Manuel d'évaluation de CANAFE

L'approche et les méthodes utilisées lors d'examens

Novembre 2020

Table des matières

Manuel d'évaluation de CANAFE (version PDF, 923 ko)

Introduction

Pourquoi le manuel est-il important et quels sont les sujets qui y sont traités?

Le Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada, communément appelé CANAFE, est déterminé à vous aider à respecter les exigences auxquelles vous êtes assujetti en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et des règlements connexes.

Notre objectif est d'offrir un soutien aux entreprises dans le cadre des efforts que nous déployons de concert avec elles pour protéger les Canadiens et l'intégrité du système financier du Canada contre les risques de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes.

À cet égard, c'est dans un esprit d'ouverture et de transparence que nous avons publié le présent manuel d'évaluation qui explique la façon dont nous effectuons les examens.

Les examens sont une des activités principales auxquelles nous avons recours pour déterminer si votre entreprise a adéquatement mis en place un programme de conformité et si elle le tient à jour comme il se doit, ce qui est important pour détecter et atténuer les risques de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes auxquels elle peut être exposée. Ainsi, cela peut aussi permettre de réduire les risques financiers, juridiques et d'atteinte à la réputation dans l'éventualité où des criminels tenteraient d'exploiter les vulnérabilités de votre entreprise.

Le manuel ne remplace ni la Loi ni les règlements connexes, n'établit aucune nouvelle exigence légale ou attente et ne tient pas lieu de directives réglementaires. Il n'a pas non plus pour but de vous dicter la façon de mener vos activités quotidiennes.

Le manuel, qui est destiné à l'ensemble des entreprises canadiennes assujetties à la Loi, décrit la façon dont CANAFE effectue ses examens de conformité. Il a été élaboré afin de vous aider à mieux comprendre la façon dont nous déterminons si vous avez mis en place et tenez à jour un programme de conformité qui vous permet de respecter comme il se doit l'ensemble des exigences légales, et à vous préparer pour un examen de CANAFE.

Le manuel est divisé en trois parties :

  • Partie 1—le cadre que nous appliquons pour nous assurer d'effectuer nos examens de façon uniforme;
  • Partie 2—les étapes d'un examen;
  • Partie 3—les méthodes que nous utilisons dans le cadre des examens pour déterminer si vous respectez comme il se doit les exigences légales.

Bien que nos examens prennent en considération les différences entre les secteurs d'entreprises, dans l'ensemble, l'approche et les méthodes que nous utilisons sont les mêmes pour tous les secteurs.

Les méthodes d'évaluation dont nous pourrions nous servir dans le cadre d'un examen ne se limitent pas à celles décrites dans le manuel. Le manuel est un document en constante évolution qui sera mis à jour au moyen de consultations auprès des entreprises à mesure que nos méthodes d'évaluation évolueront ou que des modifications législatives et réglementaires seront apportées.

Entreprises canadiennes assujetties à la loi

Le manuel présente l'approche et les méthodes d'examen de CANAFE. Il ne traite pas de la façon dont les organismes de réglementation ou les superviseurs fédéraux ou provinciaux réalisent leurs activités de supervision pour assurer le respect des exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes.

Remarque : CANAFE utilise habituellement le terme « entités déclarantes » pour désigner les entreprises assujetties à la Loi, et la Loi utilise les termes « personnes » et « entités ». Dans le présent manuel, nous utilisons le terme « entreprises ».

Partie 1—Cadre d'examen

Le cadre d'examen auquel nous faisons appel permet de nous assurer que nous effectuons nos examens de manière uniforme, tout en tenant compte du type, de la nature, de la taille et du degré de complexité des différentes entreprises.

Le cadre est composé de trois volets principaux, lesquels sont présentés dans les paragraphes suivants.

Examens axés sur les risques

Nous concentrons nos examens sur les éléments de votre entreprise qui pourraient être vulnérables aux risques de blanchiment d'argent ou de financement des activités terroristes et pour lesquels il y a un plus grand risque que vous ne respectiez pas les exigences légales auxquelles vous êtes assujetti (risque de non-conformité). Le recours à cette approche permet non seulement d'alléger le fardeau des entreprises en réduisant au minimum les interruptions, mais aussi d'assurer une utilisation efficace et efficiente des ressources.

Lorsque nous déterminons les risques auxquels votre entreprise peut être exposée, nous comptons sur notre expérience, nos connaissances, notre formation et notre jugement professionnel. Nous tenons compte des renseignements pertinents tirés des publications et des directives de CANAFE. Nous pouvons aussi prendre en considération des renseignements pertinents provenant de rapports et de publications accessibles au public sur le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes qui ont été publiés par des sources crédibles et bien connues.

Nous sommes conscients du fait que les entreprises adopteront diverses approches pour mettre en œuvre et tenir à jour leur programme de conformité, d'après leur type, nature, taille, degré de complexité et profil de risque. Cela dit, nos plans d'examen s'articuleront, entre autres, autour des éléments que vous considérez comme présentant le plus grand risque pour votre entreprise ainsi que des lacunes que vous avez décelées dans votre programme de conformité, s'il y a lieu.

La partie 2 du manuel décrit de façon plus détaillée la façon dont les risques orientent nos examens.

Méthodes d'évaluation

Une fois que nous avons évalué les risques afférents à votre entreprise, nous déterminons les méthodes d'évaluation que nous utiliserons dans le cadre de l'examen parmi celles décrites à la partie 3.

Nous utilisons les méthodes pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences énoncées dans la Loi et les règlements connexes. Nous tenons aussi compte des directives de CANAFE, lesquelles précisent notre interprétation des exigences légales.

Par exemple, la Loi exige que des déclarations d'opérations douteuses soient soumises à CANAFE dans certaines circonstances. Les directives de CANAFE contiennent des indicateurs de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes pour aider les entreprises à mieux comprendre les risques types auxquels elles peuvent être exposées et qu'elles doivent surveiller dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Lorsque nous évaluons à l'aide des méthodes décrites dans le présent manuel dans quelle mesure une entreprise respecte l'exigence de déclarer les opérations douteuses, nous pouvons nous reporter aux indicateurs fournis dans les directives et à l'obligation prévue par la Loi afin de confirmer le bien-fondé des soupçons.

Dans le cadre de l'application de nos méthodes d'évaluation, nous pouvons examiner vos documents, les dossiers-clients, les relevés d'opérations et les déclarations d'opérations financières. Nous pouvons aussi réaliser des entrevues.

Approche visant l'évaluation des résultats

Nous adoptons une approche d'évaluation lorsque nous analysons les résultats d'examen, c'est-à-dire que nous analysons les résultats globalement plutôt que séparément. Nous mettons moins l'accent sur la conformité technique que sur la solidité générale des aspects évalués de votre programme de conformité.

Nous examinons tous les renseignements recueillis pour nous assurer que votre programme de conformité est complet et mis en pratique. Lorsque nous relevons un cas de non-conformité technique dans un système de politiques, de procédures, de processus et de contrôles qui est, par ailleurs, adéquat, nous vous informerons de la non-conformité, bien que cela puisse n'avoir aucune incidence négative sur le résultat global de notre évaluation.

En ce qui concerne nos résultats, nous cherchons à prendre des décisions qui sont raisonnables, justes et équilibrées. Nous fondons nos décisions sur ce que nous croyons qu'une personne raisonnable, expérimentée et bien renseignée de votre secteur aurait fait si elle avait évalué le même ensemble de faits et de circonstances.

Nous nous attendons à ce que vous nous fournissiez ou mettiez à notre disposition tous les faits et les renseignements pertinents pour que nous puissions prendre des décisions fondées sur des renseignements complets.

Enfin, dans un esprit de transparence, d'ouverture et d'équité dans nos examens, nous vous communiquerons nos résultats au cours de l'examen et nous vous les expliquerons, en plus de vous donner l'occasion de nous fournir d'autres renseignements pour que nous les examinions.

Partie 2—Étapes de l'examen

Les examens sont effectués pendant la semaine, durant les heures normales de travail de CANAFE (de 8 h à 17 h). Si ces heures ne vous conviennent pas, veuillez nous en informer, car nous pourrions être en mesure de répondre à vos besoins.

Le nombre de jours que nous passerons dans vos locaux variera selon le type, la nature, la taille et le degré de complexité de votre entreprise. Par exemple, l'examen des petites et moyennes entreprises peut prendre moins d'une semaine, et l'examen d'une banque, plusieurs semaines.

Afin d'assurer le bon fonctionnement de l'examen et pour éviter toute interruption inutile de vos activités, il est important que vous nous fournissiez l'information, les documents, les dossiers-clients et les relevés d'opérations  que nous vous avons demandés et que vous nous donniez accès à votre personnel à des fins d'entrevue, et ce, en temps opportun.

Nos examens sont répartis en trois étapes : planification et délimitation de la portée; examen et évaluation; établissement des résultats et achèvement de l'examen. Nous présentons dans les paragraphes suivants chacune des étapes accompagnées d'une description des rôles et des responsabilités de chacune des parties d'un examen.

Rôles et responsabilités

Vous pouvez vous attendre à ce que nous soyons professionnels, fournissions des renseignements clairs, respections votre vie privée, protégions la confidentialité des renseignements personnels et financiers de vos clients et offrions des services dans l'une ou l'autre des langues officielles. Vous pouvez également vous attendre à ce que nous observions les normes les plus élevées de conduite éthique.

La Loi exige de CANAFE qu'il protège les renseignements personnels qui lui ont été confiés. Nous prenons cette responsabilité très au sérieux et protégeons tous les renseignements personnels lorsque nous effectuons un examen.

La Loi prévoit également que vous nous prêtiez assistance pendant un examen, y compris en nous fournissant les renseignements demandés dans les délais convenus, en nous donnant accès à vos locaux, en nous fournissant les documents et les dossiers demandés, en répondant à nos questions au sujet de votre entreprise et en mettant à notre disposition des membres de votre personnel à des fins d'entrevue. Nous pouvons aussi vous demander de nous aider à obtenir l'accès à des renseignements stockés sur vos ordinateurs et systèmes pour nous aider à mieux comprendre vos activités.

Étape 1—Planification et délimitation de la portée

Dès que nous avons choisi une entreprise qui fera l'objet d'un examen, nous amorçons la planification de l'examen, y compris la sélection des éléments et des exigences que nous examinerons (portée de l'examen), et des méthodes d'évaluation que nous utiliserons.

Planification de l'examen

Nous élaborons le plan global pour déterminer les besoins en personnel et le niveau d'expertise nécessaire pour effectuer l'examen d'après le type, la nature, la taille et le degré de complexité de l'entreprise qui sera examinée.

Délimitation de la portée de l'examen

Lorsque nous délimitons la portée de l'examen, nous choisissons les éléments de l'entreprise et les exigences précises que nous examinerons.

Pour ce faire, nous tentons tout d'abord d'acquérir une compréhension générale de votre modèle d'affaires, votre environnement, vos activités et vos opérations. Nous examinons ensuite les risques auxquels votre entreprise peut être exposée, ainsi que les risques liés à votre secteur, y compris les éléments suivants :

  1. les éléments de votre entreprise qui sont susceptibles d'être utilisés à des fins de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes;
  2. les éléments pour lesquels votre entreprise risque de ne pas satisfaire aux exigences prévues par la Loi et les règlements connexes (le risque de non-conformité).

Afin de recueillir cette information et d'évaluer les risques auxquels votre entreprise est exposée, nous pouvons consulter nos dossiers sur votre entreprise et effectuer des recherches sur Internet. Par exemple, nous pouvons, s'il y a lieu, examiner :

Nous utilisons ces renseignements pour évaluer les risques et établir la portée de l'examen, notamment les exigences à évaluer et les bonnes méthodes d'évaluation à utiliser dans le cadre de l'examen. Nous avons également recours à une approche axée sur les risques pour déterminer le nombre de documents, de dossiers-clients, de relevés d'opérations et de déclarations d'opérations financières qui fera partie de l'échantillon de l'examen, la période visée par l'examen et les personnes au sein de votre entreprise que nous allons rencontrer en entrevue.

Lorsque, pour définir la portée d'un examen, nous avons peu de renseignements dans le dossier au sujet d'une entreprise, nous nous en remettons aux caractéristiques d'entreprises similaires et aux renseignements obtenus à la suite de notre appel d'avis vous informant d'un examen.

Examen au bureau ou examen sur place

Nous effectuons des examens depuis nos bureaux et sur place, c'est-à-dire dans vos locaux. Nous vous informerons du lieu de l'examen lors de notre appel d'avis et dans la lettre d'avis.

Quel que soit le lieu, vous devez faire parvenir à notre bureau tous les documents, les dossiers-clients et les relevés d'opérations demandés pour un examen préliminaire.

Lorsque nous effectuons un examen depuis notre bureau, nous réalisons des entrevues par téléphone avec votre agent de conformité, vos employés et vos mandataires (s'il y a lieu). Lorsque nous effectuons un examen sur place, nous effectuons habituellement des entrevues en personne à votre emplacement principal et il peut arriver que nous rendions visite ou téléphonions au personnel d'autres emplacements, au besoin, pour effectuer nos entrevues.

Si vous avez plusieurs emplacements, nous demandons, en règle générale, que les documents, les dossiers-clients et les relevés d'opérations soient accessibles à l'emplacement que nous avons choisi pour mener notre examen.

Avis d'examen

Nous téléphonerons à la personne chargée de la mise en œuvre de votre programme de conformité (communément appelée « agent de conformité ») pour discuter de la portée et de la date de l'examen à venir.

À la suite de l'appel d'avis, nous confirmerons les détails de l'examen par écrit dans une lettre d'avis destinée à votre agent de conformité. La lettre indiquera où et quand nous effectuerons l'examen. En règle générale, nous vous enverrons la lettre de 30 à 45 jours avant la date de l'examen. Compte tenu de la quantité de renseignements et de données nécessaires, il est possible que nous donnions aux entreprises de plus grande taille un préavis de plus de 45 jours pour qu'elles aient suffisamment de temps pour recueillir les renseignements demandés.

La lettre représente notre demande officielle des documents, des dossiers-clients, des relevés d'opérations et du soutien que vous devrez nous fournir lors de l'examen. Nous vous demanderons de nous faire parvenir les documents en question à nos bureaux. Il peut s'agir, par exemple, des documents de votre programme de conformité et, s'il y a lieu, des listes d'opérations et des relevés d'opérations.

Nous encourageons toujours les entreprises à régler un cas de non-conformité dès qu'elles le constatent. Toutefois, nous n'acceptons habituellement pas certains documents, dossiers ou déclarations d'opérations financières une fois que l'examen a été amorcé.

Si vous relevez un cas de non-conformité après que CANAFE a commencé son examen, vous devez le signaler immédiatement à l'agent de CANAFE et envoyer au Centre une auto-déclaration volontaire de non-conformité. Nous considérons que la date du début de l'examen est la date à laquelle nous vous avons avisé de la tenue d'un examen (p. ex. au moyen d'un appel d'avis).

Lorsque nous recevons une auto-déclaration volontaire de non-conformité sur une question qui n'avait pas déjà été volontairement communiquée avant le début de l'examen de CANAFE, nous ne prendrons pas de mesures d'application de la loi telles que l'imposition de pénalités administratives pécuniaires. Toutefois, si nous recevons une auto-déclaration pendant la tenue de l'examen, nous évaluerons le cas de non-conformité en question dans le cadre de cet examen, nous travaillerons avec l'entreprise pour le corriger et nous déterminerons si des mesures d'application de la loi doivent être prises.  

Par exemple, si vous n'avez pas soumis de déclaration d'opérations financières à CANAFE au moment prescrit, mais que vous le faites après la date de l'avis, nous considérerons que vous n'avez pas respecté votre obligation de déclaration. De plus, si certains documents du programme de conformité (p. ex. les politiques et procédures de conformité) ont été créés ou modifiés après la date de l'appel d'avis, nous pourrions conclure que les exigences n'ont pas été satisfaites.

Nous vous demandons de nous envoyer les documents, les dossiers-clients et les relevés d'opérations avant l'examen parce que nous tenons à réaliser l'examen le plus efficacement possible et à réduire au minimum les interruptions de vos activités pendant que nous sommes sur place.

Bien que nous demandions la plupart des documents dont nous aurons besoin pendant l'étape de la planification, il peut arriver que nous vous demandions d'autres renseignements ou documents à une étape ultérieure du processus d'examen.

Compte tenu de la nature sensible des documents et afin de minimiser le risque que des données soient perdues en cours de route, nous vous encourageons à nous fournir les documents par voie électronique au moyen de postel, un service sécurisé de boîtes aux lettres personnelles numériques offert par Postes Canada. Le service postel utilise une technologie de chiffrement avancée qui permet la transmission de renseignements sensibles en toute sécurité. Si vous acceptez d'y avoir recours, il n'y a aucuns frais pour créer une boîte aux lettres, mais CANAFE doit entamer le processus pour vous.

Examen des documents que vous nous avez envoyés

Nous examinerons les documents que nous vous avons demandés dans notre lettre d'avis, y compris les documents de votre programme de conformité. Ces documents nous aident à préparer des questions d'entrevue. Ils peuvent également nous aider à délimiter la portée de notre examen. Si nous décidons de changer la portée de l'examen, nous vous en informerons.

Étape 2—Examen et évaluation

C'est à cette étape que nous appliquons les méthodes d'évaluation décrites à la partie 3.

Au départ, nous effectuons une évaluation préliminaire des exigences faisant partie de la portée initiale de l'examen. Nous examinons vos documents, réalisons des entrevues préliminaires avec votre agent de conformité, vos employés ou mandataires et examinons un échantillon de vos relevés d'opérations et déclarations d'opérations financières. Cette évaluation préliminaire a pour but de déterminer les éléments sur lesquels nous devrions nous attarder.

Si nous cernons d'autres éléments ou problèmes qui nécessitent plus d'attention, nous ajouterons d'autres dossiers-clients, relevés d'opérations et déclarations à l'échantillon et, s'il y a lieu, nous effectuerons des entrevues de suivi avec votre agent de conformité, vos employés ou vos mandataires. Cela peut nous amener à élargir la portée de notre examen. Si nous devons modifier la portée de l'examen, nous vous en informerons.

Cette étape de l'examen peut donc être prolongée au-delà de la date prévue de notre dernière journée sur place ou de la date de nos entrevues par téléphone, s'il s'agit d'un examen au bureau. Cela peut être nécessaire si nous avons besoin d'effectuer un examen et une analyse plus approfondis de certains documents, dossiers-clients, relevés d'opérations et déclarations avant de regrouper nos résultats.

Réalisation d'entrevues

Nous pouvons effectuer des entrevues individuelles avec différents membres de votre personnel et vos mandataires. Ces entrevues peuvent être menées en personne ou au téléphone, ou les deux.

Nous nous efforçons d'éviter, dans la mesure du possible, toute interruption non nécessaire de vos activités, en particulier en ce qui concerne les fonctions de première ligne. Nous déployons aussi tous les efforts nécessaires pour que vos employés se sentent à l'aise.

Nous ne nous attendons pas à ce que les personnes rencontrées en entrevue mémorisent vos politiques et procédures ou d'autres documents. Notre but est plutôt de déterminer si vos employés et mandataires connaissent les exigences qui s'appliquent à leurs tâches et la façon dont ils peuvent obtenir des précisions, au besoin.

Entrevue de fin d'examen

Même si l'examen n'est pas encore terminé lorsque nous nous apprêtons à quitter votre emplacement ou avons terminé l'examen au bureau, nous effectuons tout de même une entrevue de fin d'examen, en personne ou par téléphone, pour discuter des résultats préliminaires avec vous. Les résultats sont présentés sous forme de « lacunes observées ». Chacune des lacunes est une violation d'une disposition de la Loi ou des règlements connexes.

À ce stade-ci, vous avez l'occasion de fournir d'autres renseignements pour apporter des précisions concernant une lacune. Nous nous entendrons sur une date limite à laquelle ces renseignements devront être fournis à CANAFE. Après avoir examiné ces renseignements, nous pourrions décider de ne rien changer quant à la lacune observée, de la modifier ou de tout simplement l'annuler, selon le cas.

Étape 3—Établissement des résultats et achèvement de l'examen

Décision concernant nos résultats

Lorsque nous regroupons nos résultats, nous utilisons l'approche d'évaluation décrite à la partie 1. Dans le cadre de cette approche, nous mettons moins l'accent sur la conformité technique que sur la solidité générale des aspects évalués de votre programme de conformité. Nous analysons les résultats globalement plutôt que séparément pour déterminer si vous respectez les exigences comme il se doit.

Lorsque nous effectuons notre évaluation, nous tenons compte du tort causé par le non-respect de l'exigence en question. Pour ce faire, nous évaluons la nature, l'importance relative, le degré de gravité et la cause principale de la non-conformité, ainsi que tout facteur atténuant ou aggravant.

L'évaluation de la « nature de la non-conformité » consiste à déterminer quelle exigence (p. ex. exigence relative au programme de conformité ou une exigence en matière de déclaration d'opérations financières) n'a pas été respectée.

Nous tenons compte de l'importance relative de l'exigence non respectée. Certes, toutes les exigences sont importantes et nous nous attendons à ce que les entreprises les respectent toutes, mais certaines d'entre elles peuvent avoir une incidence plus grave sur la capacité de CANAFE à s'acquitter de son mandat et sur le régime canadien de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes. Par exemple, l'exigence s'appliquant aux déclarations d'opérations financières peut avoir une incidence plus importante sur le mandat de renseignement de CANAFE et le régime dans son ensemble que l'exigence de soumettre des déclarations exemptes de problèmes mineurs liés à la qualité des données.

Nous évaluons également le degré de gravité du cas de non-conformité, c'est-à-dire la quantité de renseignements manquants dans un document, un dossier ou une déclaration visée par règlement; le nombre de fois que la non-conformité a été observée; si le cas de non-conformité découle de lacunes dans le programme de conformité. Nous tentons également de trouver la cause à l'origine de la non-conformité.

Nous examinons tous les renseignements que nous avons recueillis pour nous assurer que votre programme de conformité est complet et mis en pratique.  Lorsque nous relevons un cas de non-conformité technique dans un système de politiques, procédures, processus et contrôles qui est, par ailleurs, adéquat, nous prendrons note de la non-conformité, bien que cela puisse n'avoir aucune incidence négative sur le résultat global de notre évaluation.

Enfin, nous prenons en considération d'autres facteurs atténuants ou aggravants qui peuvent influencer notre opinion de la non-conformité observée. Les facteurs atténuants peuvent réduire le degré de gravité du cas de non-conformité et les facteurs aggravants, l'accroître. Par exemple, une entreprise peut avoir soumis une déclaration d'opérations douteuses (DOD), mais avoir omis de soumettre une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) qui était aussi nécessaire. Si la plupart des renseignements de la DOIE sont compris dans la DOD, nous pourrions considérer cela comme un facteur atténuant.

Lettre des résultats d'examen

Nous enverrons les résultats de notre examen à votre agent de conformité. Cette lettre décrit les résultats qui ont fait l'objet d'une discussion à l'entrevue de fin d'examen.

La lettre fera état des documents, des dossiers-clients, des relevés d'opérations et des déclarations d'opérations financières que nous avons examinés, et des résultats regroupés de notre entrevue avec vos employés et mandataires. Nous vous fournirons d'autres renseignements, s'il y a lieu, par exemple la taille de l'échantillon que nous avons examiné et le nombre de fois que nous avons observé une non-conformité dans l'échantillon. Tous les documents et déclarations qui présentent une lacune seront énumérés dans une annexe de la lettre.

Dans certains cas, la lettre peut aussi contenir des « observations ». Elles ont pour but d'améliorer vos processus opérationnels et vos pratiques, ce qui permettra de renforcer votre programme de conformité.

La lettre indique également laquelle des trois mesures suivantes pourrait être prise en fonction des résultats de l'évaluation :

Lorsque vous recevez une lettre de résultats, vous devez vous pencher dans un délai raisonnable sur la cause des lacunes qui ont été relevées. Dans certains cas, nous pourrions vous demander un plan d'action décrivant comment et quand vous entendez agir à cet égard. Si nous vous demandons un plan d'action, vous devez nous le faire parvenir dans les 30 jours civils suivant la réception de la lettre de résultats, à moins d'indication contraire. Si vous ne recevez pas de demande de plan d'action de notre part, vous devez tout de même prendre le temps nécessaire pour trouver la cause des lacunes relevées. Que vous ayez reçu une demande de plan d'action ou non, vous n'avez pas besoin de nous faire parvenir les documents démontrant que vous avez corrigé les lacunes. Nous analyserons ces documents si nous décidons d'effectuer une activité de conformité de suivi.

Si d'après les résultats de l'examen, nous envisageons la possibilité d'imposer une pénalité administrative pécuniaire, nous vous en informerons dans la lettre de résultats. La lettre de résultats indiquera également que vous avez 30 jours civils à compter du jour où vous recevez la lettre pour nous faire parvenir tout renseignement supplémentaire qui pourrait, selon vous, influer sur les résultats ou sur notre décision d'imposer ou non une pénalité administrative pécuniaire. Nous examinerons les renseignements supplémentaires pertinents que vous nous fournirez à l'intérieur du délai établi et nous vous enverrons une réponse par écrit indiquant notre décision. Dans les situations où les résultats doivent être rectifiés, notre réponse inclura une lettre de résultats révisée.

Activités de suivi

Après un examen, il est possible que nous fassions un suivi pour nous assurer que vous avez corrigé les lacunes mentionnées dans notre lettre de résultats. Nous pouvons :

Pénalités résultant d'une non-conformité

Notre but est d'appuyer les entreprises – les pénalités administratives pécuniaires ne sont pas une réponse automatique à la non-conformité. Si nous décidons d'imposer une pénalité, c'est pour encourager un changement de comportement en matière de conformité. Lorsqu'ils doivent décider s'il y a lieu d'envisager ou non une pénalité, les agents de conformité de CANAFE évaluent le tort causé en examinant divers facteurs. Ils évalueront la nature, l'importance relative, le degré de gravité et la cause principale de la non-conformité, les facteurs atténuants ou aggravants et les antécédents de conformité de l'entreprise. En règle générale, les pénalités sont imposées dans les cas de non-conformité graves ou répétés. Nous allons prendre en considération les facteurs uniques dans chacun des cas pour déterminer s'il faut imposer une pénalité d'après les résultats de l'examen.

Si vous encourez une pénalité, vous avez le droit de présenter des observations à la directrice et présidente-directrice générale (PDG) de CANAFE pour qu'elle révise votre dossier. Vous pouvez également interjeter appel de la décision de la directrice et PDG auprès de la Cour fédérale. Veuillez consulter la page pénalités administratives pécuniaires de notre site Web pour obtenir d'autres renseignements.

Nous pouvons communiquer les cas de non-conformité aux organismes d'application de la loi lorsqu'il s'agit d'une non-conformité grave ou lorsqu'il est peu probable que l'entreprise se conforme à la Loi dans l'immédiat ou à l'avenir, et s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner que les renseignements seraient utiles aux fins d'enquête ou de poursuite relativement à une infraction à la partie 1 ou 1.1 de la Loi (liée à la non-conformité). Il incombera alors aux organismes d'application de la loi de mener une enquête et de décider si d'autres mesures s'imposent. Veuillez consulter la page des pénalités pour les cas de non-conformité pour obtenir d'autres renseignements.

Partie 3—Méthodes d'évaluation

Dans la partie 3, nous décrivons les méthodes d'évaluation dont nous nous servons pour nous assurer que vous respectez les exigences comme il se doit.

Nous utilisons les méthodes pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences prévues dans la Loi et les règlements connexes. Nous tenons aussi compte des directives de CANAFE, lesquelles précisent notre interprétation des exigences légales.

À moins que des exceptions s'appliquent, nous évaluons dans quelle mesure vous respectez :

Il se peut que nous n'examinions pas toutes les exigences susmentionnées et que nous n'utilisions pas toutes les méthodes d'évaluation décrites dans la présente section. Nous choisirons plutôt les exigences et les méthodes d'évaluation qui conviennent le mieux d'après notre évaluation des risques liés à votre entreprise et à la portée de l'examen.

Par souci d'efficacité, nous pouvons appliquer certaines de nos méthodes d'évaluation en parallèle ou utiliser une variante des méthodes décrites dans la présente section.

3.1. Exigences relatives au programme de conformité

La présente section décrit les méthodes que nous utilisons pour évaluer si vous avez mis en œuvre un programme de conformité et, le cas échéant, si vous l'avez tenu à jour, et ce, de façon adéquate.

Les cinq éléments obligatoires d'un programme de conformité sont les suivants :

Nous allons confirmer que vous avez en place un programme de conformité complet et bien documenté et que vous l'avez mis en pratique.

Pour ce faire, nous évaluons dans quelle mesure vous respectez d'autres exigences, par exemple les exigences relatives à la vérification de l'identité des clients, au besoin de bien connaître son client, à la déclaration d'opérations financières et à la tenue de documents. Nous pourrions aussi considérer les lacunes relevées dans le cadre de l'évaluation de ces autres exigences comme étant une indication qu'au moins un des cinq éléments de votre programme de conformité n'a pas été appliqué.

3.1.1. Agent de conformité—la personne chargée de la mise en œuvre du programme de conformité

(s'applique à tous les secteurs d'entreprise)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez l'exigence relative à la désignation d'un agent de conformité chargé de mettre en œuvre votre programme de conformité.

Nous confirmons que les critères suivants sont adéquatement remplis :désignation (sélection), pouvoirs, connaissances et tâches.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

S'il est vrai que nous tentons de déterminer si vous avez bel et bien désigné un agent de conformité et examinons les pouvoirs et les tâches qui lui ont été confiés ainsi que les connaissances qu'il possède, il reste que nous voulons avant tout nous assurer qu'il assume sa responsabilité de mettre en œuvre un programme de conformité robuste. Pour être en mesure de déterminer si c'est le cas, nous nous assurons que les éléments examinés de votre programme de conformité sont mis en pratique adéquatement.

3.1.2. Politiques et procédures

(s'applique à tous les secteurs d'entreprise)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez l'exigence relative à l'élaboration et à l'application des politiques et procédures et à la conservation des documents à l'appui.

Nous déterminons si vos politiques et procédures traitent des éléments suivants (s'il y a lieu) : exigences relatives au programme de conformité; exigences relatives à la vérification de l'identité des clients et autres exigences relatives au besoin de bien connaître son client; exigences relatives à la déclaration d'opérations financières; exigences relatives à la tenue de documents; exigences en matière de relation de correspondant bancaire; exigences relatives aux succursales et aux filiales étrangères et aux entités du même groupe; exigences relatives à l'inscription des entreprises de services monétaires; exigences relatives aux directives ministérielles.

Nous tentons également d'établir si vos politiques et procédures sont adéquates, adaptées à votre entreprise (c'est-à-dire qu'elles tiennent compte du type, de la nature, de la taille et du degré de complexité de votre entreprise) et conçues de façon à assurer le contrôle des risques auxquels vous pouvez être exposés.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

Certes, nous examinons vos politiques et procédures, mais nous voulons avant tout nous assurer que vous les appliquez adéquatement de façon à respecter vos obligations, y compris la déclaration d'opérations financières, la vérification de l'identité des clients, les bénéficiaires effectifs, la détermination quant au tiers, les personnes politiquement vulnérables et les dirigeants d'une organisation internationale, les directives ministérielles et les mesures spéciales à prendre pour les clients présentant un risque élevé, s'il y a lieu.

3.1.3. Évaluation des risques

(s'applique à tous les secteurs d'entreprise)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez l'exigence relative à l'évaluation des risques et des vulnérabilités de votre entreprise liés au blanchiment d'argent et au financement des activités terroristes, et à la conservation des documents à l'appui.

Nous confirmons que votre évaluation s'accompagne des documents à l'appui et qu'elle comprend les éléments suivants (s'il y a lieu) : produits, services et moyens de distribution; clients et relations d'affaires; emplacements géographiques; nouvelles technologies; entités du même groupe; autres éléments à risque élevé visés par règlement, par exemple les personnes ou les entités dont le nom figure dans les directives ministérielles.

Nous déterminons également si votre évaluation des risques tient compte du type, de la nature, de la taille et du degré de complexité de votre entreprise. Nous prenons aussi en considération le bien-fondé de chacun des éléments de l'évaluation des risques de votre entreprise.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

Certes, nous examinons les éléments de votre évaluation des risques, mais nous cherchons avant tout à déterminer si vous avez examiné les risques liés à tous les aspects de votre entreprise et leur avez attribué une cote, si vous avez fourni des justifications pour vos décisions et si vous avez appliqué des mesures spéciales pour les éléments qui présentent un risque élevé.

3.1.4. Programme de formation continue sur la conformité

(s'applique à tous les secteurs d'entreprise)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez l'exigence relative à l'élaboration par écrit et à la tenue à jour d'un programme de formation continue à l'intention de vos employés ou mandataires.

Nous tentons de déterminer quelles sont les personnes qui reçoivent la formation, les sujets traités, la fréquence et le mode de prestation.

Nous tentons également d'établir si votre programme de formation est adéquat, s'il tient compte du type, de la nature, de la taille et du degré de complexité de votre entreprise et si vous le mettez en pratique.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

S'il est vrai que nous évaluons votre programme de formation continue, il reste que nous voulons avant tout déterminer s'il aide vos employés et mandataires à mieux comprendre les exigences, vos politiques et procédures et les indicateurs et les tendances liés au blanchiment d'argent et au financement des activités terroristes. Nous porterons également une attention particulière à la formation que vous offrez sur la détection des opérations douteuses.

3.1.5. Examen bisannuel de l'efficacité

(s'applique à tous les secteurs d'entreprise)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez l'exigence relative à la mise en place d'un examen de l'efficacité et à la conservation des documents à l'appui.

Nous déterminons si vous effectuez au moins tous les deux ans un examen de l'efficacité de vos politiques et procédures, de votre évaluation des risques et de votre programme de formation.

Nous tenterons de déterminer si votre examen bisannuel de l'efficacité est adéquat et adapté à votre entreprise, c'est-à-dire s'il tient compte du type, de la nature, de la taille et du degré de complexité de votre entreprise, et s'il s'harmonise avec votre évaluation des risques.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

Nous souhaitons déterminer si dans le cadre de votre examen, vous évaluez si vous avez bien documenté votre programme de conformité et si vous l'avez mis en pratique adéquatement. Nous chercherons également à déterminer si votre examen permet de cerner adéquatement les éléments pour lesquels vous ne satisfaites pas aux exigences auxquelles vous êtes assujetti et si vous avez mis à jour vos politiques et procédures et, le cas échéant, l'état d'avancement de ces mises à jour.

3.2. Exigences relatives à la vérification de l'identité des clients et autres exigences relatives au besoin de bien connaître son client

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences s'appliquant à la vérification de l'identité des clients et d'autres exigences relatives au besoin de bien connaître son client.

3.2.1. Exigences relatives à la vérification de l'identité des clients

(s'applique à tous les secteurs d'entreprise)

Pour déterminer si vous respectez les exigences auxquelles vous êtes assujetti en matière de vérification de l'identité des clients, nous pouvons :

Si vous faites appel à un mandataire pour vous aider à vérifier l'identité de clients, nous pouvons :

De plus, nous confirmons que vous conservez les documents contenant les renseignements requis lorsque vous vérifiez l'identité d'une personne ou confirmez l'existence d'une entité. Veuillez vous reporter à notre directive sur la tenue de documents pour obtenir de l'information supplémentaire sur l'exigence relative à la tenue de documents et à la section du présent manuel qui décrit les méthodes que nous utilisons pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives à la tenue de documents.

Lorsque vous avez vérifié l'identité d'un client comme l'exigent la Loi et les règlements connexes, il est possible que vous ayez d'autres exigences relatives au besoin de bien connaître son client. Pour obtenir d'autres informations, veuillez vous reporter à notre directive sur les exigences relatives au besoin de bien connaître son client et à la section du présent manuel qui décrit les méthodes utilisées par CANAFE pour évaluer dans quelle mesure vous respectez ces exigences.

Notre objectif

Nous mettrons l'accent sur l'évaluation des mesures que vous prenez pour vérifier l'identité d'une personne ou confirmer l'existence d'une entité.

3.2.2.  Exigences relatives au besoin de bien connaître son client

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives au besoin de bien connaître son client, y compris :

Pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences susmentionnées, nous pouvons :

Nous utilisons les méthodes énumérées ci-dessous pour évaluer vos pratiques en matière d'évaluation des risques en lien avec les exigences relatives au besoin de bien connaître votre client.

Relations d'affaires et contrôle continu

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Bénéficiaires effectifs

Dans le cadre de notre évaluation, nous pouvons :

Opérations des tiers 

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Personnes politiquement vulnérables et dirigeants d'une organisation internationale

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

Nous mettrons l'accent sur les éléments suivants :

3.3. Exigences en matière de déclaration d'opérations financières

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives à la déclaration d'opérations financières auxquelles vous êtes assujetti.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

Nous chercherons avant tout à confirmer que vous avez en place des politiques, des procédures, des processus et des mécanismes de contrôle robustes pour être en mesure de respecter adéquatement les exigences suivantes : soumettre des déclarations d'opérations financières à CANAFE (s'il y a lieu); soumettre les déclarations à temps; soumettre des déclarations complètes et exactes.

3.3.1. Exigences relatives à tous les types de déclarations (tous les types de déclarations)

(s'applique à tous les secteurs d'entreprises)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences en matière de déclaration. Les méthodes s'appliquent à tous les types de déclarations (déclarations d'opérations importantes en espèces, déclarations de télévirement, déclarations relatives à un déboursement de casino et déclarations d'opérations douteuses), à l'exception des déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste, auxquelles s'applique uniquement la méthode d'évaluation intitulée « Tous les types de déclarations 5 ».

Nous avons recours à des tests comparatifs, des tests liés au suivi, des tests de la qualité et des tests de l'opportunité.

Tests comparatifs
(Tous les types de déclarations 1) Pour examiner les changements dans votre comportement en matière de déclaration

Nous examinons vos antécédents de déclaration afin de voir s'il y a des changements importants, par exemple une augmentation ou une diminution appréciable du nombre de déclarations et confirmons que vous soumettez les opérations qui doivent être déclarées. Si nous constatons des changements, nous vérifions si nous avons une explication pour ces changements dans notre dossier. Si ce n'est pas le cas, nous faisons un suivi auprès de vous. Nous pouvons alors examiner les relevés d'opérations pour nous assurer que vous nous avez soumis toutes les opérations à déclarer.

Tests liés au suivi
(Tous les types de déclarations 2) : Pour nous assurer que vous avez resoumis les déclarations rejetées par CANAFE parce qu'il y avait des erreurs techniques

CANAFE peut rejeter une déclaration si elle contient des erreurs techniques, par exemple en ce qui a trait à la façon dont la déclaration est formatée ou lorsque notre processus de validation détecte un problème de qualité. Lors de l'évaluation, nous vous fournissons, s'il y a lieu, une liste des déclarations rejetées que vous n'avez ni corrigées ni resoumises.

Si vous croyez que cette liste est inexacte, vous aurez peut-être à nous fournir le numéro de déclaration de CANAFE ou l'accusé de réception de la transmission par lots de déclarations afin de nous permettre de faire un examen plus approfondi. Veuillez vous reporter à nos directives sur la transmission de déclarations par lots et sur F2R.

En ce qui concerne les déclarations qui n'ont pas été resoumises, nous pouvons vous demander pourquoi cela n'a pas été fait. Nous pouvons également examiner les relevés d'opérations pour confirmer qu'il s'agissait bel et bien d'opérations à déclarer.

(Tous les types de déclarations 3) Pour nous assurer que les problèmes de déclaration antérieurs ont été résolus

Nous examinons vos dossiers et relevés d'opérations afin de confirmer que vous avez réglé les problèmes de conformité liés aux déclarations qui ont été cernés antérieurement, par exemple ceux indiqués au moyen d'une auto-déclaration volontaire de non-conformité et ceux relevés dans le cadre d'activités d'évaluation de la conformité antérieures effectuées par CANAFE.

Tests de la qualité
(Tous les types de déclarations 4) Pour nous assurer que vous déclarez les opérations traitées par vos mandataires

Nous déterminons si vous déclarez les opérations qu'effectuent pour vous vos mandataires. Il vous appartient à vous, et non à votre mandataire, de soumettre ces déclarations. Nous pouvons vous demander de nous fournir une liste de vos mandataires, y compris les ententes que vous avez conclues avec eux, et une liste des opérations que chacun des mandataires a effectuées pour vous afin de nous assurer que les opérations à déclarer sont bel et bien soumises à CANAFE.

(Tous les types de déclarations 5) Pour nous assurer que vos déclarations sont complètes et exactes

Nous examinons les renseignements de vos déclarations afin de nous assurer qu'ils sont complets et exacts.

En ce qui concerne l'évaluation de la qualité de vos déclarations, nous cherchons à savoir s'il manque des renseignements ou si les renseignements sont inadéquats ou incomplets. Par exemple, si le champ d'adresse d'une déclaration est vide, nous considérerions cela comme des renseignements manquants. Si le champ contient le numéro d'une case postale plutôt qu'une adresse municipale, nous considérerions cela comme des renseignements inadéquats. Si le champ contient une adresse municipale sans le nom de la ville, nous considérerions cela comme des renseignements incomplets. Tous les champs de vos déclarations doivent contenir des renseignements complets et exacts.

Lorsque nous examinons la qualité de vos déclarations, nous tenons compte de tous les champs, dont les champs obligatoires, les champs obligatoires, s'ils s'appliquent, et les champs des mesures raisonnables.

Lorsque les champs des mesures raisonnables ne contiennent aucun renseignement, nous examinons vos dossiers pour voir si vous disposiez des renseignements au moment de l'opération. Si vous disposiez des renseignements, mais que vous ne les avez pas fournis dans la déclaration comme il se doit, nous vous demanderons des explications.

Nous examinons la partie G « Description de l'activité douteuse » de la déclaration d'opérations douteuses pour nous assurer qu'elle contient une description adéquate des motifs raisonnables de soupçonner que les opérations effectuées ou tentées sont liées à la perpétration, réelle ou tentée, d'une infraction de blanchiment d'argent ou de financement des activités terroristes.

En ce qui concerne les déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste, nous nous assurons que vous avez fourni les renseignements au sujet du bien, des personnes ou groupes qui en sont le propriétaire, ou qui le contrôlent, et des opérations effectuées ou tentées liées au bien en question.

(Tous les types de déclarations 6) Pour nous assurer que votre tiers fournisseur de services déclare les opérations comme il se doit

Lorsque vous faites appel à un tiers fournisseur de services pour soumettre vos déclarations en votre nom, nous nous assurons que les déclarations renferment des renseignements d'identification exacts, par exemple la dénomination sociale de votre entreprise, son numéro de téléphone et son adresse, et non les renseignements d'identification de votre fournisseur de services.

Nous examinons les relevés d'opérations pour cerner les opérations qui auraient dû être déclarées, puis les déclarations que le fournisseur de services nous a soumises pour nous assurer qu'elles contiennent des renseignements d'identification exacts. Si nous ne pouvons pas trouver les déclarations dans notre base de données sous la dénomination sociale de votre entreprise, nous chercherons à déterminer si votre fournisseur de services a utilisé les mauvais renseignements d'identification lorsqu'il a soumis les déclarations à CANAFE ou s'il a tout simplement omis de les soumettre.

Tests basé sur les délais prévus
(Tous les types de déclarations 7) Pour nous assurer que vous soumettez les déclarations à temps

Nous déterminons si vous soumettez les déclarations dans les délais prévus dans la Loi et les règlements connexes et décrits dans la directive de CANAFE. Nous pouvons examiner les déclarations que vous avez soumises et les comparer avec les relevés d'opérations dont vous disposez pour confirmer que les déclarations ont été soumises dans les délais prévus.

3.3.2. Déclarations d'opérations importantes en espèces (DOIE)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives aux DOIE.

(DOIE 1) Confirmer que vous soumettez des DOIE

(s'applique à tous les secteurs d'entreprises)

Nous vous demandons de nous fournir une liste des opérations en espèces ou des relevés d'opérations, ou les deux, d'un montant de 10 000 $ ou plus, y compris les renseignements sur les opérations et les clients pour que nous puissions comparer les opérations effectuées avec celles que vous avez déclarées. Si nous ne pouvons pas trouver une déclaration pour une opération quelconque, nous vous demanderons de nous fournir les raisons de cette omission.

Il importe de préciser que nous n'avons pas besoin d'une liste des DOIE que vous ou votre tiers fournisseur de services nous avez soumises, car nous avons déjà ces déclarations dans notre base de données. Nous vous demandons plutôt une liste comportant les renseignements sur vos opérations importantes en espèces qui proviennent directement des dossiers de votre entreprise ou des systèmes que vous ou votre tiers fournisseur de services avez utilisés pour recueillir les renseignements pour soumettre les DOIE. Nous pouvons vous demander de nous faire parvenir un échantillon des opérations sur cette liste avant de vous demander une liste complète afin de nous assurer que le format convient.

Si vous n'avez pas de système automatisé pour extraire les renseignements et produire une liste, vous devrez fournir les relevés d'opérations. Il peut s'agir d'un bordereau de dépôt, d'une facture, d'un reçu de vente, d'un livret de reçus, d'une fiche d'opération, d'un registre de parties (secteur des casinos), d'un registre des achats des joueurs (secteur des casinos), etc.

(DOIE 2) Confirmer que vous appliquez correctement la règle de 24 heures pour les DOIE

(s'applique à tous les secteurs d'entreprises)

Nous passons en revue vos politiques et procédures, relevés d'opérations, dossiers internes, déclarations et d'autres documents pour déterminer les mesures que vous prenez à l'égard des opérations en espèces de moins de 10 000 $ effectuées par une seule personne ou entité, ou pour son compte, à l'intérieur d'une période de 24 heures, et dont le montant total correspond à 10 000 $ ou plus. Nous confirmons que vous regroupez ces opérations et que vous soumettez une DOIE à CANAFE lorsque les opérations ont été effectuées dans une période de 24 heures consécutives.

Nous nous assurons également que vous nous soumettez une DOIE distincte pour les opérations en espèces d'un montant forfaitaire de 10 000 $ ou plus, et que vous ne les regroupez pas avec les opérations en espèces de moins de 10 000 $ effectuées à l'intérieur d'une période de 24 heures.

(DOIE 3) Confirmer que vous soumettez toutes les déclarations obligatoires pour une opération donnée

(s'applique aux entités financières, aux casinos et aux entreprises de services monétaires)

Nous examinons vos documents pour vérifier que vous avez soumis une déclaration d'opérations importantes en espèces et une déclaration de télévirement lorsque vous avez reçu 10 000 $ ou plus en espèces d'une seule personne ou entité, ou pour son compte, lors d'une seule opération ou de plusieurs opérations au cours d'une période de 24 heures, aux fins de la transmission d'un télévirement international de 10 000 $ ou plus. Nous examinons vos relevés d'opérations ou les DOIE dans lesquelles vous avez indiqué que les fonds étaient destinés à la « transmission d'un télévirement ». Nous pouvons vous demander de fournir les numéros des déclarations de télévirements et des DOIE afin de confirmer que les deux types de déclarations ont été soumis à CANAFE.

(DOIE 4) Examiner les exceptions à la soumission de DOIE

Exception—Option de remplacement de la DOIE

(s'applique aux entités financières)

Si une entité financière a recouru à une option de remplacement de la DOIE, comme le permettent la Loi et les règlements connexes et le décrit notre directive, nous nous assurons que toutes les conditions liées à l'exception ont été respectées. Nous confirmons que vous avez soumis, dans les délais visés par règlement, un rapport d'entité financière sur les entreprises clientes comportant une liste de tous les clients pour lesquels vous vous êtes fondé sur l'exception. Si vous continuez de recourir à l'exception pour un client qui ne remplit plus les conditions visées par règlement, nous examinerons les opérations en espèces dudit client pour déterminer si vous auriez dû soumettre des DOIE à CANAFE.

Exception—Espèces reçues d'entités financières et d'organismes publics

(s'applique à tous les secteurs d'entreprises)

Si vous ne soumettez pas de DOIE pour les clients qui sont des entités financières ou des organismes publics, comme le permet la Loi, nous nous assurerons que les clients en question répondent à la définition légale d'une entité financière ou d'un organisme public, comme il est défini dans la Loi et les règlements connexes. S'ils ne répondent pas à la définition, il est possible que nous examinions l'historique des opérations en espèces des clients afin de déterminer s'il existe des opérations importantes en espèces qui auraient dû être déclarées à CANAFE.

3.3.3. Déclarations de télévirements internationaux (DT)

(s'applique aux entités financières, aux casinos et aux entreprises de services monétaires, à l'exception de la méthode DT 3)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives aux DT.

(DT 1) Confirmer que vous soumettez des DT

Nous vous demandons de nous fournir une liste des télévirements d'un montant de 10 000 $ ou plus, y compris les renseignements sur les opérations et les clients, pour que nous puissions comparer les opérations effectuées avec celles que vous avez déclarées. Si nous ne pouvons pas trouver une déclaration pour une opération donnée, nous vous demanderons de nous fournir les raisons de cette omission.

Il importe de préciser que nous n'avons pas besoin d'une liste des DT que vous ou votre tiers fournisseur de services nous avez soumises, car nous avons déjà ces déclarations dans notre base de données. Nous vous demandons plutôt une liste comportant les renseignements sur vos télévirements qui proviennent directement des dossiers de votre entreprise ou des systèmes que vous ou votre tiers fournisseur de services avez utilisés pour soumettre les DT. Nous pouvons vous demander de nous faire parvenir un échantillon des télévirements sur cette liste avant de demander une liste complète afin de nous assurer que le format convient.

Si vous n'avez pas de système automatisé pour extraire les renseignements et produire une liste, vous devrez fournir les relevés d'opérations. Il peut s'agir d'un bordereau de transfert, d'un registre des télévirements, d'une fiche d'opération, d'une facture, etc.

Transmission de télévirements impliquant plusieurs entités déclarantes

Lorsque vous faites appel à une autre entreprise assujettie à la Loi pour transmettre un télévirement à l'étranger (un intermédiaire) et que vous omettez de lui fournir le nom et l'adresse au complet du client qui a demandé le télévirement, nous pouvons examiner le relevé de transfert pour confirmer que vous avez soumis une DT. Lorsque vous fournissez le nom et l'adresse au complet du client qui a demandé le télévirement à l'autre entreprise, vous n'avez pas besoin de soumettre une DT.

Lorsqu'une entreprise au Canada, qui est assujettie à la Loi, agit à titre d'intermédiaire et reçoit pour vous des fonds par télévirement international à remettre à un client et que le télévirement ne comprend ni le nom ni l'adresse au complet du bénéficiaire, nous examinerons le relevé de transfert pour confirmer que vous avez soumis une DT à CANAFE. Si le relevé de transfert reçu par l'autre entreprise contient le nom et l'adresse au complet du bénéficiaire, vous n'avez pas besoin de soumettre une DT à CANAFE.

Confirmer que vous appliquez la règle de 24 heures pour les DT

Nous passons en revue vos politiques et procédures, relevés d'opérations, dossiers internes, déclarations et d'autres documents pour déterminer les mesures que vous prenez à l'égard des télévirements internationaux de moins de 10 000 $ demandés par une seule personne ou entité, ou pour son compte, à l'intérieur d'une période de 24 heures, et dont le montant total correspond à 10 000 $ ou plus. Nous confirmons par la suite que vous regroupez ces opérations et que vous soumettez une DT à CANAFE.

Nous nous assurons également que vous nous soumettez une DT distincte pour les montants forfaitaires par télévirement de 10 000 $ ou plus, et que vous ne les regroupez pas avec les télévirements internationaux de moins de 10 000 $ demandés à l'intérieur d'une période de 24 heures.

Nous nous assurons également que vous ne regroupez pas les télévirements internationaux reçus avec les télévirements internationaux transmis. De plus, en ce qui concerne les télévirements transmis, nous nous assurons que vous avez bien regroupé les télévirements lorsque vous appliquez la règle de 24 heures dans le cas de télévirements demandés par un seul client ou pour son compte. Nous nous assurons également que vous avez bien regroupé les télévirements reçus.

(DT 3) Confirmer que vous soumettez toutes les déclarations obligatoires pour une opération donnée

(s'applique aux entités financières, aux casinos et aux entreprises de services monétaires)

Nous examinons vos documents pour vérifier que vous avez soumis une déclaration d'opérations importantes en espèces et une déclaration de télévirement lorsque vous avez reçu 10 000 $ ou plus en espèces d'une seule personne ou entité, pour son compte, lors d'une seule opération ou de plusieurs opérations au cours d'une période de 24 heures, aux fins de la transmission d'un télévirement international de 10 000 $ ou plus. Nous examinons vos relevés d'opérations ou les déclarations d'opérations importantes en espèces dans lesquelles vous avez indiqué que les fonds étaient destinés à la « transmission d'un télévirement ». Nous pouvons vous demander de fournir les numéros des DT et des déclarations d'opérations importantes en espèces afin de confirmer que les deux types de déclarations ont été soumis à CANAFE.

Les méthodes d'évaluation DOIE 3 et DT 3 sont identiques et sont répétées pour en faciliter la consultation.

(DT 4) Déterminer si la règle d'acheminement est appliquée

Nous examinons vos politiques et procédures et vos relevés de télévirement pour évaluer si vous appliquez adéquatement la règle d'acheminement.

Nous nous assurons que lorsque vous transmettez un télévirement, peu importe le montant, à la demande d'un client, y compris un transfert à l'intérieur du Canada visé par règlement, vous l'accompagnez des renseignements relatifs à la personne qui a initialement demandé le télévirement.

Nous nous assurons également que lorsque vous recevez un télévirement, peu importe le montant, y compris un transfert à l'intérieur du Canada visé par règlement, vous prenez des mesures raisonnables pour vous assurer qu'il contient les renseignements relatifs à la personne qui a initialement demandé le télévirement.

3.3.4. Déclarations relatives à un déboursement de casino (DDC)

(s'applique aux casinos)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives aux DDC.

(DDC 1) Confirmer que vous soumettez des DDC

Nous vous demandons de nous fournir une liste de vos relevés de déboursement de casino d'un montant de 10 000 $ ou plus, y compris les renseignements sur les opérations et les clients, pour que nous puissions comparer les opérations que vous avez effectuées avec celles que vous avez déclarées. Si nous ne pouvons pas trouver une déclaration pour une opération donnée, nous vous demanderons de nous fournir les raisons de cette omission.

Il importe de préciser que nous n'avons pas besoin d'une liste des DDC que vous ou votre tiers fournisseur de services nous avez soumises, car nous avons déjà ces déclarations dans notre base de données. Nous vous demandons plutôt une liste comportant les renseignements sur vos déboursements en espèces qui proviennent directement de vos dossiers ou systèmes. Nous pouvons vous demander de nous faire parvenir un échantillon des déboursements sur cette liste avant de demander une liste complète afin de nous assurer que le format convient.

Si vous n'avez pas de système automatisé pour extraire les renseignements et produire une liste, vous devrez fournir les relevés de déboursement. Il peut s'agir des registres de chèques, des fiches de suivi des joueurs, des registres d'opérations, etc.

(DDC 2) Confirmer que vous appliquez la règle de 24 heures pour les DDC

Nous passons en revue vos politiques et procédures, relevés d'opérations, dossiers internes, déclarations et d'autres documents pour déterminer les mesures que vous prenez à l'égard des déboursements de moins de 10 000 $ reçus par une seule personne ou entité, ou pour son compte, à l'intérieur d'une période de 24 heures, et dont le montant total correspond à 10 000 $ ou plus. Nous confirmons par la suite que vous regroupez ces opérations et que vous soumettez une DDC à CANAFE.

Nous nous assurons également que vous nous soumettez une DDC distincte pour les déboursements d'une somme forfaitaire de 10 000 $ ou plus, et que vous ne les regroupez pas avec les déboursements de moins de 10 000 $ effectués à l'intérieur d'une période de 24 heures.

3.3.5. Déclarations d'opérations douteuses (DOD)

(s'applique à tous les secteurs d'entreprises, à l'exception des méthodes DOD 14 et DOD 15)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives aux DOD.

À CANAFE, les déclarations d'opérations douteuses s'avèrent d'une très grande utilité pour la production de renseignements, car elles sont la pierre angulaire de son mandat qui vise la détection, la dissuasion et la prévention en matière de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes. Les DOD et d'autres déclarations permettent au Centre d'effectuer des analyses et de produire des renseignements financiers exploitables qu'il communique aux services de police et aux organismes d'application de la loi et de la sécurité nationale lorsque les conditions visées par règlement sont remplies.

La plupart des méthodes d'évaluation décrites dans la présente section reposent sur les indicateurs de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes publiés dans les directives de CANAFE et provenant d'autres sources fiables bien connues, par exemple le Groupe d'action financière (GAFI).

Les méthodes d'évaluation pour les DOD ont pour but d'évaluer la façon dont vous donnez suite aux opérations douteuses et répondez à d'autres exigences. Nous y avons recours afin :

Dans le cadre de l'analyse des renseignements recueillis lors de l'application de ces méthodes, nous adopterons l'approche décrite à la partie 1 pour tirer nos conclusions. Nous évaluerons l'ensemble des éléments d'information et des circonstances et adopterons une approche globale et raisonnable pour arriver à nos conclusions.

Voici les différents tests auxquels nous avons recours : tests liés au processus de contrôle et aux opérations inhabituelles; tests liés aux éléments à risque élevé; tests liés aux indicateurs de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes; tests liés aux informations de sources externes; tests comparatifs; tests liés à l'annulation des opérations et à la dissolution des relations; tests propres à certains secteurs d'entreprises.

Les méthodes décrites dans la présente section s'appliquent à la fois aux opérations douteuses effectuées et tentées. Les méthodes d'évaluation liées à la qualité et à l'opportunité des déclarations sont décrites à la section 3.3.1 (Tous les types de déclarations).

Tests liés au processus de contrôle et aux opérations inhabituelles (DOD)

Dans la présente section, les termes « alertes » et « opérations inhabituelles » désignent les opérations effectuées ou tentées qui ont été relevées ou signalées dans le cadre de votre processus de contrôle interne parce qu'elles peuvent être liées au blanchiment d'argent ou au financement des activités terroristes. Les alertes et les opérations inhabituelles doivent faire l'objet d'une évaluation plus rigoureuse dans le respect de vos politiques et procédures et peuvent entraîner la soumission d'une DOD.

(DOD 1) Examiner vos politiques et procédures relatives au processus de contrôle des activités et des opérations

Nous examinons vos politiques et procédures pour nous assurer que vous avez mis en place un processus de contrôle qui vous permet de détecter les opérations douteuses liées au blanchiment d'argent et au financement des activités terroristes, de les évaluer et, s'il y a lieu, de les déclarer. Si vous utilisez des politiques et procédures générales élaborées par un groupe de l'industrie ou un expert-conseil, nous nous assurons que vous les avez adaptées à votre entreprise, y compris les procédures relatives au contrôle.

Nous pourrions vous poser certaines questions, par exemple les suivantes :

(DOD 2) Examiner les règles encadrant votre processus de contrôle

Nous examinons les règles que vous appliquez dans le cadre de votre processus de contrôle automatisé et manuel afin de confirmer qu'elles vous permettent de détecter les opérations inhabituelles et d'être informé de toute éventuelle opération douteuse. Lorsque nous examinons vos règles, nous nous assurons qu'elles sont raisonnables et mises en application, et qu'elles facilitent le contrôle des opérations selon votre évaluation des risques. Nous pouvons également vous demander la fréquence à laquelle vous rajustez vos règles, les raisons pour lesquelles vous le faites, les étapes que vous suivez pour le faire et comment vous documentez ces rajustements. Nous pouvons déterminer si vous revoyez vos règles périodiquement afin de vous assurer de n'omettre aucune éventuelle opération douteuse.

(DOD 3) Examiner les opérations inhabituelles

Nous examinons les opérations inhabituelles repérées par votre système de contrôle que vous n'avez pas déclarées afin de nous assurer que vos décisions étaient bien fondées.

Nous déterminons si vous utilisez une approche axée sur les risques pour repérer les opérations inhabituelles et générer des alertes pour que vous puissiez consacrer plus de temps et d'efforts aux éléments les plus susceptibles de faciliter le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes. Par exemple, vous pourriez accorder plus d'importance aux opérations qui présentent au moins deux indicateurs de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes.

Si vous utilisez une approche axée sur les risques lorsque vous constatez une opération inhabituelle, nous déterminerons si votre approche est raisonnable. Pour ce faire, nous évaluerons :

Tests liés aux éléments à risque élevé (DOD)
(DOD 4) Examiner les éléments à risque élevé

Nous examinons les dossiers-clients et les relevés d'opérations liés aux éléments à risque élevé que vous avez identifiés dans le cadre de votre évaluation des risques, par exemple les clients présentant un risque élevé, les moyens de distribution à risque élevé ou les pays présentant un risque élevé. Nous pouvons également examiner un échantillon de dossiers-clients et de relevés d'opérations pour les éléments qui, selon votre évaluation, ne présentent pas un risque élevé afin de nous assurer qu'il n'existe aucune lacune dans votre évaluation des risques ou vos procédures relatives aux déclarations.

Tests liés aux indicateurs de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes (DOD)
(DOD 5) Approche uniforme pour repérer les indicateurs

Nous vérifions que vous appliquez de façon uniforme les indicateurs de blanchiment d'argent ou de financement des activités terroristes dans les déclarations d'opérations douteuses que vous nous transmettez. Nous regardons d'abord la partie G des déclarations pour relever les indicateurs les plus récurrents. Nous examinons ensuite vos dossiers pour déterminer si vous continuez à soumettre des déclarations d'opérations douteuses lorsque ces indicateurs récurrents sont observés dans d'autres opérations et qu'il y a des motifs raisonnables de soupçonner que ces opérations pourraient être liées au blanchiment d'argent ou au financement des activités terroristes. Si nous trouvons des opérations douteuses qui n'ont pas été déclarées, nous donnons priorité aux opérations qui procureraient à CANAFE de nouveaux renseignements à analyser.

 (DOD 6) Examiner les opérations pour relever des indicateurs de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes

En ce qui concerne l'évaluation des risques de votre entreprise, nous identifions les indicateurs de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes que vous pourriez observer dans le cadre de vos activités. Nous nous assurons que ces indicateurs éclairent les décisions touchant votre programme de conformité et appuient les efforts que vous investissez dans la détection, l'évaluation et la déclaration des opérations douteuses. Si nous relevons des opérations correspondant à ces indicateurs lors de notre examen de vos dossiers-clients et des relevés d'opérations, nous examinerons les mesures que vous avez prises pour nous assurer qu'elles sont raisonnables.

De surcroît, nous sommes conscients du fait que vous pourriez donner la priorité à certains indicateurs plutôt qu'à d'autres. Cela dit, nous tenons à nous assurer que vos processus et systèmes permettent de repérer les comportements douteux.

Tests liés aux informations de sources externes (DOD)
(DOD 7) Examiner comment vous vous servez de l'information accessible au public

Nous examinons la façon dont vous utilisez l'information accessible au public dans le cadre de vos processus liés à l'évaluation des risques, au contrôle et aux DOD. L'information accessible au public comprend les communiqués de presse publiés par les organismes de réglementation de l'industrie, les services de police et d'autres organismes d'application de la loi, les grands médias d'information et d'autres sources crédibles. Nous déterminons si vous prenez des mesures raisonnables lorsque vous découvrez des faits intéressants au sujet d'un client. Si vous n'avez rien fait par rapport à de l'information accessible au public pertinente, nous chercherons à savoir pourquoi.

(DOD 8) Examiner la façon dont vous traitez l'information tirée de sources crédibles

Nous examinons la façon dont vous utilisez l'information liée au blanchiment d'argent et au financement des activités terroristes que vous recevez des services de police, des organismes d'application de la loi et de la sécurité nationale et des organismes de réglementation ou de supervision pour éclairer les décisions touchant votre programme de conformité. Cette information peut provenir d'ordonnances de communication, de lettres d'accord, d'alertes et de recommandations internes. En particulier, nous examinons comment vous utilisez cette information pour repérer les clients susceptibles de présenter un risque élevé, prenez des mesures pour atténuer les risques liés à ces clients et, s'il y a lieu, soumettez des DOD. Nous nous assurons que l'information est acheminée à votre agent de conformité ou à votre service de conformité lorsqu'elle est destinée à une personne ou à un service différent.

CANAFE ne demandera pas de voir les ordonnances de communication scellées ni celles comportant une ordonnance de non-communication.

Tests comparatifs (DOD)
(DOD 9) Examiner les écarts entre les comportements réels et prévus relatifs aux opérations

Nous nous assurons que vous êtes en mesure de reconnaître les opérations des clients qui diffèrent considérablement de celles prévues et que vous prenez des mesures à cet égard. Nous pouvons examiner les dossiers et les relevés d'opérations des clients dont les opérations diffèrent considérablement de celles d'autres clients semblables. Par exemple, un client peut effectuer un nombre plus élevé d'opérations ou des opérations de montants plus élevés que ce qui est prévu lorsque vous le comparez à un groupe de clients semblables.

(DOD 10) Détecter les liens inhabituels

Nous examinons les relevés d'opérations de vos clients pour y déceler des liens ou des tendances inhabituels qui, selon nous, répondent au critère des motifs raisonnables de soupçonner et font en sorte que l'opération doive être déclarée. Par exemple, nous pourrions orienter notre examen vers :

Dans nos efforts pour déceler les tendances ou les liens, nous examinons vos documents électroniques et sur support papier et les déclarations que vous nous soumettez. Nous vous demandons également si vous recherchez de tels liens ou tendances et comment vous le faites.

Tests liés à l'annulation des opérations et à la dissolution des relations (DOD)
(DOD 11) Examiner vos remboursements, vos annulations et les paiements en trop

Nous examinons les relevés d'opérations montrant qu'un chèque a été remboursé parce qu'un client a retourné un article, annulé une police d'assurance-vie, mis fin à un service ou effectué un paiement en trop. Ces situations peuvent représenter des indicateurs courants de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes. C'est pourquoi nous examinons vos procédures pour nous assurer que vous avez adéquatement évalué ces situations et pris les mesures qui s'imposent, s'il y a lieu.

(DOD 12) Examiner comment vous mettez fin à vos relations avec vos clients et mandataires

La Loi et les règlements connexes ne prévoient pas de dispositions s'appliquant à la dissolution de vos relations d'affaires. Cette décision relève de votre responsabilité. Toutefois, dans les cas où vous avez pris la décision de mettre fin à une relation avec un client ou un mandataire en raison de préoccupations en matière de blanchiment d'argent ou de financement des activités terroristes, nous nous assurons que vous avez continué de surveiller leurs opérations pour détecter toute éventuelle opération douteuse, et que vous avez pris des mesures pour atténuer les risques, et ce, jusqu'au moment où vous avez mis fin à la relation officiellement.

Tests propres à certains secteurs d'entreprises (DOD)

Les méthodes d'évaluation visant les DOD décrites précédemment s'appliquent à la plupart des secteurs d'entreprises. Cependant, certains secteurs comportent des caractéristiques qui nécessitent des tests précis.

(DOD 13) Secteur de l'immobilier : Examiner de quelle façon vous utilisez les valeurs marchandes et les conditions du marché local

(s'applique au secteur de l'immobilier)

Nous examinons si vous repérez les opérations d'achat et de vente qui sont nettement inférieures ou supérieures à la valeur marchande prévue, selon les conditions du marché local, afin de déterminer si elles sont douteuses. Les valeurs et les conditions du marché immobilier varient d'une région à l'autre au Canada et selon le cycle économique et d'autres facteurs. Nous nous assurons que vous êtes au courant de ces conditions du marché et que vous êtes en mesure de repérer les opérations qui dépassent de loin la valeur prévue ou la valeur marchande moyenne.

(DOD 14) Secteur des casinos : Examiner les chèques que vous avez émis pour des achats ou des déboursements inhabituels

(s'applique au secteur des casinos)

Nous examinons les chèques que vous avez émis à vos clients pour déceler les achats ou les déboursements inhabituels pouvant indiquer une tentative de disperser des produits de la criminalité. Nous vous demandons tout d'abord de nous expliquer comment vous repérez les achats ou les déboursements inhabituels, atténuez les risques potentiels, surveillez les opérations et déterminez si vous devez ou non soumettre une DOD.

Par la suite, afin de repérer toute irrégularité, nous pouvons vous demander de nous fournir une liste des clients à qui vous avez émis des chèques, par exemple les clients qui ont reçu plus de chèques que ce à quoi on s'attendrait normalement. Si nous repérons des irrégularités, nous vous demandons de nous fournir les données historiques du client pour voir s'il y a des achats ou des déboursements douteux qui auraient dû être déclarés.

3.3.6. Déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (DBGT)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives aux DBGT.

(DBGT 1) Examiner votre correspondance avec les autorités

(s'applique selon ce qui est indiqué ci-dessous)

Voici ce que nous examinons :

Si vous avez communiqué que vous avez en votre possession un tel bien, nous nous assurons que vous nous avez soumis une DBGT. Nous nous assurons également que les renseignements de la DBGT correspondent à ceux transmis à la GRC, au SCRS et à votre organisme de réglementation, s'il y a lieu.

(DBGT 2) Consultation des listes de terroristes, de groupes terroristes et de personnes inscrites

(s'applique à tous les secteurs d'entreprises)

Nous confirmons les mesures que vous prenez pour déterminer si votre entreprise a en sa possession ou à sa disposition le bien d'un terroriste, d'un groupe terroriste ou d'une personne inscrite et soumettre une DBGT. Si vous avez ou aviez en votre possession ou à votre disposition un tel bien, nous nous assurons que vous nous avez soumis une DBGT.

Nous pouvons évaluer comment vous traitez les situations pour lesquelles vous n'êtes pas en mesure de déterminer, en fonction des renseignements dont vous disposez, si vous avez affaire à un terroriste, à un groupe terroriste ou à une personne inscrite.

Peu importe la situation, c'est-à-dire que vous n'avez pas soumis une DBGT parce que vous n'étiez pas en mesure de faire la détermination nécessaire ou que vous avez pu soumettre une DBGT, nous nous assurons que vous nous avez soumis une déclaration d'opérations douteuses, s'il y a lieu. Les renseignements ajoutés à la déclaration d'opérations douteuses peuvent s'avérer utiles pour CANAFE dans le cadre de ses efforts visant la production de renseignements.

Nous pouvons vérifier si le nom de vos clients figure sur la liste publiée dans le Règlement établissant une liste d'entités en vertu du Code criminel et la liste publiée dans le Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme. Si le nom de l'un de vos clients apparaît sur l'une de ces listes, nous nous assurons que vous avez soumis une DBGT.

3.4. Exigences en matière de tenue de documents

 (s'applique à tous les secteurs d'entreprises)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences en matière de tenue de documents.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

Certes, nous évaluons dans quelle mesure vous respectez les exigences en matière de tenue de documents, mais nous cherchons avant tout à nous assurer que vous consignez correctement les renseignements permettant d'identifier les personnes et les entités qui ouvrent les comptes ou les contrôlent ou qui effectuent ou dirigent les opérations.

3.5. Exigences en matière de relation de correspondant bancaire

(s'applique aux entités financières)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences en matière de relations de correspondant bancaire.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Dans le cadre de notre examen de votre évaluation des risques, nous pouvons :

Si vos politiques et procédures prévoient :

Si vos politiques et procédures interdisent les comptes de transit et les comptes imbriqués, nous nous assurerons que vous avez les mécanismes de contrôle appropriés en place pour détecter les opérations impliquant ces types de comptes et, le cas échéant, que vous prenez des mesures correctives conformes à vos politiques et procédures.

Dans le cadre de notre évaluation, nous pouvons également :

Notre objectif

Nous mettrons l'accent sur les étapes que vous prenez pour veiller à ce que la haute direction approuve vos relations de correspondant bancaire et soit informée des risques afférents.

Nous nous intéresserons aussi aux mesures que vous prenez pour vous assurer que vous ne faites pas affaire avec une banque fictive. Les banques fictives mènent leurs activités à l'extérieur du pays où elles sont constituées en personne morale et ont obtenu un permis; elles ne font pas partie d'un groupe de services financiers qui est supervisé dans ce pays. Les banques fictives présentent un risque grave pour le régime canadien de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes parce qu'il est difficile de surveiller le respect des exigences réglementaires, par exemple celles relatives aux mesures de vigilance à l'égard des clients et aux mesures d'atténuation des risques.

3.6. Exigences relatives aux succursales et aux filiales étrangères et aux entités du même groupe

(s'applique aux entités financières, aux courtiers en valeurs mobilières et aux sociétés et représentants d'assurance-vie)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives aux succursales et aux filiales étrangères et aux entités du même groupe.

Succursales et filiales étrangères

Des informations sur les exigences relatives aux succursales et aux filiales étrangères sont présentées dans nos directives.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Entités du même groupe canadiennes et à l'étranger

Des informations sur les exigences relatives aux entités du même groupe sont présentées dans nos directives.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons confirmer que vous avez en place des politiques et procédures adéquates pour échanger des renseignements avec les entités du même groupe que vous afin d'évaluer le risque de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes, ainsi que pour détecter de telles infractions et en décourager la perpétration.

Dans le cadre de notre examen de votre évaluation des risques, nous pouvons :

Notre objectif

Nous voulons nous assurer que vos succursales et filiales étrangères ont mis en place les politiques et procédures comme elles sont décrites, et que vous avez des politiques et procédures en place pour assurer l'échange de renseignements avec les entités faisant partie du même groupe que vous.

3.7. Exigences relatives à l'inscription des entreprises de services monétaires (ESM)

(s'applique aux entreprises de services monétaires)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives à l'inscription des entreprises de services monétaires.

Nous nous assurons que les renseignements de votre inscription sont à jour, que vous répondez aux demandes de précisions, que vous renouvelez votre inscription ou que vous l'avez annulée (s'il y a lieu).

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Notre objectif

Nous voulons surtout nous assurer que les renseignements de votre inscription sont exacts et à jour.

3.8. Exigences relatives aux directives ministérielles

(s'applique à tous les secteurs d'entreprises)

Nous utilisons les méthodes décrites dans la présente section pour évaluer dans quelle mesure vous respectez les exigences relatives aux directives ministérielles.

Les instructions fournies dans chaque directive ministérielle diffèrent. Par conséquent, notre évaluation sera axée sur l'essentiel de la directive.

Dans le cadre de cette évaluation, nous pouvons :

Lorsqu'une succursale ou une filiale étrangère ne peut se conformer à une directive, car celle-ci est en contradiction avec les lois locales, nous pouvons :

Si vous exercez des activités dans un pays étranger ou que vous faites affaire avec une entité étrangère qui sont nommés dans une directive ministérielle, nous pouvons :

Notre objectif

Nous cherchons surtout à déterminer si les directives ministérielles sont mises en œuvre adéquatement.

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