pas tenu d’inclure dans le relevé de réception de fonds le numéro de ce compte de fiducie ni le nom au complet du titulaire du compte.

Date répondue : 2017-11-14

Numéro IP : PI-8150

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : Exigences relatives à la détermination quant aux tiers

Règlements : 39(1), 1(2), 39(4), 39(6), 10, 7

Relevé de réception de fonds – compte conjoint et traite bancaire

Question:

Nous souhaitons obtenir des directives au sujet de la réception de fonds par le secteur de l’immobilier, en particulier en ce qui a trait aux situations suivantes :

1. Lorsque nous recevons un chèque signé par Jean pour un compte détenu conjointement par Jean et sa femme, Jeanne, sommes-nous tenus de conserver un document d’identification pour Jeanne ?

2. Lorsque nous recevons d'un acheteur une traite bancaire ou une traite certifiée d’une institution financière pour un acompte, rien n’indique de quel compte proviennent les fonds. Par conséquent, sommes-nous tenus de vérifier l’identité de la partie en question ou devons-nous considérer les fonds comme ayant été reçus de l’institution financière?

Réponse:

Selon l’alinéa 39(1)a) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, lorsqu’il agit à titre d’agent dans le cadre de l’achat ou de la vente d’un bien immobilier pour le compte d’une personne, certains documents, y compris « un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public ».

Le paragraphe 1(2) du Règlement présente en détail les renseignements qui doivent être conservés dans le relevé de réception de fonds, notamment « c) pour chaque compte touché par l’opération, le numéro du compte, le type de compte, le nom au complet de chaque titulaire du compte et la devise dans laquelle l’opération est effectuée ». Un compte touché s’entend de tout compte lié à l’opération, ce qui comprend tout compte d’où proviennent les fonds (comme dans le cas d’un chèque) et tout compte où les fonds doivent être déposés (comme un compte de courtier).

Selon le paragraphe 39(4) du Règlement, si chacune des parties à une opération immobilière (l’acheteur et le vendeur) est représentée par un courtier ou un agent immobilier, et que l’une des parties fournit les fonds au courtier ou à l’agent immobilier de l’autre partie, il appartient au courtier ou à l’agent représentant la partie qui fournit les fonds de conserver le relevé de réception de fonds. Dans ce cas, conformément au paragraphe 39(5) du Règlement, si,malgré la prise de mesures raisonnables, le courtier ou l’agent immobilier ne peut obtenir le numéro du compte, le type de compte et le nom au complet de chaque titulaire du compte, il n’est pas tenu d’inscrire les renseignements sur le relevé de réception de fonds.

En outre, en ce qui concerne le paragraphe 39(4) du Règlement, le paragraphe 39(6) du Règlement indique que « le courtier ou l’agent immobilier qui doit tenir le relevé de réception de fonds au titre du paragraphe (4) et qui établit que l’un des comptes touchés par l’opération est un compte en fiducie dont le titulaire est un autre courtier ou agent immobilier doit inscrire ce renseignement dans le relevé, mais peut passer outre à son obligation d’y inscrire les renseignements suivants :

a) le numéro du compte en fiducie;
b) le nom au complet de chaque titulaire de ce compte ».

Lorsqu’il faut conserver un relevé de réception de fonds pour une personne, l’alinéa 59.2(1)a) du Règlement indique que tout courtier ou agent immobilier doit « conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération ». Selon le paragraphe 59.2(2) du Règlement, si les parties (l’acheteur et le vendeur) sont toutes les deux représentées par des courtiers ou des agents immobiliers distincts, il appartient à chacun des courtiers ou agents immobiliers de vérifier l’identité de la partie qu’il représente.

Ainsi, pour répondre aux deux questions, lorsqu’il reçoit des fonds, un courtier ou un agent immobilier doit conserver un relevé de réception de fonds et vérifier l’identité de la personne qui effectue l’opération. Pour l’exemple fourni à la première question, cela signifie que, si Jean fournit un chèque dont les fonds proviennent du compte qu’il détient conjointement avec Jeanne, il faut alors conserver un relevé de réception de fonds et vérifier l’identité de Jean conformément aux méthodes énumérées au paragraphe 64(1) du Règlement, parce que c’est lui qui effectue l’opération. Le relevé de réception des fonds doit comprendre les renseignements sur tout compte lié à l’opération, dont le nom au complet du titulaire du compte, ou les deux titulaires du compte dans le cas d’un compte conjoint. D’après le paragraphe 64(1) du Règlement, il n’est pas nécessaire de vérifier l’identité de Jeanne, mais le relevé de réception de fonds doit contenir les renseignements à son sujet parce qu’elle est un des titulaires du compte lié à l’opération. La même exigence s’applique dans le cas d’un acompte fourni par une personne au moyen d’une traite bancaire ou d’un chèque certifié.

Il convient de noter que, comme il est mentionné précédemment, si chacune des parties à une opération immobilière est représentée, il incombe au courtier ou à l’agent immobilier représentant la partie qui fournit les fonds de conserver le relevé de réception de fonds et, dans ce cas-ci, le relevé de réception de fonds doit contenir les renseignements au sujet du compte et du type de compte et le nom au complet du titulaire de compte s’il est possible de les obtenir en prenant des mesures raisonnables. De même, si les deux parties sont représentées, le courtier ou l’agent immobilier n’est pas tenu d’inclure dans le relevé de réception de fonds le numéro de compte ou le nom au complet du titulaire du compte s’il s’agit d’un compte de fiducie détenu par un autre courtier ou agent immobilier. Dans ce cas, le relevé de réception de fonds doit uniquement indiquer que l’opération était liée à un compte de fiducie détenu auprès d’un autre courtier ou agent immobilier.

Date répondue : 2017-11-14

Numéro IP : PI-8142

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Règlements : 39(1)(a), 1(2), 64(1)

Utilisation de la description cadastrale de la propriété en guide d’adresse

Question:

J’aimerais savoir s’il est possible d’utiliser la description cadastrale d’une propriété comme adresse lorsque l’adresse municipale conventionnelle n’existe pas.

Réponse:

Par le passé, CANAFE a indiqué que l’adresse dont fait référence le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) correspond à l’adresse où le client réside ou l’emplacement physique où l’entité mène ses activités. Lorsque le client réside dans un endroit où il n’y a pas d’adresse, il faut fournir une description aussi détaillée que possible, y compris tous les renseignements ou les caractéristiques pouvant être utiles pour localiser l’emplacement physique de la personne.

Aux fins de la production de renseignements, une description précise d’une adresse permet à CANAFE d’analyser les éléments de preuve et d’établir les liens entre l’emplacement physique du client, les opérations financières et les particularités dans les activités soupçonnées d’être liés au blanchiment d’argent, au financement des activités terroristes ou à d’autres menaces pour la sécurité du Canada. Cela revêt aussi une grande importance lorsque les renseignements sont communiqués aux partenaires, car ils peuvent aider dans le cadre d’enquêtes criminelles à identifier de nouvelles cibles ou à localiser des produits de la criminalité cachés et à communiquer les faits nécessaires à l’obtention de mandats. 

Par conséquent, pour répondre à votre question, on a déterminé que vous pouvez utiliser une description cadastrale de la propriété, pourvu que la description en question soit suffisamment précise pour que l’on puisse déterminer exactement à quel endroit précis habite le client.

Par contre, si la description cadastrale de la propriété fait référence à une région ou à une parcelle de terrain où il y a plusieurs propriétés, la description cadastrale de la propriété ne serait alors pas suffisante. Elle pourrait être utilisée en remplacement d’un code postal, mais elle ne serait pas en soi une adresse aux fins du Règlement.

Date répondue : 2017-05-31

Numéro IP : PI-7654

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents, Déclaration

Aucune exigence relative à la consignation d'une case à cocher (oui ou non) pour des fins d'identification

Question:

Les caisses d’épargne et de crédit doivent-elles inclure une case à cocher (oui ou non) pour confirmer si l’identité de la personne a été vérifiée ou doivent-elles mettre en place des politiques et procédures rigoureuses pour s’acquitter de cette obligation?

Réponse:

Les nouvelles méthodes pour vérifier l’identité d’une personne sont décrites en détail au paragraphe 64(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement). Pour toutes les nouvelles méthodes d’identification, il faut vérifier certains renseignements afin de confirmer l’identité d’un client.

L’article 64.2 du Règlement énonce des exigences claires s’appliquant à la tenue de documents, selon lesquelles vous devez conserver les renseignements relatifs à l’identité de votre client. Rien n’indique dans le document que vous devez ajouter une case à cocher (oui ou non) indiquant si vous avez vérifié l’identité du client ou non. Toutefois, le Règlement exige que vous consigniez la date à laquelle vous avez vérifié l’identité à l’aide d’une méthode d’identification quelconque et les renseignements liés à la méthode utilisée.

De plus, dans le cadre de votre programme de conformité, vous devez élaborer des politiques et des procédures par écrit s’appliquant à la vérification de l’identité du client. Les politiques et les procédures en question doivent être communiquées clairement aux employés qui ont affaire aux clients et être bien comprises de ceux-ci qui doivent les respecter. 

Par conséquent, si une entité financière n’est pas tenue d’ajouter à son document une case à cocher (oui ou non) pour confirmer qu’elle a bien et bel vérifié l’identité du client, il reste qu’elle doit élaborer des politiques et des procédures connexes par écrit et conserver des documents exacts, conformément à l’article 64.2 du Règlement.

Date répondue : 2017-03-13

Numéro IP : PI-7658

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité, Tenue de documents

Directives : Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux entités financières

Règlements : 64(1), 64.2

Adresse des clients canadiens ou étrangers de passage

Question:

Quel type de renseignements doit être fourni dans les déclarations en ce qui a trait à l’adresse des clients qui sont de passage et qui n’ont pas d’adresse fixe? Par exemple, les personnes qui vivent dans leur automobile ou leur véhicule de plaisance, qui travaillent dans les camps et vivent dans leur autocampeur pendant leurs jours de congé, et les personnes qui visitent le Canada ou qui séjournent ou vivent au Canada dans leur véhicule de plaisance et qui n’ont pas d’adresse fixe.

Réponse:

Même si vous semblez uniquement vous attarder aux conséquences pour les déclarations, il importe de souligner le fait que vous devez aussi obtenir l’adresse du client pour respecter vos obligations s’appliquant à la tenue de documents et, selon la méthode utilisée, à la vérification de l’identité du client.

CANAFE a indiqué antérieurement que l’adresse à laquelle fait référence le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) correspond à l’adresse où vit le client ou l’emplacement physique de l’entreprise.

Par conséquent, en ce qui concerne les résidents canadiens, il faut obtenir leur adresse permanente au Canada, même si ce n’est pas l’endroit où ils vivent au moment de l’opération. Pour ce qui est des clients étrangers qui séjournent au Canada pour une courte période, vous devez obtenir leur adresse résidentielle à l’étranger. Si le client étranger vit au Canada pour une période prolongée (p. ex. étudiant, ou nouvel arrivant au Canada), il faut fournir l’adresse temporaire du client au Canada.

Date répondue : 2016-10-25

Numéro IP : PI-7650

Secteur(s) d'activité : Casinos

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents, Déclaration

Le numéro de référence doit provenir du fournisseur du dossier de crédit

Question:

Une entité financière a l’intention d’utiliser la méthode liée au dossier de crédit pour vérifier l’identité des clients. Afin de satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, elle doit consigner « le numéro du dossier de crédit de la personne ». L’entité financière propose de conserver un numéro de référence unique qu’elle crée elle-même et qu’elle envoie au fournisseur du dossier de crédit, en plus du nom, de l’adresse et de la date de naissance du client aux fins de vérification. Le fournisseur du dossier de crédit confirme si le nom, l’adresse et la date de naissance correspondent aux renseignements qu’il a en sa possession et si le dossier existe depuis au moins trois ans, puis il envoie sa réponse à l’entité financière en se servant du numéro de référence unique qu’elle lui a fournie.

Veuillez m’indiquer si ce numéro de référence unique créé par l’entité financière et utilisé par le fournisseur du dossier de crédit dans sa réponse à l’entité financière satisfait aux exigences s’appliquant au « numéro de dossier de crédit de la personne ».

Réponse:

Selon l’alinéa 64.2c) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), lorsqu’elle utilise la méthode liée au dossier de crédit pour vérifier l’identité d’un client, une entité financière doit conserver un document qui comprend le nom de la personne, la date à laquelle elle a vérifié l’identité de la personne, la source des renseignements utilisée et le numéro du dossier de crédit de la personne.

Le numéro doit être propre à la personne et doit être lié à son dossier de crédit, c’est-à-dire que le numéro doit être toujours le même peu importe l’entité déclarante qui demande les renseignements ou la fréquence à laquelle elle le fait. Par conséquent, seul le numéro du dossier de crédit créé par le fournisseur est admissible.

Ainsi, le numéro de référence unique créé par l’entité financière ne satisfait pas aux exigences en matière de tenue de documents relativement à la méthode liée au dossier de crédit.

Date répondue : 2016-10-25

Numéro IP : PI-7648

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : Exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux entités financières

Règlements : 64.2(c)

Signature électronique et fiche-signature

Question:

J'aimerais obtenir des précisions concernant les définitions de « signature » et « fiche-signature » en vertu du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) modifié. Plus précisément, je me demande quelles formes de signatures électroniques CANAFE acceptera-t-il? Par exemple, est-ce que des initiales dactylographiées ou un nom dactylographié seront acceptés à titre de signature électronique valide?

Réponse:

Le Règlement récemment modifié élargit la définition précédente d'une signature pour inclure les signatures électroniques de façon plus générale.

Le paragraphe 1(2) du Règlement définit maintenant une signature comme suit : « S’entend notamment d’une signature électronique ou de tout autre renseignement électronique créé ou adopté par le client d’une personne ou d’une entité visée à l’article 5 de la Loi et que cette personne ou cette entité reconnaît comme étant propre à ce client ». En outre, aux termes du paragraphe 1(2) du Règlement, une fiche-signature « S’entend, à l’égard d’un compte, du document signé par la personne habilitée à donner des instructions à l’égard du compte. Y sont assimilées les données électroniques constituant la signature d’une telle personne ».

Par conséquent, les entités déclarantes peuvent définir ce qui est considéré comme étant une signature. Elle peut être fondée sur des chiffres ou des caractères, ou même sur la voix, dans la mesure où elle est propre au client et qu'un document puisse en être conservé.

Date répondue : 2016-08-15

Numéro IP : PI-6895

Secteur(s) d'activité : Comptables, Notaires de la Colombie-Britannique, Casinos, Négociants en métaux précieux et pierres précieuses, Entités financières, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l’immobilier, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 1(2)

Exigences relatives à une fiche d'opération de change pour une succursale canadienne

Question:

Pourriez-vous confirmer ce qui suit : une succursale canadienne d'une banque étrangère autorisée n'a pas d'obligations de tenue de documents relativement à des opérations de change en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et de ses règlements connexes?

Réponse:

En ce qui concerne les opérations de change, l'alinéa 14(j) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que, sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit tenir, « pour chaque opération de change, une fiche d’opération ».

Les renseignements fournis précisent que la succursale canadienne n'a pas de bureau de change et n'effectue pas d'opérations de change avec ses clients et que la banque située à l'extérieur du Canada a également des relations avec certains de ces clients aux fins d'opérations de change. Elle recrute ces clients au moyen de ses propres processus et dispose de ses propres ententes avec ces clients, conformément aux lois applicables du pays étranger, et la succursale canadienne n'a aucune part dans ces relations.

Par conséquent, selon notre compréhension, il semble que la succursale canadienne de la banque n'effectue pas des opérations de change, et n'est donc pas tenue de tenir des fiches d'opérations de change comme le prévoient la Loi et ses règlements connexes.

Date répondue : 2016-08-08

Numéro IP : PI-6891

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 14(j)

Ouverture de compte en son nom - exception 62(2)(l)

Question:

Nous nous questionnons relativement à l’application des exceptions prévues aux alinéas 62(2)(j) et 62(2)(l) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) quant à la tenue de documents et à la vérification de l’identité des clients.

À titre de mise en contexte, un cabinet d’avocat agissant pour le compte de son client sollicite notre institution financière pour un dépôt en consignation dans l’attente d’un jugement et notre institution financière doit ouvrir un compte fiduciaire pour un dépôt.

Le titulaire du compte est notre institution financière et les personnes autorisées à agir dedans sont des employés agissant à titre d’officiers fiduciaires et dûment autorisés par les résolutions corporatives. Les sommes déposées sur ce compte ne seront débloquées que sur ordre de jugement du tribunal.

Réponse:

Conformément, le paragraphe 62(2) du Règlement prévoit certaines exceptions relativement aux obligations en matière de tenue de documents et de vérification de l’identité des clients, nommément :

« j) à l’ouverture d’un compte établi conformément aux exigences de mise en mains tierces d’un organisme canadien de réglementation des valeurs mobilières, d’une bourse des valeurs au Canada ou d’une loi provinciale;

l) si le titulaire ou la personne habilitée à donner des instructions relativement au compte est une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d’assurance-vie ou un fonds d’investissement qui est régi par une loi provinciale sur les  valeurs mobilières, à l’ouverture d’un compte ».

Il est important de noter que les entités mentionnées à l’alinéa 62(2)(l) du Règlement sont définies au paragraphe 1(2) du Règlement, de sorte que l’exception ne peut s’appliquer que très précisément.

Selon l’information fournie, il est de notre compréhension que votre entité financière procède à l’ouverture d’un compte en fiducie en son nom, et que les employés, agissant à titre d’officiers fiduciaires dans le cadre de leur fonction au sein de l’entité financière, sont les personnes habilités à donner des instructions relativement au compte. Par conséquent, il semble que l’exception à l’alinéa 62(2)(l) du Règlement s’applique, tant et aussi longtemps que l'entité financière satisfait à toutes les exigences énoncées.

Date répondue : 2016-07-21

Numéro IP : PI-6919

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Règlements : 1(2), 62(2)(j), 62(2)(l)

Partie supplémentaire ajoutée à une transaction immobilière

Question:

Nous nous demandons si nous devons obtenir des renseignements sur l'identité du client dans le cas d'une partie supplémentaire qui a été ajoutée à une transaction immobilière acceptée.

Réponse:

Selon l'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), « Les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu’ils agissent à titre d’agents dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. »

Aux termes de l'alinéa 59.2(1)a) du Règlement, « Sous réserve du paragraphe 62(2) et de l’article 63, tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l’égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) : conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération ».

Le paragraphe 39(1) du Règlement stipule que certains documents doivent être tenus par un courtier ou agent immobilier dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37 du Règlement et, aux termes de l'alinéa 39(1)b) du Règlement, « un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers ».

Par conséquent, pour répondre à votre question, vous devez vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération, et vous devez conserver les documents requis. Ceci comprend la partie qui a été ajoutée à la transaction, conformément au Règlement.

Date répondue : 2016-07-20

Numéro IP : PI-6879

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 37, 39(1), 59.2(1)a)

Relevé de réception de fonds - exception pour les entités financières et les organismes publics

Question:

  1. Qu’est-ce qui entraîne l’obligation de confirmer l’identité d’une personne dans le cadre d’un relevé de réception de fonds? Est-ce la « personne octroyant les fonds ou la personne qui détient la propriété légale de ceux-ci » dont l’identité doit être confirmée? Plus précisément, de qui doit-on confirmer l’identité relativement au relevé de réception de fonds dans les situations suivantes :
     
    1. fonds sous forme de chèque personnel portant le nom d’une personne, mais transmis en personne par une autre personne;
    2. fonds sous forme de traite bancaire ne portant aucun nom et transmise en personne par une autre personne que le client;
    3. fonds sous forme de chèque personnel portant deux noms et transmis en personne par une troisième personne ou seulement une des personnes dont le nom figure sur le chèque.
       
  2. Est-ce qu’une exception s’applique lorsque les fonds proviennent d’une entité financière ou d’un organisme public? Par exemple, je suis un promoteur et un acheteur me donne un dépôt au moyen d’un télévirement, qui est techniquement un paiement au moyen d’une entité financière (en supposant que l’entité soit admissible), est-ce que cette situation peut faire l’objet d’une exemption? Ou dois-je tenir un relevé de réception de fonds?

Réponse:

Les courtiers et les agents immobiliers, lorsqu’ils participent à la vente ou à l’achat de biens immobiliers, doivent tenir certains documents en vertu du paragraphe 39(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement). Un de ces documents est le relevé de réception de fonds. Celui-ci est requis à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public.

Selon le paragraphe 1(2) du Règlement, le relevé de réception de fonds est un « document comportant, à l’égard de la réception de fonds dans le cadre d’une opération, les renseignements suivants :

a) s’ils ne peuvent être facilement obtenus d’autres documents tenus et conservés en application du présent règlement par le destinataire, le nom de la personne ou de l’entité qui remet de fait la somme, ainsi que les renseignements suivants : (i) s’il s’agit d’une somme reçue d’une personne, son adresse, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession; (ii) s’il s’agit d’une somme reçue d’une entité, son adresse et la nature de son entreprise principale;

b) la date de l’opération;

c) pour chaque compte touché par l’opération, le numéro du compte, le type de compte, le nom au complet de chaque titulaire du compte et la devise dans laquelle l’opération est effectuée;

d) le détail de l’opération et son objet, notamment le nom des autres personnes ou entités en cause et le type et le mode d’opération;

e) si les fonds sont reçus en espèces, la manière dont ils sont reçus, notamment par véhicule blindé, en personne ou par courrier; f) le montant total de la somme reçue et la devise en cause ».

  1. L’alinéa 59.2(1)a) du Règlement indique que « tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l’égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) : a) conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération ».

    Par conséquent, lorsqu’il est nécessaire de tenir un relevé de réception de fonds, le courtier ou agent immobilier doit vérifier l’identité de la personne qui transmet les fonds, ou qui effectue l’opération, plutôt que de celle qui détient la propriété légale des fonds. Je crois que cette information répond aussi à votre question à savoir ce que signifie « effectué l’opération » pour déterminer qui doit faire l’objet du relevé de réception de fonds.

    Comme expliqué précédemment, selon l’alinéa 59.2(1)a) du Règlement, dans les trois cas, pourvu que le courtier ou agent immobilier reçoive les fonds (c.-à-d. qu’il soit le destinataire du chèque personnel ou de la traite bancaire), le relevé de réception de fonds doit être rempli relativement à la personne qui transmet les fonds en personne.
     

  2. Les alinéas 39(1)a) et 39.7(1)a) du Règlement s’appliquent aux courtiers ou agents immobiliers et aux promoteurs respectivement. Ces dispositions stipulent qu’ils doivent tenir un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme reçue au cours d’une seule opération, à moins que la somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public.

Dans ce contexte, la référence à l’entité financière ou à l'organisme public concerne les situations où l’entité financière ou l’organisme public est le client dans l’opération immobilière. Cette exception ne s’applique qu’aux situations où les fonds reçus « d’une entité financière ou d’un organisme public » proviennent d’une entité financière ou d’un organisme public, c’est-à-dire que les fonds doivent appartenir à l’entité financière ou à l’organisme public qui les transmet au courtier, à l’agent ou au promoteur immobilier visé par les obligations liées au relevé de réception de fonds. Si les fonds sont reçus d’une personne ou d’une entité qui n’est pas une entité financière ou un organisme public, ils ne sont donc pas reçus d’une entité financière ou d’un organisme public. Par exemple, si une personne transmet à un courtier immobilier une traite bancaire, les fonds sont reçus de cette personne et non de l’entité financière.

En ce qui concerne l’exemple que vous avez fourni, si vous êtes un promoteur immobilier et qu’un acheteur vous donne un dépôt par télévirement d’une entité financière, les fonds appartiennent à l’acheteur et sont donc réputés avoir été reçus de l’acheteur et non de l’entité financière. Par conséquent, les obligations liées au relevé de réception de fonds s’appliquent au promoteur immobilier dans ce scénario.

Date répondue : 2016-06-29

Numéro IP : PI-6432

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 1(2), 39(1), 39.7(1)(a), 59.2(1)(a)

Ouverture d’un compte dans le cas d’un prêt consortial

Question:

Que considère-t-on comme étant une ouverture de compte dans le cas d’un prêt consortial? Plus précisément, nous aimerions savoir si, dans le cas d’un prêt consortial, le client est réputé ouvrir un compte avec toutes les banques participantes ou seulement avec la banque entretenant la relation de premier plan avec le client?

Réponse:

Le terme « compte » n’est pas défini dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) ou les règlements connexes. Bien que l’ouverture d’un compte dans le but de détenir les avoirs du client soit perçue comme un processus d’ouverture d’un compte, CANAFE est d’avis que dans d’autres cas, il revient généralement à l’entité déclarante de déterminer si un compte a été ouvert ou non. D’ordinaire, les entités financières possèdent leurs propres politiques et procédures et, par conséquent, elles savent s’il y a eu une « ouverture d’un compte ». Il est important de noter qu’aucun dépôt financier n’est obligatoire. Dans les cas autres que les comptes de dépôt, CANAFE respecte généralement la décision de l’entité à savoir si un compte a été ouvert ou non.  

En tant qu’entités déclarantes, assujetties à la Loi et aux règlements connexes, les entités financières sont obligées de respecter certaines obligations en matière de tenue de documents et de vérification de l’identité du client lorsqu’elles ouvrent des comptes pour des clients. Dans le cas des prêts consortiaux, les obligations relatives à l’identification du client et à la tenue de documents s’appliquent à toutes les entités financières, participant au prêt consortial, qui ouvrent des comptes.

Dans de tels cas, et si nécessaire pour respecter les obligations liées à la vérification de l'identité du client indiquées au paragraphe 64(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), chaque banque participante ainsi que la banque ayant établi une relation de premier plan avec le client peut conclure une entente écrite ou un accord de façon à ce que toutes les banques participantes puissent se fonder sur les renseignements recueillis par la banque entretenant une relation de premier plan avec le client. Il incombe alors aux banques participantes d’obtenir les renseignements sur le client auprès de la banque entretenant la relation de premier plan en vertu de l’entente ou de l’accord.

Date répondue : 2016-05-06

Numéro IP : PI-6421

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 64(1)

Quand refuser une opération?

Question:

Si une personne, souhaitant faire une offre sur une propriété, ne s'est pas conformée à la demande de vérification de l'identité du courtier immobilier, que ce soit par incompréhension ou pour une autre raison, le courtier immobilier doit-il refuser l’offre?

Réponse:

Tout courtier ou agent immobilier est assujetti à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) lorsqu’il agit à titre d'agent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. Lorsqu’assujetti à la Loi, le courtier ou l’agent immobilier doit tenir les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque achat ou vente de biens immobiliers;
c) s’agissant d’un relevé de réception de fonds ou d’un dossier-client à l’égard d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l’agent immobilier.

Si le courtier ou l’agent immobilier reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, il doit alors conserver un relevé d’opération importante en espèces au lieu d’un relevé de réception de fonds.

Conformément au paragraphe 59.2(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, pour l’un ou l’autre des points ci-dessus, le courtier ou l’agent immobilier doit vérifier l’identité de tout personne qui effectue l’opération, et, conformément aux articles 65 et 66 respectivement, doit vérifier l’existence de toute personne morale ou entité autre qu’une personne morale pour le compte de laquelle l'opération est effectuée.

S’il s’agit d’une personne morale, le courtier ou l’agent immobilier doit aussi vérifier la dénomination sociale et l’adresse de toute personne morale, de même que les noms de ses administrateurs.

Ni la Loi ni les règlements connexes n’indiquent quand une opération immobilière peut ou non être exécutée, mais tout courtier ou agent immobilier qui agit à titre d’agent pour l’achat ou la vente d’une propriété sans créer et tenir à jour les documents nécessaires, ou sans vérifier l’identité du client, comme décrit plus haut, est en situation de non-conformité avec les obligations de la Loi et des règlements connexes ainsi qu’avec la partie 1 de la Loi, ce qui peut donner lieu à des sanctions pénales ou à des pénalités administratives.

Date répondue : 2016-03-30

Numéro IP : PI-6410

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 39(1), 59.2(1), 64(1)(a)

Loi : Part 1

Existence d’une personne morale et vérification de l’identité des clients

Question:

Quel type de document est suffisant pour prouver l’existence d’une personne morale? Aussi, pourriez-vous confirmer qu’il n’est pas nécessaire de vérifier de nouveau l’identité du client à la conclusion de l’opération?

Réponse:

Tout courtier ou agent immobilier est assujetti à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) lorsqu’il agit à titre d'agent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. Lorsqu’assujetti à la Loi, le courtier ou l’agent immobilier doit tenir les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque achat ou vente de biens immobiliers;
c) s’agissant d’un relevé de réception de fonds ou d’un dossier-client à l’égard d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l’agent immobilier.

Si le courtier ou l’agent immobilier reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, il doit alors conserver un relevé d’opération importante en espèces au lieu d’un relevé de réception de fonds.

Conformément au paragraphe 59.2(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, pour tous les points ci-dessus, le courtier ou l’agent immobilier doit vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération, et, conformément aux articles 65 et 66 respectivement, doit vérifier l’existence de toute personne morale ou entité autre qu’une personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée. S’il s’agit d’une personne morale, le courtier ou l’agent immobilier doit aussi vérifier la dénomination sociale et l’adresse de la personne morale, ainsi que les noms de ses administrateurs.

Comme expliqué dans la ligne directrice 6B de CANAFE : Tenue de documents et vérification de l’identité des clients – Secteur de l’immobilier, pour confirmer l’existence d'une personne morale ainsi que sa dénomination sociale et son adresse, une entité déclarante peut consulter l'un ou l'autre des documents suivants :

  • le certificat de constitution de la personne morale;
  • un document qui doit être déposé chaque année en vertu des lois provinciales sur les valeurs mobilières;
  • tout autre document qui confirme l’existence de la personne morale (p. ex., le rapport annuel de la personne morale signé par un cabinet indépendant de vérificateurs, une lettre ou un avis de cotisation de la personne morale émis par un gouvernement municipal, provincial, territorial ou fédéral).

Lorsqu’un courtier ou un agent immobilier est aussi tenu de conserver en guise de document une copie de l’extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération, CANAFE suggère de se référer à une attestation de fonction, à des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc.

Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération, et que ces changements étaient en vigueur au moment où la conservation du document était requise, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Comme vous le remarquerez, les exemples fournis dans les lignes directrices de CANAFE sont différents pour chaque exigence (confirmation d’existence et pouvoir de lier la personne morale), mais si un document satisfait aux deux exigences, le courtier ou l’agent immobilier pourra l’utiliser.

Pour ce qui est de votre question sur la vérification de l’identité, comme expliqué plus haut, le courtier ou l’agent immobilier est tenu de vérifier l’identité en vue de la tenue de certains documents. De plus, l’identité doit être vérifiée, sauf certaines exceptions, si le courtier ou l’agent immobilier soumet une déclaration d’opération importante en espèces ou une déclaration d’opération douteuse. Si le courtier ou l’agent immobilier vérifie l'identité de la personne au moyen de son certificat de naissance, permis de conduire, carte d’assurance-maladie provinciale (si un tel usage n’est pas interdit aux termes de la loi provinciale applicable), passeport ou tout autre document semblable, ce document doit être valide et non expiré au moment utilisé. Il n’existe pas de règle particulière exigeant de vérifier à nouveau l’identité de votre client à la clôture de l’opération, à moins qu’un autre élément suscite une telle obligation (réception de fonds, opération importante en espèces, dossier-client, etc.). Si l’une de ces autres obligations suscite la nécessité de vérifier de nouveau l’identité du client à la clôture de l’opération, et si le courtier ou l’agent immobilier vérifie l'identité de la personne au moyen de son certificat de naissance, permis de conduire, carte d’assurance-maladie provinciale (si un tel usage n’est pas interdit aux termes de la loi provinciale applicable), passeport ou tout autre document semblable, ce document doit être valide et non expiré au moment utilisé.

Date répondue : 2016-03-30

Numéro IP : PI-6409

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 1(2), 39(1), 59.2(1)

Loi : Part 1

Fiducie de placement immobilier et exception sous 62(2)

Question:

Est-ce qu'une fiducie de placement immobilier, bien qu’elle ne soit pas une personne morale, peut se qualifier pour l’exception décrite à l'alinéa 62(2)(m) du Règlement, sachant qu’elle respecte les autres critères mentionnés à cet alinéa (c.-a.-d. un actif net de 75 000 000$ ou plus, dont les actions sont cotées dans une bourse de valeurs au Canada et qui exerce ses activités dans un pays membre du Groupe d'action financière (GAFI))?

À défaut, est-ce que la fiducie de placement immobilier peut sa qualifier comme un fonds d’investissement qui est régi par une loi provinciale sur les valeurs mobilières, tel que décrit à l’alinéa 62(2)(l) du Règlement?

Réponse:

Il a été déterminé que les fiducies de placements immobiliers ne sont ni des organismes publics ni des personnes morales. Ainsi, bien qu'elles peuvent satisfaire aux autres exigences de l’alinéa 62(2)m), c’est-à-dire si elles ont des actifs nets, si elles ont des actions cotées dans une bourse de valeurs applicables, et si elles exercent leurs activités dans un pays membre du GAFI, une entité déclarante ne peut pas appliquer l’alinéa 62(2)m) du Règlement parce que la fiducie de placements immobiliers ne satisfait pas à toutes les exigences.

Cela dit, je crois comprendre que les fiducies de placements immobiliers sont régies par les lois provinciales sur les valeurs mobilières. Ainsi, une entité déclarante pourrait appliquer l’exception mentionnée à l’alinéa 62(2)l) du Règlement selon laquelle certains articles et paragraphes du Règlement ne s’appliquent pas en ce qui a trait à l’ouverture d’un compte au nom de ou si titulaire ou la personne habilitée à donner des instructions relativement au compte est une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d’assurance-vie ou un fonds d’investissement qui est régi par une loi provinciale sur les valeurs mobilières.

Date répondue : 2016-03-17

Numéro IP : PI-6404

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 62(2)(l),(m)

Exigences relatives à l’adresse physique du client

Question:

Afin d’assurer un contrôle continu, les entités déclarantes sont-elles tenues d’obtenir l’adresse physique du client?

Réponse:

En vertu du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), toute caisse de crédit doit respecter les obligations suivantes lors de l'ouverture d'un compte :

  1. pour chaque compte qu’elle ouvre, la fiche-signature de chaque titulaire du compte [paragraphe 14(a) du Règlement];
  2. vérifier l’identité de toute personne qui signe une fiche-signature à l'ouverture d'un compte [paragraphe 54(1) du Règlement];
  3. tenir un document où sont consignés le nom, l'adresse, la date de naissance du client ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas (renseignements relatifs à l'identité des clients) [paragraphe 14(c) du Règlement].

Nous avons déjà indiqué qu'une case postale ne constitue pas une adresse valide ou légitime, puisqu'il s'agit tout simplement d'une boîte attribuée par le bureau de poste pour la réception du courrier. L'adresse requise aux fins du Règlement est l'adresse physique du client.

Une fois l'identité du signataire vérifiée, l'ouverture d'un compte entraîne l'établissement d'une relation d'affaires dont l'entité est tenue d'assurer le contrôle continu [alinéa 54.3(1)(a)du Règlement]. Cela signifie que la caisse de crédit a l'obligation de surveiller les relations d'affaires qu'elle entretient avec ses clients sur une base périodique, notamment afin de tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients. Étant donné que les renseignements sur l'identité du client comprennent l'adresse, la caisse de crédit doit effectuer un contrôle permanent afin de tenir cette information à jour.

Date répondue : 2016-01-22

Numéro IP : PI-6386

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 14(a), 14c), 54(1), 54.3(1)(a)

Registres publics des provinces

Question:

En vertu de l’article 20 et l’alinéa 23(1)b) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), quelles sont les exigences relatives à la tenue d’une copie de l’extrait des registres officiels pour les sociétés d’assurance-vie et les courtiers en valeurs mobilières? Plus spécifiquement, l’extrait des registres publics peut-il être valablement considéré en tant que copie de l’extrait des registres officiels de la personne morale, aux fins de l’ouverture d’un compte auprès d’un courtier en valeurs mobilières et/ou l’achat d’un produit d’assurance auprès d’un assureur?

Réponse:

En vertu de l’article 20 du Règlement, « sous réserve de l’article 20.2, toute société d’assurance-vie ou tout représentant d’assurance-vie qui tient un dossier-client en application du paragraphe 19(1) doit, si le client est une personne morale, tenir une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec la société d’assurance-vie ou le représentant d’assurance-vie, si cette copie d’extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités ».

De même, l’alinéa 23(1)b) du Règlement stipule que « Sous réserve du paragraphe 62(2), tout courtier en valeurs mobilières doit tenir les documents suivants […] pour chaque compte qu’il ouvre au nom d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celles-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte ».

À ce sujet, concernant les types de documents considérés comme des registres officiels, CANAFE a indiqué antérieurement qu’il peut s’agir d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc. Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte au moment de l'ouverture du compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document. Également, il est impératif que le document démontre une disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec la société d’assurance-vie ou quant au compte avec le courtier en valeurs mobilières.

Ainsi, concernant la copie de l’extrait des registres publics, tant et aussi longtemps que figure, sur la copie de l’extrait du registre utilisé, des dispositions portant sur le pouvoir de lier la personne morale au compte, les exigences présentes à l’article 20 et à l’alinéa 23(1)b) du Règlement seront remplies.

Date répondue : 2015-08-21

Numéro IP : PI-6347

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 20, 23(1)b)

Le cours normal des activités

Question:

À l’article 20 du Règlement on peut y lire : (…) si le client est une personne morale, tenir une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec la société d’assurance-vie ou le représentant d’assurance-vie, si cette copie d’extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités.

Je ne suis pas sûr de comprendre la fin de l’article : « si cette copie d’extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités. ». Qu’est-ce que l’on veut dire exactement ?

Réponse:

L’article 20 du Règlement stipule que « Sous réserve de l’article 20.2, toute société d’assurance-vie ou tout représentant d’assurance-vie qui tient un dossier-client en application du paragraphe 19(1) doit, si le client est une personne morale, tenir une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec la société d’assurance-vie ou le représentant d’assurance-vie, si cette copie d’extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités ».

La détermination à savoir si la copie d’extrait est obtenue dans le cours normal des activités est toujours une question de faits. Cependant, nous comprenons cette expression comme voulant dire que la copie d’extrait est obtenue dans le cadre des activités faisant partie du modèle d’affaires de l’entité. Essentiellement, si la copie de l’extrait est obtenue dans le cadre d’accomplir d’autres obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et de ses règlements connexes, ou si elle est obtenue dans le cours des opérations quotidiennes de l’entreprise en dehors des exigences de la Loi, la société d’assurance-vie ou le représentant d’assurance-vie est requis de garder une copie. Ainsi, une copie doit être conservée si la société d’assurance-vie ou le représentant d’assurance-vie reçoit ce document à tout moment et pour n’importe quel raison dans le cadre de ses services offerts aux clients. Toutefois, il est à noter qu’il se peut que la société d’assurance-vie ou le représentant d’assurance-vie n’obtienne pas une copie d’extrait. Néanmoins, si cette copie d’extrait existe et qu’elle est obtenue, dans le cours normal des activités, la copie d’extrait doit être conservée.

Date répondue : 2015-07-23

Numéro IP : PI-6331

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 20

Obligations et exception pour un type de compte en fiducie

Question:

À quelles obligations en matière de tenue de documents et d’identification des clients sommes-nous tenus lorsque nous ouvrons un type précis de compte en fiducie? Les exceptions prévues à l’article 62 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) s’appliquent-elles?

Réponse:

À la lecture des renseignements fournis, nous croyons comprendre que vous avez ouvert ce type précis de compte en fiducie pour des sociétés qui obtiennent l'approbation de la province pour exploiter un Fonds d’investissement pour le développement économique des collectivités (CEDIF) et « se procurent des capitaux en Nouvelle-Écosse au moyen d'un appel public à l'épargne bénéficiant d'une dispense ». Ces comptes en fiducie sont ouverts au nom de votre entité, et ses employés sont les signataires du compte; il semble toutefois que les instructions soient données par la société approuvée par le CEDIF.

Les entités déclarantes ont, en vertu de la Loi, des obligations en matière de tenue de documents, de déclaration et de vérification de l’identité du client. Elles doivent prendre des mesures raisonnables pour vérifier selon le cas, l’identité des personnes ou l’existence des entités.

Cela dit, l’alinéa 62(2)l du Règlement prévoit une exception en matière de tenue de documents et de vérification d’identité lorsque le titulaire ou la personne habilitée à donner des instructions relativement au compte est une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d’assurance-vie ou un fonds d’investissement qui est régi par une loi provinciale sur les valeurs mobilières, à l’ouverture d’un compte. Bien évidemment, le recours à ces exceptions n'est pas obligatoire et il appartient à l'entité déclarante de décider si elle les applique ou non.

Date répondue : 2015-01-16

Numéro IP : PI-6279

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives :

Règlements : 62(2)(l)

Courtiers immobiliers ou représentants des ventes qui vendent une propriété de façon privée

Question:

Le courtier est-il légalement responsable des formulaires requis lorsqu'un de ses agents vend une propriété de façon privée?

Réponse:

Le paragraphe 1(2) du Règlement précise qu'un courtier ou un agent immobilier est une « Personne ou entité autorisée, par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d’une loi provinciale, à vendre ou à acheter des biens immobiliers. » Selon l'article 37 du Règlement, « Les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu’ils agissent à titre d’agents dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. »

Dans ce scénario, l'agent immobilier vend une propriété de façon privée sans intervention du courtier. Si cet agent immobilier est le mandataire pour la vente (représentant une autre personne/entité lors de l'opération), le courtier n'a à respecter aucune obligation. Par contre, l'agent immobilier doit respecter certaines obligations, sauf s'il vend cette propriété à lui-même.

Date répondue : 2014-11-18

Numéro IP : PI-6257

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 37

Loi : 1(2)

Obligations liées à la réception de fonds et obligations connexes des comptables, et utilisation des comptes de leurs clients

Question:

  1. Réception de fonds : Est-ce uniquement la « réception » en lien avec l’une des activités mentionnées au paragraphe 34(1) (c. à-d. le cabinet comptable reçoit ou donne directement des instructions visant la réception de 3 000 $ en espèces, en valeurs mobilières, en biens immobiliers ou en actifs commerciaux, ou 10 000 $ ou plus en espèces) qui entraîne les obligations en question? Ou est-ce que le cabinet comptable doit aussi s’acquitter des obligations en question lorsqu’il verse ou transfère un tel montant selon les instructions d’un client?
     
  2. Utilisation des comptes de clients : Supposons qu’un cabinet comptable offre des services financiers à ses clients au moyen d’autorisations qui lui permettent d’utiliser les comptes des clients à des fins particulières (p. ex., paye), plutôt que de recevoir l’argent dans ses comptes et de débourser les sommes à partir de ceux-ci. Dans ce scénario, le cabinet comptable ne « reçoit » pas les fonds. Le cabinet comptable a-t-il à ce moment des obligations en matière de déclaration, de tenue de documents et/ou de vérification de l’identité lorsque les sommes d’argent sont reçues dans le compte du client et qu’elles sont versées à partir de ce compte?

Réponse:

  1. En ce qui concerne les comptables, l’alinéa 5j) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) limite l’application de la partie 1 aux activités énoncées dans la réglementation. Les obligations s’appliquent aux comptables uniquement lorsqu’ils se livrent aux activités décrites au paragraphe 34(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), c’est-à-dire que les comptables sont assujettis à la partie 1, mais seulement lorsqu’ils se livrent aux activités suivantes pour le compte d’une personne ou d’une entité ou qu’ils donnent des instructions liées aux activités suivantes au nom de toute personne ou entité :
  • la réception ou le paiement de fonds, autres que ceux qu’ils reçoivent ou paient à titre d’honoraires, de débours, de dépenses ou de cautionnement;
  • l’achat ou la vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers ou d’entités ou d’actifs commerciaux;
  • le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilières par tout moyen.

De plus, les paragraphes 36(1) et 36(2) du Règlement stipule ce qui suit :
(1) Sous réserve du paragraphe 62(2), tout comptable ou cabinet d’expertise comptable doit tenir, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 34, les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme de 3 000 $ ou plus qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public;
b) s’agissant d’un relevé de réception de fonds à l’égard d’un client qui est une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le comptable ou le cabinet d’expertise comptable.

(2) Sous réserve du paragraphe 52(2), tout comptable ou cabinet d’expertise comptable doit tenir un relevé d’opération importante en espèces lorsque, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 34, il reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public.

Vous avez demandé si le cabinet comptable doit aussi tenir un document « lorsqu’il paye ou transfère un montant selon les instructions d’un client ». Lorsqu’un comptable paye ou transfère un montant selon les instructions d’un client, il se livre alors à une activité prévue par la partie 1 de la Loi. Cependant, l’obligation de conserver un document s’applique dans le cadre des activités énoncées aux paragraphes 36(1) et (2), et existe uniquement lorsqu’un comptable reçoit des fonds. Le comptable n’aurait, par contre, aucune obligation de tenir un document lorsqu’il ne fait que verser ou transférer des sommes d’argent.

Il importe de mentionner que l’obligation de conserver un document s’applique uniquement dans le cadre des activités énoncées aux paragraphes 36(1) et (2). Toutefois, les comptables doivent s’acquitter de leurs obligations en vertu du Règlement.

  1. Comme il a été mentionné précédemment, les comptables sont assujettis à la partie 1, mais seulement lorsqu’ils se livrent aux activités suivantes pour le compte d’une personne ou d’une entité ou qu’ils donnent des instructions liées aux activités suivantes au nom de toute personne ou entité :
  • la réception ou le paiement de fonds, autres que ceux qu’ils reçoivent ou paient à titre d’honoraires, de débours, de dépenses ou de cautionnement;
  • l’achat ou la vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers ou d’entités ou d’actifs commerciaux;
  • le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilières par tout moyen.

Les obligations ne sont pas liées à l’utilisation du compte par le comptable, mais plutôt à la réalisation d’une activité par celui-ci pour le compte d’une personne ou d’une entité ou à la transmission d’instructions pour le compte d’une personne ou d’une entité. Par conséquent, si le comptable utilise le compte d’un client pour effectuer des opérations pour lesquelles il doit d’acquitter des obligations en question, il serait assujetti aux obligations de la Loi et des règlements connexes.

Cela dit, bien que le comptable ne « reçoit » pas de fonds aux termes du scénario proposé, il devrait tout de même s’acquitter des obligations suivantes, s’il y a lieu :

  • déclarer à CANAFE les opérations douteuses, les tentatives d’opérations douteuses, les opérations importantes en espèces et les biens appartenant à un groupe terroriste;
  • en plus de vérifier l’identité de toute personne qui effectue une opération importante en espèces ou pour qui il doit conserver un relevé de réception de fonds, prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de toute personne en cause dans une déclaration d’opération douteuse (sous réserve de certaines exceptions);
  • satisfaire aux exigences du Règlement en ce qui a trait aux relations d’affaires établies;
  • mettre en place un programme de conformité.

Date répondue : 2014-09-12

Numéro IP : PI-6235

Secteur(s) d'activité : Comptables

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 34(1), 36

Loi : 5(j)

Obligations liées au relevé de réception de fonds

Question:

Pouvez-vous confirmer si cela veut dire lorsqu’un cabinet d’avocats reçoit un montant de fonds supérieur à 3 000 $, non pour payer les honoraires ou les débours, mais à toute autre fin, sous forme de chèque personnel ou en espèces, il doit consigner l’opération et vérifier l’identité de chacune des personnes et conformer l’existence de chacune des entreprises qui effectue l’opération?

Réponse:

Conformément au paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), entité financière s’entend d’une Banque régie par la Loi sur les banques, banque étrangère autorisée — au sens de l’article 2 de cette loi — dans le cadre de ses activités au Canada, coopérative de crédit, caisse d’épargne et de crédit ou caisse populaire régies par une loi provinciale, association régie par la Loi sur les associations coopératives de crédit, coopérative de services financiers, centrale de caisses de crédit, société régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt ou société de fiducie ou de prêt régie par une loi provinciale. Y est assimilé tout ministère ou mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province lorsqu’il exerce l’activité visée à l’article 45.

Lorsque la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et les règlements connexes font référence à des fonds « reçus d’une entité financière », ces fonds doivent provenir de l’une des entités déclarantes mentionnées précédemment. Une personne ne fait pas partie de cette définition. Même si l’individu envoie les fonds au moyen d’un chèque personnel comportant le logo de la banque, les fonds proviennent toujours de la personne.

Cela dit, les avocats ne sont pas, pour l’instant, assujettis à la partie 1 de la Loi et aux règlements connexes. Par conséquent, les obligations liées au relevé de réception de fonds mentionné à l’alinéa 33.4a) ne sont pas en vigueur pour l’instant. Toutefois, [l'entité déclarante] des ordres professionnels de juristes peut imposer certaines exigences semblables à celles énoncées dans la Loi et les règlements connexes.

Date répondue : 2014-09-10

Numéro IP : PI-6232

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 1(2), 33.4(a)

Clarification du moment de l’opération dans le cas d’une opération immobilière

Question:

  1. Selon CANAFE, « le moment de l’opération » dans le cas d’une opération immobilière correspond-il au moment de la signature de l’acte? Si ce n’est pas le cas, qu’en est-il?
  2. S’il s’agit d’une opération importante en espèces, quand faut-il transmettre la déclaration à CANAFE :

a) dans les 15 jours civils suivant la réception d’un montant de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule opération (peu importe quand l’acte est signé)?
b) dans les 15 jours civils suivant l’opération, c’est-à-dire dans les 15 jours civils suivant la signature de l’acte (s’il s’agit de la définition de CANAFE d’une opération immobilière aux fins de la vérification de l’identité et de la tenue de document et de la déclaration d’opérations importantes en espèces).
c) autres interprétations?

Réponse:

Selon l’article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), « les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu’ils agissent à titre d’agents dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers ». D’après l’article 38, « sous réserve du paragraphe 52(1), tout courtier ou agent immobilier qui, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 37, reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d’une seule opération doit déclarer cette opération au Centre et joindre à la déclaration les renseignements prévus à l’annexe 1, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public ».

Tenue de documents
Conformément au paragraphe 39(1) du Règlement, sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 37, les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers;
c) s’agissant d’un relevé de réception de fonds ou d’un dossier-client à l’égard d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l’agent immobilier.

De plus, conformément au paragraphe 39(2) du Règlement, « sous réserve du paragraphe 52(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir un relevé d’opération importante en espèces lorsque, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 37, il reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public ». Si le courtier ou l’agent immobilier doit tenir un relevé d’opération importante en espèces en ce qui a trait à l’opération, il n’a pas à conserver aussi un relevé de la réception des fonds et des documents officiels connexes de l’entreprise en ce qui a trait à une personne morale, pour la même opération.

Vérification de l’identité
Le paragraphe 64(1) du Règlement stipule que l’identité de la personne est vérifiée au moment prévu au paragraphe 64(2). Selon l’alinéa 64(2)e) du Règlement, « les vérifications sont effectuées (…) dans les cas prévus aux alinéas (…) 59.2a), au moment de l’opération ».

Le paragraphe 59.2(1) du Règlement indique que « Sous réserve du paragraphe 62(2) et de l’article 63, tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l’égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) :
a) conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui effectue l’opération;
b) conformément à l’article 65, vérifier l’existence, la dénomination sociale et l’adresse de toute personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée, ainsi que les noms des administrateurs de la personne morale;
c) conformément à l’article 66, vérifier l’existence de toute entité autre qu’une personne morale pour le compte de laquelle l’opération est effectuée.

De plus, conformément à l’article 53 du Règlement, « sous réserve du paragraphe 63(1), toute personne ou entité qui doit tenir un relevé d’opération importante en espèces en application du présent règlement doit, conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui effectue avec elle une opération pour laquelle ce relevé est exigé, sauf s’il s’agit d’un dépôt porté au crédit d’un compte d’affaires ou d’un dépôt fait par guichet automatique.

Moment de l’opération
Le « moment de l’opération » peut varier selon l’obligation. La réception d’espèces ou de fonds, par exemple un relevé d’opération importante en espèces ou un relevé de réception de fonds, respectivement, entraîne des obligations dès que le courtier ou l’agent immobilier, agissant à titre de mandataire pour l’achat ou la vente d’un bien immobilier, les reçoit. Il n’est pas nécessaire de clore l’achat ou la vente d’une propriété. Par la suite, il faut s’acquitter des obligations en matière de vérification de l’identité liées à la réception de ces relevés et de tenue de documents. Il faut déclarer une opération importante en espèces dans les 15 jours suivant la date de l’opération.

Si l’activité déclenchée est un dossier-client, le moment pour la création du relevé et toute obligation connexe, comme la vérification de l’identité, sont liés à l’achat ou à la vente d’un bien immobilier. Par conséquent, l’entité déclarante doit créer le dossier-client pour chacun des achats ou des ventes d’un bien immobilier. Il faudra alors créer le dossier-client « en ce qui a trait à une vente ou à un achat » au moment de l’opération (c.-à-d. l’achat ou la vente en question).

Le courtier ou l’agent immobilier peut ne pas être présent au moment de l’opération. Il devrait alors s’acquitter de ses obligations lorsqu’il a la chance de le faire. Par exemple, nous savons que certaines associations d’agents immobiliers recommandent à leurs membres de vérifier l’identité du client au préalable (c.-à-d. au moment de la première rencontre avec leur client ou au moment de signer une entente pour le représenter) s’ils croient être absents au moment de l’opération.

Date répondue : 2014-08-22

Numéro IP : PI-6222

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 37, 38, 39, 53, 59.2(1), 64(1), 64(2)

Obligations des sociétés d’assurance-vie

Question:

La société d’assurance-vie a-t-elle des obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) lorsqu’il s’agit de produit hypothécaire? Le cas échéant, ces obligations sont-elles liées à la vérification de l’identité du client, à la tenue de documents, aux bénéficiaires effectifs, à l’évaluation axée sur les risques (EAR)/aux clients présentant des risques élevés et/ou aux déclarations d’opération douteuse (DOD)?

Réponse:

Il convient de noter que certaines obligations énoncées dans le Règlement s’appliquent uniquement à des types de produits particuliers offerts par les sociétés d’assurance-vie. Plus précisément, toute société d’assurance-vie ou tout représentant d’assurance-vie doit tenir un dossier-client pour chaque achat d’une rente immédiate ou différée ou d’une police d’assurance-vie à l’égard de laquelle le client peut verser 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police, quel que soit le mode de paiement (par. 19(1) du Règlement). Le Règlement n’exige pas la tenue d’un dossier-client, sauf si le produit en question est une « rente immédiate ou différée ou d’une police d’assurance-vie à l’égard de laquelle le client peut verser 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police ». Cela a une incidence sur la vérification de l’identité, car l’obligation de vérifier l’identité est liée, dans la plupart des cas, à l’obligation de conserver un dossier-client. Cela a également une incidence sur les obligations liées aux bénéficiaires effectifs, car la société d’assurance-vie doit seulement déterminer la propriété bénéficiaire lorsqu’elle confirme l’existence d’une entité et cette confirmation est seulement nécessaire lorsque la société d’assurance-vie doit tenir un dossier-client.

De plus, la société d’assurance-vie doit uniquement déterminer si elle a affaire ou non à un étranger politiquement vulnérable (EPV) si la personne fait un paiement unique de 100 000 $ ou plus relativement à une rente immédiate ou différée ou une police d’assurance-vie pour son propre compte ou pour le compte d’un tiers.

Cela dit, la société d’assurance-vie doit tenir un relevé d’opération importante en espèces, peu importe le produit. À moins qu’il s’agisse de la réassurance, il faut vérifier l’identité du client et déclarer une opération importante en espèces (art. 18 du Règlement, art. 53 du Règlement, art. 17 du Règlement, respectivement.) En outre, sous réserve de l’article 10.1 de la Loi, il incombe à la compagnie d’assurance-vie de déclarer, selon les modalités réglementaires, toute opération financière qu’on a effectuée ou tentée dans le cours de ses activités et à l’égard de laquelle il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu’elle est liée à la perpétration — réelle ou tentée —, selon le cas : a) d’une infraction de recyclage des produits de la criminalité; b) d’une infraction de financement des activités terroristes (art. 7 de la Loi). Lorsqu’une société d’assurance-vie doit transmettre une déclaration d’opération douteuse (DOD), elle doit prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de toute personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération qui doit être déclarée au Centre en vertu de l’article 7 de la Loi, à moins qu’elle n’est déjà vérifiée l’identité du client ou qu’elle ne croie qu’en se conformant elle informerait la personne de la transmission d’une déclaration. La société d’assurance-vie serait également tenue de transmettre à CANAFE une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste, si elle doit s’acquitter d’une obligation de divulgation en vertu de l’article 83.1 du Code criminel ou de l’article 8 du Règlement d’application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme.

Enfin, conformément au paragraphe 9.6(2) de la Loi, le programme établi et mis en œuvre par la société d’assurance-vie selon le paragraphe 9.6(1) de la Loi, doit notamment prévoir l’élaboration et la mise en application de principes et de mesures permettant à la personne ou à l’entité d’évaluer, dans le cours de ses activités, les risques de perpétration d’infractions de recyclage des produits de la criminalité ou de financement des activités terroristes, en tenant compte des critères suivants :
(i) les clients et relations d’affaires de la personne ou de l’entité;
(ii) ses produits et moyens de distribution;
(iii) l’emplacement géographique de ses activités;
(iv) tout autre critère approprié.

Si la société d’assurance-vie estime que le risque mentionné au paragraphe (2) est élevé, la personne ou l’entité doit prendre des mesures spéciales réglementaires pour vérifier l’identité des clients, conserver des documents et surveiller les opérations financières relativement aux activités qui présentent un risque élevé. Les mesures spéciales en question sont énoncées à l’article 71.1 du Règlement.

Tout cela pour dire que les produits hypothécaires d’une société d’assurance-vie seraient uniquement assujettis aux obligations s’appliquant à la déclaration d’opération importante en espèces, la déclaration d’opération douteuse et la déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste. Cependant, tous les clients et les produits de la société d’assurance-vie, entre autres, seraient assujettis aux obligations liées à l’évaluation des risques. De plus, les clients dont il faut vérifier l’identité seraient à tout le moins assujettis aux obligations liées à la relation d’affaires (y compris le contrôle continu et la tenue de documents qui énoncent l’objet et la nature projetée de la relation d’affaires).

Date répondue : 2014-08-13

Numéro IP : PI-6215

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 17, 18, 19(1), 53, 71.1

Loi : 7, 9.6(2)

Relations des parties – Applicabilité des obligations en matière de vérification de l’identité des clients aux gestionnaires de portefeuille

Question:

Questions faisant référence au modèle 1 : le client conclut une entente avec un gestionnaire de portefeuille.

  1. Le compte doit être ouvert sous quel nom – le client ou le gestionnaire de portefeuille?
  2. D’un point de vue du courtier en valeurs mobilières, le client serait-il considéré comme un tiers en ce qui a trait à l’opération? Dans l’affirmative, le courtier en valeurs mobilières apporterait-il des précisions à l’aspect tiers?

Questions faisant référence au modèle 2 : le client conclut une entente avec le gestionnaire de portefeuille autorisant ce dernier à gérer les avoirs détenus dans un compte ou plus qu’il détient ou qu’il ouvrira auprès d’un courtier en valeurs mobilières.

  1. Veuillez apporter des précisions sur la relation entre le client, le gestionnaire de portefeuille et le courtier en valeurs mobilières.

Réponse:

Tout d’abord, on s’entend que l’article 57 s’applique uniquement lorsque le courtier en valeurs mobilières doit conserver des documents comme l’exige le paragraphe 23(1).

En ce qui concerne le modèle 1, nous comprenons que le courtier en valeurs mobilières ouvre un compte au nom du client auprès du gestionnaire de portefeuille qui agit comme mandataire pour le courtier en valeurs mobilières. Conformément au paragraphe 6(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités (le Règlement), selon lequel « si une personne ou une entité assujettie au […] règlement, […], est le mandataire d’une personne ou entité visée à l’un des alinéas 5a) à l) de la Loi ou est habilitée à agir en son nom, c’est à cette dernière — plutôt qu’au mandataire ou à la personne ou à l’entité habilitée à agir — qu’il incombe de se conformer au […] règlement ». Le courtier en valeurs mobilières étant l’entité déclarante, il lui appartient de vérifier l’identité du client et de tenir des documents.

Conformément aux paragraphes 64.1(1) et (2) du Règlement, si un courtier en valeurs mobilières compte sur un mandataire pour prendre les mesures de vérification de l’identité décrites au paragraphe 64(1) du Règlement, il doit conclure une entente par écrit avec le gestionnaire de portefeuille et le courtier en valeurs mobilières serait alors obligé d’obtenir l’information sur le client du gestionnaire de portefeuille.

Il convient de mentionner que si le compte devait être ouvert au nom du gestionnaire de portefeuille, il reviendrait au courtier de s’acquitter des obligations, et conformément à l’article 9 du Règlement, de prendre les mesures raisonnables pour établir si la personne agit pour le compte d’un tiers et de tenir les documents connexes.

En ce qui concerne le modèle 2, le courtier en valeurs mobilières ouvre le compte. Il est l’entité déclarante et doit donc s’acquitter des obligations en vertu du Règlement. Cela correspond à ce que CANAFE a indiqué par le passé : « Même s’il a confié un mandat au gestionnaire de portefeuille, le client est la personne qui a ouvert le compte et qui a confié le mandat. Par conséquent, il faut vérifier son identité. En dernier lieu, dans ce scénario, le client qui détient le compte est la personne « responsable » du compte et peut, à n’importe quel moment, décider de donner directement des instructions concernant le compte (sans passer par le gestionnaire de portefeuille).

Il importe toutefois de mentionner que dans certains cas, les gestionnaires de portefeuille peuvent ouvrir des comptes pour leur client, même si ces comptes ne servent pas à faire des dépôts. Les modifications apportées à l’alinéa 5g) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) sont maintenant en vigueur et, bien que les règlements connexes n’aient pas été élaborés, la Loi a introduit une modification particulière à ce qui constitue un courtier en valeurs mobilières assujetti à la partie 1 de la Loi : « alinéa 5g) - les personnes et les entités autorisées en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d’autres instruments financiers, ou à la fourniture de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement, à l’exception des personnes agissant exclusivement au nom de telles entités ou personnes ».

Dans ce cas, s’il agit « exclusivement au nom » d’un courtier en valeurs mobilières, il ne serait pas considéré comme une entité déclarante aux fins de la Loi. Cependant, dans ce cas, seuls les faits pourraient permettre de déterminer s’il est ou non assujetti à la Loi.

Date répondue : 2014-08-07

Numéro IP : PI-6210

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 6(2), 9, 23(1), 57, 64.1

Loi : 5(g)

Relations de correspondant bancaire

Question:

  1. Pour ce qui est de l’établissement d’une relation avec une banque étrangère dans le but d’étendre les services commerciaux offerts, est-il possible d’utiliser la lettre de crédit liée à une transaction commerciale précise à titre d’entente de correspondant bancaire?
     
  2. Dans la même veine, pour ce qui est de l’échange d’autorisations par l’entremise de l’application de gestion des relations SWIFT (RMA) avec une banque étrangère sans qu’il y ait eu encore un échange de communication sur des opérations ou des activités commerciales :
    a. est-ce que, selon CANAFE, dans cette situation la banque aurait établi une relation de correspondant bancaire et, par conséquent, il faut donc qu’elle obtienne un document d’entente?
    b. est-ce que CANAFE accepterait l’autorisation même de l’application de gestion des relations SWIFT (RMA) comme entente de relation de correspondant bancaire?

Réponse:

Aux termes du paragraphe 15.1(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités (le Règlement), une « entité financière visée » est une institution financière étrangère. Avant de conclure une entente visant une relation de correspondant bancaire, vous devriez également prendre les mesures prévues par l’article 9.4 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) liée à la diligence raisonnable en ce qui a trait aux banques fictives.

  1. Selon le paragraphe 9.4 (3) de la Loi, « relation de correspondant bancaire » s’entend s’entend de la relation découlant de tout accord au titre duquel une entité visée aux alinéas 5a), b), d) et e) ou une autre entité mentionnée à l’article 5 et visée par règlement s’engage à fournir à une entité étrangère visée par règlement des services tels les télévirements internationaux, la gestion de trésorerie, la compensation de chèques et tout autre service prévu par règlement ».

Aux termes de l’alinéa 15.1(2)f) du Règlement, le document d’entente nécessaire est « une copie de l’accord de relation de correspondant bancaire ou des accords relatifs aux produits qui définissent les responsabilités respectives de chaque entité ». Par conséquent, une lettre de crédit serait pertinente dans la mesure où elle contient l’information sur les responsabilités de chacune des entités au sujet du service qui a fait l’objet d’un accord entre elles. Habituellement, ces lettres de crédit définissent uniquement les responsabilités financières, ce qui ne répondrait pas aux exigences de l’alinéa 15.1(2)f).

  1. D’après le site Web SWIFT, l’application de gestion des relations (RMA) est :

« une façon efficace et facile de gérer vos relations d’affaires. En tant qu’utilisateur SWIFT, vous pouvez facilement contrôler les messages que vous souhaitez accepter d’autres correspondants. La solution comprend deux parties :

  1. Vous établissez des autorisations (qui peut envoyer des messages à qui et quand il peut le faire). Ceci peut se faire de deux façons : soit en échangeant des autorisations au moyen de protocole RMA ou en créant des autorisations localement.
  2. Vos interfaces de messages facilitent l’application de ces règles qui permettent de contrôler les messages que vous pouvez échanger avec un correspondant en particulier.

Selon la politique, il appartient à l’administrateur de service de décider au cas par cas pour chaque service de l’utilisation de la RMA. La RMA est une plus-value lorsqu’il s’agit d’un environnement de correspondance multivoque où il est nécessaire de restreindre l’échange de messages à envoyer à des correspondants avec qui vous avez établi une relation d’affaires. L’application n’offre aucune valeur lorsqu’il s’agit de services qui reposent sur un groupe fermé d’utilisateurs qui utilise un environnement de correspondance univoque comme les infrastructures de marché, lesquelles sont gérées centralement par l’administrateur de service ».

Dans le cas présent, l’existence d’une « relation de correspondant bancaire » serait, semble-t-il, tributaire des services qui ont été convenus par les entités selon l’autorisation de la RMA SWIFT et si ces services comprennent ou non l’offre de services par l’entité canadienne à l’entité étrangère tels que des télévirements internationaux, la gestion de trésorerie, la compensation de chèques et tout autre service prévu par règlement.

S’il existe une « relation de correspondant bancaire », il serait possible d’accepter le document de la RMA à titre de « copie de l’accord de relation de correspondant bancaire ou des accords relatifs aux produits » s’il définit comme il se doit « les responsabilités respectives de chaque entité ».

Date répondue : 2014-07-30

Numéro IP : PI-6207

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 15.1(1), 15.1(2)

Loi : 9.4

Clarification quant à la tenue de documents

Question:

Combien de temps un organisme de placement doit-il tenir des documents sur les opérations financières effectuées au nom de ses clients? Qu’est-ce qui arrive lorsque l’organisme change de mains ou que son nom change d’ABC à DEF?

Un client peut-il récupérer l’information par l’entremise d’une demande d’accès aux renseignements personnels dans InfoSource? Jusqu’à quand cette information peut-elle remonter? Et si une personne tente d’obtenir cette information au nom d’un parent âgé qui a signé un formulaire afin de permettre la divulgation de cette information?

Si le représentant d’une personne âgée croit que l’institution financière vend à découvert les investissements, juste pour toucher une commission, quels sont les recours offerts pour protéger la personne âgée?

Réponse:

CANAFE administre la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et ses règlements connexes; nous ne pouvons donc discuter que des exigences pour la tenue de documents qui sont comprises dans la Loi. Cela dit, les institutions financières canadiennes ont l’obligation de recueillir et de conserver certains documents portant sur des opérations et des activités financières. Les délais pour la tenue de ces documents varient selon leur nature et sont :

  • les cartes de signature, les conventions de tenue de compte, les dossiers de crédit des clients, les demandes de carte de crédit, les documents décrivant l’utilisation projetée du compte, les documents sur des étrangers politiquement vulnérables en lien avec un compte, ou les documents en lien avec un compte de carte de crédit doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la date de fermeture du compte avec lequel ils sont en lien;
  • les documents confirmant l’existence d’une entité (dont une personne morale), les documents sur le bénéficiaire effectif, les documents sur des étrangers politiquement vulnérables en lien avec les opérations et les documents sur les relations de correspondant bancaire doivent être conservés pendant cinq ans à compter du jour de la dernière opération financière;
  • les copies de déclarations d’opérations douteuses doivent être conservées pendant une période d’au moins cinq ans après la date de la création de la déclaration;
  • tous les autres documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans après la date à laquelle ils ont été créés.

Dans certains cas, une entité déclarante qui en acquiert une autre peut utiliser l’information recueillie par l’entité acquise, et conserve donc ces documents comme si elle les avait créés.

Date répondue : 2014-07-02

Numéro IP : PI-6171

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 69(1)

Tenue de documents sur la vérification de l’identité et opération de change

Question:

Une entreprise de services monétaires doit-elle demander des renseignements personnels et tenir des documents à cet égard lorsqu’elle convertit moins de 3000 $?

Réponse:

Conformément à l’alinéa 59(1)c) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), une ESM doit vérifier l’identité de chaque personne qui demande une conversion de devise de 3 000 ou plus. De plus, selon l’alinéa 30f) du Règlement, l’ESM doit tenir un relevé de l’opération de change de devises.

Lorsqu’une entité doit vérifier l’identité d’une personne relativement à une opération qu’elle a effectuée et pour laquelle elle doit conserver un relevé en vertu du Règlement ou de l’article 12.1 du Règlement sur la déclaration des opérations douteuses — recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes, elle doit inscrire sur ce relevé le nom de la personne ainsi que certaines informations sur la méthode utilisée pour vérifier son identité ou l’accompagné d’un document contenant ces informations. Par exemple, si l’entité déclarante a utilisé le permis de conduire comme pièce d’identité, elle doit inscrire qu’elle a utilisé le permis de conduire et fournir le numéro de référence et l’endroit où il a été délivré.

Réponse
Il importe de noter que lorsqu’elle réalise une opération de change de 3 000 $ ou plus, l’ESM est tenue en vertu de la Loi de vérifier l’identité de la personne. Par conséquent, ni la Loi ni les règlements connexes ne l’obligent à vérifier l’identité ou à conserver un document à cet égard lorsque le montant est inférieur à 3 000 $. Elle doit, par conséquent, conserver un relevé de l’opération de change.

Cela dit, bien que la Loi ou les règlements connexes n’obligent pas l’ESM à vérifier l’identité de la personne pour des opérations de change de moins de 3 000 $, celle-ci peut tout de même mettre en place des politiques et des procédures qui prévoient l’obtention de renseignements personnels et la tenue de documents à cet égard. CANAFE ne peut pas formuler de commentaires sur les décisions opérationnelles prises au jour le jour par les entités déclarantes si ces décisions ne contreviennent pas aux obligations de la Loi et des règlements connexes.

Date répondue : 2014-06-05

Numéro IP : PI-6157

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 12.1, 30(f), 59(1)(c)

Définition de « compte »

Question:

Pouvez-vous clarifier la définition de « compte » et la manière dont elle s’applique à une institution financière au sens du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement)?

Réponse:

Conformément à l’article 5 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi), les sociétés régies par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt et les sociétés de fiducie assujetties à une loi provinciale ont des obligations en vertu de la partie 1 de la Loi, notamment celles liées à l’ouverture d’un compte.

Ni la Loi ni les règlements connexes ne contiennent une définition du terme « compte ». L’ouverture d’un compte lorsqu’elle a pour but de détenir les avoirs d’un client ne nécessite pas vraiment une explication. Cependant, ce n’est pas toujours aussi évident. Par conséquent, CANAFE a décidé que dans les autres cas, il appartient, en général, à l’entité déclarante de déterminer si un compte a été ouvert ou non. En règle générale, les institutions financières, y compris les sociétés de fiducie, ont en place leurs propres politiques et procédures et savent quand une « ouverture de compte » a eu lieu.

Dans le cas présenté, vous avez décidé que certaines sociétés de fiducie peuvent ne pas avoir de comptes pour détenir les avoirs de leurs clients. Elles n’ont pas besoin d’ouvrir des comptes et n’ont donc pas les obligations connexes. Dans les exemples fournis, la société de fiducie peut agir à titre de fiduciaire pour des personnes morales et des gouvernements de différentes façons, y compris comme fiduciaire émetteur, fiduciaire désigné par l’acte constitutif et responsable de tâches de garde en ce qui a trait aux titrisations; de fiduciaire, d’agent payeur et d’agent comptable des registres en ce qui a trait aux titres d’emprunt; de dépositaire légal; de nu-bénéficiaire; d’agent de sûreté et de garantie; de fiduciaire d’assurance; de fiduciaire pour les caisses de gestion commune et les fonds mutuels. Il importe de noter que pour être considéré comme un compte, il n’est pas nécessaire qu’il y ait un volet dépôt. Comme il est indiqué précédemment, dans les cas autres que les comptes de dépôt, CANAFE respectera, en général, ce que l’entité aura déterminé dans un cas donné, à savoir si un compte a été ouvert ou non.

Date répondue : 2014-06-05

Numéro IP : PI-6156

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Loi : 5

Obligations du promoteur immobilier

Question:

J’ai lu les renseignements publiés en ligne, mais j’ai quelques questions et j’aimerais confirmer ma compréhension de certains aspects.

  1. Les promoteurs immobiliers qui vendent une maison neuve doivent recueillir divers renseignements à propos de l’acheteur de la maison et les conserver dans leurs dossiers pendant cinq ans. Ceci s’applique à toutes les transactions, suspectes ou non, n’est-ce pas?
     
  2. Est-ce que la convention d’achat et de vente (le contrat de vente) doit contenir les renseignements exigés par CANAFE? Plus précisément, est-ce que la convention doit décrire le type et le nombre de documents d’identité présentés par l’acheteur aux fins de vérification de son identité? Je crois que ces renseignements ne doivent pas nécessairement apparaître dans le contrat lui-même, est-ce correct?
     
  3. Pour respecter les exigences de CANAFE, qu’est-ce qui constitue un « document de renseignements à propos de l’acheteur »? Par exemple, existe-t-il un formulaire spécifique devant être rempli par le promoteur immobilier qui vend une maison neuve, cette personne doit-elle en créer un ou peut-elle simplement conserver les renseignements sous forme de notes, de photocopies, etc. dans son propre système (dossiers papier ou électroniques)?
     
  4. Quelles sont les obligations du vendeur en ce qui concerne les activités d’entreprise ou la profession de l’acheteur? Est-ce qu’il doit simplement le demander et conserver l’information dans ses dossiers? Ou a-t-il la charge de vérifier les activités ou la profession et, si oui, comment?
     
  5. Si l’acheteur fournit 10 000 $ ou plus en espèces à l’intérieur d’une période de 24 heures, le promoteur immobilier a l’obligation de le déclarer au CANAFE, mais peut poursuivre la transaction sans en informer l’acheteur. Est-ce correct? Ainsi, peut-on en déduire que quelques ou plusieurs paiements en espèces de moins de 10 000 $ répartis sur une période de plus de 24 heures n’ont pas à être déclarés?

Réponse:

En vertu de l’article 39.5 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), « les promoteurs immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi dans les cas suivants :
a) le promoteur immobilier est une personne ou entité autre qu’une personne morale et il vend au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf;
b) il est une entité qui est une personne morale et il vend au public, pour son propre compte ou pour le compte d’une filiale ou d’une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. »

Les personnes ou les entités assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et ses règlements connexes ont des obligations relatives à la vérification de l’identité, à la tenue de dossiers, à la conformité et à la déclaration. Voici donc les réponses concernant précisément les aspects pour lesquels vous avez des questions.

  1. Oui, c’est juste. Peu importe que la maison soit neuve ou non, ou encore que la transaction soit suspecte ou non, le promoteur immobilier doit tenir des dossiers conformément à l’article 39.5 du Règlement. Voici les documents à conserver :
  • Relevés d’opérations importantes en espèces;
  • Relevés de réception de fonds;
  • Documents contenant des renseignements sur le client;
  • Documents concernant les déclarations d’opérations douteuses.
  1. Vous avez bien compris. CANAFE ne prévoit pas l’utilisation d’un format particulier de documents pour la tenue de dossiers. Lorsqu’un promoteur immobilier doit conserver certains renseignements, il décide lui-même de la manière dont il va le faire. Aux fins du Règlement, tous les documents à conserver doivent l’être de manière à pouvoir être fournis à CANAFE dans un délai de 30 jours après qu’une demande d’examen du document ait été faite conformément à l’article 62 de la Loi (art. 70 du Règlement).
     
  2. Comme cela a été expliqué dans la réponse précédente, CANAFE ne prévoit pas l’utilisation d’un format particulier de documents pour la tenue de dossiers.

À proprement parler, il n’existe pas de « document de renseignements à propos de l’acheteur ». Cependant, les promoteurs immobiliers ont l’obligation de tenir des documents contenant des renseignements sur le client. Ces documents doivent notamment contenir le nom et l’adresse du client ainsi que :

  • si le client est une personne, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas;
  • si le client est une entité, la nature de son entreprise principale.

La manière dont les renseignements sont conservés et l’endroit où ils le sont déterminés par le promoteur immobilier.

  1. Comme cela est indiqué à la question 3, le promoteur immobilier doit conserver des renseignements à propos de l’acheteur, notamment concernant la nature de l’entreprise principale ou de la profession de ce dernier. Cependant, le promoteur n’a aucune obligation de vérifier ces renseignements.

Cela dit, si le document de renseignements concerne une personne morale, le promoteur immobilier doit conserver une copie des parties de tout document officiel contenant une clause concernant le pouvoir de lier la société à l’égard de transactions avec le promoteur immobilier.

En outre, lorsqu’un promoteur immobilier doit conserver des renseignements en vertu de l’article 39.7 du Règlement, il doit vérifier l’identité de chacune des personnes participant à la transaction et :

a) vérifier l’existence ainsi que le nom et l’adresse de toute personne morale pour laquelle une transaction est effectuée, conformément à l’article 65 du Règlement, y compris les noms de ses administrateurs;
b) vérifier l’existence de toute entité, autre qu’une personne morale, pour laquelle une transaction est effectuée, conformément à l’article 66 du Règlement.

L’article 65 du Règlement précise que l’existence ainsi que le nom et l’adresse de toute personne morale, de même que les noms de ses administrateurs, doivent être vérifiés dans les 30 jours suivant la transaction, en consultant le certificat de constitution de la personne morale, un document devant être déposé chaque année en vertu des lois provinciales sur les valeurs mobilières applicables ou tout autre document qui confirme l’existence de la personne morale. Le document utilisé peut être en format papier ou électronique, et obtenu d’une source accessible au public. Si la vérification de l’existence de la personne morale a été effectuée par consultation de la version électronique d’un document, le paragraphe 65(3) du Règlement exige que la personne ou l’entité qui doit vérifier les renseignements tienne un document comportant le numéro d’enregistrement de la personne morale, le type de document consulté et la provenance de la version électronique. Lorsque la vérification de l’existence de l’entité a été effectuée par consultation de la version papier d’un document, le paragraphe 65(4) du Règlement exige que la personne ou l’entité qui doit vérifier les renseignements conserve le document ou une copie de celui-ci.

L’article 66 du Règlement prévoit quant à lui que l’existence d’une entité autre qu’une personne morale soit vérifiée dans les 30 jours suivant la transaction, en consultant la convention de société, l’acte d’association ou tout autre document semblable qui confirme son existence. Le document utilisé peut être en format papier ou électronique, et obtenu d’une source accessible au public. Si la vérification de l’existence de l’entité a été effectuée par consultation de la version électronique d’un document, le paragraphe 66(3) du Règlement exige que la personne ou l’entité qui doit vérifier les renseignements tienne un document comportant le numéro d’enregistrement de la personne morale, le type de document consulté et la provenance de la version électronique. Lorsque la vérification de l’existence de l’entité a été effectuée par consultation de la version papier d’un document, le paragraphe 66(4) du Règlement exige que la personne ou l’entité qui doit vérifier les renseignements conserve le document ou une copie de celui-ci.

  1. Conformément au paragraphe 52(1) du Règlement, tous les promoteurs immobiliers assujettis à la partie 1 de la Loi qui reçoivent en espèces un montant d’au moins 10 000 $ au cours d’une même transaction doivent le déclarer au Centre. Le terme « une transaction » comprend aussi deux transactions ou plus de moins de 10 000 $ chacune au cours d’une période de 24 heures consécutives et dont le total s’élève à au moins 10 000 $.

Ainsi, lorsqu’un promoteur immobilier reçoit 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule transaction, ou un total de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une période de 24 heures consécutives, et ce, peu importe le nombre de transactions, il doit le déclarer à CANAFE.

Date répondue : 2014-04-11

Numéro IP : PI-6136

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 39.5, 39.7, 52(1), 65, 66, 70

Déclaration DOIE et relevé de réception de fonds

Question:

  1. Qu'est-ce que la maison de courtage devrait indiquer sur le relevé de réception de fonds? (P. ex. fonds reçus dans le compte de courtage, par le biais d'un dépôt en espèces du client OU faut-il considérer qu'il s'agit de fonds reçus en espèces?)
     
  2. Est-ce qu'une DOIE est nécessaire pour le scénario suivant?
  • La maison de courtage représente un acheteur qui a acheté une propriété.
  • L'acheteur a déposé 20 000 $ en espèces dans le compte bancaire de courtage à la banque, un dépôt pour l'achat; la banque enverra une copie du bordereau de dépôt à la maison de courtage.
  • L'acheteur s'est rendu directement à la banque pour faire le dépôt, aucune somme en espèces n'a été donnée à la maison de courtage.
  • La pratique habituelle de la maison de courtage consiste à donner à ses clients les renseignements sur leur compte de dépôt (de courtage) afin que les fonds puissent être déposés directement dans leur compte.

Réponse:

Conformément au paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, le relevé de réception de fonds s'entend, « à l’égard de la réception de fonds dans le cadre d’une opération, d'un document comportant les renseignements suivants :

(a) s’ils ne peuvent être facilement obtenus d’autres documents tenus et conservés en application du présent règlement par le destinataire, le nom de la personne ou de l’entité qui remet de fait la somme, ainsi que les renseignements suivants :
(i) s’il s’agit d’une somme reçue d’une personne, son adresse, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
(ii) s’il s’agit d’une somme reçue d’une entité, son adresse et la nature de son entreprise principale;
(b) la date de l’opération;
(c) pour chaque compte touché par l’opération, le numéro du compte, le type de compte, le nom au complet de chaque titulaire du compte et la devise dans laquelle l’opération est effectuée;
(d) le détail de l’opération et son objet, notamment le nom des autres personnes ou entités en cause et le type et le mode d’opération;
(e) si les fonds sont reçus en espèces, la manière dont ils sont reçus, notamment par véhicule blindé, en personne ou par courrier;
(f) le montant total de la somme reçue et la devise en cause ».

Le relevé de réception de fonds doit refléter avec précision l'opération au cours de laquelle des fonds ont été reçus. C'est pourquoi l'entité déclarante devrait, dans ce scénario, indiquer que les fonds ont été reçus par le biais d'un dépôt, par le client, directement dans le compte de courtage à la banque.

La DOIE a pour but d'indiquer la réception de 10 000 $ et plus en espèces au cours d'une seule opération. Un dépôt effectué par le client dans un compte de courtage, lorsque la maison de courtage n'a manipulé l'argent à aucun moment, n'est pas considéré comme la réception de fonds en espèces. Dans ce cas, l'opération n'est pas une opération en espèces et la déclaration d'opérations importantes en espèces n'est donc pas requise.

Date répondue : 2014-02-26

Numéro IP : PI-6104

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents, Déclaration

Directives :

Règlements : 1(2)

Opérations de change comportant une composante d’un Télévirement

Question:

Nous avions quelques rials iraniens, en Iran, que nous avons vendus à l’entreprise A des Émirats arabes unis (EAU), qui a envoyé des dollars américains à notre banque en Europe. Normalement, l’entreprise A est l’INSTRUCTEUR, sa banque, l’EXPÉDITEUR, notre banque européenne, le destinataire, et nous sommes le bénéficiaire. Dans le modèle de rapport de télévirement international de F2R, le destinataire est Money XYZ, et il ne nous sera pas permis de changer pour notre banque européenne.

Nous ne ferons physiquement aucun transfert d’argent pour des rials en Iran. Il s’agit d’un compte de règlement. Comme il a déjà été expliqué pour les rials, nous n’avons qu’à porter le débit ou le crédit à notre compte; quand l’agent en Iran nous doit de l’argent, il vend des rials à l’entreprise A, à Dubaï, et leur demande de nous envoyer l’équivalent en dollars américains.

Ainsi, il semble qu’il n’y ait aucune obligation de déclarer une telle transaction. Ai-je bien compris? J’aimerais savoir ce que vous avez à dire à ce sujet. En général, nous cherchons à savoir si un client canadien effectue quelque télévirement que ce soit de son compte à l’étranger sur notre compte européen, et s’il y a obligation d’en déclarer le paiement s’il est effectué depuis l’extérieur du Canada.

Réponse:

L’alinéa 28(1)(c) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que toute entreprise de services monétaires est tenue de déclarer un télévirement de l’étranger, à la demande d’un client, de 10 000 $ ou plus au cours d’une seule opération, et de joindre à la déclaration les renseignements prévus aux annexes 3 ou 6, selon le cas. En outre, le paragraphe 1(2) du Règlement définit le terme télévirement comme « la transmission – par voie électronique, magnétique ou optique ou au moyen d’un appareil téléphonique ou d’un ordinateur – d’instructions pour un transfert de fonds, à l’exclusion du transfert de fonds à l’intérieur du Canada ».

Par conséquent, pour qu’il y ait obligation de déclarer, un télévirement doit :

  • avoir été demandé par un client;
  • comprendre la transmission d’instructions visant à faire transférer des fonds à l’étranger.

Compte tenu de ce qui précède, l’entreprise Money XYZ ne semble pas exercer d’activités liées aux transactions par télévirement, car elle ne transmet pas d’instructions visant à faire transférer des fonds à l’étranger. En fait, l’entreprise Money XYZ effectue des opérations de change pour lesquelles elle se fait payer par l’intermédiaire de télévirements. Elle n’est pas l’entité à qui les clients demandent d’envoyer ou de recevoir des télévirements, mais simplement une bénéficiaire de ceux-ci.

Cela étant dit, en tant qu’entité exerçant des opérations de change, l’entreprise Money XYZ serait tenue de conserver des fiches d’opérations de change, tel qu’il est stipulé au paragraphe 30(f) du Règlement, et de procéder à la vérification de l’identité, sous réserve du paragraphe 63(1) et conformément au paragraphe 64(1).

Date répondue : 2014-01-14

Numéro IP : PI-5681

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 8

Règlements : 1(2), 28(1)(c), 30(f)

Titres négociables – chèque et traite bancaire

Question:

Un membre fait un chèque à l'ordre d'une entreprise non membre. Le propriétaire de l'entreprise vient faire certifier le chèque, mais nous remplaçons plutôt ce chèque par une traite bancaire/un chèque officiel du même montant libellé au nom de la même personne que le chèque d'origine.

J'aimerais savoir si, pour cette opération, nous devons tenir un document et vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

Réponse:

Un membre fait un chèque à l'ordre d'une entreprise non membre. Le propriétaire de l'entreprise vient faire certifier le chèque, mais nous remplaçons plutôt ce chèque par une traite bancaire/un chèque officiel du même montant libellé au nom de la même personne que le chèque d'origine.

J'aimerais savoir si, pour cette opération, nous devons tenir un document et vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

Réponse : 

L'alinéa 14k) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule qu'une entité financière doit tenir un document « si elle reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité autre qu'une entité financière en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables », et consigner dans ce document « la somme reçue, la date de réception de celle-ci, les nom et adresse de la personne qui l'a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables ».

Je note que le terme « titres négociables » n'est pas défini dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) ou dans le Règlement, et devrait donc se voir attribuer sa signification commune/ordinaire. Dans le Black's Law Dictionary, le terme « titres négociables » est défini comme une promesse ou une ordonnance sans condition, écrite ou signée, de payer une somme d'argent précise, sur demande ou à un moment défini, payable à ordre ou au porteur, ce qui englobe les traites bancaires et les chèques (certifiés ou non).

Le Règlement sur la déclaration des mouvements transfrontaliers d'espèces et d'effets (RDMTEE) fournit d'autres indications à ce sujet dans sa définition d'« effets » au paragraphe 1(1). Au sens de ce règlement, les « effets » sont ceux ci-après, qu'ils soient au porteur ou que leur titre soit transmissible de la main à la main :

(a) les valeurs mobilières, y compris les actions, les bons, les obligations et les bons du Trésor;
(b) les titres négociables, y compris les traites bancaires, les chèques, les billets à ordre, les chèques de voyage et les mandats poste, à l'exclusion des certificats d’entrepôt et des connaissements.

Qui plus est, l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques définit un effet comme un titre négociable, notamment « chèque, chèque de voyage, traite, lettre de change ou titre de versement postal ».

Compte tenu de ce qui précède, il apparaît clairement qu'un chèque et/ou une traite bancaire est un titre négociable et, par conséquent, les obligations énoncées à l'alinéa 14k) du Règlement s'appliqueraient dans le scénario susmentionné, à condition que le seuil de 3 000 $ soit atteint.

Date répondue : 2013-11-20

Numéro IP : PI-5648

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 14(k), 1(1) CCMIRR

Obligations en matière de tenue de documents pour les transactions incomplètes

Question:

Voici deux questions concernant les obligations d’un courtier immobilier en matière de tenue de documents quand une transaction n’est pas achevée :

  1. Est-ce que les courtiers immobiliers ont l’obligation de conserver un relevé de réception de fonds dès la réception des fonds, même dans le cas où l’achat ou la vente n’a pas été conclu?
  2. Est-ce que les courtiers immobiliers ont l’obligation de conserver un dossier-client pour une transaction incomplète, selon qu’il y ait ou non réception de fonds?

Réponse:

  1. L’article 39(1)(a) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que « Sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 37, les documents suivants […] un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public ».

Cette exigence en matière de tenue de document s’applique si le courtier ou l’agent immobilier reçoit toute somme d’argent que ce soit au cours d’une seule opération lorsqu’il agit à titre d’agent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. Cette exigence s’applique dès que le courtier ou l’agent immobilier a reçu les fonds, que l’achat ou la vente de biens immobiliers ait été conclu ou non.

Contrairement au document concernant les opérations importantes en espèces, la somme reçue, dans le cas d’un relevé de réception de fonds, peut prendre n’importe quelle forme; il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un montant en argent. Le courtier ou l’agent immobilier n’est pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds en ce qui touche une transaction pour laquelle il doit tenir un relevé d’opération importante en espèces (conformément au paragraphe 39(3) du Règlement). En d’autres termes, si la somme de la réception de fonds est de 10 000 $ en argent ou plus, le relevé d’opération importante en espèces remplace le relevé de réception de fonds.

  1. L’article 39(1)(b) du Règlement stipule que « Sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 37, les documents suivants […] un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers ».

Le courtier ou l’agent immobilier est tenu de tenir un dossier-client en ce qui touche tout achat ou toute vente de bien immobilier. Aucune exigence ne s’applique relativement à la tenue d’un dossier-client s’il n’y a pas achat ou vente de bien immobilier.

 

Date répondue : 2013-10-07

Numéro IP : PI-5632

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 39(1)(a), 39(1)(b)

Tenue de documents relativement à la profession du client

Question:

J’aimerais avoir de plus amples renseignements sur le sujet suivant:

L’exigence prévue par la loi en ce qui touche la tenue de documents relativement à la profession du client.

Réponse:

Un courtier ou un agent immobilier est tenu de tenir des documents, entre autres, relativement à la profession de ses clients, si le client est une personne.

La référence à la profession du client doit refléter le langage normalisé du marché du travail dont on se sert pour décrire les fonctions qu’exercent les Canadiens sur le marché du travail. De cette façon, la profession, dans le cadre du marché du travail canadien traditionnel, devrait transmettre une idée précise et détaillée des fonctions exercées.

Bien qu'« à la retraite » ne soit pas une profession en soi, ce statut est acceptable comme référence à la situation relative au travail d’un client si, dans les faits, le client est bel et bien à la retraite.

Dans le cas où la profession du client est médecin ou enseignant, on pourrait accepter les deux comme référence, car ils donnent une idée précise et détaillée du type de travail qu’exerce le client.

Date répondue : 2013-09-13

Numéro IP : PI-5616

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 39(1), 64(1)

Dossier-client et relevé de réception de fonds

Question:

Dans les cas où un courtier immobilier a dirigé le client vers un autre courtier, qui est responsable de la présentation du dossier-client et du relevé de réception de fonds? Le courtier qui a dirigé le client ne l'a jamais représenté et, après l'avoir dirigé, n'a plus fait affaire avec lui.

Réponse:

L'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule ceci : « Les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) lorsqu’ils agissent à titre d’agents dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. » L'article 39 du Règlement stipule ceci : « tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 37, les documents suivants : a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme qu’il reçoit au cours d’une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d’une entité financière ou d’un organisme public; b) un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers ».

En vertu de l'article 2 de la Loi, le terme « client » est défini comme suit : « Toute personne ou entité qui se livre à une opération ou à une activité financières avec une personne ou une entité visées à l’article 5 ».

Les dispositions susmentionnées indiquent clairement que les obligations de tenue de documents prévues par l'article 39 du Règlement doivent être remplies par l'entité qui a bel et bien effectué l'opération financière avec le client. Dans le scénario que vous avez présenté, ces obligations doivent être remplies par le courtier immobilier qui a agi à titre d'agent pour le client dans le cadre de l'achat ou de la vente des biens immobiliers, et non par le courtier qui n'a fait que diriger le client.

Date répondue : 2013-08-29

Numéro IP : PI-5608

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 37

Loi : 2, 39

Exigences de tenue de documents sur les titulaires de carte de crédit

Question:

Supposons qu'une entité financière ouvre un compte de carte de crédit pour une personne morale autre qu'un courtier en valeurs mobilières. Avant d'émettre de carte sur le compte, l'entité financière (i) effectue une vérification adéquate de l'identité de la personne morale (c.-à-d. qu'elle confirme son existence, sa dénomination sociale, son adresse et le nom des administrateurs), et (ii) obtient les documents pertinents sur la personne morale (p. ex. les registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte, la propriété bénéficiaire, etc.). De plus, par la suite, l'entité financière conserve toutes les demandes de carte de crédit qu'elle reçoit de la personne morale et tous les relevés de carte de crédit qu'elle émet à l'égard de la personne morale.

Supposons également que, sur le compte, l'entité financière émet, à la personne morale, un certain nombre de cartes de crédit, qui peuvent seulement être utilisées en conformité avec la politique d'utilisation approuvée de la personne morale. Certaines cartes portent en relief le nom d'un employé particulier, alors que d'autres sont simplement destinées à être utilisées par un certain département (p. ex. par le département de marketing pour les services de traiteur et de restauration). De plus, tous les relevés de carte de crédit sont émis à la personne morale, et cette dernière demeure la seule responsable du paiement de tous les frais relatifs à toutes les cartes de crédit émises sur le compte (même celles qui portent en relief le nom d'un employé particulier).

Ma question concerne les exigences de tenue de documents sur les titulaires de carte. Plus particulièrement, est-il suffisant que l'entité financière ait accès aux renseignements des titulaires de carte (p. ex. leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone, leur date de naissance, selon la disponibilité des renseignements) et puisse les utiliser sur demande? Ou doit-elle vérifier que les noms des titulaires de carte ne figurent pas sur la liste canadienne pertinente de personnes bloquées (à titre de rappel, ce ne sont pas les titulaires de carte qui ont demandé le compte, et ils ne font qu'utiliser les cartes à titre d'employés de la personne morale)?

D'après ce que je comprends, la personne morale est le « client » de l'entité financière, et, par conséquent, il faut seulement vérifier que les renseignements de la personne morale (p. ex. sa dénomination sociale, ses administrateurs et ses propriétaires bénéficiaires) ne figurent pas sur la liste de personnes bloquées. Autrement dit, il n'est pas nécessaire de conserver les renseignements des titulaires de carte dans la même plate-forme de traitement que ceux de la personne morale (à titre de rappel, les renseignements pertinents pour chaque titulaire de carte sont tout de même disponibles sur demande). Pouvez-vous confirmer si ma compréhension est exacte?

Réponse:

L'article 54.1 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que : « Sous réserve des paragraphes 62(1) et (2) et de l’article 63, toute entité financière doit prendre les mesures suivantes :

b) lorsqu’elle ouvre un compte de carte de crédit au nom d’une personne morale, vérifier l’existence de celle-ci, ses dénomination sociale et adresse et les noms de ses administrateurs conformément à l’article 65 ».

Par conséquent, vous avez raison de croire que le client de l'entité financière est la personne morale. En vertu de l'alinéa 54.1(b), l'entité financière est tenue de vérifier l'identité de la personne morale, mais pas les employés désignés comme titulaires de carte.

De plus, l'article 14.1 du Règlement stipule que : « Sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit, pour chaque compte de carte de crédit qu’elle ouvre, tenir les documents et renseignements suivants : [...]

b) pour chaque compte ouvert au nom d’un client qui est une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte;
c) les nom, adresse et numéro de téléphone de chaque titulaire de carte de crédit pour le compte;
d) la date de naissance, si elle est connue après qu’elle ait pris des mesures raisonnables pour l’obtenir, de chaque titulaire de carte de crédit pour le compte ».

L'entité financière doit tenir des documents sur les renseignements des titulaires de carte énumérés ci-dessus, et pouvoir utiliser ces renseignements sur demande. Toutefois, contrairement à la personne morale même, les titulaires de carte, ou employés, ne doivent pas être identifiés en vertu de l'alinéa 54.1b) du Règlement. Compte tenu de cela, il sera seulement possible de vérifier que les renseignements de la personne morale (p. ex. sa dénomination sociale, ses administrateurs, ses propriétaires bénéficiaires) ne figurent pas sur les listes d'entités terroristes du BSIF.

 

Date répondue : 2013-07-25

Numéro IP : PI-5580

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 14.1, 54.1

Simples affichages

Question:

L’entité du secteur de l'immobilier pose une question au sujet d’une application précise de la Loi. Elle estime que les critères suivants ne devraient pas être utilisés pour déterminer les courtiers ou les vendeurs immobiliers assujettis à la Loi :

  • la forme d’affichage qu’ils utilisent;
  • la façon dont le formulaire est modifié;
  • s’ils ne fournissent que de simples affichages.

La Loi stipule que tout courtier ou vendeur immobilier est assujetti à la Loi lorsqu’il agit à titre d’agent dans le cadre de l’achat ou de la vente d’un bien immobilier. Par conséquent, l’entité du secteur de l'immobilier qui pose la question estime qu’en vertu du Règlement, les courtiers ou agents immobiliers doivent être conformes au régime pour toutes les opérations immobilières auxquelles ils prennent part, y compris tous les biens affichés sur MLS ®, peu importe s’il ne s’agit que de simples affichages.

Réponse:

Le paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes définit un courtier ou agent immobilier comme étant « une personne ou entité autorisée, par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d’une loi provinciale, à vendre ou à acheter des biens immobiliers ». L’article 37 du même règlement précise que « les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu’ils agissent à titre d’agents dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers » Cela signifie que lorsqu’une personne ou une entité, qui est autorisée par licence ou enregistrement délivré aux termes d’une loi provinciale à vendre ou à acheter des biens immobiliers, agit à titre d’agent lors de l’achat ou de la vente de biens immobiliers, elle est assujettie à la Partie 1 de la Loi.

La position de CANAFE se fonde sur l’entente conclue par écrit entre le simple afficheur et le vendeur de la propriété, puisque cette entente démontre bien la relation entre le vendeur ou l’acheteur et le courtier ou vendeur immobilier.

Toutefois, les courtiers ou vendeurs immobiliers sont les mieux placés pour déterminer s’ils agissent à titre d’agent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. Si l’agent offre des services non affichés dans l’entente, des services qui le rendent assujetti à la Loi et à ses règlements connexes, il doit satisfaire aux exigences de la Loi et de ses règlements connexes. Une entente est un contrat privé entre le vendeur ou l’acheteur et le courtier ou vendeur immobilier qui, comme pour toute disposition d’une entente privée, ne peut pas infirmer ou contredire une loi publique.

L’alinéa 59.2 (3) du Règlement stipule ce qui suit :

Si les parties à une opération immobilière sont représentées par des courtiers ou agents immobiliers distincts, chacun de ces courtiers ou agents immobiliers est tenu de vérifier l’identité ou l’existence, selon le cas, de la partie qu’il représente.

Si seulement certaines des parties d’une opération immobilière sont représentées par des courtiers ou agents immobiliers, chacun de ces courtiers ou agents immobiliers qui représentent une des parties de l’opération doit prendre les mesures raisonnables pour vérifier l’identité ou l’existence des parties qui ne sont pas représentées.

Dans cette situation, si un courtier ou agent d’immobilier n’est pas capable de vérifier l’identité ou l’existence des parties non représentées, il devra consigner par écrit les mesures qu’il a prises et les raisons pour lesquelles il n’est pas en mesure de vérifier l’identité ou l’existence des autres parties.

Ces dispositions de fournissent aucune précision quant au concept de « mesures raisonnables » et le terme n’est pas défini dans la Loi ni dans les règlements. Toutefois, notre ligne directrice 6B : Tenue de documents et vérification de l’identité des clients – Secteur de l’immobilier donne des directives concernant la politique de CANAFE concernant ce terme.

Date répondue : 2013-05-02

Numéro IP : PI-5539

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 1(2), 37, 59.2(3)

Obligations du promoteur de copropriétés

Question:

Veuillez noter que notre cabinet d’avocats agit pour le compte d’un promoteur de copropriétés qui exerce des activités relatives à l’aménagement et à la vente d’unités condominiales neuves; par ailleurs, notre client (le « promoteur ») a lui aussi retenu les services d’une agence immobilière/maison de courtage indépendante (l’« Agence ») pour mettre en marché et vendre les unités condominiales neuves à des tiers acquéreurs. D’après ce que j’ai compris, bien que les promoteurs et constructeurs immobiliers soient des entités déclarantes aux termes de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (ci-après dénommé « CANAFE »), le promoteur n’est pas tenu de se conformer aux exigences de CANAFE en matière de déclaration et de tenue de documents dans les cas où la vente de toutes les unités condominiales en cours d’aménagement sont entre les mains de l’Agence, car les courtiers et agents immobiliers sont également des entités déclarantes aux termes de CANAFE, et par conséquent l’Agence (qu’il s’agisse d’un courtier externe ou d’un agent immobilier avec lequel le promoteur a une relation contractuelle) sera de ce fait contrainte de conserver les dossiers exigés et de mettre à la disposition du gouvernement toute déclaration requise en lien avec la vente des unités.

Pourriez-vous confirmer :

  1. Si j’ai bien compris de quoi il en retourne (concernant le fait que le promoteur n’a pas à se conformer aux exigences de CANAFE en matière de déclaration et de tenue de documents dans les circonstances susmentionnées);
  2. Si le promoteur avait à subir toute répercussion négative que ce soit (comme une amende ou toute sanction pénale ou quasi-criminelle, ou une action civile) dans l’éventualité où l’Agence n’aurait pas, par inadvertance, rempli les obligations de CANAFE en lien avec toute vente d’une unité par le promoteur dans le chantier de l’immeuble en copropriété;
  3. Si l’argent reçu par le promoteur pour la conclusion de toute opération de vente d’unité que ce soit (à l’égard de laquelle l’Agence n’aurait pas rempli les obligations de CANAFE) est susceptible d’être saisi (et confisqué) par le gouvernement à tout moment après la date de la conclusion de la vente.

Réponse:

Pour répondre à vos questions relatives à votre client, au promoteur et à ses relations contractuelles avec un courtier ou un agent à l'externe, la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) expose les grandes lignes des obligations en matière de déclaration pour les promoteurs immobiliers.

Le paragraphe 1(2) du Règlement stipule que « promoteur immobilier s’entend, à une date donnée au cours d’une année civile, de toute personne ou entité qui, avant cette date au cours de la même année ou au cours d’une année civile antérieure après 2007, a vendu au public, autrement qu’à titre de courtier ou d’agent immobilier, selon le cas :

(a) au moins cinq maisons ou unités condominiales neuves;
(b) au moins un immeuble commercial ou industriel neuf;
(c) au moins un immeuble résidentiel à logements multiples neuf contenant au moins cinq logements ou au moins deux immeubles résidentiels à logements multiples neufs contenant au total au moins cinq logements. »

En vertu du paragraphe 39.5(1) du Règlement, « Les promoteurs immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi dans les cas suivants :

(a) le promoteur immobilier est une personne ou entité autre qu’une personne morale et il vend au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf;

(b) il est une entité qui est une personne morale et il vend au public, pour son propre compte ou pour le compte d’une filiale ou d’une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. »

Il s’agirait d’une question de fait visant à permettre de déterminer qui doit se conformer aux exigences prévues dans la Loi et les règlements connexes, dans le cas où le promoteur immobilier aurait retenu les services d’une agence immobilière/maison de courtage indépendante pour mettre en marché et vendre les unités condominiales neuves à des tiers acquéreurs. En fait, tout dépendrait de la nature de la relation contractuelle entre le constructeur immobilier et le bureau de vente.

  • S’il est prévu dans le contrat que le bureau de vente agisse en tant qu’agent du constructeur immobilier (et les agents immobiliers indépendants en tant qu’employés du onstructeur immobilier), le constructeur immobilier est alors tenu de respecter les obligations (à savoir les règles habituelles pour les agents et les employés, sans oublier l’exception habituelle selon laquelle l’agent ou l’employé peuvent être personnellement tenus de déclarer les opérations douteuses pour lesquelles ils ont des motifs raisonnables).
  • Si le contrat n’est qu’un simple marché de services (c’est-à-dire lorsque l’agent immobilier a obtenu le marché pour faire la publicité et diffuser l’information auprès des clients potentiels, mais ne joue pas le rôle d’agent pour la vente – il aide simplement l’acheteur à remplir l’offre et sert d’intermédiaire afin de transmettre l’offre au constructeur immobilier, qu’il peut accepter ou non), il incombe alors encore une fois au constructeur immobilier de respecter toutes les obligations, tandis que l’agent immobilier n’en a absolument aucune à respecter (pas même les obligations de déclarations d'opérations douteuses).

Date répondue : 2013-04-12

Numéro IP : PI-5534

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents, Déclaration

Règlements : 39.5(1)

Loi : 1(2)

"Cash-on delivery account for bonds" - Utilisation prévue du compte acceptable

Question:

Est-ce que « cash-on-delivery account for bonds » constitue une utilisation prévue du compte acceptable?

Réponse:

Le but de l’obligation de tenir des documents sur l'utilisation prévue pour chaque compte est de fournir aux entités déclarantes un aperçu des intentions du client à l'étape de l'ouverture du compte et à lui permettre d'identifier tout écart ou incohérence dans l'utilisation du compte par rapport aux intentions affichées, dans l'optique d'identifier les zones jugées à risque élevé de blanchiment d’argent ou de financement d'activités terroristes et de prendre les mesures d'atténuation nécessaires.

Ni la Loi ni le Règlement ne définit ce qui est considéré comme acceptable ou non de l’utilisation prévue d'un compte. Quant à nos lignes directrices, même si elles donnent certains exemples de l'utilisation prévue, elles ne contiennent pas d'instruction en ce qui concerne le niveau de précision requis pour la tenue de documents sur l'utilisation prévue du compte. Plus important encore, elles ne déterminent pas ce qui serait considéré comme une tenue de documents «insuffisante» pour l'utilisation prévue du compte. À titre de comparaison, en terme de tenue de documents pour l’entreprise ou l’occupation, nos lignes directrices indiquent clairement que les entités déclarantes doivent inscrire «de nombreux détails lorsque vous décrivez l'entreprise ou la profession » et fournissent des exemples concrets de ce qui est considéré insuffisant.

Pour répondre à ta question, « Est-ce que « cash-on-delivery account for bonds » constitue une utilisation prévue du compte acceptable? » La réponse est oui, ceci est une utilisation prévue légitime d'un compte auprès d'un courtier en valeurs mobilières, donc satisfait à l'exigence de l'alinéa 23(1)(a.1) du Règlement.

Date répondue : 2013-02-19

Numéro IP : PI-5500

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 23(1)(a.1)

Acquisition d'un portefeuille

Question:

La Société ABC souhaitait obtenir des précisions par écrit concernant les exigences en matière de tenue de dossier qu'elle devait respecter relativement à l'achat d'un groupe auprès d'une compagnie d'assurance-vie, puisque la majeure partie des hypothèques achetées dataient d'avant 2002 et ne satisfaisaient pas aux exigences actuelles en matière de tenue de dossiers.

Réponse:

Conformément à l'article 54 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), chaque entité financière doit vérifier l'identité d'une personne, d'une société ou d'une entité autre qu'une société à l'ouverture d'un compte. En ce qui concerne l'acquisition d'un portefeuille, l'entité acheteuse doit vérifier si les comptes sont ouverts ou non, afin de déterminer les obligations d'identification connexes.

CANAFE a conclu que, si les conditions suivantes s'appliquent, aucun compte n'est ouvert lorsqu'une entité transfère des comptes clients :

  • l'identité des clients a déjà été vérifiée et les dossiers ont été tenus conformément à la Loi et son règlement, ou encore, il est possible qu'aucune exigence législative permettant de vérifier l'identité n'ait été en place (avant le 12 juin 2002) au moment où le compte a été ouvert;
  • seuls des changements mineurs ont été apportés au compte, par exemple un changement de numéro de compte, de logo ou de marque, une nouvelle carte bancaire et de nouveaux services complémentaires;
  • l'historique des opérations suit.

L'entité acheteuse doit s'assurer que les comptes clients qu'elle a acquis ont déjà été identifiés conformément à l'article 64 du Règlement et que les dossiers sont tenus conformément à l'article 14 du Règlement.

Toutefois, si l'entité acheteuse ajoute un ou des comptes au profil d'un client qu'elle a acquis, elle doit vérifier l'identité du client au moment où le nouveau compte est ajouté. Les exceptions énoncées dans le Règlement (alinéa 62(1)c) et article 63 du Règlement) concernant la vérification de l'identité ne s'appliquerait pas dans un tel cas.

Cela dit, conformément au sous-alinéa 71(1)c)(i), chaque entité déclarante doit effectuer une évaluation des risques relativement à ses clients et relations d'affaires. Ainsi, l'entité acheteuse doit faire l'évaluation des risques concernant tous les nouveaux titulaires de comptes qu'elle a acquis. Si l'évaluation du risque révèle un risque élevé, l'entité acheteuse doit donc exécuter des mesures spéciales relatives à l’identification des clients, à la tenue des documents et au contrôle des opérations financières relativement aux activités qui présentent un risque élevé, conformément au paragraphe 9.6(2) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et présenté plus en détail dans l'article 71.1 du Règlement.

Finalement, à titre de pratique exemplaire, on encourage les entités déclarantes à revoir et à mettre à jour les renseignements sur les comptes, s'il y a lieu, lorsqu'elles acquièrent ces comptes dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition. Enfin, l'entité acheteuse prend en charge les nouveaux titulaires de compte qu'elle a acquis; elle doit non seulement veiller au respect de la Loi et de son règlement, mais aussi revoir le risque que ces clients nouvellement acquis peuvent constituer pour l'entité et le système financier canadien.

Date répondue : 2012-12-19

Numéro IP : PI-5478

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 14, 54, 62(1)(c), 63, 64, 71(1)(c)(i), 71.1

Loi : 9.6(3)

Titres négociables du genre – LBC – Exigences concernant l’identité

Question:

On nous a donné une nouvelle définition de « titres négociables du genre », qui comprend maintenant les traites bancaires tirées d'un compte de fiducie ou d’autres types de chèques officiels d’une coopérative de crédit.

Pourriez-vous confirmer ce qui suit :

  1.  Si un membre désire que la coopérative de crédit émette une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie de 3 000 $ ou plus à partir de fonds alimentés par ce membre (notamment les débits concernant le dépôt de ce membre), est-ce que s’appliquent alors les exigences de tenue de dossiers relatives aux « titres négociables du genre »? (cela comprendrait la consignation de la date, de la somme reçue, les nom et adresse de la personne qui l’a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage ou de « titres négociables semblables », ainsi que l’identité de la personne ou la confirmation de la consignation, si cette formalité a déjà été effectuée).
     
  2. Lorsqu’une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie est émise à partir de fonds provenant uniquement d’une coopérative de crédit, il n’est pas nécessaire de créer un dossier, car il ne s’agit pas de fonds appartenant à un membre. Toutefois, lorsqu’une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie est émise à partir de fonds ayant transités par le compte d’un membre, la création d’un dossier pour un titre négociable de 3 000 $ est alors exigée. Peut-on considérer que cela comprendrait le cas où un membre effectuerait le dépôt du produit de la vente d’une maison et que ces fonds étaient ajoutés aux produits d’une hypothèque de la coopérative de crédit afin de financer une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie sur l’achat d’une maison? (il est possible qu’une coopérative de crédit ait déjà dans son système toute l’information requise pour ce dossier, ce qui devrait faire l’affaire, dans la mesure où l’on a accès à toute l’information afin de ne pas avoir à créer un réel dossier). Parmi les consignations dans le dossier devraient figurer la date, la somme reçue (du compte du membre), les nom et adresse du membre ainsi qu’une consignation confirmant que son identité a été vérifiée.

Réponse:

Conformément au paragraphe 14(k) du Règlement, une entité financière doit tenir un registre « si elle reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d’une personne ou d’une entité autre qu’une entité financière en contrepartie de l’émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables », et dans ce registre doit être consigné « la somme reçue, la date de réception de celle-ci, les nom et adresse de la personne qui l’a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables ».

En s’appuyant sur l’information figurant à la puce no 1, ci-dessus, il n’y a aucune obligation en matière de tenue de documents lorsqu’une personne puise dans les fonds de son propre compte, appartenant à l’entité financière, en contrepartie de l’émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables.

En outre, si des fonds ayant transités par un compte d’un membre sont mélangés à des fonds d’une coopérative de crédit, pour l’émission d’une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie (comme à la puce no 2), les obligations en matière de tenue de documents ne sont pas déclenchées, car d’une part ces fonds proviennent du compte d’un client, et d’autre part, une partie de ces fonds a été reçue d’une entité financière. Toutefois, si à son arrivée à la coopérative de crédit le client a déjà les fonds, et les mélange à ceux de la coopérative de crédit pour l’émission d’une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie dans le but de s’acheter une maison, s’appliquent alors les obligations en matière de tenue de documents, car les fonds apportés n’ont pas été retirés du compte du client, mais bien apportés à l’institution par le client.

Date répondue : 2012-12-06

Numéro IP : PI-5473

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 14(k)

Réception de fonds – Alinéa 39(1)b)

Question:

Les fonds ne vont pas directement au vendeur; ils vont directement à la maison de courtage de son agent responsable de l’inscription. Ainsi, ce n’est pas l’agent de l’acheteur et la maison de courtage qui reçoivent les fonds, mais bien l’agent du vendeur et la maison de courtage.

Et qu’en est-il de la maison de courtage du vendeur?

La maison de courtage ou l’agent ont reçu les fonds directement d’un acheteur, mais il ne s’agit pas d’une relation professionnel-client avec l’acheteur; l’autre agent et l’autre maison de courtage, eux, sont dans une relation professionnel-client avec l’acheteur.

La question qui se pose encore est de savoir si l’agent du vendeur aurait ou non un relevé de réception de fonds à compléter. Dans l’affirmative, il faudrait alors également qu’ils consignent la vérification de leur identité et que cette vérification figure dans le relevé de réception de fonds.

Cela deviendrait alors problématique, car cette maison de courtage essaierait de vérifier l’identité d’un client d’une autre maison de courtage.

Réponse:

Conformément au paragraphe 39(1) et sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit, dans l’exercice d’une activité visée à l’article 39, tenir les documents suivants :

(a) un relevé de réception de fonds à l’égard de chaque somme reçue au cours d’une seule opération, à moins que la somme ne provienne d’une entité financière ou d’un organisme public;
(b) un dossier-client pour chaque achat ou vente d’un bien immobilier;
(c) s’agissant d’un relevé de réception de fonds ou d’un dossier-client à l’égard d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l’agent immobilier.

En réponse au scénario détaillé ci-dessus, à savoir que « Les fonds ne vont pas directement au vendeur; ils vont directement à la maison de courtage de son agent responsable de l’inscription. Ainsi, ce ne sont pas l’agent de l’acheteur et sa maison de courtage qui reçoivent les fonds, mais bien l’agent du vendeur et sa maison de courtage », je vous renvoie au paragraphe 39(4), qui stipule que « Si deux ou plusieurs parties sont représentées par des courtiers ou agents immobiliers et que l’un de ces derniers reçoit des fonds, à l’égard de l’opération, d’une partie qu’il ne représente pas, mais qui est représentée par un autre de ces courtiers ou agents immobiliers, il incombe à celui représentant la partie de laquelle les fonds sont reçus de tenir le relevé de réception de fonds visé à l’alinéa (1)a) et, s’il y a lieu, la copie visée à l’alinéa (1)c) ».

Ainsi, l’agent d’immeuble ou le courtier en relation avec le client qui envoie les fonds est responsable du relevé d’encaissement de fonds et des obligations qui y sont associées. Pour l’agent d’immeuble ou le courtier, cela atténue la nécessité de tenir un dossier ou d’assumer les obligations connexes relatives à un expéditeur de fonds avec qui il n’a aucune relation.

 

Date répondue : 2012-11-13

Numéro IP : PI-5466

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 39(1), 39(4)

Ouverture de compte en ligne et tenue de documents

Question:

Parfois, pour faire ouvrir un compte (en ligne ou sur place), les gens fournissent des renseignements, mais annulent leur demande avant même que nous ayons réellement ouvert le compte (de dépôts ou de prêts).

Diriez-vous que les règlements de CANAFE concernant la tenue de documents ne s’appliquent qu’à partir du moment où un compte est réellement ouvert?

La nouvelle demande de compte en question a été effectuée en ligne. La personne n’avait pas signé quoi que ce soit avant d’annuler sa demande.

Pour référence ultérieure, pourriez-vous clarifier les exigences en matière de tenue de documents qui s’appliqueraient dans ce cas, ainsi que dans le cas d’une personne qui signe une entente, mais qui l’annule avant d’avoir effectué quelque dépôt que ce soit.

Par souci de clarté, le compte est-il considéré comme ouvert, que le client ait ou non signé une entente d’ouverture de compte?

Réponse:

En réponse à la question, les exigences de tenue de documents à l’égard des entités financières s’appliquent dès l’ouverture d’un compte en vertu du paragraphe 14(a) du Règlement. Si un compte est considéré comme ouvert au nom d’un client, s’appliquent alors les exigences en matière de tenue de documents, qu’une opération sur le compte ait eu lieu ou non.

S’il n’y a pas d’ouverture de compte, les exigences en matière de tenue de documents ne s’appliquent pas.

Il incombe à toute entité financière de déterminer lorsqu’un compte est considéré comme étant ouvert. Les entités financières ont déjà leurs processus bien en place, si bien qu’elles devraient savoir ce qu’est un « compte ouvert ». Tant qu’elles n’ont pas complété leur processus documenté d’ouverture de compte, nous en concluons alors que le compte dont il est question ne serait pas considéré comme ouvert.

Date répondue : 2012-09-25

Numéro IP : PI-5454

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 14(a)

Changement de nom - Fonds professionnels

Question:

J’aimerais valider la position de CANAFE à l’égard de notre actuelle procédure de changement de nom. En effet, lorsqu’une personne nous demande d’effectuer un changement de nom dans son compte (ex. femme mariée qui demande que son compte soit maintenant libellé avec son nom de jeune fille) nous requérons un document justificatif (ex. jugement de divorce ou certificat de naissance) de même qu’une pièce d’identité valide comportant le nouveau nom.

Or, compte tenu de l'article 393 du Code civil du Québec (C.C.Q.) qui prévoit que chacun des époux conserve son nom pendant le mariage et exerce ses droits civils sous celui-ci, est-ce qu’à votre avis nous allons trop loin dans notre procédure en exigeant une pièce justificative dans le cas des femmes mariées qui reprennent leur nom de jeune fille?

Réponse:

L’alinéa 71.1 a) du règlement stipule que la personne ou l’entité visée au paragraphe 9.6(1) de la Loi doit prendre des « mesures raisonnables pour tenir à jour les renseignements relatifs à l’identité des clients et les renseignements visés à l’article 11.1 ».

La Loi n'exige pas de tenir à jour l'identification des clients, sauf s'il s'agit de clients présentant un risque élevé. De plus, la loi exige pour les clients présentant un risque élevé que l’entité tienne à jour les renseignements relatifs à l’identité non pas que l’entité doive identifier à nouveau le client.

Ceci étant dit, la nature des renseignements relatifs à l’identité des clients dépend de la nature des documents qui sont normalement gardés. Ceux-ci inclus généralement son nom, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et sa profession ou son entreprise principale.

CANAFE n’est pas en mesure de commenter sur les lignes directrices internes d'ABC Inc. en ce qui concerne le cas où une personne demande d’effectuer un changement de nom dans son compte.

Date répondue : 2012-09-12

Numéro IP : PI-5449

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 71.1(a)

Loi : 9.6(1)

Comptes d'actifs

Question:

J'ai une question concernant la façon dont CANAFE s'attend à ce qu'une entreprise tienne des documents lors du décès d'un client. Pour la plupart des courtiers en valeurs mobilières, le compte passe d'un compte de particulier à un " compte d'actifs " pour lequel les exécuteurs donnent des instructions (y compris le retrait immédiat des actifs). Quelle est l'information qu'un courtier doit recueillir lors du décès de son client? Doit-on recueillir des signatures, des pièces d'identité, etc. des exécuteurs ou sont-ils jugés être des " tiers ", et le courtier n'a besoin que de leur nom, adresse, profession, etc.?

Réponse:

C'est une question de faits d'être en mesure de déterminer les exigences à respecter dans un tel cas. Voici quelques commentaires :

nous devons savoir si le compte d'actifs est ouvert au nom d'une personne ou d'une entité. Dans les deux cas, c'est un nouveau compte;

si le titulaire du compte est " succession de... ", il doit être traité comme une entité. Lors de la détermination du propriétaire bénéficiaire, l'exécuteur qui contrôle (ou est responsable de) 25 % ou plus de la succession (c.-à-d. biens et liquidation) doit être inscrit en vertu de l'article 11.1 du Règlement;

toutefois, si le titulaire est l'exécuteur, le compte n'est pas considéré comme étant ouvert au nom d'une entité, mais plutôt au nom d'une personne. L'exécuteur est la personne qui ouvre le compte et celle autorisée à donner des instructions pour celui-ci.

Le Règlement précise que chaque fois que vous créez un dossier d'information sur un client, vous devez déterminer le tiers.

Ceci dit, le résultat de la détermination du tiers pour un exécuteur est que l'opération n'est pas effectuée par un tiers ou au nom de celui-ci, car il n'y a personne d'autre que l'exécuteur qui peut donner des instructions pour la succession (une personne décédée ne peut pas être un tiers).

Date répondue : 2012-07-19

Numéro IP : PI-5431

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 11.1

Fiche-signature

Question:

Je sais qu'en vertu de l'alinéa 54(1)b) du Règlement, chaque entité financière doit vérifier l'identité de chaque personne qui signe une fiche-signature, sauf pour les comptes d'affaires dont la fiche-signature est signée par plus de trois personnes autorisées à agir pour le compte, si l'entité financière a vérifié l'identité d'au moins trois de ces personnes. Également, le Règlement défini une fiche-signature comme étant tout document qui est signé par une personne habilitée à agir à l’égard du compte.

J'aimerais faire une distinction entre deux catégories de personnes : celles au sein d'une personne morale qui dispose du pouvoir nécessaire, par l'entremise de résolutions, pour gérer les activités bancaires de la personne morale (" banquiers désignés par la personne morale "), et le sous-ensemble de ces banquiers qui signent la fiche-signature afin d'ouvrir un compte pour la personne morale (" signataires ").

Selon ce contexte et cette distinction, veuillez confirmer :

(a) seuls les signataires sont autorisés à agir en ce qui a trait au compte;
(b) seule l'identité des signataires (jusqu'à trois) doit être vérifiée;
(c) une entité financière n'a pas à vérifier l'identité de tous les banquiers désignés d'une personne morale pour ouvrir un compte, à moins qu'il y ait trois banquiers ou moins et que tous les trois aient signé la fiche-signature;
(d) s'il y a trois banquiers désignés, et qu'un seul d'entre eux signe la fiche-signature, l'identité d'un seul banquier doit être vérifiée.

Réponse:

L'alinéa 54(1)a) du Règlement précise que " conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui signe la fiche-signature relativement à tout compte, autre qu’un compte de carte de crédit, qu’elle ouvre, sauf dans le cas d’un compte d’affaires dont la fiche-signature est signée par plus de trois personnes habilitées à agir à l’égard du compte, si elle a vérifié l’identité d’au moins trois de ces personnes; "

Cela signifie que si plus de trois personnes sont autorisées à agir pour un compte d'affaires, l'entité financière doit vérifier l'identité d'au moins trois de ces personnes. Par contre, selon l'alinéa 62(1)a), l'entité financière n'a pas à vérifier l'identité d'une personne lors de l'ouverture d'un compte d'affaires pour lequel l'entité financière a déjà vérifié l'identité de trois personnes qui sont autorisées à agir pour ce compte.

En fait, le paragraphe 62(1) précise :

" Les alinéas 54(1)a) et b), 54.1a), 54.2a) et 55a) et e), les paragraphes 57(1) et 57.1(1) et les alinéas 60a) et b) ne s’appliquent pas :

(a) à l’ouverture d’un compte d’entreprise à l’égard duquel l’entité financière, le courtier en valeurs mobilières ou le casino, selon le cas, a déjà vérifié l’identité d’au moins trois personnes habilitées à donner des instructions relativement au compte; "

Également, le paragraphe 1(2) du Règlement défini une fiche-signature, en lien avec un compte, comme étant " tout document qui est signé par une personne habilitée à agir à l’égard de celui-ci. " Ceux qui signent la fiche-signature sont donc autorisés à donner des instructions pour un compte précis.

L'entité financière n'a pas à vérifier l'identité des banquiers désignés pour la personne morale, à moins qu'ils ne soient jusqu'à trois personnes autorisées à donner des instructions pour ce compte, c.-à-d. qui signent une fiche-signature ou qui effectuent une activité déclencheuse en vertu de l'alinéa 54(1)b) du Règlement qui précise :

conformément au paragraphe 64(1), vérifier l’identité de toute personne qui n’a pas signé une fiche-signature relativement à un compte ouvert auprès d’elle et qui n’est pas habilitée à agir à l’égard d’un tel compte et qui effectue l’une des opérations suivantes :

(i) une opération par laquelle l’entité financière émet ou rachète des mandats-poste, des chèques de voyage ou des titres négociables semblables d’un montant de 3 000 $ ou plus,

(ii) un télévirement visé au paragraphe 66.1(2) de 1 000 $ ou plus effectué à la demande d’un client,

(iii) une opération de change de 3 000 $ ou plus; "

Date répondue : 2012-07-16

Numéro IP : PI-5428

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 1(2), 54(1)(a), 54(1)(b), 62(1)(a), 64(1)

Détermination d'une compagnie d'assurance-vie

Question:

Nous travaillons actuellement à la mise sur pied d'une entité déclarante pour 123 Ltée, un organisme de gestion générale pour lequel je suis l'agent responsable des déclarations. À titre d'organisme de gestion, nous traitons les demandes des conseillers financiers auprès des compagnies d'assurance-vie. Nous sommes le lien entre les compagnies d'assurance et les conseillers pour la circulation de l'information.Tous les chèques qui passent par nos bureaux sont à l'ordre de compagnies d'assurance-vie.

Je suis l'agent de conformité d'ABC Financière (Ottawa) Inc. et, de par mon rôle, serais aussi l'agent responsable de la transmission des déclarations si celle-ci devient une entité distincte.

ABC Financière est autorisée à vendre de l'assurance-vie afin de nous permettre de verser des rentes pour les compagnies d'assurance-vie. Ces activités sont traitées par 123 Ltée à titre d'organisme de gestion générale, et ABC dispose d'un contrat avec 123 Ltée afin de faire affaires avec les compagnies d'assurance-vie. ABC n'accepte les chèques de clients qu'à l'ordre des compagnies d'assurance-vie, car c'est la seule façon que celles-ci acceptent de faire affaires. C'est la seule raison pour laquelle nous devons nous inscrire auprès de CANAFE.

ABC ne traite pas des comptes en fiducie dans le cadre de ses activités avec les banques et les sociétés de fiducie, car les activités de gestion générale se font par l'entremise de chèques de clients à l'ordre d'une banque ou d'une compagnie de fiducie.

Nous disposons de politiques et de procédures pour lutter contre le blanchiment d'argent, ainsi que d'une fonction d'évaluation des risques, et nous devons être membre de l'ABDR, qui est notre organisme de réglementation et qui exige que tous les agents passent un examen annuel en lien avec la lutte contre le recyclage des produits de la criminalité.

DEF Financière Ltée est le concessionnaire et toutes les opérations passent par 123 Ltée à titre d'organisme de gestion générale. Toutes les exigences en lien avec la lutte contre le blanchiment d'argent sont respectées, sauf l'inscription, car j'aimerais que celle-ci soit unique car toutes les activités passent par 123 Ltée.

Réponse:

La compagnie d'assurance-vie, sauf pour la déclaration d'opérations douteuses et de biens appartenant à un groupe terroriste, ce qui s'applique aux deux.

Le courtier ou l'agent d'assurance-vie est défini en vertu de notre loi comme étant une personne ou une entité qui est inscrite ou autorisée, en vertu de lois provinciales, à effectuer des activités en lien avec la préparation de contrats d'assurance-vie. Une compagnie d'assurance-vie signifie une compagnie, canadienne ou étrangère, assujettie à la Loi sur les sociétés d'assurance ou réglementée au niveau provincial.

Selon l'information que vous nous avez fournie, ABC Financière et DEF Financières Ltée sont autorisées à vendre de l'assurance-vie.

Puisqu'ABC Financière et DEF Financière Ltée semblent correspondre à l'une de ces définitions, elles sont donc assujetties à la Loi et doivent respecter les obligations suivantes, peu importe le type de produit qu'elles offrent. Le cas échéant (puisque vous indiquez qu'ABC accepte des chèques de clients à l'ordre de compagnies d'assurance-vie), vous devez déclarer les opérations importantes en espèces de 10 000 $ ou plus que vous recevez, et vous devez tenir des documents concernant ces opérations. Vous devez également déclarer toute opération douteuse ainsi que les biens appartenant à des groupes terroristes. Vous devez respecter un certain nombre d'obligations en lien avec la tenue de documents, la vérification de l'identité dans certains cas, la détermination d'ÉPV, de tiers et vous devez mettre en œuvre un programme de conformité.

Je désire également vous aviser qu'il existe des exemptions d'ordre général pour la vérification de l'identité du client pour les cas suivants : achat d'une police qui fait l'objet d'une exemption (c.-à-d. une police émise comme garantie et non à des fins d'investissement, tel que défini au paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu); l'achat d'une assurance-vie collective qui n'offre pas de valeur de rachat ou d'économies; l'achat d'une rente immédiate ou différée réglée à l'aide de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou du produit d'une assurance-vie collective; l'achat d'un contrat de rente enregistrée ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite; un fonds enregistré, comprenant un régime de revenu de retraite immobilisé, un régime collectif de revenu de retraite immobilisé, un régime enregistré d'épargnes-études ainsi que d'autres régimes enregistrés; lorsque le titulaire ou le constituant est un fonds de pension sous réglementation fédérale ou provinciale; ou une opération qui fait partie d'un prêt hypothécaire inversé ou d'un règlement échelonné.

Veuillez consulter notre site Web et la Loi, ainsi que les lignes directrices en langage simple qui expliquent la plupart des situations en vertu de la Loi et des règlements connexes, et plus précisément la ligne directrice 6A : tenue de documents et vérification de l'identité pour les compagnies, les courtiers et les agents d'assurance-vie.

 

Date répondue : 2012-06-20

Numéro IP : PI-5417

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 1(2), 16, 17, 18, 19, 20, 20.1, 20.2, 56, 56.1, 56.2, 62(2)(a)

Loi : 5(c)

Adresse civique (et adresse postale)

Question:

L'adresse à communiquer est-elle l'adresse postale ou l'adresse de voirie?

Réponse:

Une adresse de route rurale qui correspond à un groupe de cases postales comprenant des cases individuelles et une adresse de case postale sont des installations postales : par exemple, RR 1, Site 4, Casier 10. Une telle adresse ne serait PAS une adresse physique, s'agissant plutôt d'une installation postale avec casier ou case, et non pas d'un emplacement physique comme une maison et un numéro de voirie.

Par ailleurs, une adresse de route rurale qui contient un numéro de résidence peut être une adresse physique et désigner le domicile d'une personne. Par exemple, 123, rue Principale, RR 6 (ce qui comprend un numéro de maison sur une route rurale donnée, la RR 6). Cette adresse correspondrait au trajet de livraison du courrier sur une route rurale, avec boîte pour le courrier installée au début de l'entrée de la résidence d'une personne.

Il faut donc que l'adresse corresponde à l'adresse physique du domicile d'une personne.

Date répondue : 2012-04-26

Numéro IP : PI-5402

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Question relative à l'occupation du titulaire du compte bancaire

Question:

Je m'explique mal l'obligation d'indiquer l'occupation du titulaire d'un compte bancaire. Quand il est question d'un compte personnel, je comprends, dans ce cas il faut indiquer l'occupation personnelle du titulaire, mais lorsqu'il s'agit de comptes d'entreprise, ou de comptes d'organisation...voulez-vous que nous indiquions le rôle au sein de la société ou du groupe (p. ex. président, administrateur...etc.) comme occupation ou l'occupation personnelle de cette personne?

Une personne peut agir comme secrétaire-trésorier d'une société ou d'un organisme, tout en travaillant comme responsable des prêts pour une institution financière...ou elle pourrait même être retraitée de la population active. Donc que devons-nous indiquer comme occupation pour cette personne? Si la personne est retraitée, je ne trouve pas de code fourni par le gouvernement pour cette situation, ni de code pour les rôles de président, administrateur...etc. Donc, devons-nous en créer un?

Réponse:

L'obligation législative d'indiquer l'occupation du titulaire d'un compte bancaire, conformément à l'art. 14, vise l'occupation personnelle du titulaire (comme avocat, comptable, ingénieur, chauffeur d'autobus, conseiller financier, responsable des prêts, etc.). Elle ne concerne pas le rôle comme membre du conseil d'administration d'une organisation (p. ex. président, secrétaire, etc.).

Nous avons dit dans le passé qu'il est possible d'indiquer « retraité » comme occupation personnelle. Après tout, il s'agit de l'occupation actuelle de cette personne et par ailleurs, les institutions financières obtiennent ainsi un bon indice du niveau probable de leurs revenus.

Date répondue : 2010-03-11

Numéro IP : PI-5335

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 14

Acte de vente et exigence contraignante

Question:

Copie de l’acte de vente comprenant un paragraphe sur une résolution du conseil d’administration d’une société. Le notaire reconnaît que le document est véridique et qu’il a été signé en sa présence. Le vendeur de la propriété a été identifié. Ce document peut-il servir de résolution contraignante?

Réponse:

Non. Le document/acte de vente joint ne répond pas aux exigences législatives en matière de tenue de documents qui s’appliquent à l’agent immobilier pour : la confirmation de l’existence de la société et la résolution contraignante.

L’acte de vente fait référence à une résolution – cette résolution est le document exécutoire qui doit faire partie du dossier conservé par l’agent immobilier. De plus, l’agent immobilier doit également avoir soit une copie du registre CIDREQ, soit tout autre document accepté qui confirme l’existence de l’entreprise qui est achetée.

Date répondue : 2010-02-10

Numéro IP : PI-5314

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 39(1)(c)

Services au grand public ou aux membres par opposition aux non-membres

Question:

Qu'est-ce qui est réputé être une centrale selon la définition de la Loi? Une clarification de la définition est nécessaire.

Réponse:

Les centrales de coopératives de crédit sont assujetties à la partie I de notre Loi lorsqu'elles offrent des services financiers :

  1. à une personne; ou
  2. à une entité qui n'est pas une entité financière membre.

Les centrales sont visées (c.-à-d. que notre Loi leur impose des obligations législatives) lorsqu'elles offrent des services à des particuliers et à d'autres entités qu'à une entité financière membre (les deux conditions doivent être remplies).

À moins que les centrales de coopératives de crédit traitent avec des particuliers ou avec des personnes morales, la plupart des services financiers qu'elles offrent ne seront pas visés. Les centrales traitent généralement presque exclusivement avec des coopératives de crédit ou des banques qui en sont membres.

Au Québec toutefois, les exigences sont tout à fait différentes, en ce sens que tous les services financiers offerts par des coopératives de services financiers sont visés (qu'ils soient rendus à des caisses populaires membres ou au grand public).

Date répondue : 2010-02-09

Numéro IP : PI-5310

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 11.2

Remise et transmission de 1 000 $ ou plus

Question:

Les ESM et les casinos sont-ils assujettis aux exigences de tenue de documents prévues aux al. 30e) et 43f) respectivement du Règlement à l'égard des télévirements internationaux ou de toute somme d'argent qui entre au Canada?

Réponse:

Remise et transmission de 1 000 $ ou plus

Selon le règlement, les ESM et les casinos doivent tenir des documents lorsqu'ils remettent ou transmettent un montant d'au moins 1 000 $. Ils doivent aussi vérifier l'identité de la personne qui effectue l'opération.

Les renseignements devant être consignés comprennent les renseignements sur le client, l'opération et le destinataire de la remise ou de la transmission.

Cette exigence s'applique aux télévirements et à toute somme remise ou transmise suivant les instructions d'un client. Le mot « remis » renvoie à un transfert physique de fonds (comme lorsqu'un individu X transporte des fonds à destination pour les remettre à l'individu Y) et « transmis » implique un transfert électronique.

Suivant cette précision, nous réitérons que l'exigence s'applique à l'envoi de télévirements nationaux ou internationaux. Les télévirements reçus par les ESM ou les casinos ne sont pas assujetti à ces exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité du client.

Date répondue : 2009-11-19

Numéro IP : PI-4730

Secteur(s) d'activité : Casinos, Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 30(e), 43(f)

Précision concernant l'obligation de vérifier l'identité dans le cadre d'un accord de relation commerciale

Question:

Dans le cadre d'un accord de relation commerciale suivie, pour ce qui est de l'adresse, s'agit-il d'une adresse domiciliaire, ou la personne peut-elle fournir, par exemple, celle de l'entreprise pour laquelle elle effectuera des opérations? Quoi qu'il en soit, dans un cas comme dans l'autre, cette adresse doit-elle être fournie par l'employé, ou peut-elle être obtenue par le truchement d'un tiers ou d'une source publique? Si l'adresse en question peut être celle de la personne comme celle de l'entreprise, est-ce que cela signifie que, aux fins de l'article 32 et dans les situations où une ESM dispose d'un accord de relation commerciale suivie (alinéas 30c), d) et f) ou sous-alinéa 30e)(ii)), l'ESM est-elle FONDÉE à consigner l'adresse ou la case postale de l'entreprise de la personne plutôt que l'adresse domiciliaire de cette dernière? En outre, qu'en est-il du paragraphe 59(2) et de l'article 11.1 - l'adresse des administrateurs et des bénéficiaires doit-elle être leur adresse domiciliaire?

Réponse:

Au moment de vérifier l'identité d'une personne conformément au paragraphe 59(1), il est impératif de consigner son adresse domiciliaire.

Cependant, si l'adresse doit être consignée uniquement à des fins de tenue des dossiers (par exemple dans le cas de l'accord de relation commerciale suivie) et que l'on ne procède pas à la vérification de l'identité de la personne, mais qu'on consigne simplement l'information relative à la personne qui a signé l'accord ou aux employés qui sont autorisés à effectuer des opérations, alors on peut utiliser soit l'adresse domiciliaire, soit l'adresse de l'entreprise des signataires et des employés.

Cette interprétation serait en harmonie avec une interprétation semblable qui a été fournie il y a nombre d'années en ce qui a trait aux cartes de crédit commerciales. On avait alors indiqué que, pour toutes les personnes qui disposent d'une telle carte (c.-à-d. celles qui figurent dans la liste des utilisateurs), l'adresse à fournir aux fins de la tenue des dossiers pouvait être soit leur adresse domiciliaire, soit leur adresse « commerciale ».

Toutefois, une case postale n'est pas une adresse. En d'autres mots, l'ESM peut consigner l'adresse domiciliaire ou commerciale, mais pas une case postale, car cela n'est pas une adresse « physique » et ne constitue pas un renseignement admissible.

59(2) : L'adresse des administrateurs n'est pas requise.
11.1 : Il peut s'agir d'une adresse commerciale ou domiciliaire, car cela ne fait pas partie du processus de vérification de l'identité d'une personne.

Date répondue : 2009-07-02

Numéro IP : PI-4619

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 30(c), 30(d), 30(e)(ii), 30(f), 59(1), 59(2)

Loi : 11.1

Clarification des mandats, des chèques de voyage et d'autres titres négociables

Question:

Si vous recevez 3 000 $ ou plus pour délivrer (une fois pour un total de 3 000 $ ou deux fois ou plus de l'un ou l'autre de ces titres pour un total de 3 000 $ ou seulement 3 000 $ en chèques de voyage, 3 000 $ en mandat, 3 000 $ sous un autre titre négociable ou toute combinaison (1 000 $ en mandat, 1 000 $ en chèques de voyage, puis 1 000 $ en traite de banque) de chèques de voyage, des mandats ou d'autres titres négociables du même ordre, consigner la date, le montant reçu et le nom et l'adresse de la personne qui vous a donné l'argent. Ce dossier doit aussi indiquer si le montant a été reçu en espèces ou sous forme de chèque, de chèque de voyage, de mandat ou d'un autre titre négociable du même ordre.

Réception de 3 000 $ à convertir en chèques de voyage, en mandat ou en un autre titre négociable : Est-ce en lien avec un titre ou plusieurs ou est-il question d'un seul titre pour 3 000 $ ou plus?

  • Montant
  • Date de réception
  • Nom et adresse de la personne qui vous a donné le montant
  • Forme sous laquelle l'argent a été reçu : espèces, chèque, chèque de voyage, mandat ou autre
  • Rachat d'un mandat de 3 000 $ ou plus ou de deux ou plusieurs mandats équivalant à au moins 3 000 $ :
  • Montant total
  • Date de rachat
  • Nom et adresse de la personne demandant le rachat
  • Nom de l'entité ayant délivré le titre

Selon moi, à l'alinéa 14k), on prévoit une somme de 3 000 $ pour l'un de ces titres et non pas, par exemple, 1 000 $ en mandat, 1 000 $ en chèques de voyage, puis 1 000 $ en traite de banque... êtes-vous de mon avis?

Réponse:

Il faut s'attacher à la valeur monétaire; c.-à-d. 3 000 $ ou plus, sans égard au nombre de produits émis ou reçus.

Par conséquent, cela signifie 3 000 $ ou plus sous la forme de l'un ou l'autre de ces titres (mandat, chèques de voyage et traite de banque).

Date répondue : 2009-06-15

Numéro IP : PI-4602

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 14(k)

Obligation liée au relevé de fonds

Question:

On a décidé que, si les chèques sont émis au nom de l'avocat du promoteur immobilier, alors le promoteur immobilier n'a aucune obligation sous le régime de la Loi.

Toutefois, dans le cas des agents immobiliers, la même démarche ne s'impose pas, à mon avis, et je voulais seulement m'assurer que j'ai bien compris.

Je crois comprendre que, lorsqu'un chèque est remis à un agent/courtier immobilier, il doit conserver le relevé de réception de fonds – peu importe à quel nom le chèque est libellé. Peut-être que vous pourriez exposer une explication en lien avec le fondement à cet égard.

Réponse:

Si l’agent immobilier reçoit un chèque libellé à son nom, soit directement, à sa maison de courtage en immobilier ou en fiducie, il doit alors conserver un relevé de réception des fonds.

Si l’agent immobilier reçoit un chèque libellé au nom d’une autre personne, par exemple un avocat, un autre agent, une autre maison de courtage ou une institution financière, et qu’il agit seulement à titre de messager, il n’est pas tenu de conserver le relevé de réception des fonds.

Date répondue : 2009-05-11

Numéro IP : PI-4435

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 1(2), 39

Améliorations et relevés de fonds dans le secteur de l'immobilier

Question:

Est-ce nécessaire pour un promoteur immobilier de conserver un relevé de réception de fonds pour les coûts de mise à niveau?

Réponse:

Si les améliorations font partie du contrat d'achat initial, alors elles sont prises en compte dans l'opération et entraînent l'exigence d'un relevé de réception de fonds si le paiement est fait à l'ordre du promoteur immobilier.

Si les améliorations ne font pas partie de l'entente d'achat ou du contrat initial (comme un addenda au contrat), alors elles ne sont pas visées par l'obligation de réception de fonds. Par exemple, les améliorations ont fait l'objet d'un paiement distinct du prix de la nouvelle résidence et ne figuraient pas dans le contrat d'achat original; le promoteur immobilier n'est pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds lorsqu'il touche le paiement pour les améliorations.

Date répondue : 2009-05-06

Numéro IP : PI-4581

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 1(2), 39.7

Obligations relatives à la vente d'obligations

Question:

  1. Les services d'un comptable ont été retenus par un promoteur immobilier (le « promoteur ») à Victoria, C.-B., pour agir à titre d'administrateur de fonds.
     
  2. Le comptable est un cabinet comptable et doit se conformer à la Loi.
     
  3. Le promoteur prévoit construire un hôtel et un immeuble résidentiel avec un titre de copropriété. Le promoteur sait que ce projet relève de la Loi pour les promoteurs immobiliers et a mis en place une politique contre le recyclage des produits de la criminalité.
     
  4. En plus de faire la prévente de condos, le promoteur réunit des capitaux pour le projet en vendant des obligations à des investisseurs avertis. Le promoteur n'est pas un courtier en valeurs mobilières inscrit.
     
  5. Les produits tirés des obligations seront versés sous forme de fiducie à l'avocat du promoteur (l'« avocat »), jusqu'à ce qu'un montant minimum ait été réuni; à ce moment, les fonds seront versés au comptable pour « administrer » les fonds. Le comptable enregistrera une hypothèque sur le titre pour protéger les personnes qui ont investi dans les obligations; une fois certaines conditions réunies, le comptable débloquera les fonds à l'intention du promoteur qui les utilisera à des fins précises (pour payer les dettes actuelles et les frais de mise en valeur).
     
  6. Les fonds réunis en offrant des obligations doivent être utilisés pour un prêt et non pour l'achat d'affaires immobilières même si certains investisseurs en obligations peuvent également conclure une entente d'achat et de vente distincte dans le cadre de la prévente d'un condo. Le promoteur a convenu de suivre les mêmes procédures de tenue de dossiers (identification du client, relevés de paiement de fonds, production de rapports, etc.) pour les fonds reçus avec l'offre d'obligations pour ce qui est de la prévente de condos.
     
  7. En tant qu'administrateur, le comptable recevra des fonds seulement de l'avocat, qui obtiendra les fonds directement des investisseurs en obligations. L'avocat n'effectuera pas ses propres procédures d'identification du client, mais prévoit se fier à l'identification du client réalisée par le promoteur. L'avocat et le comptable recevront tous deux des copies des documents d'identification du client et de réception de fonds de la part du promoteur et doivent être prêts à produire tous les rapports nécessaires au CANAFE en fonction de l'examen de ces copies.
     
  8. Le comptable aimerait obtenir des précisions quant à ses obligations en vertu de la Loi avec un tel scénario.

Voici nos questions :

  1. Le comptable est-il dans l'obligation d'identifier la source des fonds (identification du client) autre que l'avocat pour les paiements effectués à partir du compte en fiducie de l'avocat vers le compte en fiducie du comptable?
     
  2. Si le comptable a l'obligation d'identifier le client au-delà du transfert de fonds provenant de l'avocat (soit que le comptable est dans l'obligation d'identifier adéquatement les investisseurs en obligations sur une base individuelle), le comptable peut-il conclure une entente avec le promoteur pour agir à titre de mandataire pour ce rôle puisque le promoteur recevra déjà ces registres?

Réponse:

Premièrement, la vente d'obligations touchant la prévente de projets à condos multiples ne constitue pas une vente de biens (ni d'un condo neuf). Par conséquent, pour les ventes d'obligations (dans ce scénario), le promoteur n'a pas d'obligations relatives à la réception de fonds.

Quant aux questions sur le comptable :

  1. Le comptable est-il dans l'obligation d'identifier la source des fonds (identification du client) autre que l'avocat pour les paiements effectués à partir du compte en fiducie de l'avocat vers le compte en fiducie du comptable? Non.
     
  2. Si le comptable a l'obligation d'identifier le client au-delà du transfert de fonds provenant de l'avocat (soit que le comptable est dans l'obligation d'identifier adéquatement les investisseurs en obligations sur une base individuelle), le comptable peut-il conclure une entente avec le promoteur pour agir à titre de mandataire pour ce rôle puisque le promoteur recevra déjà ces registres? Non.

Je voulais toutefois souligner qu'un cabinet comptable peut prendre part à des activités déclencheuses, comme recevoir ou verser des fonds pour le compte d'une autre personne ou entité (dans le présent cas, le promoteur comme client), et peut par conséquent avoir des obligations rattachées à ces activités. Dans le présent cas cependant, nous comprenons bien que les fonds sont versés directement au compte en fiducie de l'avocat.

Date répondue : 2009-04-29

Numéro IP : PI-4573

Secteur(s) d'activité : Comptables, Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 34, 59.1

Précisions sur la faillite et les activités déclencheuses

Question:

Je crois comprendre que s'ils ne s'occupent que de faillite, alors il ne s'agit pas de services d'expertise comptable au public et ils n'ont aucune obligation. Par contre, s'ils ont d'autres activités et sont ainsi assujettis à la Loi de CANAFE, et qu'ils s'occupent aussi de faillite, les exigences en matière de vérification de l'identité, de tenue de documents et de déclaration ne s'appliqueraient pas aux faillites, mais elles s'appliqueraient aux autres activités. Est-ce exact? Cela suppose qu'il n'y a qu'une personne morale.

S'il y a une personne morale pour les faillites et une autre pour les services comptables, alors l'entité qui fournit des services comptables serait assujettie à la Loi de CANAFE.

Je voulais simplement clarifier que s'ils assument des mandats de séquestre à la demande de la cour, ils n'ont pas besoin de tenir des documents sur la réception de fonds, de vérifier l'identité des clients, etc., puisque ces exigences ne s'appliqueraient pas? Dans ces situations, ils n'ont pas de « clients véritables »... pourriez-vous préciser s'il vous plaît?

Réponse:

Nous sommes d'accord avec vous, vous avez vu juste. Nous voulons toutefois apporter une précision. Dans le cas de services rendus par le comptable ou le cabinet d'expertise comptable en qualité de syndic de faillite, les services rendus ne correspondraient pas, dans la plupart des cas, aux activités déclencheuse telles que définies dans notre Loi, c'est-à-dire la réception ou le paiement de fonds « pour le compte d'autrui ».

Permettez-moi d'expliquer : si vous êtes nommé par la cour ou si vous agissez comme syndic de faillite, vous n'agissez pas pour le compte d'autrui, parce que vous ne représentez pas le failli, ni les créanciers. Le syndic de faillite traite la faillite de façon indépendante et ne reçoit pas d'instructions ni du failli, ni de la cour, ni des créanciers.

Par conséquent, les risques que des services rendus par le comptable/cabinet d'expertise comptable/syndic de faillite correspondent aux activités déclencheuses prescrites seraient très minimes.

Date répondue : 2009-03-23

Numéro IP : PI-4550

Secteur(s) d'activité : Comptables

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 1(2)

Comptes d'école

Question:

À titre de caisse de crédit rattachée au domaine de l'éducation, nous ouvrons des comptes d'opérations pour des écoles particulières faisant partie de différents conseils dans notre région. Ces comptes sont utilisés pour recueillir et distribuer des fonds liés aux clubs, aux promotions, aux voyages scolaires et à d'autres activités. Je m'attends à ce qu'à l'occasion, des sommes provenant de campagnes de financement (p. ex. ventes de barres de chocolat, etc.) soient également déposées.

Nous avons confirmé que pour les grands conseils de l'éducation de notre secteur, le conseil lui-même est enregistré à titre d'organisme de bienfaisance sur le site Web de l'ARC, mais que les différentes écoles ne le sont pas. Compte tenu de cette situation, est-il néanmoins nécessaire que le personnel pose la question relative aux organismes de bienfaisance à l'égard de chaque compte d'école et fasse une recherche dans la liste des organismes de bienfaisance de l'ARC et imprime le résultat?

Réponse:

Oui, le personnel devra poser la question relative aux organismes de bienfaisance chaque fois, et également faire une recherche dans la liste de l'ARC chaque fois (si les organismes sont enregistrés auprès de l'ARC, évidemment).

Lors de l'ouverture d'un nouveau compte avec un organisme à but non lucratif, il y a une obligation de déterminer et de documenter le fait que l'entité (dans ce cas, l'école en question) est ou non un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC ou un organisme qui sollicite des dons de bienfaisance du public (paragraphe 11.1(3)). Même si elle fait partie du conseil, l'école est une entité distincte et c'est l'école qui ouvre le compte, non le conseil.

Date répondue : 2009-01-23

Numéro IP : PI-4503

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 11.1(5)

Adresses légales - Premières Nations

Question:

Une caisse de crédit demande quel genre d'adresse elle doit obtenir dans le cas de clients des Premières Nations qui vivent dans la réserve. Il n'y a que des adresses de cases postales. J'ai fait savoir qu'ils devaient obtenir la description juridique de l'emplacement. Le problème est que les terres sont enregistrées au nom de la bande indienne, et non au nom des clients. Par conséquent, est-ce que les clients auraient à obtenir cela du conseil de bande?

Réponse:

En ce qui concerne les clients des Premières Nations, nous sommes d'avis que s'ils n'ont pas d'adresse civique, ils devraient fournir autant de détails que possible concernant l'endroit où leur résidence personnelle est située (c.-à-d. le nom de la rue, et le nom de la réserve où ils habitent ou tout autre renseignement semblable).

Malheureusement, notre interprétation des politiques en ce qui concerne l'adresse civique ou personnelle ne prévoit aucun allégement dans ce cas, et les numéros de cases postales ne seraient toujours pas acceptables.

Date répondue : 2009-01-23

Numéro IP : PI-4502

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 64(1)

Nouveaux règlements de CANAFE concernant les promoteurs immobiliers

Question:

Cette question concerne la définition de « promoteur immobilier » et vise à obtenir des précisions quant à ce qui suit :

« S’entend, à une date donnée au cours d’une année civile, de toute personne ou entité qui, avant cette date au cours de la même année ou au cours d’une année civile antérieure après 2007, a vendu au public, autrement qu’à titre de courtier ou d’agent immobilier, selon le cas :

a) au moins cinq maisons ou unités condominiales neuves;
b) au moins un immeuble commercial ou industriel neuf; ou
c) au moins un immeuble résidentiel à logements multiples neufs contenant au moins cinq logements ou au moins deux immeubles résidentiels à logements multiples neufs contenant au total au moins cinq logements ».

Je cherche des précisions quant au mot « nouveau » dans chacun de ces trois cas. Comment CANAFE définit-il le mot « nouveau ». Par exemple, si CLC bâti un immeuble de bureaux en 2008 et que la location des bureaux n’est complète qu’en 2011 et qu’il vend ensuite l’immeuble en 2011, est-ce que l’immeuble n’est plus nouveau? Le mot « nouveau » doit être précisé. Veuillez m’indiquer ce que CANAFE entend par « nouveau ».

Réponse:

Voici, très rapidement, ce que l’on entend par « nouveau »

  • rénové à plus de 90 %
  • toute nouvelle construction
  • établissement qui a été construit, mais qui n’a jamais servi aux fins prévues (p. ex., une maison construite, qui a servie de maison-modèle et qui a par la suite été vendue à la famille Untel. Lorsque la maison est vendue à la famille Untel, elle est NOUVELLE).

À mon avis, l’immeuble cesse d’être nouveau dès qu’une partie est utilisée aux fins prévues. Dans le cas présent, un immeuble à bureaux a été construit, mais n’a pas été vendu. Plutôt, des locaux ont été loués et l’immeuble est administré par le propriétaire (ou un administrateur). Il est par la suite vendu, seulement, en 2011. Par conséquent, l’immeuble même, puisqu’il a été utilisé aux fins prévues de 2008 à 2011 (soit être loué à des entreprises et des locataires), n’est plus considéré nouveau en vertu de nos règlements. Il est vraisemblable que, lorsqu’il souhaite vendre l’immeuble, qui n’est plus nouveau, le propriétaire retienne les services d’un courtier en immobilier? Par conséquent, la vente serait couverte, mais pas en vertu des dispositions sur les promoteurs immobiliers. S’il s’agit d’une vente par le propriétaire, alors il est vrai qu’il n’y aurait aucune obligation en ce qui concerne la vente.

Date répondue : 2008-12-04

Numéro IP : PI-4467

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 39.5, 39.6, 39.7

Procédure liée au notaire

Question:

Est-ce qu'un notaire doit garder un relevé de réception de fonds lorsqu'il reçoit un paiement d'un client par une Banque?

Réponse:

Oui, le paiement "into a Canadian Chartered Bank" doit se faire par chèque, par dépôt d'une traite bancaire, par virement ou de toute autre façon.

Date répondue : 2008-11-17

Numéro IP : PI-4401

Secteur(s) d'activité : Notaires de la Colombie-Britannique

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 33.2

Loi : 6

Existence d'une personne morale sous un accord de relation commerciale suivie

Question:

Il semble que les agents de conformité croient qu'il faut seulement vérifier l'existence d'une personne morale lorsqu'il y a un accord de relation commerciale suivie. Pour tous les autres dossiers-clients, l'ESM doit seulement vérifier l'identité de l'individu, procéder à une détermination quant aux tiers (société), et ne doit toutefois pas vérifier l'existence de la personne morale ou les bénéficiaires effectifs?

Réponse:

Aux termes du paragraphe 59(2) du Règlement, l'ESM doit vérifier l'existence de toute personne morale à l'égard de laquelle elle doit tenir un dossier-client et, en vertu de l'article 32 du même règlement, elle doit tenir un dossier-client lors de l'établissement d'un accord de relation commerciale suivie avec un client.

Par conséquent, si l'ESM n'établit pas d'accord de relation commerciale suivie avec l'entité, vous avez raison, l'ESM doit seulement vérifier l'identité de l'individu, et procéder à une détermination quant aux tiers.

Date répondue : 2008-10-30

Numéro IP : PI-4392

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Propriétaire bénéficiaire, Tenue de documents

Directives :

Règlements : 11.1, 32, 59(2), 65

Résolutions exécutoires

Question:

Dans les cas où la personne morale ou l'entité a un actionnaire ou administrateur tel que confirmé au moyen de CIDREQ/On-Corp ou tout autre dossier d'entreprise valide.

Dans de tels cas, est-il néanmoins nécessaire d'obtenir une copie de la résolution exécutoire ou est-ce que le dossier confirmant que la personne morale ou l'entité a seulement un actionnaire ou administrateur peut servir de procuration (remplacement) pour la résolution exécutoire?

Réponse:

La question à poser est celle de savoir si l'administrateur a le pouvoir de lier ou non. Vous devez savoir ou vérifier si la personne devant vous a le pouvoir de lier. Et je ne crois pas que cette information figure sur CIDREQ ou On-Corp. Alors, oui, c'est nécessaire d'obtenir une copie de la résolution exécutoire.

Date répondue : 2008-09-08

Numéro IP : PI-4332

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 14(b), 14.1(b), 15(c), 20, 23(b), 30(b), 33.2(b), 33.4(b), 36(b), 39(c), 39.7(c), 43(b), 49(b)

Comment établir l'identité d'une ambassade dans le cadre d'une transaction immobilière

Question:

Question d'une courtière en immeubles concernant l'identification d'une ambassade. La courtière représente une ambassade dans le cadre d'une transaction immobilière; elle a identifié la personne effectuant l'opération (agissant pour le compte de l'ambassade), mis elle demande comment elle doit identifier l'ambassade? Comment l'ambassade est-elle organisée? Fait-elle partie du gouvernement?

Réponse:

Dans le cas des ambassades, le document qui se rapproche le plus de la définition de « une convention de société, l'acte d'association ou tout autre document semblable qui confirme son existence » est le document suivant produit par les Affaires étrangères. Ce document est fréquemment mis à jour et est accessible au public, il indique que chaque mission diplomatique qu'il contient est reconnu par le gouvernement du Canada et il énumère les adresses et responsables de la mission.

Je suggère que la courtière conserve une copie de ce document (ou au moins de la section qui concerne la mission diplomatique en question). Une autre solution serait que la courtière demande à l'ambassade ou au haut-commissariat un document confirmant son statut juridique, et qu'elle se reporte au document du MAECI si la courtière ne peut en fournir un.

Date répondue : 2008-08-21

Numéro IP : PI-4317

Secteur(s) d'activité : Secteur de l’immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 59.2(1)(a), 59.2(1)(b)

Exemptions quant à l'identification des clients dans le cas de dépôts directs découlant d'une distribution de dividendes

Question:

Les dépôts directs découlant d'une distribution de dividendes pourraient-ils bénéficier de l'exclusion visant les dépôts directs ou les débits préautorisés?

Bien que de telles opérations soient généralement entreprises par des sociétés de fiducie pour le compte de grandes sociétés, une société de fiducie pourrait recourir à cette méthode pour distribuer des dividendes pour de petites entités et des sociétés privées, et l'on m'a demandé si l'exclusion prévaudrait dans de telles circonstances.

Réponse:

L'exemption que l'on retrouve à l'alinéa 66.1(3)c) du Règlement s'applique à la règle d'acheminement et aux renseignements sur l'expéditeur. Cette exemption n'exempte toutefois pas les entités déclarantes de leur obligation en vertu de l'alinéa 14m) de conserver un relevé dans le cas d'un télévirement (international, SWIFT MT 103, et au Canada qui sont SWIFT MT 103) de 1 000 $ ou plus.

Autrement dit, le paragraphe 66.1(3) prévoit une exemption (règle d'acheminement), mais il n'exempte pas la société de fiducie de ses obligations de tenue de documents en vertu du paragraphe 14m).

Date répondue : 2008-07-14

Numéro IP : PI-4260

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 14(m), 66.1(3)(c)

Concernant la consignation de l'émetteur des mandats-poste - alinéa 14l)

Question:

Alinéa 14l) : si, au cours d’une seule opération, elle rachète un mandat-poste de 3 000 $ ou plus — ou plusieurs mandats-poste totalisant 3 000 $ ou plus — un document où sont consignés le montant total en cause, la date de rachat, les nom et adresse de la personne qui a fait la demande de rachat ainsi que le nom de l’émetteur de chaque mandat-poste. Qui est l'émetteur?

Réponse:

Le « nom de l’émetteur » fait référence à l’entité qui a émis le mandat-poste que doit racheter l’entité déclarante. Toutefois, il importe de noter que l’entité qui rachète le mandat-poste doit être l’entité qui l’a émis. Si l’entité accepte un mandat-poste émis par une autre entité et remet l’équivalent en argent comptant au client, elle a alors encaissé le mandat-poste. Les entités financières n’ont aucune obligation de conserver des documents lorsqu’elles encaissent des mandats-poste. Cependant, lorsqu’elle rachète un mandat-poste, la caisse d’épargne et de crédit doit conserver un document indiquant le montant total du mandat-poste, la date du rachat, les nom et adresse de la personne (personne au comptoir) qui rachète le mandat-poste et le nom de l’émetteur du mandat-poste, soit elle-même, car il s’agit d’un rachat.

Date répondue : 2008-07-14

Numéro IP : PI-4257

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives :

Règlements : 14(l)

Date de modification :