Message aux entités déclarantes (23 avril 2020)

Vu la pandémie de COVID-19, CANAFE comprend que les entreprises (appelées « entités déclarantes ») assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes trouveront peut-être difficile de remplir leurs obligations si elles doivent composer, par exemple, avec des effectifs réduits ou des employés qui ne peuvent exécuter leurs tâches habituelles.

Habituellement, nous nous attendons à ce que les entités déclarantes s’acquittent de toutes leurs obligations, notamment celles relatives aux déclarations. Toutefois, CANAFE est conscient que certaines d’entre elles pourraient avoir à réaffecter leurs ressources ou à redéfinir leurs priorités pour répondre à la COVID-19, ce qui risque de compromettre leur capacité à remplir certaines de leurs obligations.

En cette période difficile et lorsque possible, CANAFE s’est engagé à travailler de façon constructive avec les entreprises pour réduire au minimum l’incidence des exigences réglementaires actuelles.

Outre les directives fournies le 25 mars 2020, et comme décrit plus en détail ci-dessous, CANAFE offre un soutien supplémentaire aux entités déclarantes en accordant une plus grande souplesse relativement à :

Déclaration

En ce qui a trait aux déclarations, la priorité doit être accordée à la transmission des déclarations d’opération douteuse (DOD). Si, dans des circonstances exceptionnelles, une entité déclarante pense détenir des renseignements cruciaux liés au financement des activités terroristes, mais ne peut pas soumettre de DOD de la façon habituelle pour quelque raison que ce soit, cette entité déclarante doit envoyer sa déclaration ou un courriel à l’adresse emergencyreport-declarationurgente@fintrac-canafe.gc.ca, et CANAFE communiquera avec elle.

Par ailleurs, les entités déclarantes qui sont dans l’impossibilité de transmettre des déclarations ou qui tarderont à les transmettre pour des raisons hors de leur contrôle peuvent soumettre, dès qu’elles en auront la possibilité, une auto-déclaration volontaire de non-conformité à l’adresse VSDONC.ADVNC@fintrac-canafe.gc.ca. Ces informations seront prises en compte lors de futures activités de conformité.

Vérification de l'identité de personnes et confirmation de l'existence de personnes morales ou d'entités autres qu'une personne morale

CANAFE reconnaît que les mesures actuelles d’éloignement physique mises en place pour lutter contre la transmission de la COVID-19 peuvent compliquer la tâche des entités déclarantes au moment de vérifier l'identité des clients. Des mesures rigoureuses de vérification de l'identité des clients sont le fondement d'un régime solide de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes, afin de prévenir, de détecter et de dissuader le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes, qui menacent la sécurité nationale et compromettent l'intégrité du système financier. CANAFE tient à souligner aux entités déclarantes le rôle essentiel qu'elles jouent en première ligne dans la lutte contre les crimes financiers, même en ces temps difficiles.

Vérification de l’identité d’une personne  

Comme souligné dans les directives de CANAFE, lesquelles sont accessibles au https://www.fintrac-canafe.gc.ca/guidance-directives/client-clientele/Guide11/11-fra, les entités déclarantes peuvent utiliser diverses méthodes pour vérifier l’identité des personnes; soit un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, le processus double ou le dossier de crédit. 

Compte tenu de la pandémie de COVID-19 actuelle, les gouvernements provinciaux doivent prendre des mesures pour assurer la santé et la sécurité de leurs employés et de tous les citoyens. Ces mesures peuvent comprendre la prolongation de la période de validité de différents produits et services fournis par le gouvernement pour les conducteurs, les véhicules et les transporteurs qui expiraient le 1er mars 2020 ou plus tard, afin d’éviter les visites en personne aux centres de renouvellement. Si une personne présente un document ou des renseignements touchés par cette prolongation, vous devez tout de même déterminer l’authenticité du document d’identité avec photo délivré par le gouvernement, mais vous pourrez considérer, et ce jusqu’à nouvel ordre, que le document ou les renseignements sont valides et à jour tel qu’ils ont été délivrés par l’autorité compétente, en l’occurrence le gouvernement provincial. Les entités déclarantes peuvent également utiliser les méthodes à processus double ou liée au dossier de crédit pour vérifier l’identité de la personne.

Dans les cas où l'utilisation des méthodes du dossier de crédit et de processus double n'est pas possible et où les entités déclarantes ne peuvent se fier qu'à une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement pour vérifier l'identité d'un client qui n'est pas physiquement présent, CANAFE offre maintenant une souplesse temporaire supplémentaire aux entités déclarantes. À compter d'aujourd'hui et aussi longtemps que les autorités de santé publique continueront à exiger des mesures d’éloignement physique, CANAFE assouplit l'obligation d'authentifier une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement grâce à l'utilisation d'une technologie. Ainsi, lorsqu'une personne n'est pas physiquement présente, les entités déclarantes peuvent faire appel au jugement humain pour déterminer si un document qu'elles regardent semble authentique. Cependant, toutes les autres exigences liées à l'utilisation d'un document d'identification avec photo délivré par le gouvernement continuent de s'appliquer.

Confirmation de l’existence d’une personne morale ou d’une entité autre qu’une personne morale

De plus, CANAFE assoupli temporairement les exigences des entités déclarantes relativement à la confirmation de l'existence d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale. À compter d'aujourd'hui et aussi longtemps que les autorités de santé publique continueront d'exiger des mesures d’éloignement physique, CANAFE assouplit l'exigence relative à la consultation d'un document sur support papier. Ainsi, les entités déclarantes peuvent demander à recevoir le document par télécopieur, par scanner ou par courriel, dans les cas où un dossier électronique provenant d'une source fiable et accessible au public n'est pas une option viable.

Attentes relatives à la tenue de document et à la revérificaiton des renseignements des clients

Comme indiqué ci-dessus, l’assouplissement des exigences est temporaire et il est attendu que les entités déclarantes :

Examens de CANAFE

Comme indiqué ci-dessus, CANAFE comprend que dans le contexte actuel, les entités déclarantes peuvent avoir de la difficulté à respecter pleinement certaines de leurs obligations. Ce faisant, CANAFE a redéfinit ses priorités relatives à son travail de supervision en fonction des circonstances actuelles. Pour l’heure, le Centre ne communiquera avec aucune entité déclarante pour amorcer un examen. Ses interactions avec les entités déclarantes se limiteront aux situations comportant des enjeux liés aux déclarations, à la prestation de conseils en réponse aux demandes de renseignements, ainsi qu’à l’achèvement des examens en cours.

Une fois que la situation de la COVID-19 se sera normalisée et que les activités de conformité auront repris, CANAFE tiendra compte de l'incidence des difficultés liées à cette situation lorsqu'il évaluera la conformité des entités déclarantes aux obligations énoncées dans la Loi et les règlements connexes. Le Centre est déterminé à faire preuve de souplesse et d’être raisonnable dans l'évaluation de la capacité d'une entité déclarante à mettre à jour ses politiques et procédures, à respecter les mesures provisoires liées à la COVID-19 et à remplir efficacement certaines obligations assorties de délais, comme l'examen de l'efficacité tous les deux ans. CANAFE tiendra également compte du temps supplémentaire nécessaire aux entités déclarantes pour remédier aux lacunes et répondre pleinement à certaines recommandations formulées lors d’examens précédents. Enfin, CANAFE exercera un bon jugement relativement à d'autres aspects de son mandat d'examen, comme la détermination de la date des futurs examens de conformité.

Si cette situation compromet la capacité d’une entité déclarante à remplir certaines obligations, celle-ci devra consigner dans un dossier les raisons pour lesquelles elle ne peut les remplir (p. ex. une note indiquant des effectifs réduits) et, dans la mesure du possible, les mesures prises pour atténuer les risques de non-conformité.

Demandes de renseignements

Vu le volume élevé d’appels liés à la COVID-19 sur les lignes téléphoniques du gouvernement du Canada, CANAFE n’offre plus de soutien téléphonique pour les demandes de renseignements portant sur les obligations de conformité, sur les problèmes d’accès au système de transmission des déclarations et sur les obligations relatives à l’inscription des ESM. Pour ces questions et pour toute autre demande urgente, veuillez communiquer avec votre agent de la conformité régional ou envoyer un courriel à guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca. Pour obtenir de l’assistance technique, veuillez communiquer avec l’équipe d’assistance technique de CANAFE à l’adresse : tech@fintrac-canafe.gc.ca. Veuillez noter que le délai de réponse pourrait être plus long en raison du volume des demandes.

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