Exigences relatives au programme de conformité


Mai 2021

La présente directive entre en vigueur le 1er juin 2021.

Les exigences relatives au programme de conformité en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et des règlements connexes s'appliquent à toutes les entités déclarantes (ED).

La présente directive contient les réponses aux questions suivantes :

  1. Qu'est-ce qu'un programme de conformité et quelles sont les exigences liées à mon programme?
  2. Qui peut être désigné comme agent de conformité et quelles sont les responsabilités de cette fonction?
  3. Quelles sont les exigences liées à mes politiques et procédures de conformité?
  4. Quelles sont les exigences liées à mon évaluation des risques?
  5. Qu'est-ce qu'une mesure accrue?
  6. Quelles sont les exigences liées à mon programme et à mon plan de formation?
  7. Quelles sont les exigences liées à mon examen bisannuel de l'efficacité et au plan connexe?

1. Qu'est-ce qu'un programme de conformité et quelles sont les exigences liées à mon programme?

Établi et mis en œuvre par une ED, le programme de conformité vise à assurer la conformité à la Loi et aux règlements connexes. Le programme de conformité constitue la base pour assurer le respect des exigences en vertu de la Loi et des règlements connexes en matière de déclaration, de tenue de documents, de vérification de l'identité des clients et d'autres exigences relatives au besoin de bien connaître son client. Toutes les ED sont tenues d'établir et de mettre en œuvre un programme de conformitéNote de bas de page 1.

En particulier, toutes les ED doivent mettre en œuvre leur programme de conformité en prenant les mesures suivantesNote de bas de page 2 :

2. Qui peut être désigné comme agent de conformité et quelles sont les responsabilités de cette fonction?

Selon la taille de votre entreprise, la responsabilité d'agent de conformité désigné peut relever de vous ou d'une autre personne, par exemple :

Si vous êtes une personne plutôt qu'une entité et que vous êtes, par exemple, le propriétaire unique d'une entreprise, vous pouvez être vous‑même l'agent de conformité ou vous pouvez désigner une autre personne pour vous épauler dans la mise en œuvre de votre programme de conformité.

À titre de pratique exemplaire, l'agent de conformité désigné d'une grande entreprise ne devrait pas participer directement à la réception, au transfert ou au versement de fonds.

Il importe de noter que le seul fait de désigner un agent de conformité ne constitue pas en soi une façon de satisfaire aux exigences de votre programme de conformité. L'agent de conformité désigné a la responsabilité de mettre en œuvre tous les éléments du programme de conformité Note de bas de page 3. Par conséquent un agent de conformité est tenu de :

Un agent de conformité peut, à sa discrétion, déléguer certaines tâches à d'autres employés.Par exemple, dans une grande entreprise, il peut confier certaines responsabilités à une personne d'un autre bureau ou d'une autre succursale. Néanmoins, la mise en œuvre du programme de conformité continuera d'être la responsabilité de l'agent de conformité.

Même si un agent de conformité a été désigné, il appartient à l'entité déclarante de satisfaire aux exigences relatives au programme de conformité en vertu de la Loi et des règlements connexes.

3. Quelles sont les exigences liées à mes politiques et procédures de conformité?

Vos politiques et procédures de conformité Note de bas de page 4 :

Vos politiques et procédures de conformité devraient être mises à la disposition de toutes les personnes qui sont autorisées à agir en votre nom, y compris les employés, les mandataires et toute autre personne qui intervient auprès des clients ou qui s'occupe des opérations ou d'autres activités.

Les politiques et procédures de conformité devraient, à tout le moins, tenir compte des exigences suivantes, dans la mesure où elles s'appliquent à vous en tant qu'ED :

Vos politiques et procédures de conformité doivent également comprendre les processus et les mesures de contrôle que vous avez mis en place pour satisfaire à vos obligations, notamment :

Par ailleurs, il est essentiel que vos politiques et procédures de conformité décrivent les étapes que vous suivrez dans le cas de toutes les obligations qui exigent la prise de mesures raisonnables. Par exemple, si vous êtes tenu de prendre des mesures raisonnables pour obtenir des renseignements à inclure dans une déclaration, il est crucial que les étapes à suivre soient décrites dans vos politiques et procédures de conformité (p. ex. demander au client).

Si votre ED fait partie d'une association ou d'un organe directeur qui vous a fourni un ensemble général de politiques et de procédures, vous devez les adapter à votre entreprise.

Le niveau de détail de vos politiques et procédures de conformité variera selon la taille, la structure et la complexité de votre entreprise, et selon son degré d'exposition aux risques de recyclage des produits de la criminalité et de financement des activités terroristes.

4. Quelles sont les exigences liées à mon évaluation des risques?

Votre programme de conformité doit comprendre des politiques et des procédures que vous avez élaborées et que vous appliquez pour évaluer les risques de perpétration d'infractions de recyclage des produits de la criminalité et d'infractions de financement des activités terroristes dans le cadre de vos activités Note de bas de page 5. Dans l'évaluation et la consignation de ces risques, il est essentiel de tenir compte des éléments suivants Note de bas de page 6 :

Si, à un moment ou à un autre, vous estimez que les risques d'infractions de recyclage des produits de la criminalité et d'infractions de financement des activités terroristes sont élevés, vous devez prendre des mesures accrues.

Veuillez consulter la Directive sur l'évaluation des risques de CANAFE pour en savoir plus sur l'évaluation et l'atténuation des risques.

5. Qu'est-ce qu'une mesure accrue?

Les mesures accrues sont les contrôles et les processus supplémentaires que vous avez mis en place pour gérer et réduire les risques associés à vos clients et à vos secteurs d'activités qui présentent des risques élevés. Dans le cadre de votre programme de conformité, vous devez élaborer et appliquer des politiques et des procédures écrites relativement aux mesures accrues que vous prendrez en cas de risques de recyclage des produits de la criminalité et de financement des activités terroristes que vous jugez élevés Note de bas de page 8.

Vos politiques et procédures relatives aux mesures accrues doivent comprendre les éléments suivantsNote de bas de page 9 :

Les autres mesures accrues d'atténuation des risques peuvent comprendre les éléments suivants :

6. Quelles sont les exigences liées à mon programme et à mon plan de formation?

Si vous avez des employés, des mandataires ou d'autres personnes qui sont autorisées à agir en votre nom, vous êtes tenu d'élaborer et de mettre à jour à leur intention un programme écrit de formation continue axée sur la conformité Note de bas de page 10. Ce programme devrait expliquer ce que vos employés, vos mandataires ou les autres personnes qui sont autorisées à agir en votre nom ont besoin de savoir et de comprendre, notamment :

Vous devez élaborer et consigner un plan pour le programme de formation continue axée sur la conformité et pour donner la formation Note de bas de page 11. Le plan de formation devrait prévoir la façon dont vous mettrez ce programme en œuvre et en assurerez la prestation. Vous devez notamment y consigner les étapes que vous prendrez pour veiller à ce que vos employés, vos mandataires ou toute autre personne autorisée à agir en votre nom reçoivent le niveau de formation appropriée en fonction de leurs tâches et de leur poste, et ce, de façon continue.Voici l'information que doit contenir votre plan de formation :

Participants à la formation

Dans le plan de formation, vous devrez expliquer qui recevra la formation, notamment ceux qui :

Sujets abordés et documents de formation

Votre plan de formation devrait préciser les sujets que le programme de formation abordera et indiquer les sources des documents de formation qui couvriront ces sujets.

Modes de prestation de la formation

Il est important que votre plan de formation contienne une description du ou des modes de formation utilisés pour donner le programme de formation continue axée sur la conformité. Il peut s'agir notamment d'apprentissage autonome (l'apprenant lit les documents, s'inscrit à des cours en ligne ou utilise des documents pédagogiques en ligne), de séances d'information, de rencontres en personne, de formation en classe, de conférences ou de formation en milieu de travail, où des consignes sont données. Les formateurs peuvent être des membres du personnel de l'entité ou des fournisseurs externes, mais ils doivent connaître la Loi et ses règlements connexes. Si la formation est assurée par des membres du personnel, vous devrez peut-être embaucher du personnel ou affecter des employés à la formation. Si vous recrutez un fournisseur externe, il sera peut-être nécessaire de déterminer si ses services et le contenu de sa formation sont appropriés pour votre secteur. Vous n'avez pas à vous limiter à un seul mode de prestation. Le ou les modes que vous choisirez dépendent de la taille de votre entreprise et du nombre de personnes à former.

Fréquence de la formation

Votre plan de formation devrait préciser la fréquence de la formation continue axée sur la conformité. Par exemple, elle peut être donnée à intervalles réguliers (p. ex. chaque mois, deux fois par année, chaque année, etc.), lorsqu'une situation particulière se produit (p. ex. avant qu'un nouvel employé intervienne auprès de clients, après un changement de procédures) ou une combinaison des deux.

Le programme et le plan de formation continue axée sur la conformité devraient être adaptés à la taille, à la structure et à la complexité de votre entreprise, ainsi qu'à son niveau d'exposition au risque de recyclage des produits de la criminalité et de financement des activités terroristes. Par exemple, dans le cas d'une grande entreprise, il est possible d'offrir différents types de formation aux employés, aux mandataires et aux autres personnes qui sont autorisées à agir en votre nom, en fonction de leurs rôles et de leurs tâches (p. ex. formation générale ou spécialisée).Cette information devrait figurer dans votre plan de formation.

Par ailleurs, votre programme de formation devrait contenir un registre de la formation qui a été donnée (p. ex. la date de la formation, la liste des participants, les sujets abordés). Ce registre vous aidera à faire le suivi de la formation et à fixer les prochaines dates de formation. Il montrera également que vous menez votre programme de formation de façon continue.

**Remarque : Si vous êtes un propriétaire unique et n'avez pas d'employés, de mandataires ou d'autres personnes qui sont autorisées à agir en votre nom, vous n'êtes pas tenu de mettre en œuvre un programme de formation ni d'établir de plan de formation pour vous‑même.

7. Quelles sont les exigences liées à mon examen bisannuel de l'efficacité et au plan connexe?

L'examen bisannuel de l'efficacité est une évaluation qui doit être effectuée au moins tous les deux ans pour vérifier l'efficacité des éléments de votre programme de conformité : les politiques et procédures, l'évaluation des risques ainsi que le programme et le plan de formation continue. Il est essentiel d'entreprendre cet examen dans les 24 mois (2 ans) suivant le début de l'examen précédent. Vous devez également vous assurer d'avoir terminé un examen avant d'entreprendre l'examen suivant.

L'examen de l'efficacité vise à déterminer si le programme de conformité comporte des lacunes ou des faiblesses qui risquent d'empêcher votre entreprise de déceler et de prévenir le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Il vous aidera à établir si :

L'évaluation doit être réalisée – et les résultats consignés – par un auditeur interne ou externe ou, si vous n'en avez pas, par vous-même Note de bas de page 12. Cependant, l'examen devrait être effectué par une personne qui possède de bonnes connaissances de travail de vos obligations en vertu de la Loi et des règlements connexes. Par ailleurs, à titre de pratique exemplaire en vue d'assurer l'impartialité de l'examen, ce dernier devrait être mené par une personne qui ne participe pas directement aux activités de votre programme de conformité.

Vous devez également élaborer et consigner un plan d'examen bisannuel de l'efficacité de votre programme de conformitéNote de bas de page 13. Ce plan devrait comporter une description de la portée de l'examen, et doit comprendre tous les éléments de votre programme de conformité. L'ampleur de l'examen de chacun des éléments variera selon la complexité de votre entreprise, les volumes d'opérations, les constatations des examens précédents et les risques actuels de recyclage des produits de la criminalité et de financement des activités terroristes. En plus de décrire la portée de l'examen, le plan devrait préciser les motifs à l'appui de chaque domaine d'intérêt, les délais d'examen, les méthodes d'évaluation prévues et la taille des échantillons.

Parmi les méthodes d'évaluation, mentionnons les entretiens avec des membres du personnel, les échantillons de dossiers et l'examen de documents. Voici quelques exemples de ce que peut comprendre l'examen :

Dans le cadre de l'examen bisannuel de l'efficacité, vous devriez aussi consigner les éléments suivants :

Si vous êtes une entité, vous devez transmettre les renseignements suivants par écrit à un cadre dirigeant dans les 30 jours suivant la fin de l'examen Note de bas de page 14 :

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